醫(yī)院固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀及固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)探討

（廣州醫(yī)科大學(xué)附屬第三醫(yī)院，廣東 廣州 510000）

固定資產(chǎn)是企事業(yè)單位中的有形資產(chǎn)，它是維持單位正常運(yùn)作的保障條件。固定資產(chǎn)管理是三甲醫(yī)院管理的一個重要組成部分，單位每年都投入大量金錢來購置各種資產(chǎn)。因此，提高醫(yī)院對固定資產(chǎn)管理重要性的認(rèn)識以及提高固定資產(chǎn)管理水平成為目前亟須解決的問題。

一、醫(yī)院目前管理固定資產(chǎn)存在的問題

1.現(xiàn)階段我院在固定資產(chǎn)管理上大多采用手工的方式。各固定資產(chǎn)管理部門購買的實(shí)物到貨后，填寫紙質(zhì)入庫單給財務(wù)入賬；在資產(chǎn)轉(zhuǎn)移或者報廢的時候，固定資產(chǎn)使用部門填寫紙質(zhì)資產(chǎn)調(diào)撥單或者報廢單，由各固定資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門依據(jù)上交的單據(jù)做賬面處理。此流程效率低下，途中可能造成單據(jù)丟失，無法保證每個環(huán)節(jié)都做到準(zhǔn)確無誤。

2.現(xiàn)階段我院各科室通過OA系統(tǒng)發(fā)起固定資產(chǎn)申請，我科室收到采購需求后，定期匯總整理全院需求，然后在廣州市公共資源交易中心平臺發(fā)出招標(biāo)申請，選擇一家性價比最高的供應(yīng)商后，與其簽訂紙質(zhì)合同，實(shí)物到貨后，通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)登記下發(fā)。期間，所有采購記錄只能靠采購員EXCEL表格人工登記，無系統(tǒng)幫助。由此可見，我院目前的固定資產(chǎn)管理流程不能實(shí)現(xiàn)全流程跟蹤，只能靠人工進(jìn)行數(shù)據(jù)核對工作，費(fèi)時費(fèi)力。

3.固定資產(chǎn)到貨后，各固定資產(chǎn)管理科室負(fù)責(zé)下發(fā)資產(chǎn)，管理員會在下發(fā)資產(chǎn)時貼上固定資產(chǎn)標(biāo)簽，里面包含了使用科室、資產(chǎn)名稱、序列號、采購日期等字段。各固定資產(chǎn)管理科室是通過標(biāo)簽上的序列號跟蹤資產(chǎn)，財務(wù)是根據(jù)賬面上的資產(chǎn)編碼跟蹤固定資產(chǎn)，而固定資產(chǎn)管理科室在下發(fā)資產(chǎn)時財務(wù)還未入賬，無法生成資產(chǎn)編碼，故無法在下發(fā)資產(chǎn)時加上資產(chǎn)編碼字段。這樣就造成了實(shí)物管理科室和財務(wù)部門信息不對接，只能人工通過資產(chǎn)名稱、型號、采購日期匹配實(shí)物與財務(wù)賬上的條目。

4.目前醫(yī)院固定資產(chǎn)由三個部門管理：醫(yī)療設(shè)備科、總務(wù)科、信息科。各科室溝通不順暢，每個科室使用的固定資產(chǎn)系統(tǒng)不是同一家，各科室各行其是。

5.領(lǐng)導(dǎo)層面對固定資產(chǎn)管理重視度不夠，管理人員素質(zhì)低下，工作效率不高，實(shí)物資產(chǎn)清查盤點(diǎn)流于形式，在資產(chǎn)轉(zhuǎn)移或者報廢時沒有及時處理，最終導(dǎo)致了賬實(shí)不符。

二、固定資產(chǎn)系統(tǒng)的構(gòu)成

為了更好地規(guī)范和加強(qiáng)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，維護(hù)固定資產(chǎn)安全和完整，合理配置和有效利用醫(yī)院資產(chǎn)，提高資產(chǎn)的使用效益，實(shí)現(xiàn)對資產(chǎn)從采購到報廢的全程跟蹤，這里提出了一套為醫(yī)院資產(chǎn)管理量身定制的信息化管理軟件。此軟件滿足三個管理科室業(yè)務(wù)需要，從源頭開始，對固定資產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行全生命周期可追溯管理，具備了從“采購申請與審批—采購訂單—到貨驗(yàn)收—發(fā)放資產(chǎn)—資產(chǎn)變動與調(diào)撥—資產(chǎn)報廢與處置—資產(chǎn)盤點(diǎn)—資產(chǎn)臺賬”的全鏈條模塊與功能，有效避免了各環(huán)節(jié)分散管理帶來的多種問題。下面是對此系統(tǒng)的主要功能的介紹。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)由九大模塊組成。

1.設(shè)備申請：各科室如要申請固定資產(chǎn)，必須要在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)發(fā)起申請，流程上寫明需要申請的資產(chǎn)名稱、型號、數(shù)量、申購理由等信息，申請通過以后才能進(jìn)入下一階段，審核未通過將會返回到申請者進(jìn)行修正或取消。

2.合同錄入：采購員在收到采購申請后，在廣州市公共資源交易中心平臺發(fā)出招標(biāo)申請，貨比三家后，確定供應(yīng)商，在網(wǎng)站上與其簽訂合同。簽完合同后，采購員需在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)錄入合同信息，確保所有合同都有電子存檔，以便審計后續(xù)監(jiān)督審查。

3.資產(chǎn)入庫：采購貨物到貨后，可在系統(tǒng)上關(guān)聯(lián)采購訂單，采購員可以查看所有合同的到貨情況；所有貨物在發(fā)放時系統(tǒng)可生成與實(shí)物對應(yīng)的編碼，發(fā)放完成后系統(tǒng)會將此編碼推送到財務(wù)系統(tǒng)，在財務(wù)入賬后，實(shí)物編碼可關(guān)聯(lián)財務(wù)賬上的資產(chǎn)編碼，此流程保證了賬實(shí)相符。

4.資產(chǎn)發(fā)放：發(fā)放資產(chǎn)時資產(chǎn)管理員會將RFID電子標(biāo)簽貼于資產(chǎn)設(shè)備上，并用手持設(shè)備對電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描讀取資產(chǎn)信息，然后將資產(chǎn)信息發(fā)送至服務(wù)器進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)對資產(chǎn)的跟蹤管理。為了實(shí)現(xiàn)完全電子化，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期的智能化管理，要充分地利用RFID技術(shù)。

5.資產(chǎn)調(diào)撥：設(shè)備在使用過程中，不同科室之間的設(shè)備轉(zhuǎn)移是非常常見的，這也是提高設(shè)備利用率的有效措施。設(shè)備在實(shí)體轉(zhuǎn)移的同時也必須要做系統(tǒng)資產(chǎn)變更，這也是后續(xù)做好固定資產(chǎn)管理的保證?？剖沂紫仍谙到y(tǒng)填寫固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請單，然后經(jīng)過相關(guān)部門審批以后，將其劃撥給相應(yīng)科室，調(diào)撥信息會同步傳送至財務(wù)系統(tǒng)，用于科室成本結(jié)算。

6.設(shè)備報廢：使用部門在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)發(fā)起 “固定資產(chǎn)報廢申請”流程，經(jīng)管理部門確認(rèn)通過后，管理員在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)操作報廢手續(xù)，同時固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)會將報廢信息推送至財務(wù)系統(tǒng)，財務(wù)人員收到報廢信息后，核查無誤后在財務(wù)系統(tǒng)執(zhí)行報廢。

7.設(shè)備維修：設(shè)備出現(xiàn)故障以后，如果要進(jìn)行維修，硬件工程師基于其保修狀況，確定是通知供貨商維修，還是申請院外維修。以前在維修方面都是采用線下模式，資產(chǎn)容易混亂丟失。而在此固定資產(chǎn)系統(tǒng)中，由科室在線上提請維修，然后自動進(jìn)入后續(xù)流程，同時系統(tǒng)會對維修信息做全面的記錄。

8.設(shè)備盤點(diǎn)：管理員根據(jù)季度或年度盤點(diǎn)計劃執(zhí)行盤點(diǎn)任務(wù)。盤點(diǎn)工作人員采用RFID手持機(jī)根據(jù)盤點(diǎn)任務(wù)對現(xiàn)場資產(chǎn)設(shè)備盤點(diǎn)，手持機(jī)通過無線網(wǎng)絡(luò)連入辦公網(wǎng)，實(shí)時比對掃描結(jié)果與系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫資產(chǎn)臺賬信息，將盤點(diǎn)信息立即更新后臺數(shù)據(jù)庫，無須人工再次錄入，最后輸出統(tǒng)計匯總結(jié)果與財務(wù)對接，完成賬面調(diào)整。

9.盤點(diǎn)預(yù)警功能：按照《廣州市市屬行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)使用管理辦法》，固定資產(chǎn)管理員每年要進(jìn)行年度盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)預(yù)警功能幫助固定資產(chǎn)管理員在年底時盡快完成年度盤點(diǎn)工作，如若固定資產(chǎn)管理員未按時完成，將在系統(tǒng)首頁顯示。

結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)成為時代發(fā)展的潮流。全生命周期閉環(huán)管理系統(tǒng)的使用，加上RFID物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠讓固定資產(chǎn)管理精細(xì)化，保證醫(yī)院正常運(yùn)行，提高工作效率、節(jié)約資源，確保資產(chǎn)在院內(nèi)使用過程中不遺失，保障院內(nèi)資產(chǎn)安全，降低醫(yī)院資產(chǎn)管理的成本，從而強(qiáng)化固定資產(chǎn)的管理，充分發(fā)揮資產(chǎn)價值，使醫(yī)院對資產(chǎn)管理更加規(guī)范化，促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。