新時期如何做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

（吉林省四平市雙遼市老干部服務(wù)中心，吉林 四平 136400）

一、機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

1.缺乏主動性

在社會飛速發(fā)展的背景下，機關(guān)事業(yè)單位以往的人事檔案管理模式已經(jīng)不適于當(dāng)前社會的發(fā)展。通常情況下，人事檔案管理工作只是為了應(yīng)付上級的檢查，并沒有對其內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的管理和記錄，在新時期背景下，使人們的思維受到一定程度的影響，造成了人們工作態(tài)度的消極性，導(dǎo)致其在工作過程中缺乏主動性。因此，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對目前這一現(xiàn)象產(chǎn)生的原因，不斷優(yōu)化人事檔案管理工作內(nèi)容，進(jìn)一步激發(fā)人們的工作熱情和主動性。

2.工作內(nèi)容單一

在以往的機關(guān)單位人事檔案管理工作中，主要內(nèi)容是對個人信息進(jìn)行收集、整理以及保存，而這樣單調(diào)的工作內(nèi)容，并不利于機關(guān)事業(yè)日后的發(fā)展。同時，人事檔案管理工作內(nèi)容的單一，并不利于相關(guān)事業(yè)單位為人民提供更好的服務(wù)。因此，強化人事檔案管理的工作內(nèi)容是十分必要，不斷豐富人事檔案管理工作內(nèi)容，能更好地規(guī)范人事檔案管理，同時，工作內(nèi)容的多樣化，以此增強機關(guān)事業(yè)單位的服務(wù)水平。

3.人事檔案管理工作過于傳統(tǒng)

目前，我國機關(guān)事業(yè)單位仍是以人工管理的模式進(jìn)行人事檔案管理，而在這種工作管理模式下，不僅人員的工作效率低下，還會耗費大量的人力和物力，并不利于機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作的高效率。同時，在人工管理手段下，人事檔案進(jìn)行備份、恢復(fù)等工作流程時，采取的通常是紙質(zhì)的保管方式，會使其信息資料會受到外界因素的影響，遭到外界的破壞，并不利于信息檔案的保管和儲存。

4.檔案管理人員素養(yǎng)不高

目前的機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中，存在著工作人員專業(yè)水平較低的問題，且缺少對檔案管理工作的經(jīng)驗，導(dǎo)致其無法勝任現(xiàn)代化的人事檔案管理工作。同時，當(dāng)前人事檔案管理人員的年齡普遍較高，在管理工作上主要以保存的思想進(jìn)行，使管理方式落后，在新事物的學(xué)習(xí)上有一定局限性[1]。

5.對人事檔案管理工作不夠重視

目前，在機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中，由于沒有重視其管理工作，使人事檔案管理工作逐漸顯露出其不足之處。首先，缺少足夠的資金投入，使在展開人事檔案管理工作時，缺少先進(jìn)設(shè)備投入；其次，人事檔案管理優(yōu)秀人才的短缺，相關(guān)單位沒有定期組織員工進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使員工管理操作不夠熟練，并不利于人事檔案管理工作的高效運行。

二、如何有效提升機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理

1.管理制度的完善

完善的機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理管理制度，能有效提升人員的工作效率，同時能對人事檔案管理工作起到一定的約束作用，促使工作人員更認(rèn)真地對待管理工作。因此，在機關(guān)事業(yè)單位中不斷完善人事檔案管理的工作制度，能讓人事檔案管理過程更具有合法性和科學(xué)性，做到有理可循、有法可依。同時，在實際工作中，應(yīng)當(dāng)采取責(zé)任明確制作為人事檔案管理工作的制度，并明確表明每個人的責(zé)任，讓人事檔案管理工作得以有序進(jìn)行。另外，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)緊跟時代的潮流，在制定人事檔案管理制度時，要做到與時俱進(jìn)，以此保證人事檔案管理工作能適應(yīng)于當(dāng)前的社會發(fā)展。

2.強化人事檔案的現(xiàn)代化管理

隨著信息化時代的來臨，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到廣泛的使用和普及，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)促使人事檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)充分融合起來，保證其工作運行的高效性。因此，人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強對現(xiàn)代化技術(shù)的使用，將先進(jìn)的管理設(shè)備引入到實際工作中，培養(yǎng)大量的現(xiàn)代化科技人才，通過科學(xué)技術(shù)的使用，進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理工作，使其管理水平得到有效提升。

3.增強工作人員的綜合素質(zhì)

在機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中，影響其管理效率和質(zhì)量的因素有很多，其中最關(guān)鍵的因素就是工作人員自身的問題。這就要求機關(guān)事業(yè)單位相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)定期展開員工培訓(xùn)，以此提高員工的專業(yè)能力，不斷優(yōu)化其綜合素質(zhì)[2]。同時，可以通過樹立榜樣的方式，激勵員工不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而形成一種良性競爭的學(xué)習(xí)氛圍。另外，年輕的工作人員對新事物有著較強的接受能力和包容能力，加上年輕人通常比較熱衷于互聯(lián)網(wǎng)，能熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，因此，機關(guān)事業(yè)單位在招聘人才時，應(yīng)當(dāng)多招聘以年輕化為主的優(yōu)秀人才，以此不斷優(yōu)化人事的檔案管理方式，提高其管理工作的先進(jìn)性和科學(xué)性，使其更好地服務(wù)于機關(guān)事業(yè)單位。

4.豐富管理工作內(nèi)容

以往的人事檔案管理工作是極為簡單的，所設(shè)計的工作內(nèi)容少之又少，而在新時期背景下，傳統(tǒng)的人事檔案的管理方式已經(jīng)不適于當(dāng)前社會的發(fā)展，這就要求相關(guān)部門人員應(yīng)當(dāng)不斷完善人事檔案管理內(nèi)容，對其工作內(nèi)容進(jìn)行擴充，從而使人事檔案管理的工作內(nèi)容更為飽滿，更切合當(dāng)前社會發(fā)展的需求。首先，需要在原有工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，深入分析員工的信息和特征，并從中獲得規(guī)律，隨后通過取得的信息進(jìn)行人力資源的開發(fā)，為單位吸引更多優(yōu)秀的人才。其次，在實際工作中除了保存紙質(zhì)版檔案外，還可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)建電子版的人事檔案，以此便于工作內(nèi)容系統(tǒng)、資料信息長期的儲存，且有利于定期為信息進(jìn)行備份。同時，電子版的人事檔案保存管理，能保證信息的及時錄入，并且能將信息進(jìn)行共享。

結(jié)語

由上述得知，高效率的人事檔案管理工作，能有效促進(jìn)機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，同時對社會發(fā)展有很大的促進(jìn)作用。隨著信息的飛速發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)逐漸完善人事檔案管理工作的不足，不斷轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的思想觀念，進(jìn)一步豐富人事檔案管理的工作內(nèi)容，促使員工綜合素養(yǎng)的提升，在人事檔案管理方法的創(chuàng)新和改革基礎(chǔ)上，促進(jìn)人事檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。