融入數(shù)據(jù)管理做電子文件管理追風(fēng)人

一年一度，一群電子文件管理的追風(fēng)人在這里相聚。通常人們說(shuō)的是“追風(fēng)少年”，雖然在座的一些人已不年少，如我早已遠(yuǎn)離青少年華，但我們依然在追風(fēng)。與傳統(tǒng)文件檔案管理方法的穩(wěn)定性相比，電子文件管理方法、技術(shù)的變化確實(shí)如風(fēng)一樣快，僅僅二三十年時(shí)間已經(jīng)歷了幾代管理模式，從形式特征管理進(jìn)入內(nèi)容管理，又要走進(jìn)數(shù)據(jù)管理的大世界中。每年電子文件管理論壇選擇主題時(shí)我們總是試圖追上新的風(fēng)潮，甚至比國(guó)內(nèi)狀況快上半拍，超前一點(diǎn)，作為今年論壇預(yù)熱宣傳的《十年主題回眸》再現(xiàn)了我們這群人的追風(fēng)歷程。

今年的主題不是孤立地討論電子文件管理問(wèn)題，而是把它放在全社會(huì)數(shù)據(jù)管理的大框架大趨勢(shì)之下加以審視，研討數(shù)字環(huán)境下文件檔案管理如何與數(shù)據(jù)管理深度融合。現(xiàn)在很多文件檔案工作者強(qiáng)烈的愿望是融入信息化、互聯(lián)網(wǎng)+，大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略等重大發(fā)展格局，對(duì)于大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)管理強(qiáng)勢(shì)崛起狀態(tài)下文件檔案管理的命運(yùn)走向和邊緣化態(tài)勢(shì)抱有迷茫擔(dān)憂，今天我們討論的問(wèn)題就是希望為這一重大方向性選擇提供一條可以行走的道路和與之配套的落地措施，以一種新的戰(zhàn)略性思維和變革，把文件檔案管理融入各機(jī)構(gòu)乃至全社會(huì)數(shù)據(jù)管理的大框架中。這是一個(gè)大口徑多維度多層次的復(fù)雜問(wèn)題，涉及數(shù)據(jù)管理和文件檔案管理體系的很多方面，中國(guó)人民大學(xué)電子文件管理研究中心和上海鴻翼軟件技術(shù)股份有限公司聯(lián)合推出的《數(shù)據(jù)管理中的文件檔案與內(nèi)容管理白皮書》對(duì)此做了比較系統(tǒng)的預(yù)研和探討，劉越男教授的主旨報(bào)告將進(jìn)一步加以解讀，其他各位發(fā)言人將從不同角度不同層面探索介紹，這些都將引導(dǎo)我們深刻思考電子文件電子檔案管理的新思維、新定位、新特點(diǎn)，讓我們用放大的文件檔案管理心態(tài)且聽(tīng)他們分解。

任何人無(wú)法抗拒世界正在一步一步走向更加深入且泛化的數(shù)據(jù)時(shí)代，公元前540年古希臘畢達(dá)哥拉斯學(xué)派提出的“萬(wàn)物皆數(shù)”的“數(shù)”在今天理解為“數(shù)據(jù)”倒是十分恰當(dāng)。數(shù)據(jù)將繼續(xù)蔓延至社會(huì)宇宙的所有存在之中，人類社會(huì)的每一種行為、每一個(gè)事件、每一項(xiàng)政策、每一臺(tái)設(shè)備及其運(yùn)行，以及每一種自然、天體現(xiàn)象隨時(shí)隨地都在產(chǎn)生數(shù)據(jù)，除了政府、企業(yè)、社會(huì)組織之外，每個(gè)人以及遍布各處的傳感器都是現(xiàn)實(shí)或潛在的數(shù)據(jù)生成器，人類將越來(lái)越與數(shù)據(jù)深度連接為伍，不可分割，數(shù)據(jù)已經(jīng)并將愈加成為不可或缺不可替代的資源。量子計(jì)算機(jī)的實(shí)驗(yàn)成功使計(jì)算能力得到令人咋舌的提升，于是，數(shù)據(jù)+計(jì)算將成為未來(lái)所有智慧組織存在和運(yùn)轉(zhuǎn)的CPU（中央處理器）。2017年初，圖靈獎(jiǎng)得主吉姆·格雷發(fā)表了留給世人的最后一次演講“科學(xué)方法的革命”（17天后他便在鐘愛(ài)的航海中與人們永遠(yuǎn)失聯(lián)），他提出了著名的第四范式理論，即人類的科學(xué)研究繼實(shí)驗(yàn)科學(xué)、歸納總結(jié)、計(jì)算機(jī)仿真之后，已經(jīng)進(jìn)入數(shù)據(jù)密集范式，取代選擇性獲取和抽樣而以海量數(shù)據(jù)分析做出判斷和預(yù)測(cè)成為當(dāng)今科學(xué)研究的重要出發(fā)點(diǎn)。面對(duì)數(shù)據(jù)的全方位爆發(fā)乃至泛濫，數(shù)據(jù)管理自然成為一個(gè)大口徑的大領(lǐng)域，越來(lái)越流行和通用，數(shù)據(jù)管理的法律法規(guī)政策、組織機(jī)構(gòu)人員不斷涌現(xiàn)，管理框架日益豐滿規(guī)范并涵蓋廣泛，數(shù)據(jù)互聯(lián)、數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)、數(shù)據(jù)交易、數(shù)據(jù)市場(chǎng)要素、數(shù)據(jù)館員等新?tīng)顟B(tài)新事物不斷生長(zhǎng)。作為重要數(shù)據(jù)源的文件檔案，在這種情勢(shì)下如何保持自身的存在感和價(jià)值度已經(jīng)無(wú)法回避了，所以，我們今天就和這個(gè)問(wèn)題正面交鋒一下。

一個(gè)重要的觀念是把文件檔案和數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來(lái)，而不是看作兩回事。數(shù)字環(huán)境中“數(shù)據(jù)”的基本含義是“可以被機(jī)器處理的信息單元”，電子文件毫無(wú)疑問(wèn)與此相符。文件和檔案管理是數(shù)據(jù)管理中具有特殊使命、特殊功能的重要方面軍，我們必須理直氣壯地以“在其中”的姿態(tài)證明自身的意義和價(jià)值。在這里，我只想說(shuō)幾句“為什么”，至于“怎么做”則需要太多理論和實(shí)踐探討。

文件和檔案包括結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，在融入數(shù)據(jù)管理的進(jìn)程中，對(duì)這兩類數(shù)據(jù)要有不同的策略。首先，我們必須實(shí)質(zhì)性接納、參與結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理，促推結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的文件檔案化進(jìn)程。隨著信息化的普及，越來(lái)越多的機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)、企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行生成大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，現(xiàn)實(shí)中很多單位的文件檔案部門或是忽視了此類數(shù)據(jù)的文件屬性，或是沒(méi)有能力接收管理，從而對(duì)這部分?jǐn)?shù)據(jù)處于失控狀態(tài)。試想一下，如果各機(jī)構(gòu)檔案部門中幾乎沒(méi)有業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄，那用什么來(lái)全面記述歷史、提供證據(jù)和參考呢？而信息化部門很可能對(duì)于此類數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存、規(guī)范管理缺乏制度和措施保障，這塊陣地的自在式生存有可能導(dǎo)致政府、企業(yè)信息的散在化和非規(guī)范化，同時(shí)導(dǎo)致文件檔案部門游離于各類業(yè)務(wù)活動(dòng)之外，功能逐漸弱化。這個(gè)問(wèn)題幾乎可以看作是文件檔案管理的生死興衰選擇，得結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)者得文件檔案完整，反之則不可逃脫文件版圖和功能的逐漸縮小，失去一大塊自身發(fā)展的理由和根基。與其明日哀嘆失去，不如今天沖鋒占有。

另一方面是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，這在現(xiàn)有文件檔案中占據(jù)大比重，特別是“存量”部分，幾乎都是非結(jié)構(gòu)化的。這類文件檔案管理融入數(shù)據(jù)管理的路徑就是自身數(shù)據(jù)化。我們不能停留在紙質(zhì)檔案和計(jì)算機(jī)輔助管理的案卷級(jí)、文件級(jí)管理，必須通過(guò)細(xì)化管理顆粒，采用語(yǔ)義技術(shù)，把沉睡的文件檔案變成活的知識(shí)。數(shù)據(jù)化過(guò)程需要把文件檔案內(nèi)容變成機(jī)器可以理解和表達(dá)的數(shù)據(jù)，并藉由算法實(shí)現(xiàn)對(duì)其中蘊(yùn)含知識(shí)的發(fā)現(xiàn)與挖掘。只有做到這一步，文件檔案數(shù)據(jù)才能通過(guò)計(jì)算與其他數(shù)據(jù)相通相聯(lián)，成為喂養(yǎng)培育人工智能的基礎(chǔ)原料。未經(jīng)數(shù)據(jù)化的文件檔案很難達(dá)到高度的知識(shí)化、資源化，無(wú)法與大數(shù)據(jù)連接通用，無(wú)法使文件檔案管理融入信息化的愿景成為現(xiàn)實(shí)。對(duì)于文件檔案管理而言，數(shù)據(jù)化是一次歷史性革命性進(jìn)步，想不想做是第一位的，會(huì)不會(huì)的問(wèn)題總有辦法解決。我對(duì)于檔案數(shù)據(jù)化的意義做了一個(gè)微調(diào)查：青島市檔案館開(kāi)始對(duì)非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化形式化處理，楊來(lái)青副館長(zhǎng)說(shuō)他們走這一步的目的是要“解決檔案信息內(nèi)容控制和開(kāi)發(fā)兩個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，包括全文檢索、文本挖掘和開(kāi)放劃控等”。中國(guó)石油檔案館副館長(zhǎng)王強(qiáng)以石油行業(yè)的專業(yè)眼光指出，“檔案數(shù)據(jù)化才能激活、關(guān)聯(lián)、重組檔案中的信息，讓檔案從地下油藏增值為石油資源”。中國(guó)石油勘探開(kāi)發(fā)研究院檔案處謝童柱說(shuō)：“數(shù)字態(tài)檔案就像產(chǎn)出的原油，雖為人知卻不便利用，數(shù)據(jù)態(tài)檔案才是方便利用的油氣產(chǎn)品”。長(zhǎng)期從事檔案信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的廣州歷康信息科技股份有限公司總經(jīng)理李新功說(shuō)：“由于各種原因我們錯(cuò)失了一些電子文件在社會(huì)應(yīng)用層面的黃金發(fā)展機(jī)遇，如果再次錯(cuò)失數(shù)據(jù)管理的機(jī)遇，文件檔案管理難免淪入倉(cāng)庫(kù)保管員之境地。采用數(shù)據(jù)管理就是進(jìn)入升級(jí)版的電子文件管理！”

新檔案法以及一系列試點(diǎn)開(kāi)展、標(biāo)準(zhǔn)制定為電子文件單軌制運(yùn)行，電子檔案單套制管理拉開(kāi)了大幕。文件檔案具有特殊的價(jià)值，融入數(shù)據(jù)管理，匯入計(jì)算型社會(huì)的資源體系，其生命力自然會(huì)旺盛起來(lái)?！洞髷?shù)據(jù)》一書中有這樣一段話：“放眼望去，大地似乎依舊平坦，江河仍然向東奔流，但地表之下，正在平靜地發(fā)生劇烈變化。每一天世界各地都在定義新的本體，增加新的互聯(lián)數(shù)據(jù)。終有一天，世界將數(shù)數(shù)相聯(lián)?！庇眯碌睦砟詈头椒ㄗ屛募n案進(jìn)入互聯(lián)世界是我們這一代文件檔案人的使命和追風(fēng)動(dòng)力?！蹲凤L(fēng)少年》歌詞中的幾句話可以作為對(duì)這群追風(fēng)人的心靈激勵(lì)：

肩上扛著風(fēng)腳下踩著土，

心中一句話不認(rèn)輸。

一步一步往前走，

我要做追風(fēng)的英雄。

衷心感謝論壇聯(lián)合主辦方北京市檔案館的全力支持，感謝各位領(lǐng)導(dǎo)、支持單位和嘉賓的參會(huì)，我們一起追風(fēng)。謝謝大家！

（馮惠玲，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院教授，電子文件管理研究中心顧問(wèn)。本文為馮惠玲在2020年11月28日中國(guó)電子文件管理論壇上的講話）