探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（昆明市第二人民醫(yī)院，云南 昆明 650203）

隨著我國事業(yè)單位檔案管理體系不斷完善。事業(yè)單位檔案管理最關(guān)鍵的就是展現(xiàn)檔案信息的參考價(jià)值，使員工更好地完成各項(xiàng)工作，促進(jìn)事業(yè)單位向好的方向發(fā)展。但是，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位檔案管理的需要，需要用更適合的方法進(jìn)行改進(jìn)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和其他現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展，使事業(yè)單位檔案管理更好地適應(yīng)員工和事業(yè)單位的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵目的

1.改善檔案存放的環(huán)境

與傳統(tǒng)的文件管理模式相比，信息化文件管理對文件存儲環(huán)境的硬要求較低，能夠提高文件信息的存儲效率，減少紙張及其他資源的浪費(fèi)，避免紙張破壞導(dǎo)致的文件丟失等不良情況。同時(shí)，在業(yè)務(wù)單位持續(xù)發(fā)展的背景下，檔案信息的保存空間越來越大，只是用紙張等傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案保管，檔案室的占有面積也越來越大，是業(yè)務(wù)單位不必要的資源浪費(fèi)，不利于業(yè)務(wù)單位檔案管理的持續(xù)發(fā)展。另一方面，檔案信息化管理能夠利用硬盤、云硬盤以及其他存儲介質(zhì)來保管檔案信息，在保護(hù)檔案信息的不被損壞的同時(shí)，減少室內(nèi)空間的占有，使事業(yè)單位的檔案管理更加科學(xué)且有效。

2.提升信息查詢的快速性

隨著中國整體步入信息化時(shí)代，信息化技術(shù)已經(jīng)成為中國人民平常生活中的重要工具，可以利用信息化技術(shù)進(jìn)行信息查詢，在短暫的時(shí)間內(nèi)就能找到自己急需的完整和正確的數(shù)據(jù)信息。面對這種情況，事業(yè)單位的檔案管理也在一起進(jìn)化，需要將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，使檔案信息的檢索更加快速高效。具體而言，在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，僅通過將查找內(nèi)容寫入檔案管理系統(tǒng)，就能立馬找到自己需要的結(jié)果，提高了檔案信息檢索的效率和品質(zhì)，達(dá)到提升檔案信息的利用效率的目的。

3.提升事業(yè)單位的普遍形象

公共機(jī)構(gòu)與一般企業(yè)相比，公共福利性更強(qiáng)，公布的數(shù)據(jù)和信息大部分與我們?nèi)藗兊娜粘Ｉ蠲芮邢嚓P(guān)。公共機(jī)構(gòu)檔案管理的信息化不僅提高了員工的業(yè)務(wù)效率和質(zhì)量，還提供了更方便的信息服務(wù)，其第一次掌握需要的信息，提高了政府透明度，改善了公共機(jī)構(gòu)的形象。通過檔案管理信息化，提高檔案信息的利用率，同時(shí)推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)的制定，充分滿足公共機(jī)構(gòu)持續(xù)發(fā)展的基本要求。

二、目前我國事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.沒正確利用檔案信息資源

據(jù)當(dāng)前統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看，我國事業(yè)單位在開發(fā)利用檔案資源的信息這部分還是很落后的狀態(tài)。從以前開始，我國檔案管理最關(guān)鍵的是收集信息和保存信息，也沒有比較完整的系統(tǒng)能對檔案資源進(jìn)行正確使用。

2.缺少關(guān)鍵的檔案信息內(nèi)容安全的操作

對于事業(yè)單位檔案來說，將許多人比較重要的信息歸檔到單位，有的甚至涉及國家機(jī)密，一旦泄漏將對國家和人民造成嚴(yán)重?fù)p害，事業(yè)單位目前正在加快建設(shè)檔案信息管理信息保護(hù)措施，但在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理時(shí)仍有黑客攻擊文件管理網(wǎng)站和竊取私有文檔的現(xiàn)象發(fā)生。

3.檔案管理工作人員素質(zhì)太低

在事業(yè)單位管理文件的員工，大部分是很早就已經(jīng)錄用，文化水平一般都沒有那么高。另外，事業(yè)單位對招聘文件的管理者的以往工作經(jīng)驗(yàn)并不怎么調(diào)查，他們有時(shí)對工作比較懈怠，工作效率低，對公眾服務(wù)態(tài)度差，嚴(yán)重影響檔案資源的合理開發(fā)利用。

三、促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建構(gòu)的關(guān)鍵途徑

1.為加快建設(shè)信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，構(gòu)建了檔案網(wǎng)站

對于事業(yè)單位檔案管理的信息化構(gòu)建，首先要做好檔案網(wǎng)站的建構(gòu)，通過網(wǎng)頁為群眾進(jìn)行便捷的信息服務(wù)，快速找到自己急需的檔案資料，并作為電子檔案存檔便于以后的使用。也可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)入全國檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)全國檔案信息的相互運(yùn)用，有效提高檔案管理的信息化程度。同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理模式，注重檔案電子化管理軟件的開發(fā)，通過計(jì)算機(jī)軟件整理利用人事檔案、醫(yī)療保險(xiǎn)文件，充分滿足檔案管理人員的各種需要。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案信息化管理

完善了檔案信息化的管理制度，加快事業(yè)單位檔案管理信息化正規(guī)化發(fā)展，降低各種差錯造成的檔案管理的失誤問題。充分掌握事業(yè)單位自身情況，改善檔案管理制度體系的合理化，例如，協(xié)調(diào)各職工之間的關(guān)系，相互溝通、合作，及時(shí)處理醫(yī)療保險(xiǎn)檔案和其他檔案，防止因操作失誤導(dǎo)致檔案不完備、檔案缺失等情況。此外，必須對存檔信息進(jìn)行維護(hù)更新，對醫(yī)療保險(xiǎn)存檔、人力資源存檔和其他存檔進(jìn)行類分，以便快速查詢和使用這些存檔信息。

3.加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高工作人員專業(yè)素質(zhì)

在事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)程中，需要大量相關(guān)專家來進(jìn)行檔案管理的工作。否則，將直接影響事業(yè)單位檔案管理的工作品質(zhì)，也無法保護(hù)檔案信息的正確和穩(wěn)固。因此，更要加強(qiáng)檔案員工培訓(xùn)，熟練掌握相關(guān)專業(yè)知識，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和其他現(xiàn)代化技術(shù)，解決傳統(tǒng)檔案管理中的弊端，提高檔案員工的總體效率是十分必要的。同時(shí)，檔案工作人員必須保證能夠充分掌握各種檔案的重要價(jià)值，如醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、人事檔案等，必須充分掌握這些檔案信息的價(jià)值，才能從其價(jià)值上來合理的保存和管理，進(jìn)一步提升企業(yè)單位檔案管理的整體效益。

結(jié)語

如上所述，為了進(jìn)一步加快事業(yè)單位檔案管理信息化的構(gòu)建，同時(shí)維護(hù)事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量，改善大眾對檔案管理信息化的構(gòu)建的認(rèn)識，及時(shí)建立檔案網(wǎng)站、實(shí)心信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)制度建設(shè)、規(guī)范檔案信息化管理，培訓(xùn)人員、工作人員專業(yè)化，從而穩(wěn)固了事業(yè)單位更長遠(yuǎn)的提升。