淺談SAP財務(wù)模塊上線的前期準備工作

顏學(xué)莉

摘 要：SAP作為當(dāng)前先進的ERP軟件，在眾多單位得到廣泛運用，有效提高了財務(wù)管理水平，本文結(jié)合筆者參與單位SAP財務(wù)模塊上線的工作實踐，闡述了SAP財務(wù)模塊（FI）上線的注意點及相關(guān)操作，給其他單位相關(guān)工作開展提供參考。

關(guān)鍵詞：SAP;財務(wù)模塊;前期準備

SAP 起源于德國，是目前全世界排名第一的ERP軟件，它代表最先進的管理思想、最優(yōu)秀的軟件設(shè)計。超過80%的世界五百強公司使用SAP，其涵蓋企業(yè)管理、財務(wù)會計、銷售、采購、業(yè)務(wù)伙伴、銀行業(yè)務(wù)、物料和庫存管理、生產(chǎn)管理、成本會計、報表等。對企業(yè)的人力資源、物流運輸、銷售服務(wù)、交易支付、產(chǎn)品規(guī)格及質(zhì)量、生產(chǎn)活動、原材料采購、貨物倉儲及庫存管理等全部經(jīng)營活動與環(huán)節(jié)，實施監(jiān)督、分析及管理，形成數(shù)據(jù)化的資源管理系統(tǒng)，為企業(yè)生產(chǎn)、決策、組織運營提供指導(dǎo)及依據(jù)，有利于企業(yè)財務(wù)管理質(zhì)量的提升，有利于企業(yè)資金的合理分配。目前國內(nèi)很多企業(yè)都已成功上線使用SAP系統(tǒng)，現(xiàn)結(jié)合筆者參與SAP財務(wù)模塊上線的工作實踐，淺談SAP財務(wù)模塊（FI）上線的注意點及相關(guān)操作。

一、SAP財務(wù)模塊上線前的前提

（1）建立項目組。SAP財務(wù)模塊上線前需要建立一個項目組，成員必須是公司主管級別以上的，這樣即熟悉業(yè)務(wù)又知曉管理，有利于上線過程中的執(zhí)行和決策。項目組需要對公司的業(yè)務(wù)流程進行梳理，涉及多部門的業(yè)務(wù)線需要大家溝通交流，準備大量文件幫忙梳理流程、整理和檢查需要的各種數(shù)據(jù)，如有爭議的還需要通過上級決策。

（2）設(shè)立時間表。系統(tǒng)上線需要在規(guī)定的時間內(nèi)進行系統(tǒng)切換，保證公司的業(yè)務(wù)和系統(tǒng)能夠順利進行。時間表的制定需要考量公司實際情況，不能為了盡快上線縮短時間，需綜合各方面的因素同時也要預(yù)留意外情況發(fā)生的解決時間等，這樣才能在規(guī)定時間內(nèi)達成目標(biāo)。

二、SAP財務(wù)模塊上線需做好的基礎(chǔ)工作

（1）成本中心（Cost center）建立。成本中心（Cost Center）是管理會計的基本責(zé)任單元，可作為企業(yè)內(nèi)部“部門”。在管理會計中它主要用于成本控制，是每一筆費用的接收者。將公司按照成本中心分割，可以實現(xiàn)對于責(zé)任區(qū)域的成本計劃、認定、控制和分攤。成本中心一般根據(jù)企業(yè)內(nèi)設(shè)部門進行設(shè)置，也可以按人員設(shè)置成本中心，如要單獨分析總經(jīng)理費用，可將其單獨設(shè)置成本中心。和其他成本對象相比，成本中心具有比較穩(wěn)定，變化較少的特點。在SAP中一般不通過科目編號來區(qū)分管理費用、銷售費用、制造費用，而是通過“功能范圍”來區(qū)分費用性質(zhì)。SAP系統(tǒng)是利用成本中心來歸集費用和進行成本核算的，建立成本中心是非常重要的基礎(chǔ)工作，所以在上線初期要設(shè)定好各部門的成本中心，成本中心的建立要和組織架構(gòu)緊密結(jié)合起來。建議不要在SAP中建立其他人不成熟的編碼來歸集費用和成本以免出現(xiàn)后期無法修改的局面，利用好SAP自身通過成本中心控制費用的特點即可。

（2）會計科目完善。對于任何的財務(wù)數(shù)據(jù)，會計核算是基礎(chǔ)，它的分類和定義尤為重要。由于經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的具體內(nèi)容、規(guī)模大小與業(yè)務(wù)繁簡程度等情況不盡相同，在具體設(shè)置會計科目時，應(yīng)考慮其自身特點和具體情況，將每一個會計科目進行定義和明確歸集的是哪些費用，后期進行不斷維護并作為公司會計制度對相關(guān)人員進行培訓(xùn)。會計科目作為向投資者、債權(quán)人、企業(yè)經(jīng)營管理者等提供會計信息的重要載體，在設(shè)置過程中應(yīng)努力做到科學(xué)、合理、適用。在SAP上線初期整理和維護好會計科目能為后期系統(tǒng)運用打下堅實的基礎(chǔ)，在新舊成員交接過程中也是事半功倍。會計科目在SAP中應(yīng)有追溯性，不能每年在系統(tǒng)里科目都變化，這樣也不利于查賬同時造成賬目混亂。另外完善的會計科目和清晰的成本中心結(jié)合對于預(yù)算編制和預(yù)算實際對比分析是非常重要的。

（3）審批流設(shè)定。在任何系統(tǒng)上線前，都要設(shè)定好公司內(nèi)部審批流，金額大小、具體費用類別等都是制定公司內(nèi)部審批流程應(yīng)考慮的因素。如購買原材料，要由需求部門提交采購申請（PR），采購申請需要進行審批后才能流轉(zhuǎn)到采購部門，采購部門確定好供應(yīng)商后通過采購申請（PR）生成采購訂單（PO），后期倉庫才能收貨、財務(wù)部門才能校驗發(fā)票。

（4）主數(shù)據(jù)維護。SAP主數(shù)據(jù)是支持系統(tǒng)有效運行的備件靜態(tài)數(shù)據(jù)，主要包括：物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、貨源清單、采購信息記錄。此文狹義指供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。供應(yīng)商主數(shù)據(jù)是SAP運行應(yīng)付數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，供應(yīng)商主數(shù)據(jù)需要唯一性，相同的主數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中要求有唯一編碼，唯一的描述，避免存在數(shù)據(jù)冗余，方便后期供應(yīng)商對賬，否則會出現(xiàn)對賬金額不全，應(yīng)付數(shù)據(jù)有差異。另外不建議在SAP里建立一次性或者臨時供應(yīng)商賬號，只要和公司發(fā)生業(yè)務(wù)，不管是公司還是個人都應(yīng)建立唯一主數(shù)據(jù)，如果直接進費用及使用過渡科目在后期對賬過程中會產(chǎn)生不必要的時間浪費甚至無法追溯;供應(yīng)商主數(shù)據(jù)還需要完整性，主數(shù)據(jù)信息保持完整，要能夠滿足相關(guān)部門的業(yè)務(wù)運作需求，如果公司不斷擴大、有機會存在SAP和銀行系統(tǒng)鏈接，在SAP執(zhí)行自動付款后，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)層級授權(quán)銀行系統(tǒng)可劃轉(zhuǎn)款項至系統(tǒng)維護的供應(yīng)商銀行賬戶里，一旦信息不完整或者發(fā)生錯誤就引起款項不能及時支付;主數(shù)據(jù)維護還應(yīng)保證準確性，要符合相應(yīng)的編碼規(guī)則和技術(shù)規(guī)范，能夠清楚準確地表達主數(shù)據(jù)的含義。另本公司員工也應(yīng)和供應(yīng)商一樣進行數(shù)據(jù)維護。

三、主數(shù)據(jù)維護的注意事項

SAP主數(shù)據(jù)維護需要注意：（1）主數(shù)據(jù)維護是SAP工作中最基礎(chǔ)的部分，在錄入過程中有關(guān)于統(tǒng)御科目設(shè)定。統(tǒng)御科目的存在是因為SAP中供應(yīng)商和客戶是不能單獨在財務(wù)報表里體現(xiàn)的，必須通過統(tǒng)御科目的歸集才能在財務(wù)報表里體現(xiàn)。如在創(chuàng)建主數(shù)據(jù)時，無錫移動這個供應(yīng)商數(shù)據(jù)是在創(chuàng)建主數(shù)據(jù)的時候，選擇應(yīng)付賬款或者其他應(yīng)付款的科目才能在后期歸集到應(yīng)付賬款或者其他應(yīng)付款里。所以要分類好統(tǒng)御科目，否則后期修改就比較麻煩。（2）特別總帳標(biāo)識的科目的設(shè)置，例如無錫移動這個供應(yīng)商在出現(xiàn)預(yù)付款時總帳就要輸入特別總帳標(biāo)識，例如A后，供應(yīng)商在報表里歸集就會到預(yù)付賬款里。

綜上所述，在系統(tǒng)上線前應(yīng)提前做好上面各項準備，這對于系統(tǒng)上線起到潤滑劑的作用，避免上線期間停滯來準備此類資料，延誤系統(tǒng)正常運行。在整個上線過程中團隊?wèi)?yīng)積極配合顧問清理數(shù)據(jù)、梳理流程、測試系統(tǒng)，自上至下齊心協(xié)力，內(nèi)部外部眾志成城，SAP就能順利上線，實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。