現(xiàn)在檔案管理的信息化與創(chuàng)新研究

錢雨佳

摘要：隨著現(xiàn)代化科技技術(shù)的快速發(fā)展，其在多個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛運(yùn)用，當(dāng)然在企業(yè)檔案管理工作中也不例外。企業(yè)檔案管理應(yīng)全面推進(jìn)信息化建設(shè)工作，改革以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，只有改革創(chuàng)新才可以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，同時(shí)還可以進(jìn)一步提升檔案服務(wù)與社會(huì)責(zé)任的目標(biāo)。本文主要分析企業(yè)檔案信息化管理的必要性，并進(jìn)一步探討企業(yè)檔案管理信息化創(chuàng)新的內(nèi)容與方式。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理; 信息化; 創(chuàng)新分析

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理方式與理念正在逐步改革，在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，需要借助信息化模式來進(jìn)行檔案管理，這是檔案實(shí)現(xiàn)有效管理的重要路徑。信息化檔案管理能夠取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，同時(shí)還可以提升檔案管理的實(shí)效性。因此，企業(yè)檔案管理需要積極開展信息化發(fā)展，對(duì)其深入分析和探究，以此來推進(jìn)企業(yè)檔案管理的有效性。

1.現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理的必要性

在企業(yè)檔案管理工作中，只有實(shí)現(xiàn)信息化管理才可以提升管理效果。當(dāng)前，隨著企業(yè)的發(fā)展，其檔案也呈現(xiàn)出了多樣化特征，載體也發(fā)生了極大的變化，所以，需要借助計(jì)算機(jī)或多媒體等技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，因?yàn)橐酝鶄鹘y(tǒng)的檔案管理模式難以適應(yīng)時(shí)代的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案檢索與檔案儲(chǔ)存與檔案有效管理。另外，運(yùn)用信息技術(shù)還可以不斷開發(fā)檔案資源，在提升檔案資源利用方面有著極大的優(yōu)勢(shì)，可以使企業(yè)檔案管理產(chǎn)生變化，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。另外，企業(yè)檔案信息化管理也是檔案妥善保管的必然要求。因?yàn)闄n案如果長(zhǎng)期以紙質(zhì)的方式保存就會(huì)容易出現(xiàn)破損;反復(fù)多次查閱也會(huì)容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，這樣不僅會(huì)影響檔案保管，同時(shí)也會(huì)對(duì)管理產(chǎn)生極大的威脅。而信息化檔案管理就可以有效規(guī)避這些問題，其可以的借助掃描技術(shù)來將檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，然后保存在計(jì)算機(jī)中，這對(duì)于檔案長(zhǎng)期保存與檔案的安全性質(zhì)有著極大的幫助。

2.企業(yè)檔案信息化創(chuàng)新管理的思考

2.1檔案管理信息化理念的創(chuàng)新

企業(yè)檔案管理信息化工作的創(chuàng)新需要實(shí)現(xiàn)理念創(chuàng)新，即為解放思想，積極轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的管理觀念，全面加強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)。首先需要具備服務(wù)大局的理念。服務(wù)先行是有效開展檔案工作的關(guān)鍵，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，企業(yè)檔案屬于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要的組成部分，在開展信息化檔案管理中，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念與方式，樹立起服務(wù)大局的意識(shí)，使檔案管理可以全面開發(fā)信息資源和利用信息資源，同時(shí)使檔案可以為經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展提供相應(yīng)的服務(wù);其次應(yīng)具備改革與開放的理念。在信息化背景下，企業(yè)檔案管理工作也需要進(jìn)行創(chuàng)新，以開放與服務(wù)為基礎(chǔ)，克服固有的檔案管理思想，運(yùn)用開放式的管理模式來發(fā)揮出信息化檔案管理的社會(huì)化服務(wù)功能。

2.2檔案管理信息化技術(shù)創(chuàng)新

在企業(yè)檔案管理工作中，信息化技術(shù)的運(yùn)用是一把有著雙向作用，對(duì)檔案管理工作發(fā)展來講既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。所以，需要克服挑戰(zhàn)迎接機(jī)遇。企業(yè)檔案信息化管理主要借助了信息化與網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)，其在整合資源方面有著極大的優(yōu)勢(shì)，可以全面推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的有效性。其一需要構(gòu)建完善且健全的電子檔案管理制度。技術(shù)可以說是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，所以，需要在檔案載體與收集以及利用方面進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，以此來提升檔案信息化管理質(zhì)量，使技術(shù)可以在檔案信息化創(chuàng)新中發(fā)揮出自身作用。企業(yè)檔案管理在紙質(zhì)的基礎(chǔ)上會(huì)借助電子信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的進(jìn)一步開發(fā)與利用，所以，需要構(gòu)建健全的電子檔案的真丟體系，不斷加強(qiáng)服務(wù)、拓展服務(wù)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的共享;其二應(yīng)構(gòu)建互交性檔案服務(wù)平臺(tái)。當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代通信技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中有著極大的作用。但在此基礎(chǔ)上應(yīng)實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)來推動(dòng)企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，為企業(yè)發(fā)展提供一個(gè)互交式服務(wù)平臺(tái)。借助這一平臺(tái)能夠健全電子檔案管理，另外，在提升檔案使用效率與信息輸出方面有著極大的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的實(shí)效性。

2.3重視培養(yǎng)專業(yè)性較強(qiáng)的檔案信息資源管理人才

企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理是提升檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵路徑，而推動(dòng)檔案信息化管理的重點(diǎn)即為人才。檔案管理人員屬于檔案管理的重要組成部分，是管理主體，直接關(guān)系到檔案管理的有效性。因此，企業(yè)需要運(yùn)用行之有效的措施來培養(yǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)與各項(xiàng)業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的檔案管理人員，同時(shí)著重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力與不斷堅(jiān)持創(chuàng)新的意識(shí)。在過程中，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)有計(jì)劃的培訓(xùn)檔案管理人員的思想與業(yè)務(wù)技能，著重培訓(xùn)人員知識(shí)的全面性和業(yè)務(wù)的熟練性以及創(chuàng)新能力，同時(shí)還需要使管理人員具備檔案信息開發(fā)能力。另外，企業(yè)檔案管理人員還需要重視自身基礎(chǔ)能力的提升，在此基礎(chǔ)上開展信息技術(shù)培訓(xùn)，將培訓(xùn)重點(diǎn)放在信息數(shù)據(jù)規(guī)范采集和正確使用以及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)合理運(yùn)用等環(huán)節(jié)中，借助有效的培訓(xùn)不僅可以使檔案管理人員能夠在本職工作中熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)還可以進(jìn)一步掌握和了解檔案管理所運(yùn)用的軟件各項(xiàng)作用，使其成為檔案信息化管理的高手，這樣的方式不僅可以保障檔案信息化管理實(shí)施的有效性，還能夠有效提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量與水平。

3.結(jié)語：

結(jié)合全文，企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理十分重要，但因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)過程較為繁瑣復(fù)雜，并不是短時(shí)間內(nèi)可以完成的，想要做好檔案信息化管理，需要管理人員具有全新的工作意識(shí)與工作理念，以此來滿足檔案信息化管理所提出的要求。另外，檔案管理人員還需要在信息化管理中不斷總結(jié)，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的有效融合，以此來提升企業(yè)檔案管理工作的實(shí)效性。

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