試論基層法院訴訟檔案安全保障體系的建立

曾冀

摘 要：文章討論了基層法院訴訟檔案安全保障體系建立的必要性及難點(diǎn)，并從訴訟檔案實(shí)體安全與信息安全兩方面就如何建立訴訟檔案安全保障體系分別進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：訴訟檔案；安全保障

檔案安全是檔案事業(yè)的生命線，關(guān)系到黨和國家的根本利益。而訴訟檔案作為審判工作和法院建設(shè)發(fā)展的最真實(shí)記錄，與最廣大人民的利益息息相關(guān)，因而建立訴訟檔案安全保障體系的建立也尤為重要。

1 訴訟檔案安全保障體系建設(shè)的必要性

2010年國家檔案局提出了要建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，楊東權(quán)局長在多次講話中都反復(fù)強(qiáng)調(diào)檔案安全保障能力建立的重要性，他強(qiáng)調(diào)指出：“檔案安全在檔案工作中處于極端重要的位置，檔案安全重于泰山，是檔案工作的生命線?！狈ㄔ涸V訟檔案是法院檔案極其重要的組成部分，是反映法院從案件受理到審判、執(zhí)行全過程的信息載體，建立訴訟檔案安全保障體系對于維護(hù)司法公正、加強(qiáng)法律服務(wù)與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重大意義。

2 訴訟檔案安全保障體系建立的理論基礎(chǔ)

訴訟檔案安全保障體系構(gòu)建的理論基礎(chǔ)為文件生命周期理論。 “文件生命是由文件價(jià)值決定的，如果文件在現(xiàn)在和將來的時(shí)空范圍內(nèi)能夠呈現(xiàn)一種或者多種價(jià)值類型，那么我們就認(rèn)為該文件擁有生命，或者說該文件被賦予了生命力?！?文件生命存在的源泉，就在于其自身所有的價(jià)值和作用。文件生命周期理論為檔案保護(hù)工作從全方位、聯(lián)系、發(fā)展的觀點(diǎn)去認(rèn)識問題提供了一種方法論用來指導(dǎo)檔案安全保障體系的構(gòu)建。

3 訴訟檔案安全保障體系建立的難點(diǎn)

3.1、訴訟檔案龐大的數(shù)量與安全保障之間的矛盾。訴訟檔案數(shù)量龐大，要保障其安全須投入更多的人力物力。以筆者所在法院（下稱為H法院）為例，自1953年至2011年庫房所存訴訟檔案共計(jì)279088件，且以平均每年約15000件的速度增加。這無疑為安全保障增加了難度。

3.2、訴訟檔案載體安全問題與安全保障之間的矛盾。主要體現(xiàn)在：大量使用復(fù)印件，如當(dāng)事人提交的證據(jù)材料中含有復(fù)印件；大批量系列案的子案中均只保存復(fù)印件。此外還存在一部分手寫材料，前期很多開庭筆錄也使用手寫件，而這些手寫件的紙質(zhì)載體及書寫所用工具類型也是各種各樣，以上因素都使訴訟檔案的安全存在較大隱患。

3.3、訴訟檔案巨大利用需求與安全保障之間的矛盾。檔案訴訟檔案信息一般都涉及復(fù)雜的社會矛盾，因此利用頻率也較高。以H法院為例，在2007-2011年間平均每年的訴訟檔案利用數(shù)為12607件次。這主要給訴訟檔案的安全保障帶來兩大方面的問題：3.3.1法院內(nèi)部法官或非審判部門由于審判或調(diào)研、信訪等原因?qū)υV訟檔案進(jìn)行調(diào)閱。僅在2011年間的利用數(shù)就達(dá)到14336件次，可謂十分驚人。頻繁的調(diào)閱不但增加了訴訟檔案載體磨損甚至丟失的危險(xiǎn)，也增加了出現(xiàn)“死檔”的危險(xiǎn)。3.3.2當(dāng)事人及律師要求查閱檔案卷宗與法院系統(tǒng)檔案查閱規(guī)定之間的矛盾。如H法院所屬的中級人民法院規(guī)定“刑事案件辯護(hù)律師和民事訴訟代理人（律師）需要查閱歸檔案卷時(shí)，只限其代理的一、二審案件或申訴案件”。而很多案件當(dāng)事人在申請閱卷時(shí)所委托的代理人（律師）往往并非其在案件審判過程中所委托的代理人（律師）。

3.4、訴訟檔案在歸檔后仍不斷新增的案卷材料與安全保障之間的矛盾。已歸檔訴訟檔案中有部分案件還會不斷生成新的檔案材料，如何追蹤及監(jiān)管此類材料的安全歸檔也是一大難點(diǎn)。

4 訴訟檔案安全保障體系的構(gòu)建

訴訟檔案安全保障涉及到人員、經(jīng)費(fèi)、基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)定等，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的安全防衛(wèi)系統(tǒng)。建立該體系也是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程，筆者試從訴訟檔案實(shí)體安全和信息安全兩方面分別進(jìn)行闡述：

4.1 訴訟檔案實(shí)體安全保障體系

訴訟檔案實(shí)體安全保障貫穿于整個(gè)檔案生命周期，需要進(jìn)行全程控制，具體包括：

4.1.1檔案形成過程保障。如上文所述，訴訟檔案中存在大量不耐久的載體材料，因此應(yīng)在檔案形成過程中就使用耐久性好的材料，從源頭上提高檔案的質(zhì)量。

4.1.2、檔案整理過程保障。訴訟檔案的整理是由各業(yè)務(wù)庭室的書記員完成的。因此加強(qiáng)對書記員的相應(yīng)培訓(xùn)至關(guān)重要。

4.1.3、檔案接收歸檔過程保障。訴訟檔案接收歸檔是檔案室直接介入檔案安全保護(hù)的第一步，在此過程中需檢查檔案內(nèi)容及裝訂等是否符合歸檔要求。

4.1.4、檔案保存過程保障。主要包括：（1）、定期對庫房進(jìn)行清點(diǎn)盤查：包括對消防報(bào)警系統(tǒng)、庫房防火系統(tǒng)、消毒系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)等要進(jìn)行定期維護(hù)和檢修；定期或不定期進(jìn)行檔案保管狀況、庫房衛(wèi)生、安全隱患及蟲霉鼠情等檢查。（2）、分類保管：訴訟檔案基本都使用紙質(zhì)載體，但部分證物含有光盤等，對這些載體的證物檔案應(yīng)保存于專用的分類庫房中。（3）檔案柜架及排列：檔案柜架及排列應(yīng)符合檔案管理要求。

4.1.5、檔案利用過程保障。作為訴訟檔案管理人員，要熟悉所藏檔案的情況，主動(dòng)了解審判、執(zhí)行等各項(xiàng)工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。

4.2 訴訟檔案信息安全保障體系

訴訟檔案信息安全保障體系主要包含兩方面內(nèi)容：其一為物理意義上的訴訟檔案數(shù)據(jù)安全保障，其二為信息公開或保密層面意義上的信息安全保障。

4.2.1、要保障物理意義上的訴訟檔案數(shù)據(jù)安全可從以下方面努力：（1）計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)，需及時(shí)更新系統(tǒng)和修補(bǔ)漏洞，確保安裝防毒軟件和建立防火墻。（2）檔案管理系統(tǒng)，配置滿足本單位的實(shí)際工作需要，能與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件的檔案管理系統(tǒng)軟件。（3）信息數(shù)據(jù)安全，加強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲、傳輸、利用安全管理，加強(qiáng)加密、數(shù)字簽名等技術(shù)建設(shè)與使用。（4）數(shù)據(jù)備份系統(tǒng) ，需制定和貫徹適合本單位的備份標(biāo)準(zhǔn)，以便更好的保障數(shù)據(jù)安全，應(yīng)實(shí)施“異質(zhì)異地，聯(lián)網(wǎng)實(shí)時(shí)”備份。

4.2.2、信息公開或保密層面意義上的信息安全保障。如3.3.2所述，當(dāng)事人及其委托人在法院申請閱卷時(shí)遇到的問題表面看來是其閱卷需求與法院內(nèi)部規(guī)定之間的矛盾，但從更深的層面來說體現(xiàn)的則是知情權(quán)與隱私權(quán)的沖突。為解決這一沖突，筆者認(rèn)為應(yīng)從如下方面著手：（1）提高檔案管理隊(duì)伍的道德素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。（2）構(gòu)建檔案信息倫理新規(guī)范和新守則。在具體措施上，可以嘗試在可能涉及檔案信息安全、知識產(chǎn)權(quán)、版權(quán)及隱私權(quán)的地方進(jìn)行專門的聲明和說明，保證檔案信息倫理新規(guī)范、新守則隨時(shí)、隨處可見。（3）充分利用信息技術(shù)的積極成果。要加強(qiáng)、加快對信息技術(shù)的研究與開發(fā)，以技術(shù)來防范和抵御不道德、甚至違法犯罪行為。

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注釋：

1 吳品才. 《2003年第二十期科技講座 文件生命周期的理論》，載http：//www.szkp.org.cn/kejijiangzuo/2003-4-3.htm，于2012年11月5日訪問。