以人為中心 創(chuàng)新協(xié)同設(shè)計(jì)新世紀(jì)的檔案工作
——國(guó)際檔案理事會(huì)2019年會(huì)參會(huì)側(cè)記

■ 何 畏

2019年10月21日至10月25日國(guó)際檔案理事會(huì)2019年年會(huì)在澳大利亞南澳大利亞州首府阿德萊德舉行，云南省檔案局作為國(guó)際檔案理事會(huì)C 類會(huì)員，受邀派出了以黃鳳平局長(zhǎng)為團(tuán)長(zhǎng)的3 人代表團(tuán)出席會(huì)議。筆者有幸作為團(tuán)員赴澳參會(huì)，期間參加了會(huì)議組織的各項(xiàng)活動(dòng)，就多領(lǐng)域問題和國(guó)際檔案同行進(jìn)行了學(xué)習(xí)、交流，廣泛了解國(guó)際檔案工作最新動(dòng)態(tài)，開拓視野，加強(qiáng)世界檔案同行的交流。

本次會(huì)議由澳大利亞檔案工作者協(xié)會(huì)(ASA)、新西蘭檔案與文件協(xié)會(huì)(ARANZ)、國(guó)際檔案理事會(huì) (ICA) 和國(guó)際檔案理事會(huì)太平洋地區(qū)分會(huì)(PARBICA)共同主辦，來自全球75 個(gè)國(guó)家和地區(qū)的600 多位檔案機(jī)構(gòu)代表和檔案工作者參會(huì)。

本次會(huì)議的主題是“設(shè)計(jì)檔案（Designing the Archive）”，即將“人”置于檔案和檔案工作設(shè)計(jì)的中心，探索運(yùn)用同理心、創(chuàng)造力以及創(chuàng)新實(shí)驗(yàn)、原型設(shè)計(jì)與協(xié)同設(shè)計(jì)等方法，推動(dòng)文件保存系統(tǒng)、信息治理框架、檔案項(xiàng)目與服務(wù)、檔案建筑與空間、數(shù)字檔案館的設(shè)計(jì)，探索在檔案、文件、信息和數(shù)據(jù)管理中運(yùn)用以“人”為中心的設(shè)計(jì)理念，通過卓有成效的行動(dòng)，來保障公民、用戶、社會(huì)群體的利益。

會(huì)議期間，主辦方圍繞會(huì)議主題就文件管理系統(tǒng)協(xié)同設(shè)計(jì)、創(chuàng)造性活動(dòng)文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)、新一代數(shù)字檔案館創(chuàng)新、原住民社群檔案館設(shè)計(jì)、檔案建筑與空間設(shè)計(jì)等議題安排了多場(chǎng)大會(huì)交流、專題會(huì)議和互動(dòng)論壇，組織與會(huì)代表到阿德萊德的檔案館、圖書館、博物館等相關(guān)專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行了參觀和交流。

會(huì)上，來自中國(guó)、英國(guó)、新西蘭、澳大利亞、美國(guó)、日本、韓國(guó)、挪威、新加坡、印尼、印度、愛沙尼亞等國(guó)家、地區(qū)的專家、學(xué)者和檔案工作者圍繞大會(huì)主題，從不同角度向與會(huì)人員介紹了本國(guó)、本機(jī)構(gòu)在相關(guān)領(lǐng)域的工作歷程、發(fā)展現(xiàn)狀、最新實(shí)踐和未來計(jì)劃。本次大會(huì)中國(guó)代表精彩亮相，國(guó)家電網(wǎng)有限公司四川分公司參賽的微電影作品高票獲得檔案微電影“人民獎(jiǎng)”，國(guó)家檔案局科研所、中國(guó)人民大學(xué)、武漢大學(xué)、山東大學(xué)、中山大學(xué)的專家、學(xué)者、學(xué)生在多場(chǎng)報(bào)告會(huì)中做專題發(fā)言，在國(guó)際檔案舞臺(tái)上發(fā)出了中國(guó)聲音，貢獻(xiàn)了中國(guó)智慧，提出了中國(guó)方案，分享了中國(guó)經(jīng)驗(yàn)。

一、以人為中心，設(shè)計(jì)新世紀(jì)檔案工作

人是檔案的創(chuàng)造者、管理者和受益者，滿足人的需求是檔案工作的終極目標(biāo)。本次大會(huì)提出設(shè)計(jì)檔案的主題，核心之意在于重拾檔案工作為人服務(wù)的初心和使命，將檔案工作焦點(diǎn)集聚在不同身份、種族、階層的人的身上，重新構(gòu)建面向新世紀(jì)的以人為中心的檔案和檔案工作，通過卓有成效的檔案收集、管理和利用工作，去記錄人、服務(wù)人、幫助人。加州大學(xué)洛杉磯分校（UCLA）副教授Michelle Caswell 以自己的切身經(jīng)歷為切入點(diǎn)，闡述了少數(shù)族裔群體和弱勢(shì)群體在檔案構(gòu)建與保存方面的話語權(quán)問題；倫敦大學(xué)學(xué)院（UCL）教授Elizabeth Shepherd 重點(diǎn)介紹“MIRRA”(Memory- Identity- Rights in Records- Access)項(xiàng)目，關(guān)注成年前接受過社會(huì)撫養(yǎng)的群體（care leavers），保護(hù)他們?cè)谏鐣?huì)撫養(yǎng)體系下生成的檔案，滿足他們終生對(duì)記憶，身份和正義的需求；曼尼托巴大學(xué)圖書館員Camille Callison 站在自己土著的身份立場(chǎng)，強(qiáng)調(diào)主流社會(huì)要關(guān)注土著人民對(duì)歷史的感受、去殖民化和重新賦予權(quán)力的問題。阿德萊德大學(xué)國(guó)家土著語言與音樂研究中心的教授和學(xué)生介紹了在保護(hù)當(dāng)?shù)赝林Z言、檔案和文化遺產(chǎn)資源過程中，探索通過記錄保存系統(tǒng)、治理框架、計(jì)劃、服務(wù)、保管場(chǎng)所和數(shù)字訪問平臺(tái)的構(gòu)建所產(chǎn)生的獨(dú)創(chuàng)性實(shí)踐，包括了土著語言學(xué)習(xí)網(wǎng)站、土著語言教學(xué)的短片、土著歌曲等。

華盛頓州立大學(xué)、悉尼科技大學(xué)Jumbunna土著教育與研究學(xué)院（JIIER）的團(tuán)隊(duì)介紹了通過與土著社區(qū)的合作，按照土著優(yōu)先的原則，進(jìn)行土著檔案設(shè)計(jì)，以此促進(jìn)社會(huì)和解的探索。

中山大學(xué)資訊管理學(xué)院博士生杜瑀嶠介紹了中國(guó)構(gòu)建方言檔案的背景，包括中國(guó)語言資源的情況、中國(guó)方言語言資源的情況、中國(guó)方言建檔的目的以及現(xiàn)有的方言保護(hù)或建檔項(xiàng)目，選擇浙江省國(guó)家綜合檔案館的方言建檔項(xiàng)目進(jìn)行案例分析，介紹了浙江方言建檔的戰(zhàn)略部署與方言發(fā)音人的篩選條件，最后總結(jié)出中國(guó)構(gòu)建方言建檔工作總體而言分為三個(gè)階段，即收集保存階段、保護(hù)延續(xù)階段、開發(fā)利用階段。而在每一個(gè)階段中，都不僅僅由檔案館一力承擔(dān)，而是主張多主體協(xié)同參與，共同維護(hù)我國(guó)重要的社會(huì)記憶。武漢大學(xué)信息管理學(xué)院本科生施玥馨在題為《以公民需求為中心的檔案館人文服務(wù)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)——中國(guó)實(shí)踐》的演講中將公民需求分為權(quán)利需求、文化需求、情感需求，并以此三個(gè)維度展現(xiàn)中國(guó)檔案館以公民需求為中心開展檔案人文服務(wù)的現(xiàn)狀，突出檔案館逐步覺醒“以人為本”的檔案服務(wù)意識(shí)、將公民需求放在核心地位的過程。

二、協(xié)同設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)新世紀(jì)檔案管理系統(tǒng)

在數(shù)字時(shí)代，政府、機(jī)構(gòu)正在以越來越復(fù)雜的格式創(chuàng)建大量信息，檔案機(jī)構(gòu)面臨著在復(fù)雜變化中有效保存數(shù)字記錄的巨大挑戰(zhàn)，與政府、機(jī)構(gòu)等記錄生成機(jī)構(gòu)密切溝通、協(xié)同設(shè)計(jì)新一代檔案管理系統(tǒng)，是解決這一問題的有效策略。新西蘭國(guó)家檔案館Lilli Le Dore 和Talei Masters 介紹國(guó)際檔案理事會(huì)太平洋檔案分會(huì)成員國(guó)近年來通過共同合作，形成的一套針對(duì)政府文件管理的工具集太平洋檔案分會(huì)文件治理工具集（PARBICA’s RecordkeepingforGoodGovernance Toolkit），即一系列分主題的文件管理操作指南。本次會(huì)議期間研討了第23 號(hào)指南：政府部門關(guān)鍵文件的識(shí)別，指南提出可關(guān)鍵文件的概念，是指機(jī)構(gòu)為了日常的正常運(yùn)轉(zhuǎn)必須使用的文件，如與資產(chǎn)有關(guān)的合同、協(xié)議，稅務(wù)文件、現(xiàn)行報(bào)告等，介紹識(shí)別關(guān)鍵文件的流程和方法，以及關(guān)鍵文件的風(fēng)險(xiǎn)管理、災(zāi)難規(guī)劃、存儲(chǔ)和復(fù)核。

國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所副主任杜琳琳介紹了大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理系統(tǒng)的協(xié)同設(shè)計(jì)，以中國(guó)浙江省的實(shí)踐為例，介紹中國(guó)檔案部門在國(guó)家政策框架下開展電子檔案管理系統(tǒng)與國(guó)家政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的協(xié)同設(shè)計(jì)的思路與實(shí)踐，強(qiáng)調(diào)這種協(xié)同設(shè)計(jì),不單是系統(tǒng)的協(xié)同,更有政策的協(xié)同、業(yè)務(wù)的協(xié)同、數(shù)據(jù)的協(xié)同等。

加泰羅尼亞一般事務(wù)內(nèi)政部檔案檔案記錄經(jīng)理Vicen?Ruiz- Gómez 介紹了Cuéntalo 項(xiàng)目，該項(xiàng)目探索建立了基于2018年4—5月間西班牙和拉丁美洲男性暴力主題2700 萬條推文標(biāo)簽的社會(huì)檔案模型，并通過檔案工作者、數(shù)據(jù)新聞工作者和計(jì)算工程師共同協(xié)作，設(shè)計(jì)PNL 算法對(duì)其中150000 條原始推文進(jìn)行自動(dòng)分類。

三、創(chuàng)新實(shí)踐，構(gòu)建下一代數(shù)字檔案館

上一代數(shù)字檔案館以資源數(shù)字化為主要特征，在新信息技術(shù)應(yīng)用快速發(fā)展的背景下，創(chuàng)新、開放、智能或?qū)⑹切乱淮鷶?shù)字檔案館發(fā)展的方向。新西蘭國(guó)家圖書館Mark Crookston 介紹了太平洋數(shù)字檔案館項(xiàng)目（A Pacific Digital Archives）的建設(shè)情況，該項(xiàng)目的主要特點(diǎn)是借助數(shù)字檔案館平臺(tái)建設(shè)連接多語言、多文化的檔案資源。劍橋大學(xué)圖書館Somaya Langley 通過對(duì)主流數(shù)字保管/數(shù)字管護(hù)等模型的比較研究，找出異同，進(jìn)而提出數(shù)字管理端到端工作流模型和數(shù)字流矩陣，包括獲取、預(yù)采集、采集、保管、發(fā)布和/或提供利用等階段。澳大利亞國(guó)立大學(xué)Kathryn Dan 以悉尼股票交易登記檔案為例，介紹了通過掃描、數(shù)字圖像處理，使用眾包轉(zhuǎn)錄和自動(dòng)手寫識(shí)別軟件等方法將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并利用計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行數(shù)據(jù)識(shí)別形成數(shù)據(jù)庫，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘，提供可利用的結(jié)果。昆士蘭科技大學(xué)教授Marek Kowalkiewicz 重點(diǎn)介紹了數(shù)字技術(shù)的發(fā)展和未來。愛沙尼亞國(guó)家檔案館Kuldar Aas、瑞典國(guó)家檔案館的Karin Bredenberg 介紹了E- ARK 計(jì)劃的進(jìn)展，該計(jì)劃已于2018年被接受成為歐盟數(shù)字單一市場(chǎng)的核心組成部分，計(jì)劃圍繞可互操作和長(zhǎng)期可持續(xù)的數(shù)字存儲(chǔ)庫的實(shí)施，為數(shù)字歸檔人員開發(fā)并提供培訓(xùn)和支持服務(wù)。

目前，云南省檔案館正處于新館建設(shè)啟動(dòng)，省數(shù)字檔案館謀劃下一階段建設(shè)之際，迫切需要廣泛借鑒和吸收國(guó)內(nèi)外檔案工作創(chuàng)新實(shí)踐的成果，結(jié)合本次參會(huì)心得筆者對(duì)云南省檔案館今后的建設(shè)和發(fā)展，也有幾點(diǎn)粗淺的思考。

一是以“人”為中心，構(gòu)建國(guó)內(nèi)一流，世界水平的云南省檔案館新館。在云南省檔案館新館建設(shè)中，應(yīng)在充分總結(jié)已有經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)標(biāo)國(guó)際、國(guó)內(nèi)先進(jìn)理念，把以“人”為中心的思想全面融入省館新館的規(guī)劃布局、建筑設(shè)計(jì)、功能擺布、裝修綠化、設(shè)施配置等各項(xiàng)建設(shè)中，努力建設(shè)親人、宜人的現(xiàn)代綠色檔案館。

二是以“人”為中心，構(gòu)建新一代面向用戶的數(shù)字檔案館。融入國(guó)際檔案信息資源管理服務(wù)創(chuàng)新架構(gòu)，結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+ 政務(wù)”環(huán)境下電子公文、電子證照、業(yè)務(wù)類電子文件歸檔管理等重點(diǎn)工作部署，立足檔案信息輔助決策服務(wù)、社會(huì)化電子證照服務(wù)、全網(wǎng)絡(luò)便捷查檔等現(xiàn)實(shí)需求，引入大數(shù)據(jù)、人工智能、5G 移動(dòng)互聯(lián)、區(qū)塊鏈等新興信息技術(shù)，以滿足“人”的檔案信息需求為導(dǎo)向，創(chuàng)新方法，優(yōu)化流程，構(gòu)架便利、高效、安全的數(shù)字檔案信息利用、管理服務(wù)平臺(tái)。

三是以“人”為中心，深化檔案資源的建設(shè)、整合和利用。進(jìn)一步突出檔案工作中“人”的地位，圍繞“人”，特別是圍繞云南豐富的少數(shù)民族檔案資源去進(jìn)一步豐富館藏、整合資源，圍繞“人”的權(quán)利需求、文化需求、情感需求，整合線上、線下的利用平臺(tái)和手段，探索多角度、多層次、多載體的檔案資源的開發(fā)利用，使檔案工作更好關(guān)注“人”、服務(wù)“人”、發(fā)展“人”。