核電項目檔案驗收準備工作研究

文/山東核電有限公司 姚雪琴；三門核電有限公司 岳振興

國家檔案局和國家發(fā)改委聯(lián)合印發(fā)的《重大建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定：項目檔案驗收是項目竣工驗收必備條件之一，未經(jīng)項目檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目竣工驗收。核電項目建設周期長，從廠址選擇到項目竣工長達10余年。同時，產(chǎn)生的項目檔案數(shù)量浩大，2臺機組館藏就多達5萬余卷。順利通過項目檔案驗收是核電文檔人工作的重要目標。核電項目文檔管理人員從項目開工時，就應了解相關要求，做好規(guī)劃，編制檔案驗收策劃方案，有序開展各項準備工作。

一、項目檔案驗收要求

（一）驗收依據(jù)文件。驗收的依據(jù)文件包括：重大建設項目檔案驗收辦法（檔發(fā)〔2006〕2號）；科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T11822；建設項目檔案整理規(guī)范DA/T28；企業(yè)檔案工作規(guī)范DA/T42；核電文件檔案管理要求（EJ/T1225-2008）；上級主管單位有關項目檔案驗收管理制度等。同時，在執(zhí)行驗收標準方面要遵循企業(yè)服從行業(yè)、行業(yè)服從國家、兼容地方、突出核電行業(yè)特點的原則。

（二）驗收范圍。驗收范圍包括檔案基礎管理工作（含檔案管理體制、制度規(guī)范安全保管、文檔信息化、特殊載體檔案、監(jiān)督指導等）；項目前期及過程性管理檔案（含招投標及合同、立項審批、土地使用檔案等）；設計檔案；土建與安裝竣工檔案；調試及試運行檔案；設備檔案；工程監(jiān)理檔案等。

（三）驗收組織單位和形式。核電項目屬于國家重大建設項目，由國家發(fā)改委核準開工建設，其項目檔案驗收應由國家檔案局組織。項目檔案驗收組織單位召集成立驗收組，組長由驗收組織單位人員擔任，通常邀請7-11名專家組成驗收組。項目檔案驗收包括預驗收和正式驗收，預驗收亦有可能由國家檔案局委托集團公司組織開展。項目檔案驗收以驗收組織單位召集驗收會議的形式進行。檢查項目檔案，采用質詢、現(xiàn)場查驗、抽查案卷的方式。抽查檔案的數(shù)量應不少于100卷，抽查重點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協(xié)議等。

（四）驗收申請。驗收應具備下列條件：項目主體工程和輔助設施已按照設計建成，能滿足生產(chǎn)或使用的需要；項目試運行指標考核合格或者達到設計能力；完成了項目建設全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作；基本完成了項目檔案的分類、編目等整理工作。驗收申請報告的主要包含：項目概況；項目檔案的總體情況；為確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)所采取的控制措施；項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況，竣工圖的編制情況及質量狀況；檔案在項目建設、管理、試運行中的作用；存在的問題及解決措施。申請報告應包括項目檔案自檢報告，要突出本項目的特點和特色。

二、項目檔案驗收流程和會議議程

（一）項目檔案驗收基本流程。項目檔案驗收基本流程見下表：

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（二）驗收會議主要議程。驗收會議主要議程包括參會人員介紹、核電項目公司匯報項目概況和檔案工作總體情況（含項目檔案工作專題視頻）、總包單位匯報項目檔案控制工作情況、監(jiān)理單位匯報檔案質量的審核情況；項目現(xiàn)場踏勘；驗收組檢查檔案及檔案管理情況；驗收組對檔案質量進行綜合評價；驗收組形成并宣布檔案驗收意見；核電項目公司及其上級主管單位表態(tài)發(fā)言等。

三、項目檔案驗收準備策略

（一）明確驗收要求，融入項目管理制度。從項目建設啟動，就應設置檔案專職人員，收集梳理項目檔案管理的驗收要求，將相關要求融入項目管理制度，建立包括項目文檔職責分工、文件模板格式、文件控制流程、歸檔范圍和整理要求、檔案分類方案及考核等項目文檔管理程序制度，實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。通過規(guī)范的制度對項目文檔實施有效控制，使項目文件得到及時分發(fā)和正確使用，控制歸檔文件記錄質量和進度，從而保證項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性。

（二）編制歸檔計劃，做好日常檔案收集。結合工程項目進展，梳理項目文件歸檔范圍，發(fā)布年度文件歸檔和重大專題文件歸檔計劃，明確責任人和完成時間。建立項目檔案管理工作網(wǎng)絡機構，以文檔部門為核心，總包單位為主導，業(yè)務部門和參建單位全面參與。各單位的歸檔計劃設置專人跟蹤，將年度計劃分解到月，跟蹤項目文檔移交計劃與工程計劃的匹配度，確保文檔移交與工程移交的同步，保證歸檔工作的同步性和及時性。

（三）開展階段評估，把控館藏檔案質量。為避免在核電長周期建設中，出現(xiàn)前期問題后續(xù)無法整改的現(xiàn)象，建議核電項目公司開展階段性檔案同行評估，及時發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時針對存在的問題逐項排查、整改落實，編制歷次檢查文件匯編，進行閉環(huán)管理，不斷提升項目檔案質量。即在項目建設的不同階段，啟動已收集項目的評估工作，如在項目核準開工后一年內(nèi)，收集項目前期檔案，開展項目前期文檔的同行評估工作；在項目調試階段，收集建安竣工文件，開展建安和設備文檔的同行評估工作；試運行階段，啟動單臺機組項目檔案同行評估工作。機組投入商運后，上報項目檔案驗收申請，完成項目檔案驗收。如下圖所示：

（四）主動匯報溝通，發(fā)布驗收工作方案。核電項目公司應積極主動與集團公司、省檔案局、國家檔案局等檔案行政主管部門匯報溝通，做項目文檔管理工作專題匯報，讓主管單位人員了解項目、掌握項目文檔工作情況。同時，核電公司也應明白主管單位的要求和關注重點，敲定項目檔案驗收組織單位、總體安排和實施時間等。據(jù)此，編制發(fā)布項目檔案驗收準備及迎檢工作實施方案，成立驗收準備組織機構，召開驗收啟動會。方案中要明確驗收依據(jù)文件、驗收范圍及要求、驗收形式、驗收申請安排、驗收日程安排和分組表、驗收準備任務清單、活動費用、項目檔案歸檔情況等內(nèi)容。要做到分工明確，責任到人，定期反饋。

（五）佐證材料齊全，突出項目管理特色。驗收前要收集各類基礎材料，編制佐證材料匯編和全宗卷文件。如全宗指南、檔案分類方案、項目核準檔案匯編、征地移民檔案匯編、程序匯編、系統(tǒng)子項清單、文檔檢查匯編、文檔人員培訓記錄、案卷目錄等,這些材料能幫助驗收專家更直觀更全面地了解項目檔案的整體情況，也利于迎檢過程中各類文件的查詢，將會給驗收組專家留下良好的印象。

（六）開展迎檢演練，精心策劃驗收工作。調研觀摩其他項目檔案驗收活動，開展迎檢人員培訓，發(fā)布注意事項。組織迎卷和調卷演練工作，讓主要參與迎檢人員熟悉檢查流程，明確職責，發(fā)現(xiàn)不足并進行完善優(yōu)化。細心布置會場和分組檢查辦公室，提前將會議材料拷貝到會議用的電腦上，提前試播放，充分保證驗收會議現(xiàn)場的質量。檢查過程中，建立分組調卷微信群，充分借助現(xiàn)代技術有效保證迎檢時調卷速度。