事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

（石家莊市食品藥品檢驗中心，河北 石家莊 050000）

前言

檔案管理工作在事業(yè)單位工作開展與決策制定中起到參考依據(jù)的作用，同時檔案本身具有保密性、重要性的特點，所以相應的管理工作也更加復雜，不僅要對檔案材料進行收集、整合、分類，還要通過服務將檔案的價值最大化地發(fā)揮出來[1]。而隨著管理理念、管理手段等方面的更新進步，目前事業(yè)單位的檔案管理工作也暴露出了一定問題，唯有積極轉(zhuǎn)變觀念與提升技術水平，才能夠化挑戰(zhàn)為機遇，從而提高檔案管理工作質(zhì)量。

一、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.管理制度不完善

大部分事業(yè)單位將工作重心放在自身所擔負的社會職能方面，所以對檔案管理制度建設方面并不重視，而缺少完善管理制度的指導或是未能嚴格執(zhí)行相關制度，會嚴重影響檔案管理工作效率，從而出現(xiàn)檔案資料收集不全、人員權責不明等問題，導致檔案資料傳遞速度慢，并且丟失、篡改的風險更大。

2.技術水平較低

以往事業(yè)單位的檔案管理工作重點是對紙質(zhì)檔案材料的管理，而紙質(zhì)檔案無論是保管還是查閱，都具有一定難度，并且隨著檔案材料的增多，占用空間也越來越大。當然，隨著信息化技術的普及，絕大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作也朝著信息化、數(shù)字化方向邁進，計算機也成了檔案管理工作的“標配”，大大提高了工作效率。然而相較于其他行業(yè)領域而言，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化程度并不算高，尤其是在高新技術應用方面探索非常少，所以整體技術水平依舊偏低。

3.人員綜合素質(zhì)偏低

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作主要是對檔案材料進行收集、整理與保管，相對來講內(nèi)容與工作方法都很簡單，所以對工作人員的綜合素養(yǎng)要求不算高。但隨著檔案管理工作需要用到的專業(yè)理論與技術手段不斷更新，部分非專職的檔案管理人員如果不及時更新知識技能儲備，則難以跟上檔案管理工作的改革進程，所以也就出現(xiàn)部分人員綜合素質(zhì)偏低的情況。

4.安全性不高

如今的事業(yè)單位檔案管理工作對計算機與網(wǎng)絡更加依賴，在提高工作質(zhì)量與效率的同時，我們也要看到其中暗藏的安全風險，由于黑客攻擊、病毒入侵、電腦故障導致檔案信息丟失的情況并不少見。而紙質(zhì)檔案資源受外部環(huán)境影響較為明顯，往往隨著時間推移而自身發(fā)生物理變化，所以無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，均需注意安全防范。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在問題的解決措施

1.完善制度建設

對于檔案管理工作而言，制度建設是保證工作順利開展的基礎，意味著為該項工作提出了行為準則與規(guī)范標準。通常來講，檔案管理工作制度的完善建設對各項工作秩序制定規(guī)范要求，找準當前檔案管理工作中存在的漏洞予以填補，并且要多研究事業(yè)單位其他部門的管理制度，保證彼此的適應性[2]。當然，檔案管理工作的制度建設有典型的復雜性、持久性特點，基于此這一特點很多事業(yè)單位實行雙軌制管理，也就是說檔案材料收集與傳遞中應當保證數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案的共存，因為兩者均有各自的優(yōu)勢，通過優(yōu)勢互補能夠達到更好的管理效果。而雙軌制管理制度在人力與資源方面要投入更多，而隨著技術手段的逐步完善，事業(yè)單位可嘗試向單軌制管理轉(zhuǎn)變，不過這一做法要結合事業(yè)單位具體情況而定。

2.提高技術水平

現(xiàn)代社會的科學技術更新速度非常快，要想提高事業(yè)單位檔案管理工作的技術水平，一定要把握好最新的技術理念與方法，其中云計算、大數(shù)據(jù)等高新技術在檔案管理當中早已證明其實用性，所以事業(yè)單位可引入這類技術去保證檔案管理工作更高效地開展。其中，大數(shù)據(jù)技術指的是對海量、復雜的數(shù)據(jù)集合展開高效處理的技術，改變過去利用軟件與程序難以一次性對復雜數(shù)據(jù)集合進行計算的局面。

3.提升人員素質(zhì)

隨著檔案管理工作理念與技術手段的更新，事業(yè)單位也需要對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出更高要求，不僅要求檔案管理人員對制定的相關管理制度嚴格執(zhí)行，更要督促檔案管理人員加強對管理、計算機、信息分析等方面知識的學習[3]。因此，對于事業(yè)單位而言，要想提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，一方面，要提高入職門檻，廣招更多專業(yè)出身的人才，確保其擁有豐富扎實的理論知識；另一方面，事業(yè)單位還要對在職檔案管理人員展開培訓工作，內(nèi)容以檔案管理技術方法、法規(guī)制度等為主，同時要重視培訓考核工作的開展，將考核成績與獎懲制度掛鉤。

4.加強安全防范

在如今的互聯(lián)網(wǎng)時代，信息安全也逐漸被社會公眾廣泛重視，檔案信息安全作為檔案管理工作的關鍵，自然要加強防范。一方面，要通過加強對檔案管理人員的培訓教育去提高其安全防范意識，確保工作開展嚴格遵循管理制度與保密條例，防止出現(xiàn)過失泄密情況。另一方面，紙質(zhì)檔案材料的安全方法要落實“三鐵”（鐵門、鐵床、鐵柜）原則，布設無死角監(jiān)控攝像頭，定期檢查紙質(zhì)檔案保管情況；數(shù)字檔案則要重視網(wǎng)絡防火墻的建設以及對病毒庫的更新，做好網(wǎng)絡監(jiān)管工作，提高信息安全防范能力。

結語

綜上所述，事業(yè)單位檔案完整記錄著事業(yè)單位人員、財務、事務等方面的信息內(nèi)容，在工作考核、決策制定中發(fā)揮重要作用，雖然無法直接帶來經(jīng)濟效益，但是在推動事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展方面作業(yè)重大。通過本文對目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，希望相關工作者能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔姓_認知，除了要采取合理解決措施積極推行以外，更要擺正自己的工作態(tài)度，提高工作積極性，為事業(yè)單位發(fā)展貢獻自己的力量。