淺談風(fēng)電企業(yè)提高工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良率的探索

文/張雪霏

近年來(lái)陜西省風(fēng)電工程密集上馬，如何提高風(fēng)電工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良率是風(fēng)電工程建設(shè)檔案管理的重要環(huán)節(jié)。本文以國(guó)家能源集團(tuán)左莊風(fēng)電場(chǎng)為例，分析了風(fēng)電工程檔案的特點(diǎn)，探索了提高在建工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良率的措施及做法

風(fēng)電工程檔案是風(fēng)電場(chǎng)工程建設(shè)過(guò)程中直接產(chǎn)生的，具有保存和利用價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的原始記錄，反映了風(fēng)電場(chǎng)工程建設(shè)的全過(guò)程，對(duì)風(fēng)電場(chǎng)工程以后的運(yùn)行、維護(hù)有著重要的作用。

一、風(fēng)電工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)及其背景

風(fēng)電工程檔案是工程實(shí)體建設(shè)情況的有力憑證，是一種獨(dú)有的、不可替代的檔案信息資源，是工程竣工驗(yàn)收，工程質(zhì)量評(píng)定、安全可靠程度燈箱工作開(kāi)展的必須條件。因此，必須加強(qiáng)風(fēng)電工程檔案規(guī)范化管理，使其能夠全面客觀地反映工程建設(shè)的實(shí)際狀況。風(fēng)電工程檔案規(guī)范化管理不僅可以為提高工程質(zhì)量水平服務(wù)，而且可以為鑒別工程質(zhì)量，特別是風(fēng)機(jī)基礎(chǔ)工程中隱蔽工程質(zhì)量提供重要的依據(jù)。

左莊風(fēng)電場(chǎng)項(xiàng)目是國(guó)家能源集團(tuán)創(chuàng)建風(fēng)電場(chǎng)達(dá)標(biāo)項(xiàng)目工程。在達(dá)標(biāo)驗(yàn)收時(shí)，工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是非常重要的一環(huán)。隨著風(fēng)電場(chǎng)的快速建設(shè)，施工工藝越來(lái)越高，為了確保工程達(dá)標(biāo)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是必備要素，如何使在建工程檔案符合規(guī)范要求，提高檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良率顯得尤為重要。

二、保證風(fēng)電工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良率的組織保障

在工程前期準(zhǔn)備工作中，成立項(xiàng)目工程檔案組織機(jī)構(gòu)，是保證工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良率的組織保障。在左莊風(fēng)電場(chǎng)項(xiàng)目開(kāi)工前，建設(shè)單位成立了工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、建立了檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案與工程項(xiàng)目同步開(kāi)展奠定了基礎(chǔ)。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，以公司主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，成員涉及到綜合部、工程部、計(jì)劃部、財(cái)務(wù)部等多部門(mén)，同時(shí)還明確了各個(gè)部門(mén)主任及兼職檔案人員在工程檔案管理中的工作職責(zé)，真正將責(zé)任落到了實(shí)處。在此基礎(chǔ)上，建設(shè)單位還要求項(xiàng)目參建單位必須建立檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)，并利用QQ和微信建立了參建單位的檔案管理群，建設(shè)單位的檔案室與參建單位資料管理員形成快速、有效的垂直組織管理。

三、保證風(fēng)電工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良率的措施

1.事前控制是工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良的基礎(chǔ)。

（1）制度建設(shè)是工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良的事前控制重要環(huán)節(jié)。在開(kāi)工伊始，建設(shè)單位就制定了《風(fēng)電工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》《風(fēng)電工程數(shù)碼照片檔案管理辦法》等制度。通過(guò)制度明確了建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位的職責(zé)分工，對(duì)竣工檔案的編制范圍、組卷要求做了詳細(xì)規(guī)定。并組織項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)單位的檔案人員學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)制度要求，便于在今后的工作中執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

（2）針對(duì)各部門(mén)歸檔文件的不同，按照前期文件、施工管理文件、招投標(biāo)文件、合同、資金管理等文件提出相應(yīng)的檔案管理要求，并加強(qiáng)對(duì)部門(mén)兼職檔案員的培訓(xùn)力度，了解檔案管理規(guī)范，并明確歸檔范圍，從文件產(chǎn)生源頭進(jìn)行積極把控，確保歸檔文件的質(zhì)量，為工程檔案文件的收集整理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（3）在編制招標(biāo)（詢價(jià)）文件時(shí)、簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，設(shè)立專門(mén)檔案條款，明確各參建單位應(yīng)提交相應(yīng)的項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔要求及責(zé)任。通過(guò)合同條款的約束，為項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔提供有力的保障。

2.事中控制是工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良的重要保證。

（1）左莊風(fēng)電場(chǎng)針對(duì)資料整理與現(xiàn)場(chǎng)施工情況不同步、不及時(shí)這個(gè)問(wèn)題，檔案室及時(shí)與工程部溝通，通過(guò)與工程技術(shù)專工、設(shè)備廠家的工作配合，每月定期開(kāi)展對(duì)參建單位的檔案管理檢查，不斷督促參建單位及時(shí)完成文件整理，對(duì)不能按期完成的單位實(shí)行經(jīng)濟(jì)考核，確保工程資料與進(jìn)度相匹配。

（2）針對(duì)施工單位配備的工程資料人員不足，工程資料人員工作水平層次不齊。建設(shè)單位邀請(qǐng)中電聯(lián)的檔案專家、國(guó)電陜西公司檔案專家，多次到左莊風(fēng)電項(xiàng)目開(kāi)展檔案指導(dǎo)培訓(xùn)工作。建設(shè)單位多次督促檢查施工單位配備足夠的工程資料專業(yè)人員，通過(guò)加強(qiáng)與參建單位的溝通，強(qiáng)化參建單位的檔案意識(shí)，提高了參建單位檔案人員的業(yè)務(wù)水平。

（3）多渠道、多形式組織開(kāi)展好建設(shè)單位檔案人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，一是積極參加中、省檔案部門(mén)組織的檔案專業(yè)培訓(xùn)，二是與兄弟單位開(kāi)展工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，有效提升了檔案管理人員的能力和水平。

（4）左莊風(fēng)電項(xiàng)目應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科技檔案的數(shù)字化管理，提高了檔案的檢索和利用率。利用紫光檔案管理電子系統(tǒng)，及時(shí)錄入項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同、項(xiàng)目管理文件、竣工圖等工程文件信息，實(shí)現(xiàn)90%的電子文件掛接，為工程項(xiàng)目建設(shè)利用檔案打好了基礎(chǔ)。

（5）建立項(xiàng)目檔案進(jìn)度定期跟蹤制。按照《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》要求，由工程建設(shè)部牽頭組織監(jiān)理、施工單位按照《風(fēng)電工程建設(shè)達(dá)標(biāo)考核表》內(nèi)容要求，定期對(duì)工程文件的齊全、完整、準(zhǔn)確性，是否與工程進(jìn)度匹配等情況進(jìn)行跟蹤檢查，通過(guò)該措施保證了工程文件與工程進(jìn)度保持同步，從而大大提高工程文件的齊全、完整和準(zhǔn)確性。

3.事后控制是提高工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)良的必要手段。

（1）在項(xiàng)目施工結(jié)束后，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)組織設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位按照《風(fēng)力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》《風(fēng)力發(fā)電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)驗(yàn)收規(guī)程》等要求完成項(xiàng)目資料的分類、整理、歸檔工作。建設(shè)單位安排經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案人員參與全程指導(dǎo)，努力提高參建單位歸檔文件整理歸檔的質(zhì)量和水平。

（2）項(xiàng)目竣工時(shí)，檔案人員要積極參與竣工驗(yàn)收，及時(shí)收集整理相關(guān)的竣工文件，對(duì)存在問(wèn)題有針對(duì)性地逐一去整改完善，真正把好工程檔案的質(zhì)量關(guān)。

總之，通過(guò)對(duì)左莊風(fēng)電場(chǎng)工程項(xiàng)目檔案事前、事中、事后的有效控制，使得左莊風(fēng)電場(chǎng)項(xiàng)目檔案一次性通過(guò)了達(dá)標(biāo)驗(yàn)收，并獲得參評(píng)專家的好評(píng)和肯定。左莊風(fēng)電場(chǎng)投運(yùn)后，運(yùn)行人員通過(guò)查詢工程檔案，熟悉和掌握了風(fēng)電場(chǎng)設(shè)施、設(shè)備的性能及操作規(guī)程，保證了風(fēng)電場(chǎng)的正常運(yùn)行，使得工程檔案的作用在推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中得到了有效地發(fā)揮。