醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理方式解析

石璐藝

湘潭市中心醫(yī)院（411101）

目前的醫(yī)院檔案主要包括人事檔案及相關(guān)醫(yī)療物資和器械的檔案，而醫(yī)院工程建設(shè)檔案同樣重要，是醫(yī)院的無形資產(chǎn)。 醫(yī)院工程建設(shè)檔案可以為管理層決策提供相關(guān)依據(jù)， 促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理工作應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展潮流，加大對現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用力度，從而實現(xiàn)對醫(yī)院工程項目建設(shè)資源的合理配置，這樣不僅可以優(yōu)化項目檔案管理工作，而且還能夠提升醫(yī)院建設(shè)的滿意度，從而有效推動醫(yī)院的發(fā)展。

1 建設(shè)項目檔案在醫(yī)院管理中的作用

建設(shè)項目檔案管理工作主要是對醫(yī)院工程項目建設(shè)進(jìn)行相關(guān)記錄，進(jìn)而掌握整個工程建設(shè)的技術(shù)使用情況和資金投入情況，通常會以文字、圖片、表格等形式體現(xiàn)出來。在檔案中還會體現(xiàn)出工程的圖紙設(shè)計、施工情況、報批文件、相關(guān)合同、洽談變更等內(nèi)容，具有一定的可追溯性，所以要求檔案圖物相符、內(nèi)容真實。 醫(yī)院工程建設(shè)檔案可以有效反映出醫(yī)院建筑物的變化及發(fā)展情況，為后期醫(yī)院的整體規(guī)劃和建設(shè)提供歷史數(shù)據(jù)，同時也可以為醫(yī)院今后的發(fā)展提供重要的參考數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛、經(jīng)濟(jì)分歧等問題[1]。

2 醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 工程建設(shè)項目檔案管理模式相對落后

就目前情況來看，部分地區(qū)的醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理模式較為落后，仍然使用紙質(zhì)檔案管理模式， 這樣的管理模式不僅需要足夠的存檔空間，而且還需要注意防火、防破損等問題，一方面增加了檔案管理的人力成本，另一方面也增加了檔案管理的財務(wù)成本，嚴(yán)重影響了醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

2.2 工程建設(shè)項目檔案管理工作負(fù)荷比較大

檔案管理在醫(yī)院工程項目建設(shè)中發(fā)揮著不可替代的作用，不僅可以將人力資源檔案保存下來，并且還能對建設(shè)信息進(jìn)行記錄、采集、整理。 隨著現(xiàn)代化工程建設(shè)需求不斷提高，使得建設(shè)項目檔案管理工作量隨之增加，給相關(guān)人員帶來了巨大的工作壓力，因此，傳統(tǒng)的工程建設(shè)項目檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求。

2.3 項目檔案缺乏信息現(xiàn)代化管理

雖然現(xiàn)階段部分地區(qū)實現(xiàn)了工程建設(shè)項目檔案電子化管理，但主要是通過計算機(jī)進(jìn)行簡單的信息錄入與儲存， 并沒有打破傳統(tǒng)檔案管理的局限性。 同時，還有部分工程建設(shè)仍然運(yùn)用人工查詢管理等工程建設(shè)項目檔案管理模式，這樣不僅降低了工作效率， 而且很容易造成項目檔案材料的丟失，導(dǎo)致醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理工作中仍然存在著很多問題。

3 提高醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理工作的措施

3.1 加強(qiáng)工程項目建設(shè)的可行性論證

在醫(yī)院工程項目建設(shè)中，做好前期準(zhǔn)備工作可以確保工程建設(shè)質(zhì)量，同時也可以對醫(yī)院檔案資料進(jìn)行有效保管。 在前期準(zhǔn)備工作中，醫(yī)院檔案管理人員需要全程參與到項目建設(shè)及信息搜集當(dāng)中，為后期檔案歸檔打下良好基礎(chǔ)。 在工程立項申請完成到計劃任務(wù)書下達(dá)期間，醫(yī)院的管理層、各科室領(lǐng)導(dǎo)、 項目設(shè)計人員需要對項目建設(shè)進(jìn)行可行性論證，結(jié)合醫(yī)院的特點(diǎn)做好功能分區(qū)，確保整體布局的科學(xué)性；在可行性論證完成后需要對各種資料進(jìn)行整理，形成書面材料。

3.2 做好工程勘察與設(shè)計

醫(yī)院工程建設(shè)項目管理中，在制訂醫(yī)院設(shè)計方案時，不僅要考慮資金問題，同時也需要考慮施工人員、設(shè)備等問題；在醫(yī)院建設(shè)完成后，還要考慮到病人的需求，進(jìn)而營造出舒適的醫(yī)院環(huán)境。在選擇設(shè)計單位時，要對其資質(zhì)及技術(shù)水平進(jìn)行全面考量，并且做好招標(biāo)工作，以此保證項目建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.3 提升信息化管理水平

目前絕大多數(shù)醫(yī)院開始運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行工程建設(shè)項目檔案信息化、智能化管理，這樣不僅減少了工作量，同時也能夠更加準(zhǔn)確、快速地找出所需要的檔案，提升工程建設(shè)項目檔案管理工作的效率。 工程項目數(shù)據(jù)庫可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)資源共享，從而推動檔案管理工作的發(fā)展。

3.4 規(guī)范化管理

在項目籌備初期，需要建立項目指揮部，并且明確項目檔案的管理人員，項目建設(shè)要與檔案管理工作同步開展。 同時，醫(yī)院要把檔案管理工作納入醫(yī)院整體規(guī)劃當(dāng)中，完善檔案管理制度。 醫(yī)院還需要加強(qiáng)宣傳力度，提高全體醫(yī)護(hù)人員對檔案管理工作的重視度，并且積極配合檔案管理部門的工作[2]。

3.5 完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

醫(yī)院工程建設(shè)項目檔案管理需要現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，因此，應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備。 與此同時，完善工程建設(shè)項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，與信息化技術(shù)相結(jié)合，使檔案管理更有針對性，推動項目檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.6 全過程管理

檔案管理工作的開展涉及到諸多環(huán)節(jié)，需要檔案管理人員與設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位加強(qiáng)溝通，進(jìn)而掌握第一手檔案資料，并且保證檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。 項目建設(shè)初期涉及眾多數(shù)據(jù)，需要對其進(jìn)行分類和匯總；檔案管理文件要覆蓋設(shè)計到竣工的整個階段；在醫(yī)院后期正常運(yùn)營過程中，要加強(qiáng)信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，進(jìn)而便于檔案資料的收集、整理和歸檔，同時要對項目文件進(jìn)行編號、錄入，為后期利用提供便利條件。

4 結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院工程建設(shè)項目當(dāng)中，檔案管理工作是十分重要的內(nèi)容，不僅可以體現(xiàn)醫(yī)院的建設(shè)水平， 同時也可以為其后期發(fā)展提供重要參考，因此，檔案管理人員要樹立高度的責(zé)任意識，醫(yī)院的管理層也要積極支持檔案管理工作的開展，這樣才有利于實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。