醫(yī)院印章檔案管理現(xiàn)狀

文/濰坊醫(yī)學院附屬醫(yī)院 劉淑君

單位印章包含業(yè)務(wù)公章、黨章、合同章、財務(wù)章等單位章，也有個人名章、部門章等，其中單位章是經(jīng)單位所在地公安機關(guān)審批備案，并由公安機關(guān)指定的印章刻制公司刻制，是單位行使職權(quán)，開展各項工作的具有法律效力的重要印記與憑證。因其自身的特殊性決定了后期印章檔案管理的極端重要性?，F(xiàn)以濰坊醫(yī)學院附屬醫(yī)院印章檔案管理現(xiàn)狀，談幾點體會。

一、醫(yī)院印章分類

從印章屬性來看，醫(yī)院印章一般以實物印章為主，電子印章目前在醫(yī)療機構(gòu)處于初級階段，還未廣泛應(yīng)用。

從印章材質(zhì)來看，醫(yī)院印章以膠質(zhì)印章為主。個人印章多為有機玻璃印章，光敏印章是最近幾年才推廣的新技術(shù)印章，一次加滿印油可實現(xiàn)數(shù)百次甚至數(shù)千次扣蓋，即印即干，相比傳統(tǒng)印章更便捷。醫(yī)院現(xiàn)刻單位印章多采用光敏印章。

從印章尺寸來看，醫(yī)院圓章以38mm直徑為主，個人方章以20mm邊長為主，光敏印章沒有絕對尺寸限制。

二、失效印章檔案現(xiàn)狀

失效印章是已經(jīng)廢止的印章。因單位機構(gòu)變動、部門調(diào)整、人員調(diào)動等多方面因素，印章勢必會隨之變更，對已經(jīng)棄用的印章要及時進行廢止、收回、歸檔。而印章檔案管理工作的重點和難點也在于此。印章檔案是單位最容易疏忽管理的工作之一。1.失效時間較長的印章，只是孤零零地回收了印章實物，而前期刻制申請、啟用公示、廢止公示等一系列記載印章前世今生的配套說明文件沒有被及時收集整理，甚至已損壞或丟失，因年代久遠、人員變動等已無從考證它的來龍去脈，作為歷史的見證，印章的價值很難得到較大程度的發(fā)揮。2.部分印章在廢止后沒有得到及時收回歸檔，導(dǎo)致印章?lián)p壞或丟失。涉及單位權(quán)威的印章在廢止后如不及時收回，無法杜絕失效印章再次偷蓋的現(xiàn)象，對單位造成的損失可能是不可估量的。3.部分失效印章回收存檔，只是簡單的實物擺放，在清洗、除塵、防偽、防腐等工作都處于停滯狀態(tài)，存檔工作只停留在初級階段。4.失效印章與相關(guān)配套文件存檔管理存在誤區(qū)，印章與紙質(zhì)文件簡單陳列在一起，缺乏電子歸檔的支撐。5.失效印章很大程度是為了歸檔而歸檔，未考慮到印章對單位整個歷史發(fā)展面貌的展示與價值的發(fā)揮。

三、加強印章管理措施

（一）分析原因，追回印章。對醫(yī)院印章（包括舊章歸檔、現(xiàn)章使用、新章刻制）情況進行調(diào)查摸底，分析舊章缺失的原因，對遺落在個人或部門的廢止舊章，指定責任人限期追回，對年代久遠難以追回的舊章，可以通過走訪離退休老職工回憶并結(jié)合有印跡的歷史文件，做好口述記錄與印跡歷史文件的歸檔，最大限度地還原舊章歷史，減少歷史珍貴資源的流失，并由此做好遺失舊章印模的翻制（標注“翻制”字樣）工作。

（二）設(shè)立獎懲措施。從前期刻制、啟用、廢止、歸檔，嚴格按照印章管理制度執(zhí)行，由印章刻制負責部門與檔案室工作人員聯(lián)合監(jiān)管，在職權(quán)范圍內(nèi)確保舊章及時上交，防止遺失的情況，促進印章檔案的完整性、連續(xù)性。

（三）印章再次使用規(guī)定。印章歸檔后，原則上不得再次使用，因特殊業(yè)務(wù)確需補蓋，用印部門要申請單位主要領(lǐng)導(dǎo)同意，檔案室在接到用印部門提交的領(lǐng)導(dǎo)同意補蓋申請表后才可蓋章，且印章不得離開檔案室，蓋章行為僅限在檔案室監(jiān)控下操作，補蓋文件需加蓋“補蓋”字樣，杜絕偷蓋、誤蓋行為可能對單位造成的惡劣影響。

（四）印章配套文件的歸整。印章檔案不只包含印章實物，還包含了印章前期刻制申請、啟用公示、廢止公示、入檔登記等一系列配套文件，一并構(gòu)成一套完整的印章檔案。在印章接收入檔的過程中，要特別重視印章配套文件的歸檔整理，在電子檔案歸檔系統(tǒng)中特設(shè)獨立門類，做好紙質(zhì)文件電子化歸檔，與文書檔案做好區(qū)分。

（五）不同材質(zhì)的印章，保管要求不同。膠質(zhì)、有機玻璃、鋼質(zhì)印章清洗相對簡單，只需浸泡軟毛刷掉黏著物，而用時已久且有些損壞的木質(zhì)就需特別注意，不可浸泡，可先用軟毛刷蘸取清洗液輕輕刷洗，將黏結(jié)在一起的臟物和印泥渣刷洗干凈，切忌用針、錐子等亂挑，以免損壞印章的字平面與邊框，清洗后放置在陰涼通透處，待干燥后涂少許蠟，用干凈的棉布包裹嚴實歸入印章檔案盒。光敏印章自帶印油，蓋印清晰，易干易印，操作簡單，但光敏印章也有它的缺點，在入檔后該如何保管，是我們應(yīng)該重點關(guān)注的地方。光敏印章軟墊涂油可延期使用壽命，存檔過程中要定期加注印油，保持印章印油可用，防止干裂損壞印章，但它的補充印油必須與原注印油是同品牌，否則可能會因為印油的使用不當而損壞印章。

（六）開發(fā)印章的潛在價值。印章檔案是單位歷史變遷的很好見證者，檔案管理者在做好入檔工作的同時，要促進印章檔案資源的開發(fā)利用，可以通過與單位有關(guān)的年鑒、紀念冊、收藏品等多種呈現(xiàn)形式的合作，主動發(fā)揮印章檔案的潛在價值，避免出現(xiàn)“為了歸檔而歸檔”塵封檔案。

（七）多交流多學習。走出去學習檔案業(yè)務(wù)搞得好的單位的先進經(jīng)驗，參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，學習檔案管理的前沿知識，了解檔案發(fā)展的現(xiàn)狀與瓶頸，展開對熱點問題的探討，多方位吸納檔案管理知識，在交流學習中充實自身檔案管理才干。

四、完善印章檔案管理制度

印章雖小，關(guān)系重大，忽視印章的管理，可能會對單位內(nèi)部日常運轉(zhuǎn)與對外活動造成非常不利的影響。而單位印章相關(guān)制度不完善，管理手段落后，是醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象，印章檔案工作還處于初期階段。加強印章的管理，就要完善從初期到結(jié)束的整個流程，從印章前期刻制、中期啟用、后期廢止與歸檔，制定一整套成熟完善的管理模式，并在單位做好知曉公示。

（一）印章刻制。用章部門填寫印章刻制申請表，一式兩份。印章刻制部門就印章刻制標準與要求做好公示，印章刻制的范圍什么，印章刻制的標準是什么，刻制印章需要多長時間，需要提供什么證件與材料。印章刻制部門還要做好印章刻制申請表的留存工作。

（二）印章啟用、廢止。用章部門在領(lǐng)取印章前，填寫印章啟用收到表。若印章為廢止換新或破損換新，務(wù)必填寫印章廢止登記表，做好破損、廢止印章與登記表的回收工作。接收人不一定是印章管理人，印章刻制部門要對印章管理員做好印章保管宣教工作，包括用印范圍、扣蓋技巧、清洗注意事項、保密工作等。

（三）印章歸檔整理。印章刻制部門在接收舊章后，要及時將舊章與其刻制申請表、啟用廢止登記表，一并送交至檔案室，與檔案室工作人員做好清點交接工作。檔案室工作人員根據(jù)印章的不同特點，做好清潔、編碼、入檔工作，并定期檢查。