淺談發(fā)揮綜合檔案館社會功能的思考

諸 俊

(重慶市永川區(qū)教育檔案館 重慶 402160)

在檔案工作中，由于檔案館本身的性質(zhì)和任務(wù)，決定了它具有廣泛的社會功能，即它不僅有保存和積累國家檔案財富的功能，還有向社會傳播檔案信息、承擔(dān)宣傳教育，為社會的經(jīng)濟、政治、科學(xué)、文化等各方面服務(wù)的功能。為社會服務(wù)是一個既古老又現(xiàn)實的問題。由此，引發(fā)了筆者對新時期更好地發(fā)揮國家綜合檔案館社會功能的幾點思考。

一、加強綜合檔案館館際之間的橫向聯(lián)合，形成合力

加強綜合檔案館的橫向聯(lián)合，形成規(guī)模效應(yīng)，將豐富的檔案信息，以整體優(yōu)勢向社會提供服務(wù)，將更顯綜合檔案館的實力。

我國不同檔案館的檔案信息資源的構(gòu)成狀態(tài)，無論是數(shù)量上，還是質(zhì)量上都存在很大差異，但各自又有自己的特點、優(yōu)勢，如果加強橫向聯(lián)合，發(fā)揮各綜合檔案館館藏的綜合優(yōu)勢和互補效應(yīng)，打破區(qū)域界限，從更廣闊的空間加強聯(lián)系，提供綜合服務(wù)，聯(lián)合開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，那么檔案館的社會功能也將得到充分發(fā)揮。我們可以通過建立檔案館網(wǎng)、或以檔案信息服務(wù)集團的方式，實現(xiàn)檔案信息資源的交流與協(xié)作，形成合力，為今后加入社會的信息網(wǎng)絡(luò)打下基礎(chǔ)。

二、優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，提高館藏檔案質(zhì)量

目前，各級各類綜合檔案館的檔案，普遍存在精蕪混雜、結(jié)構(gòu)不合理的問題。盡管在國家檔案局制發(fā)的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中規(guī)定了收集建國后檔案的范圍，但實際上，館藏檔案中各級黨政機關(guān)、群眾團體產(chǎn)生的文書檔案多，科技檔案、專門檔案極少，使其名為綜合性檔案館，實為黨政機關(guān)檔案館。加之，還存在大量重復(fù)的檔案及長期卷檔案沒有及時進行鑒定。這一系列問題嚴重影響了檔案館功能的發(fā)揮。

雖然政府的檔案可以看作不只是政府機構(gòu)的歷史記錄，而且是一種重大的文化和科學(xué)的信息資源，在國家信息系統(tǒng)中，機構(gòu)成了其中一個有意義的、基本的和對各方面都有用的要素，具有廣泛的利用價值，但作為人類社會歷史的真實記錄，檔案應(yīng)該包括經(jīng)濟、政治、科學(xué)、文化等各個方面的內(nèi)容，即包括國家歷史發(fā)展的全貌，是國家和人民集體記憶的關(guān)鍵。因此，如果只偏重某一方面，而弱化其他方面，其結(jié)果必然造成這樣的社會記錄是一個不完整的記錄?！皺n案不僅要涉及政府的職責(zé)和保護公民的個人公益，而且更多地還應(yīng)為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶?！边@個重任應(yīng)由國家綜合檔案館來承擔(dān)。為此，綜合檔案館應(yīng)增強優(yōu)化館藏檔案種類、結(jié)構(gòu)的意識，正確認識處理檔案完整與精煉的關(guān)系，拓寬收集面，從不同方面反映一個國家、地區(qū)發(fā)展變化的全過程，同時從規(guī)章制度上減少重復(fù)文件進館，切實加強檔案的鑒定工作，以豐富優(yōu)質(zhì)的館藏資源為社會服務(wù)。

三、加強人才培養(yǎng)和人才儲備

社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。人們可以注意到“根據(jù)國家概念建立起以司法行政管理為基礎(chǔ)的檔案工作，向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎(chǔ)上的社會文化檔案概念變化”“檔案工作由保管、記錄活動的證據(jù)，變?yōu)榇_保這種證據(jù)的確實產(chǎn)生，進而確保上述活動本身有可信證據(jù)作為證明。檔案人員也因此由消極的文獻記錄保存者，變?yōu)闄n案遺產(chǎn)的積極塑造者，從不僅僅繼承公正的、不帶偏見的保管者，變?yōu)樵跈n案形成過程中，明確歷史責(zé)任感的積極干預(yù)者”。

這一系列的變化迫使我們盡快地調(diào)整自己，迎接挑戰(zhàn)。迎接挑戰(zhàn)的關(guān)鍵是提高檔案工作者素質(zhì)。各級檔案館的領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)越來越意識到，人才素質(zhì)和人才結(jié)構(gòu)在工作中的重要性，紛紛計劃招聘人才，引進高層次的人才，也注意到了人才結(jié)構(gòu)的合理性，但還有一個值得重視的問題，那就是現(xiàn)有的檔案人員怎么辦。他們面臨著知識老化、新技術(shù)知識較為貧乏的問題，這使檔案工作跟不上社會的發(fā)展節(jié)奏，難以滿足社會的需求，工作受到了一定的制約。為此，加強檔案館現(xiàn)有人才的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作。

四、樹立正確的檔案工作效益觀

在新的經(jīng)濟形式下，檔案工作配合國家的中心工作，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，這是毋庸置疑的。但是，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)本身的內(nèi)涵是十分豐富的，它包括很多方面。我們不能一提到為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，就狹隘地與獲得多少經(jīng)濟效益劃等號。企業(yè)中保存的科技檔案、技術(shù)資料可直接參與經(jīng)濟建設(shè)，在利用中創(chuàng)造經(jīng)濟效益，這是我們要體現(xiàn)的，但我們不能因此而片面強調(diào)檔案館的各項服務(wù)工作都去追求經(jīng)濟效益，而忽視它的社會效益。事實上，檔案館的工作更加貼近科學(xué)、文化、教育、歷史研究等領(lǐng)域。

五、社會的發(fā)展是綜合檔案館社會功能充分發(fā)揮的重要條件

任何行業(yè)的發(fā)展都離不開一定的動力、條件和保證。檔案事業(yè)的發(fā)展，綜合檔案館功能的發(fā)揮也不例外。社會的發(fā)展、經(jīng)濟的繁榮會促進社會對檔案信息需求的增長，也會帶動檔案事業(yè)的向前發(fā)展。應(yīng)該說，社會信息需求和全民檔案信息意識，是影響檔案館功能發(fā)揮的一個重要因素。但歷史的經(jīng)驗告訴我們，檔案事業(yè)的發(fā)展相對經(jīng)濟的發(fā)展要滯后一段時間。為此，我們應(yīng)該意識到，社會主義市場經(jīng)濟的建立、科教興國戰(zhàn)略的實施、知識經(jīng)濟的即將到來，并不意味著國家在短期內(nèi)會大幅度增加對檔案館的投資。況且，社會主義市場經(jīng)濟體制本身的完善還有一個過程。綜合檔案館社會功能的發(fā)揮，是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及國家經(jīng)濟發(fā)達程度、國家方針政策、社會對檔案信息需求、檔案館自身的業(yè)務(wù)建設(shè)等諸多方面，單就某一方面工作的改進和完善是難以奏效的。因此，應(yīng)該正確理解和認識檔案工作效益滯后的特點，找準檔案工作的定位，實事求是地評價檔案館工作。