基于辦公自動(dòng)化環(huán)境的醫(yī)院檔案管理分析

（鄒平市人民醫(yī)院，山東 鄒平 256200）

前言

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院服務(wù)管理中的重要組成部分，也是醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的必要條件。近些年隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，大多數(shù)醫(yī)院為了提高檔案管理效率與質(zhì)量，開始普及自動(dòng)化辦公，延長檔案資料管理壽命，讓醫(yī)院檔案管理資料保存得更加完整，所提取的信息也更準(zhǔn)確。

一、醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公的重要性

目前大部分醫(yī)院檔案管理工作開始不斷進(jìn)行完善，轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理目標(biāo)，改善管理方式。在醫(yī)院檔案管理工作中，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，創(chuàng)新管理理念，改善管理方式，從而實(shí)現(xiàn)高效率的管理目標(biāo)，進(jìn)而迎合時(shí)代發(fā)展需求。并且通過自動(dòng)化管理方法能夠有效加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理力度，讓信息交互和資源共享在醫(yī)院檔案管理中得以實(shí)現(xiàn)。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比較，醫(yī)院檔案管理信息化有高質(zhì)量和高效率的特點(diǎn)，這就需要檔案管理工作人員利用其特點(diǎn)，創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容，為醫(yī)院其他工作提供有效支持。而且對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行自動(dòng)化辦公，也可以提高整體醫(yī)院工作效率，降低醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)漏洞的概率，所以在醫(yī)院的檔案管理工作中運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體工作效率的提升，減少工作人員的工作量。并且現(xiàn)在信息化技術(shù)水平和辦公自動(dòng)化程度已經(jīng)成為衡量醫(yī)院技術(shù)發(fā)展水平和醫(yī)院核心競爭力的關(guān)鍵因素[1]。

二、基于辦公自動(dòng)化環(huán)境醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.信息化檔案管理設(shè)備不夠完善

目前信息化檔案管理制度仍處于初級階段，從醫(yī)院檔案管理工作出發(fā)，有諸多醫(yī)院的自動(dòng)化辦公缺少軟硬件設(shè)施，這將會(huì)影響信息檔案管理工作效率，成熟的自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)很難在醫(yī)院中得到應(yīng)用，大部分醫(yī)院在檔案管理工作中存在浪費(fèi)資源的問題。

2.檔案辦公系統(tǒng)不健全

我國醫(yī)院現(xiàn)階段并沒有統(tǒng)一的檔案管理辦公系統(tǒng)，導(dǎo)致大部分醫(yī)院檔案辦公系統(tǒng)不健全，因此需要醫(yī)院自己在軟件公司購買。而由于開發(fā)系統(tǒng)的軟件工作人員并不是很了解醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況，導(dǎo)致所開發(fā)出來的系統(tǒng)兼容性存在一定問題。系統(tǒng)漏洞也較多，容易發(fā)生系統(tǒng)崩潰，容易造成我國醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)存在諸多問題，需要進(jìn)行統(tǒng)一管理。同時(shí)辦公系統(tǒng)也不夠人性化，操作也比較復(fù)雜，這會(huì)嚴(yán)重耽誤患者就醫(yī)時(shí)間，無法提高醫(yī)療效率。辦公系統(tǒng)未將電子文件與檔案管理相結(jié)合，使醫(yī)院診斷病例等醫(yī)療文件不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔。

3.檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待加強(qiáng)

若想讓醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，就需要相關(guān)檔案管理工作人員掌握專業(yè)的管理技術(shù)，明確管理原則，提升工作人員的管理理念，并且還需要具有專業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息技能，如此方可為檔案管理奠定好基礎(chǔ)。但在醫(yī)院檔案管理工作中，一些老員工仍然使用傳統(tǒng)管理方式。另外，有些員工不能熟練掌握電子檔案管理方式，需要對其進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)和培訓(xùn)。還有少部分醫(yī)院對檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作不夠重視，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作受到影響。

三、基于辦公自動(dòng)化環(huán)境醫(yī)院檔案管理的實(shí)施策略

1.強(qiáng)化檔案信息化設(shè)備建設(shè)

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作中信息化設(shè)備有著重要作用，可以及時(shí)補(bǔ)充信息檔案管理設(shè)備，提高醫(yī)院信息化檔案管理水平。并且將辦公自動(dòng)化與檔案管理一體化機(jī)制相互融合后，就可以讓醫(yī)院中各個(gè)科室日常工作所用到的資料直接錄入到檔案管理系統(tǒng)中。信息化檔案管理能夠自動(dòng)識別檔案資料數(shù)據(jù)中所遺留下的漏洞問題，而且信息檔案管理自動(dòng)化中的接受功能，也提升了檔案資料的共享性。從而提高了醫(yī)院自動(dòng)化辦公檔案管理的安全性，醫(yī)院也可以聘請專業(yè)工作人員定期對醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)更新。

2.制定健全且高效的檔案管理模式

想要建立高效健全的檔案管理模式，首先需要強(qiáng)化檔案管理制度建設(shè)工作，最大程度上將醫(yī)院信息化檔案管理模式的作用發(fā)揮出來，把醫(yī)院患者檔案管理信息納入檔案管理中。其次，要積極加強(qiáng)自動(dòng)化檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化工作，要將醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一制定，而為了實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化和科學(xué)化的醫(yī)院檔案管理，就需要使用自動(dòng)化辦公技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作環(huán)境建設(shè)。最后，為了讓醫(yī)院檔案管理工作人員明確自身定位，需要從不同角度出發(fā)，結(jié)合不同層面管理模式，對醫(yī)院實(shí)行不同方式的檔案管理，讓醫(yī)院檔案管理工作向著更加規(guī)范的方向發(fā)展，深度挖掘出信息化檔案管理工作的學(xué)術(shù)價(jià)值，進(jìn)而為其他醫(yī)院檔案管理工作提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。

3.提高檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)

現(xiàn)如今我國醫(yī)療行業(yè)迅猛發(fā)展，導(dǎo)致各式各樣新型技術(shù)不斷出現(xiàn)，而在檔案管理工作中的內(nèi)容也得到更新，這就對檔案管理工作人員提出了全新的挑戰(zhàn)。因此，對于部分醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)較低的問題，醫(yī)院應(yīng)該定期對檔案管理工作人員實(shí)行培訓(xùn)，在提升工作人員綜合素養(yǎng)的同時(shí)，也要提高檔案管理工作人員的專業(yè)管理技能?？傮w而言分為兩方面，一方面，醫(yī)院需要加強(qiáng)檔案管理崗位人才招聘工作，醫(yī)院培養(yǎng)人才的第一步就是引進(jìn)專業(yè)人才，在招聘人才時(shí)需要嚴(yán)格按照相關(guān)流程，選擇具有專業(yè)技能、經(jīng)驗(yàn)豐富、綜合素養(yǎng)較高，并且具有信息技能的優(yōu)秀人才，積極擴(kuò)充醫(yī)院檔案管理人才招聘經(jīng)費(fèi)，在招聘過程中也要嚴(yán)禁出現(xiàn)任人唯親和裙帶關(guān)系現(xiàn)象[2]。另一方面，需要加強(qiáng)新員工和老員工的培訓(xùn)工作，在新員工入職前實(shí)行崗前培訓(xùn)，從而使其可以快速進(jìn)入到工作崗位中，并對老員工進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的培訓(xùn)，提升他們的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而為醫(yī)院檔案管理工作提供更多的專業(yè)人才。

結(jié)語

綜上所述，為了讓醫(yī)院檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，需要醫(yī)院強(qiáng)化信息化檔案管理設(shè)備建設(shè)工作，建設(shè)高效率的檔案管理模式，提高醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)。因此，本文闡述了醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公的重要性，詳細(xì)分析了基于辦公自動(dòng)化環(huán)境醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并提出了基于辦公自動(dòng)化環(huán)境醫(yī)院檔案管理的實(shí)施策略，衷心希望本文可以為醫(yī)院檔案管理工作提供具有參考性的意見。