知識管理背景下的企業(yè)檔案管理

曹瓏 佛山電建集團(tuán)有限公司

企業(yè)的檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)內(nèi)容，對企業(yè)的資源信息保存起到重要作用。如今社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的趨勢，給企業(yè)的生存帶來更大的壓力，而為了能夠更好地應(yīng)對市場發(fā)展變化，使自身管理水平得到提升，就需要重視檔案管理工作，對其進(jìn)行不斷地完善，以提高企業(yè)的綜合實力。

一、企業(yè)檔案管理的特征

我國的企業(yè)檔案管理工作存在一定的復(fù)雜性，本身檔案的政策性、動態(tài)性等特征就體現(xiàn)了檔案的特殊，因此管理工作的進(jìn)行就相對復(fù)雜。另外，企業(yè)的檔案是一個企業(yè)最基本的信息，檔案所服務(wù)的主體也非常清晰，企業(yè)進(jìn)行檔案管理主要是為了能夠更好地為企業(yè)管理人員提供信息依據(jù)，保障企業(yè)的日常運營。再者，企業(yè)在不斷的發(fā)展過程中，檔案逐漸增加并得到積累，這屬于企業(yè)的無形資產(chǎn)。雖然檔案并不能夠為企業(yè)的發(fā)展帶來直接利益，但是能夠為管理者提供企業(yè)運營的基本信息，為內(nèi)部管理工作能夠做好基礎(chǔ)保障服務(wù)。

二、知識管理背景下企業(yè)檔案管理的措施

（一）增強(qiáng)企業(yè)職工的檔案管理觀念

每個企業(yè)在組織結(jié)構(gòu)上都會存在一定的差異，而且人員構(gòu)成的復(fù)雜性，使得企業(yè)內(nèi)部各個部門的相關(guān)檔案資料較為散亂，這就給檔案管理工作帶來一定的難度。如果資料信息不能夠及時的整理存檔，企業(yè)內(nèi)部的一些關(guān)鍵資料就容易丟失，不利于企業(yè)檔案管理質(zhì)量的提高。所以，企業(yè)在加強(qiáng)檔案管理工作的有效性時，需要使職工形成自覺的檔案管理意識，在日常工作中自覺保存重要的檔案信息，為檔案管理工作的收集、分類以及存檔提供便利，使工作效率得到提高。

（二）對檔案管理人員的工作能力進(jìn)行提升

在知識經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)營管理技術(shù)在不斷提升，辦公方式也已經(jīng)從最初的人工轉(zhuǎn)變?yōu)槿藱C(jī)交互，這給檔案管理工作提供了便利，同時也增加了對檔案管理人員的能力要求。紙質(zhì)化辦公方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒k公，對檔案管理工作效率的提高起到了很大的幫助，同時也更加方便為企業(yè)管理者查詢相關(guān)信息。因此，要對檔案工作人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，在工作人員招聘時要相應(yīng)的提高崗位要求。在培訓(xùn)時除了檔案管理方面的專業(yè)知識外，還要對信息化的辦公軟件操作進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)會使用專業(yè)的軟件對檔案信息進(jìn)行收集、分類、歸檔以及更新等。提高檔案管理人員的自我監(jiān)督能力，保證企業(yè)檔案信息的安全性、準(zhǔn)確性。

（三）對檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善

企業(yè)的檔案管理工作要想高效進(jìn)行，就要設(shè)置專門的檔案管理部門，并建立檔案管理室，專人專管，將企業(yè)內(nèi)部的重要檔案信息存檔保存。企業(yè)檔案的信息資料除了基本信息以及日常運營數(shù)據(jù)外，還包含很多的核心技術(shù)資料，這些對于企業(yè)來說都是非常重要的，因此檔案的整理、保存等都需要有專設(shè)的檔案保存室。建立數(shù)字信息化的檔案管理模式，能夠有效提高檔案管理效率。完善管理體系，可以使檔案信息為企業(yè)提供更便捷的服務(wù)。

（四）引入檔案信息化管理技術(shù)

企業(yè)檔案管理工作中，信息化的管理方式已經(jīng)較為普遍，除了紙質(zhì)化的資料信息整理和歸檔保存，電子檔案管理也逐漸受到重視。隨著信息科技水平的不斷提高，檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)也越來越多，顯然檔案管理工作也需要積極的引入先進(jìn)的信息化管理技術(shù)。所謂信息化檔案管理，并不只是單純的指利用計算機(jī)將紙質(zhì)化的檔案資料信息記錄并保存為電子格式，而是利用專業(yè)的信息系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)等，建立企業(yè)資料數(shù)據(jù)庫，形成檔案收集、分類、查詢、應(yīng)用等一體的檔案管理模式。信息化管理模式的建立，能夠防止企業(yè)內(nèi)部關(guān)鍵資料數(shù)據(jù)的丟失，使企業(yè)檔案管理的質(zhì)量得到提升，為企業(yè)的發(fā)展更好的服務(wù)。

（五）明確檔案管理的責(zé)任主體

在知識管理的背景下，企業(yè)的檔案管理工作需要更好地借助信息技術(shù)，以提高管理水平。如此企業(yè)的檔案管理工作就需要依靠檔案部門和信息部門的共同努力。然而這樣也不可避免地會出現(xiàn)兩個部門責(zé)任主體上的矛盾沖突，因此，在建立信息化的檔案管理模式時，首先應(yīng)該明確信息技術(shù)是作為檔案管理的輔助技術(shù)支持，不能夠被確定為管理責(zé)任的主體。檔案部門要在管理過程中應(yīng)用熟練的工作方式技術(shù)，在信息資源方面，著重強(qiáng)調(diào)檔案管理部門的重要地位，引導(dǎo)其他部門予以輔助，將整合信息的優(yōu)勢發(fā)揮到極致。另外，知識經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的檔案管理，還應(yīng)當(dāng)對分散式資料信息進(jìn)行精細(xì)化管理，積極引入信息化管理的相關(guān)配套設(shè)施建設(shè)，以確保檔案管理工作更加順利地進(jìn)行。

三、結(jié)語

總而言之，在如今的社會環(huán)境下，企業(yè)的檔案管理工作逐漸受到重視，要想更好地開展檔案管理，就要充分地認(rèn)識企業(yè)檔案的特征，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展需求，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理的信息技術(shù)水平，使其能夠更好地為企業(yè)運營提供服務(wù)，推動企業(yè)在市場競爭中取得良好的發(fā)展地位。