現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的“五要”工程

王巍

檔案是企業(yè)的信息資源，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是企業(yè)改革和發(fā)展的軌跡。檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用。同時(shí)是企業(yè)管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。近年來，國華徐州發(fā)電有限公司累計(jì)利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

隨著市場經(jīng)濟(jì)的逐步完善和國有企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)一方面需要依法從事各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，越來越重視憑據(jù)作用;另一方面，在決策時(shí)越來越注重決策的科學(xué)性。而科學(xué)正確的決策需要對大量信息進(jìn)行分析。這兩方面都直接決定了檔案工作在企業(yè)管理工作中將發(fā)揮更加重要的作用。企業(yè)檔案工作如何緊跟企業(yè)改革和發(fā)展形勢，為企業(yè)改革與發(fā)展提供全方位服務(wù)？筆者認(rèn)為，關(guān)鍵是從以下“五要”入手。

一、要迅速提升企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平

企業(yè)檔案部門應(yīng)爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，為檔案信息化建設(shè)營造良好的發(fā)展環(huán)境。信息時(shí)代已經(jīng)到來，如何依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng)，更好地服從、服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展是檔案工作面臨的重要課題。但檔案信息化建設(shè)必須以一定的資金、技術(shù)和人才為基本條件，因此，如何取得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境顯得尤為重要。近年來，我們在積極拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)效果的基礎(chǔ)上，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，初步建立了檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，為檔案信息化建設(shè)奠定了一定的基礎(chǔ)。

公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領(lǐng)先地位的優(yōu)秀的檔案管理軟件，包括數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng)、收集整編子系統(tǒng)、檔案查詢子系統(tǒng)、權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)、借閱管理子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)維護(hù)子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)、光盤制作子系統(tǒng)、WEB查詢子系統(tǒng)。它采用客戶機(jī)/服務(wù)器方式，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。更主要的是它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無縫的連接，避免了檔案人員對現(xiàn)在管理系統(tǒng)中已有數(shù)據(jù)的再次輸入。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用本公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動(dòng)化LOTUS NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動(dòng)對應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。

二、要高度重視企業(yè)檔案收集齊全完整

收集是檔案工作的起點(diǎn)，是發(fā)揮檔案作用的前提。歸檔制度是企業(yè)檔案收集工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)合理的歸檔制度和歸檔范圍，是做好收集工作的基本保證。制定相應(yīng)的歸檔制度，并在實(shí)踐中對各職能部門的歸檔工作予以監(jiān)督執(zhí)行，是檔案部門的基本職責(zé)，也是做好檔案收集工作的重要前提。在企業(yè)管理制度與歸檔制度健全的情況下，接收企業(yè)檔案的移交歸檔是企業(yè)檔案收集工作的主要方法。文件材料歸檔制度，應(yīng)明確文件材料歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措施，文件形成、歸檔責(zé)任。

制度建設(shè)是帶有根本性、長期性和穩(wěn)定性的工作。近年來，公司著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。首先，將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入公司各級人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，按月對完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。其次，根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，明確了在檔案管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責(zé)。對各項(xiàng)檔案資料管理制度，公司本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

三、要強(qiáng)化檔案管理工作的服務(wù)意識

企業(yè)檔案人員應(yīng)充分認(rèn)識檔案工作的服務(wù)性， 以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為企業(yè)的經(jīng)營管理和決策提供信息支持。具體應(yīng)做到以下三點(diǎn)：首先， 必須熟悉館藏檔案內(nèi)容， 做到每個(gè)檔案工作人員對所保管檔案心中都有一本賬， 這樣在利用者上門時(shí)就會心中有數(shù)。其次，進(jìn)行利用調(diào)查。對一些經(jīng)常利用檔案的工作人員，可給其發(fā)放檔案利用調(diào)查表，了解不同時(shí)期對檔案利用的不同需求，了解利用者大多需要哪部分檔案，通過這些活動(dòng)可以對檔案的編輯研究工作起到指導(dǎo)作用，使檔案人員在編研時(shí)做到有的放矢。再其次，應(yīng)廣泛收集利用效果。利用效果包括查檔解決了哪些問題、解決程度怎樣、獲得了怎樣的經(jīng)濟(jì)效益，由此來分析檔案利用工作開展的好壞，并從中積累經(jīng)驗(yàn)，找出差距，不斷提高利用工作水平。

四、要增強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的效益觀念

市場經(jīng)濟(jì)的實(shí)質(zhì)是效益經(jīng)濟(jì)，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的任何活動(dòng)都要服從于效益原則，擁有用戶是檔案事業(yè)存在和發(fā)展的關(guān)鍵。檔案部門要增強(qiáng)效益觀念，但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，筆者認(rèn)為檔案部門應(yīng)開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、承諾服務(wù)，改良服務(wù)態(tài)度，提高查全率、查準(zhǔn)率，使利用者高興而來，滿意而歸。重新強(qiáng)調(diào)檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”。以檔案用戶為中心，積極開展各種深層次的檔案信息服務(wù)。

例如公司設(shè)備缺陷管理成效顯著。截至2015年10月25日，本年度公司共發(fā)生各類設(shè)備缺陷3205條，總消缺率99.22%，與去年同期3532條，總消缺率99.22%，與去年同期3532條相比，缺陷數(shù)量減少327條，同比下降9.3%。 公司兩臺百萬機(jī)組投產(chǎn)之初，設(shè)備缺陷多，治理難度大，單是2012年就發(fā)生各類設(shè)備缺陷9213條。公司始終將設(shè)備缺陷管理工作視為設(shè)備有效治理的重要手段，根據(jù)實(shí)際情況，先后于2012和2014年兩次修訂公司《設(shè)備缺陷管理實(shí)施細(xì)則》，嚴(yán)把設(shè)備缺陷管理關(guān)，使檢修消缺合格率明顯上升，設(shè)備故障率大幅度下降，整體健康水平得到很大提升。為加強(qiáng)公司設(shè)備缺陷管理，提高缺陷管理水平，保證及時(shí)消除發(fā)生的各類缺陷，公司生產(chǎn)技術(shù)部下發(fā)了《關(guān)于要求進(jìn)一步加強(qiáng)缺陷管理的通知》和《關(guān)于要求加強(qiáng)外圍設(shè)備缺陷管理的通知》等通知，及時(shí)組織各部門分析現(xiàn)場發(fā)生的各類缺陷，定期進(jìn)行設(shè)備缺陷分析，并充分利用機(jī)組檢修和調(diào)停機(jī)會，積極組織各部門進(jìn)行消缺。通過以上管理措施的有效實(shí)施，公司設(shè)備缺陷管理水平得到明顯提高，缺陷數(shù)量逐年下降，從2012年的9213條，2013年的6165條，到2014年的4486條，再到截止目前的3205條，缺陷數(shù)量逐漸趨于穩(wěn)定，消缺率始終保持在較高水平，為機(jī)組安全穩(wěn)定運(yùn)行提供了保障。幾年來，公司設(shè)備維護(hù)部、生產(chǎn)技術(shù)部等部門的工程技術(shù)人員和檢修人員到檔案室借閱了1號、2號機(jī)組基建檔案、設(shè)備檔案等科技檔案案卷多份，檔案人員業(yè)務(wù)熟練，熟悉館藏，調(diào)卷準(zhǔn)確、迅速，為1號、2號機(jī)組設(shè)備缺陷消除提供了有力保障。

五、要盡快提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案工作不僅是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，而且是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要提高檔案管理水平，首先必須提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著檔案管理工作的現(xiàn)代化，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。由于檔案管理信息化后形成的電子檔案的信息內(nèi)容是數(shù)字化的，所以電子檔案管理人員既要掌握檔案管理基礎(chǔ)知識，又要掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識，最好還要熟悉一門外語。因此，必須加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)人員的知識培訓(xùn)，盡快提高檔案業(yè)務(wù)人員的專業(yè)技能。企業(yè)檔案干部要求既懂生產(chǎn)專業(yè)知識，又具備檔案專業(yè)知識。企業(yè)檔案干部應(yīng)精通外語及計(jì)算機(jī)知識。

如生產(chǎn)專業(yè)知識，企業(yè)檔案干部要求既懂生產(chǎn)專業(yè)知識，又具備檔案專業(yè)知識?？萍紮n案工作很重要的一個(gè)目的，是使儲存的科技檔案充分地得到利用。這就要求科技檔案部門迅速、準(zhǔn)確地向利用者提供所需要的科技檔案。要做到這一點(diǎn)，筆者的體會是：一要“家底”清，二要工具全，三要懂生產(chǎn)專業(yè)知識。平時(shí)對收集歸檔來的各種技術(shù)圖紙和文件材料，一般都瀏覽一遍，天長日久就會比較熟悉綜合檔案室有哪一些科技檔案了。這不但便于提供利用者指定要求利用的圖紙和文件材料，而且還可以主動(dòng)介紹同類型的其它圖紙和文件材料，提供給利用者選擇參考。熟悉檔案室所藏科技檔案，做好咨詢服務(wù)工作，編制各種得心應(yīng)手的檢索工具，實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用，這是檔案干部的一項(xiàng)重要工作。筆者作為從事科技檔案管理工作的檔案干部，不僅具備檔案專業(yè)知識，而且了解和掌握專業(yè)生產(chǎn)知識，這樣能更好地熟悉館藏檔案的內(nèi)容和成分，工作起來才能得心應(yīng)手，有利于幫助工程技術(shù)人員迅速查找需要的科技檔案，易于和科技人員的溝通，便于和工程技術(shù)人員的交流，有利于實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效利用。有些班組工程技術(shù)人員對我說：“多虧你在這，不然我們很難找到需要的圖紙資料！”。由于筆者既懂科技檔案管理知識，又懂生產(chǎn)現(xiàn)場專業(yè)知識，公司工程技術(shù)人員都信任我為他們查找科技檔案，綜合檔案室其他檔案干部在查找科技檔案遇到困難時(shí)也喜歡向筆者求教。這幾年來，筆者公司綜合檔案室每年利用科技檔案達(dá)800卷冊以上，取得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，為企業(yè)發(fā)展作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（作者單位：國家能源集團(tuán)國華徐州發(fā)電有限公司檔案室）