中職學(xué)校檔案管理的信息化及科學(xué)化建設(shè)探討

（山東省煙臺護(hù)士學(xué)校，山東 煙臺 264000）

中職學(xué)校每年都有數(shù)以千計的在校師生，而師生們每年都會進(jìn)行大量的教研活動和科研項(xiàng)目，如此龐大的人員構(gòu)成和項(xiàng)目構(gòu)成為學(xué)校檔案管理增添了不小的壓力。而且有的檔案十分具有歷史意義和保持價值，有的檔案非常有用，時常被人查閱。隨著時間的積累，檔案越來越多，其工作量和工作難度也在逐漸增加，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)于當(dāng)今時代，中職學(xué)校急需建立信息化檔案管理模式，來適應(yīng)新時期的發(fā)展需求。本文對中職學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)的重要意義以及推進(jìn)其信息化建設(shè)的策略展開探討。

一、中職學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)的重要意義

作為培養(yǎng)各類專業(yè)技術(shù)人才的院校，中職學(xué)校檔案通常涉及建校以來的各大重要事項(xiàng)的資料保存，也涉及一些學(xué)術(shù)性的研究成果以及師生們的學(xué)習(xí)工作活動情況等，內(nèi)容種類非常多。傳統(tǒng)的高校檔案管理包括了檔案收集、檔案保存、檔案查閱等，在檔案收集的過程中由于需要經(jīng)過多個部門的審批和流通，使得檔案管理的效率并不高，還涉及多部門的工作人員，操作起來難免有失誤的地方，檔案的質(zhì)量得不到有效的保障。在師生進(jìn)行檔案查閱的過程中，不僅需要相關(guān)的手續(xù)，也需要進(jìn)行反復(fù)地查找和比對才能找到想要查看的資料，過程較為繁復(fù)，花費(fèi)的時間也較長，有不少人因?yàn)闄n案查詢效率低而選擇在網(wǎng)上進(jìn)行資料查閱，也導(dǎo)致高校檔案中的大部分無人問津。而高校檔案作為高校的核心所在，不僅是歷年師生的智慧結(jié)晶，也是學(xué)術(shù)領(lǐng)域的珍貴資料，為了適應(yīng)新時期科技信息技術(shù)的發(fā)展，為了給高校師生提供更加便利的查閱條件，為了讓中職學(xué)校的檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視檔案管理的信息化建設(shè)，采取科學(xué)有效的管理措施，促進(jìn)學(xué)校檔案管理的水平，提高學(xué)校檔案的利用效率。

二、新時期檔案管理信息化建設(shè)的策略

檔案資源是學(xué)校眾多資源當(dāng)中最為珍貴的財富，它隱含的價值無法用金錢來直接衡量，如何進(jìn)一步挖掘出已有檔案資源的內(nèi)在價值是當(dāng)今中職學(xué)校所探索的問題。在新時期，引入先進(jìn)的信息技術(shù)手段對學(xué)校檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)、信息化管理，既符合師生需求，也貼合了時代要求。

1.建立中職學(xué)校檔案管理信息資源庫

當(dāng)前，在網(wǎng)絡(luò)時代的背景下，許多中職學(xué)校的檔案管理雖然建立了一些信息查詢管理系統(tǒng)，但檔案存放仍以紙質(zhì)檔案為主，不僅效率慢而且工作繁雜。因此，我們應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案管理信息資源庫的建設(shè)，逐漸改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔，從而適應(yīng)新時期的中職學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展要求。這就需要檔案管理工作人員轉(zhuǎn)變思維、與時俱進(jìn)，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代優(yōu)勢，按照實(shí)際情況，應(yīng)用新技術(shù)、新手段，進(jìn)一步完善學(xué)校檔案管理信息資源庫。

首先，對師生檔案、教學(xué)活動等信息資源進(jìn)行詳細(xì)的錄入和整合，把信息庫和檔案目錄庫進(jìn)行有效的整合，搭建出較為完善的綜合性強(qiáng)的信息檢索平臺，將內(nèi)部資源有序展現(xiàn)在平臺之上，進(jìn)而方便學(xué)校各部門工作人員及師生進(jìn)行查看，有效實(shí)現(xiàn)資源共享，同時，平臺還能提升資料查找效率、節(jié)省單位人力物力。同時，利用電子標(biāo)簽可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和讀取，并根據(jù)需要進(jìn)行分類和統(tǒng)計等，通過利用新時期的相關(guān)信息技術(shù)，不僅提升了檔案的合理利用率和檔案管理效率，還進(jìn)一步提升檔案管理水平。

其次，配備能夠?qū)π畔爝M(jìn)行管理的新技術(shù)人才。電子版檔案的管理需要實(shí)時收集信息、更加依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)，對檔案管理人員的技能要求也更高了。不僅要求檔案管理者能夠維護(hù)好信息庫的正常使用，還要求他們能夠在分析整理的過程中核實(shí)資料、查找問題、修正錯誤。檔案信息庫的完善是信息化管理的基礎(chǔ)，也是對檔案管理模式的創(chuàng)新。讓學(xué)校師生都參與到信息化建設(shè)中，教育學(xué)生樹立信息化意識，引導(dǎo)職工學(xué)會使用信息庫，從而促進(jìn)檔案資料信息資源庫的建立。通過拓寬檔案管理的新型管理模式從而促進(jìn)檔案信息的保管和應(yīng)用，提高高校檔案管理工作的效率。

最后，重視檔案管理信息資源庫的安全性，管理者可以在信息平臺上設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，明確層級和部門共享等問題，根據(jù)權(quán)限進(jìn)行資源查找，確保信息化建設(shè)中檔案的安全。同時，要做好對計算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的防范工作，提高檔案管理人員的安全意識，時刻警惕檔案資源被不法分子所利用。

2.建立檔案管理信息服務(wù)平臺

檔案信息服務(wù)平臺不僅服務(wù)于本校師生，還可以服務(wù)于其他學(xué)校以及企業(yè)和社會團(tuán)體，為有需要的人提供服務(wù)。中職學(xué)校之間可以聯(lián)合開展相關(guān)活動，在服務(wù)平臺發(fā)布合作項(xiàng)目等相關(guān)資源信息，在交流之中增強(qiáng)了學(xué)校之間的互動，也分享了各校的優(yōu)勢資源和先進(jìn)的研究成果，也為企業(yè)引進(jìn)人才等提供便利。在服務(wù)平臺的建設(shè)過程中，首先要做好銜接，將校內(nèi)外各個模塊做好有效銜接，各責(zé)任部門也要定期進(jìn)行更新、扎實(shí)開展好信息服務(wù)工作等，共同造就一個服務(wù)于更多人群的、便捷高效的檔案信息服務(wù)平臺。同時，該平臺還可以和全國性的各類共享平臺進(jìn)行超鏈接，讓師生在本平臺上不僅查詢到本校的相關(guān)資源，還可按照需要直接跳轉(zhuǎn)至其他有相關(guān)資源的平臺上，加快了師生檔案資源的搜索效率。作為共享平臺，學(xué)校要將有用的資源分享出來，讓社會企業(yè)能夠進(jìn)行開發(fā)運(yùn)用，將理論轉(zhuǎn)化為實(shí)踐，真正地將中職學(xué)校檔案資源衍生出應(yīng)用價值。

結(jié)語

總之，在新時期，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等先進(jìn)技術(shù)的帶動下，中職學(xué)校檔案管理迎來了變革之機(jī)，學(xué)校要抓住機(jī)遇，有效利用科學(xué)化的手段，增強(qiáng)自身檔案管理水平，以切實(shí)可行的舉措更好地為師生、為社會服務(wù)。中職學(xué)校一方面可以構(gòu)建數(shù)字化的檔案資源庫，做好檔案資源永久保存，另一方面還可以搭建起一個綜合性強(qiáng)的檔案信息服務(wù)平臺，挖掘檔案資源利用的內(nèi)在價值，讓庫存檔案“變廢為寶”，為中職學(xué)校教育水平和管理水平的總體提升提供保障。