重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案過程性管理的要點(diǎn)分析

浙江浙能長興發(fā)電有限公司 謝逸玫

重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案過程性管理是指項(xiàng)目在建設(shè)過程中對項(xiàng)目文件的形成、流轉(zhuǎn)、收集與歸檔的實(shí)際管理，主要體現(xiàn)在檔案部門參與開工交底、階段檢查、交工驗(yàn)收等節(jié)點(diǎn)控制上，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)做到事前指導(dǎo)、事中參與、事后把關(guān)，使檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中。做好重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案過程性管理是確保項(xiàng)目檔案的完整、齊全、規(guī)范的最重要環(huán)節(jié)。

要做好項(xiàng)目檔案過程管理規(guī)范化工作

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要依法治檔為準(zhǔn)則，實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化管理。首先要建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，熟知并掌握國家的、行業(yè)的、以及同類型單位建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的有關(guān)法規(guī)文件與工作標(biāo)準(zhǔn)，這是做好建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的最基本要求，建設(shè)單位必須在項(xiàng)目建設(shè)的前期制訂出符合項(xiàng)目建設(shè)切實(shí)可行的檔案管理各項(xiàng)制度，作為日后管理的依法保障，是檔案工作與建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行的重要措施。

在制度執(zhí)行中，要注意與各參建單位對管理制度中的歸檔范圍、重要章節(jié)進(jìn)行釋義，提出注意事項(xiàng)，明確管理原則，把制度實(shí)則落到實(shí)處。對管理制度不明確或把握不準(zhǔn)的條文，要根據(jù)各參建單位反應(yīng)的情況重新制定相應(yīng)的條文和規(guī)定，以聯(lián)系單的形式下發(fā)給相應(yīng)的參建單位，讓檔案工作一切有章可循。

要做好項(xiàng)目檔案過程管理問題的協(xié)調(diào)與指導(dǎo)工作

在過程管理中要注意實(shí)效性，及早做好與工程建設(shè)相關(guān)部門主動(dòng)溝通，針對性地落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員的檔案責(zé)任，對工程建設(shè)中形成的文件材料全過程跟蹤，定期或不定期地與技術(shù)人員交替對施工單位階段性檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。

在處理問題上，注重與各單位之間的關(guān)系協(xié)調(diào)和溝通。對管理中存在的疑難問題，耐心解釋、共同探討，并虛心接受他人意見。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的一般問題，首先是當(dāng)場口頭提出，并及時(shí)與參建單位檔案人員溝通，限期整改，只要及時(shí)得到解決的，就不出書面意見。如果發(fā)現(xiàn)整改不力或重復(fù)出現(xiàn)類似問題的，則建設(shè)單位檔案部門簽署書面意見。通過檢查、整改，問題發(fā)現(xiàn)一個(gè)解決一個(gè)，有必要的情況下適時(shí)召開檔案協(xié)調(diào)會(huì)，統(tǒng)一意見和問題，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)，使檔案管理取得成效。

要做好重點(diǎn)工程設(shè)備文件的管理工作

設(shè)備檔案是由設(shè)備制造廠提供的設(shè)備原始數(shù)據(jù)和使用維護(hù)等材料，是項(xiàng)目投運(yùn)后設(shè)備檢修、技術(shù)改造的重要參考依據(jù)，是項(xiàng)目檔案的一個(gè)重要內(nèi)容。

首先，設(shè)備文件的管理要提前介入，指定統(tǒng)一的歸口部門。按照以往的經(jīng)驗(yàn)，檔案人員必須參加現(xiàn)場開箱，但事實(shí)上，現(xiàn)場開箱僅僅是其中的一條途經(jīng)。隨著信息和交通的快速發(fā)展，廠家設(shè)備文件由多種途徑到達(dá)工程技術(shù)人員的手中，如電子文件、傳真、郵寄、廠家直接移交等等，光靠檔案部門現(xiàn)場開箱已無法解決實(shí)際問題。針對這種情況，在工程前夕，設(shè)備文件的管理就要指定統(tǒng)一的歸口部門，由建設(shè)單位或委托管理單位的設(shè)備供應(yīng)部門來負(fù)責(zé)項(xiàng)目設(shè)備文件的統(tǒng)一收集，并定期或不定期移交相關(guān)項(xiàng)目檔案管理人員。

其次，《設(shè)備購買合同登記表》完整地登記了項(xiàng)目的所有設(shè)備以及廠家，檔案人員要充分利用好。第一，在接收和整理設(shè)備文件時(shí)，檔案人員通過核對《設(shè)備合同登記表》，提高設(shè)備文件收集的完整性；第二，通過利用合同登記表及檔案分類表，讓專業(yè)人員確定各個(gè)設(shè)備文件的類別，以提高設(shè)備文件檔號的準(zhǔn)確性。

要做好重點(diǎn)工程項(xiàng)目文件的收集工作

項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)的全過程，各參建單位本著誰主管、誰形成、誰承辦的原則收集、整理與歸檔。

特別強(qiáng)調(diào)建設(shè)單位或接受委托的管理承包單位要注重收集項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中自身形成的項(xiàng)目文件材料，主要有以下幾方面：

1.前期立項(xiàng)審批、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同等文件；

2.工程準(zhǔn)備階段形成的征地、環(huán)保、消防、衛(wèi)生、開工等文件；

3.施工階段形成的安全、質(zhì)量、進(jìn)度、物資、資金、設(shè)備等過程管理性文件；

4.引進(jìn)技術(shù)與引進(jìn)設(shè)備文件；

5.竣工驗(yàn)收階段形成的竣工交接、工程總結(jié)、專項(xiàng)驗(yàn)收、工程決算與審計(jì)等文件；

6.生產(chǎn)準(zhǔn)備形成的生產(chǎn)準(zhǔn)備大綱、人員培訓(xùn)、各類規(guī)范等試生產(chǎn)文件及考核階段文件；

7.工程創(chuàng)優(yōu)形成的創(chuàng)優(yōu)大綱、過程咨詢與檢查、創(chuàng)優(yōu)申報(bào)與批準(zhǔn)等文件；

8. 在項(xiàng)目籌建到竣工過程中產(chǎn)生的會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)等照片與音像等文件。

要做好重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的分類工作

在項(xiàng)目檔案管理的后期，即項(xiàng)目文件已基本審查合格，并初步立卷，建設(shè)單位檔案部門必須及時(shí)向各參建單位提供相應(yīng)的檔案號。在此之前，建設(shè)單位檔案部門要根據(jù)項(xiàng)目檔案的情況，制定好檔案的分類體系規(guī)則。

檔案類目要遵循各自行業(yè)的分類規(guī)則與特點(diǎn)，按照項(xiàng)目建設(shè)各階段形成的文件順序（前期、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、項(xiàng)目管理、施工、監(jiān)理、工藝及設(shè)備、涉外、試運(yùn)行與運(yùn)行準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收等）設(shè)置類目，尊重成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，要求類目具有包容性與嚴(yán)密性，應(yīng)包含建設(shè)項(xiàng)目的全部檔案內(nèi)容，既要避免交叉，也要避免出現(xiàn)無類目可歸的現(xiàn)象，還應(yīng)考慮類目的擴(kuò)充性，以適應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目發(fā)展的需求。

另外，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)督促施工單位做好竣工文件的收集、編制與整理。監(jiān)理單位除了負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理的所有檔案材料外，建設(shè)單位還應(yīng)當(dāng)督促監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對竣工檔案審核，簽署驗(yàn)收意見。特別要注意設(shè)備監(jiān)造文件的收集與歸檔。