地市級煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)無紙化報(bào)銷情況調(diào)研分析

衛(wèi)薇

[摘 要]財(cái)務(wù)報(bào)銷是企業(yè)管理中的關(guān)鍵“節(jié)點(diǎn)”，傳統(tǒng)的報(bào)銷模式是各部門、各單位經(jīng)辦人員拿著紙質(zhì)的報(bào)銷單據(jù)一一找領(lǐng)導(dǎo)簽字，流轉(zhuǎn)時(shí)間長，信息不能實(shí)時(shí)跟蹤，地市級煙草商業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)無紙化報(bào)銷系統(tǒng)2019年11月上線后，實(shí)施“紙質(zhì)+電子”雙軌制財(cái)務(wù)報(bào)銷和審批模式，電子審閱和紙質(zhì)稽核分工明確、移動化審批便捷高效、審批高度集成和電子化，極大提升了報(bào)銷工作效率，開啟了財(cái)務(wù)管理的新征程。

[關(guān)鍵詞]地市級煙草商業(yè)企業(yè);無紙化報(bào)銷;財(cái)務(wù);調(diào)研

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.31.129

1 財(cái)務(wù)管理模式改變的必然性

1.1 國內(nèi)形勢發(fā)展變化的新要求

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的推進(jìn)，越來越多的企業(yè)集團(tuán)實(shí)施了全球化擴(kuò)張戰(zhàn)略，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理模式也發(fā)生了變化，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式正逐步取代傳統(tǒng)的分散式財(cái)務(wù)管理模式。分散式財(cái)務(wù)管理模式不僅使得財(cái)務(wù)管理效率低下，而且使成本大幅增加，制約了企業(yè)集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是一種全新的管理模式，其實(shí)質(zhì)是在信息技術(shù)的支持下，為企業(yè)提供低成本、高效率、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的財(cái)務(wù)管理模式。

1.2 行業(yè)高質(zhì)量成長的重要抓手

隨著煙草行業(yè)高質(zhì)量成長持續(xù)推進(jìn)，行業(yè)更加偏重對業(yè)務(wù)績效的考量，對利稅實(shí)現(xiàn)、成本控制、資產(chǎn)保值增值等財(cái)務(wù)相關(guān)指標(biāo)的考核，財(cái)務(wù)工作需要更加深度融合業(yè)務(wù)經(jīng)營，釋放管理紅利，挖掘發(fā)展?jié)摿?，為公司?jīng)營目標(biāo)提供精準(zhǔn)預(yù)測和有效管控，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的提質(zhì)增效。

1.3 提升規(guī)范水平的重要舉措

財(cái)務(wù)規(guī)范是企業(yè)規(guī)范的一道重要關(guān)口，責(zé)任重大，財(cái)務(wù)工作作為反映監(jiān)督企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為的一項(xiàng)管理活動，企業(yè)對財(cái)務(wù)監(jiān)督的要求越來越嚴(yán)格，越來越細(xì)致，財(cái)務(wù)部門要完善長效監(jiān)管機(jī)制，增強(qiáng)內(nèi)生動力，由粗放經(jīng)營向集約經(jīng)營轉(zhuǎn)變，需要在制度建設(shè)、流程優(yōu)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理上下工夫，在增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的責(zé)任意識、效率意識和創(chuàng)新活力上做文章，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)隊(duì)伍的轉(zhuǎn)型。

2 無紙化報(bào)銷系統(tǒng)運(yùn)行基本情況

無紙化報(bào)銷系統(tǒng)上線已經(jīng)運(yùn)行數(shù)月，以某地市級單位為例，截至2月29日，全市共完成資金審批業(yè)務(wù)3082筆，支付總金額11.39億元，其中2019年12月份，一個月完成資金審批業(yè)務(wù)1370筆，占四個月總支付筆數(shù)的44%。

圖1 審批單據(jù)分月統(tǒng)計(jì)

從這段時(shí)間運(yùn)行情況看，無紙化報(bào)銷系統(tǒng)相對以往報(bào)銷模式主要體現(xiàn)出以下五個特點(diǎn)。

2.1 流程實(shí)現(xiàn)電子化

紙質(zhì)單據(jù)實(shí)現(xiàn)電子化，在原報(bào)銷系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，增加影像傳輸功能模塊，所有紙質(zhì)附件通過掃描上傳系統(tǒng)，報(bào)銷單及附件實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)向電子的轉(zhuǎn)化。審批流程實(shí)現(xiàn)電子化，重塑資金監(jiān)管系統(tǒng)，搭建電子審批通道，將報(bào)銷和審批系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，審核人不接觸紙質(zhì)報(bào)銷單據(jù)及附件，通過影像調(diào)閱、電子審核的方式開展報(bào)銷審批。

2.2 審核流程前置化

以往模式下，報(bào)銷單據(jù)由縣局財(cái)務(wù)委派自行審核后即可支付，但是縣局財(cái)務(wù)委派審核標(biāo)準(zhǔn)、力度均存在差異，市局財(cái)務(wù)科月末進(jìn)行的匯總集中審核相對滯后。無紙化報(bào)銷的介入變市局財(cái)務(wù)科的事后審核為事中審核，所有單據(jù)未審批通過不得支付，特別是對重大事項(xiàng)、超標(biāo)報(bào)銷行為加強(qiáng)了控制，現(xiàn)行審核模式可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，規(guī)避錯誤，對報(bào)銷實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控。

2.3 監(jiān)督主體多元化

對于各序列的報(bào)銷單據(jù)，賦予對應(yīng)的業(yè)務(wù)主管部門審核職權(quán)，變財(cái)務(wù)部門“單一”審核為“財(cái)務(wù)+歸口”部門的多元審核，填補(bǔ)了財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門對接方面的真空，避免了財(cái)務(wù)不懂業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)不懂財(cái)務(wù)的無效審核的產(chǎn)生。同時(shí)出臺了《財(cái)務(wù)報(bào)銷審批管理辦法》，將定額歸口管理部門審批嵌入報(bào)銷審批流程，將定額預(yù)算與財(cái)務(wù)報(bào)銷有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮了歸口管理部門的監(jiān)督管理作用。

2.4 資金預(yù)算可控化

電子審批上線后，實(shí)行資金統(tǒng)籌支付，取消原直屬縣級單位銀行賬戶支付的模式，轉(zhuǎn)為統(tǒng)一由市局賬戶支付，一方面可以集中向省公司申請資金，將賬戶的日均余額控制在較低的范圍內(nèi);另一方面可以確保資金安全，提升日常費(fèi)用支出報(bào)銷的效率，避免了因縣局上劃資金導(dǎo)致的現(xiàn)金預(yù)算不準(zhǔn)確問題。

2.5 報(bào)銷流程簡便化

電子附件使人工跑腿變成網(wǎng)絡(luò)跑腿。對財(cái)務(wù)人員來說，新系統(tǒng)的上線讓基層單位財(cái)務(wù)委派往返機(jī)關(guān)報(bào)銷、簽批的工作量大大減少，避免了時(shí)間浪費(fèi)。對報(bào)銷人來說，相對以前各部門和領(lǐng)導(dǎo)辦公室等著簽字的情況，現(xiàn)在只要將流程提交，在電腦終端關(guān)注流程動態(tài)，節(jié)約了大量的人力物力。對于審批人來說，審批地點(diǎn)不再局限于辦公室，移動終端讓隨時(shí)隨地審批成為現(xiàn)實(shí)。

3 當(dāng)前系統(tǒng)運(yùn)行存在的突出問題

3.1 附件標(biāo)準(zhǔn)參差不齊

實(shí)務(wù)中，雖然制定了電子附件上傳標(biāo)準(zhǔn)，但是發(fā)現(xiàn)各縣局上傳的電子附件標(biāo)準(zhǔn)還是不能完全統(tǒng)一。表現(xiàn)為：部分報(bào)銷單據(jù)要件不齊，不能提供審批所需要的信息支撐，如資產(chǎn)維修只上傳發(fā)票，未上傳維修審批單;部分報(bào)銷單附件“能掃盡掃”，帶來了不必要的工作量，也給審核提供了過剩信息。經(jīng)調(diào)查，雖然制定了附件上傳標(biāo)準(zhǔn)，但未對附件上傳進(jìn)行強(qiáng)制性規(guī)定，導(dǎo)致電子附件上傳的差異化。

2019年11月至2020年2月，共有198筆報(bào)銷單據(jù)審核不通過，其中101筆是因?yàn)樯蟼鞲郊嬖趩栴}導(dǎo)致未能通過審核，占總數(shù)的51%。存在附件問題的單據(jù)中上傳附件格式不正確占42%，上傳附件不完整占32%，上傳附件內(nèi)容不規(guī)范占26%。

圖2 報(bào)銷單據(jù)審核不通過原因分析

3.2 審批環(huán)節(jié)時(shí)間較長

實(shí)行電子化審批后，減少了基層到機(jī)關(guān)部門跑動的現(xiàn)場審批時(shí)間，但是審批時(shí)間并沒有因此降低，對比無紙化報(bào)銷上限前后數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，平均電子審批時(shí)間2.1天/人，而報(bào)銷環(huán)節(jié)平均需要經(jīng)過4.2位審批人審批，這意味著一筆單據(jù)審批完成需要8.8天的時(shí)間，審批時(shí)間呈現(xiàn)增多趨勢，審批效率不降反升。在向多名報(bào)銷經(jīng)辦人及縣局財(cái)務(wù)委派了解情況后，發(fā)現(xiàn)其中癥結(jié)還是歸結(jié)為審批人的審批意識不強(qiáng)、審批提醒功能效果不到位兩個主要原因，相對紙質(zhì)現(xiàn)場審批這種被動式審批，電子審批由于給予審批人較大的自由選擇空間以及信息傳遞的不對稱阻滯了電子審批的效率。

3.3 系統(tǒng)功能未充分發(fā)揮

無紙化報(bào)銷系統(tǒng)是一個具有豐富功能的系統(tǒng)，但是初步運(yùn)行狀態(tài)下，有很多模塊未能發(fā)揮其應(yīng)有作用。如報(bào)銷與預(yù)算對接方面，由于報(bào)銷人對報(bào)銷環(huán)節(jié)的把握不準(zhǔn)，導(dǎo)致報(bào)銷口徑與預(yù)算口經(jīng)不能匹配，造成無紙化報(bào)銷系統(tǒng)預(yù)算執(zhí)行情況監(jiān)測功能無法發(fā)揮作用。又如移動公司已經(jīng)在實(shí)操中使用的發(fā)票查驗(yàn)功能在當(dāng)前系統(tǒng)中還未開通而導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的提升。再如將定額歸口部門審批嵌入報(bào)銷審批流程，但歸口部門對定額標(biāo)準(zhǔn)體系控制的意識還不到位?？偠灾瑹o紙化報(bào)銷的功能強(qiáng)大，但是如何運(yùn)用到實(shí)踐之中還需要進(jìn)一步探索。

3.4 電子審批出現(xiàn)“燈下黑”

無紙化報(bào)銷對直接支付類報(bào)銷進(jìn)行了硬性規(guī)定，未審批的報(bào)銷不得支付，但是對非支付類事項(xiàng)或者三方協(xié)議支付事項(xiàng)缺乏要求，導(dǎo)致歸還借款時(shí)，尤其是專賣外出辦案人員在報(bào)銷時(shí)沒有通過領(lǐng)導(dǎo)審批，還有稅務(wù)系統(tǒng)直接支付的稅款、社?？铐?xiàng)等都沒有通過領(lǐng)導(dǎo)審批，出現(xiàn)直接跳過資金審批的真空環(huán)節(jié)，造成了財(cái)務(wù)監(jiān)管漏洞。

4 下一步解決對策

4.1 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，全面規(guī)范

在前期對各類報(bào)銷事項(xiàng)梳理的基礎(chǔ)上，結(jié)合行業(yè)兄弟單位做法，征詢兩級財(cái)務(wù)管理人員意見，根據(jù)實(shí)際情況對電子附件標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行再次歸納匯總，分門別類確定電子上傳要件，制定附件標(biāo)準(zhǔn)格式。通過系統(tǒng)服務(wù)商將電子附件標(biāo)準(zhǔn)納入報(bào)銷系統(tǒng)，讓報(bào)銷人提前了解報(bào)銷所需附件，不合標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷流程讓系統(tǒng)自動退回。財(cái)務(wù)部門針對流程審批過程中出現(xiàn)的問題會進(jìn)行通報(bào)，倒逼附件統(tǒng)一規(guī)范，使得全市的業(yè)務(wù)可比和一致。

4.2 優(yōu)化流程，縮短審批

一是從審批人的角度出發(fā)，加強(qiáng)宣貫，讓審批人了解審批職責(zé)，養(yǎng)成及時(shí)審批的習(xí)慣;二是從系統(tǒng)的角度出發(fā)，完善審批提醒機(jī)制，轉(zhuǎn)變資金監(jiān)管單一的提醒模式，將提醒與辦公常用的協(xié)同辦公等系統(tǒng)對接，讓審批人實(shí)時(shí)了解審批動態(tài);三是設(shè)置強(qiáng)制提醒模式，對未及時(shí)審批或超過平均審批實(shí)踐的事項(xiàng)通過短信、微信、QQ平臺進(jìn)行再次提醒，督促審批工作。

4.3 預(yù)算控制，加強(qiáng)監(jiān)管

一是限制無報(bào)銷單制單權(quán)限，如對非銀行存款增加憑證不得制單，避免無報(bào)銷流程事項(xiàng)，保證每一筆單據(jù)都有審批、有控制;二是加強(qiáng)功能使用，督促各報(bào)銷執(zhí)行人及財(cái)務(wù)委派，按預(yù)算口徑錄入流程，實(shí)現(xiàn)預(yù)算和報(bào)銷的無縫對接;三是聯(lián)系供應(yīng)商開發(fā)新功能，提升報(bào)銷事項(xiàng)的科學(xué)性和關(guān)聯(lián)性，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化電子化管理，提升財(cái)務(wù)管理的針對性和財(cái)務(wù)監(jiān)管水平。

5 電子審批模式的改變對未來財(cái)務(wù)工作的影響

5.1 加強(qiáng)與營銷、物流、專賣等主要部門協(xié)作

監(jiān)測經(jīng)濟(jì)運(yùn)行動態(tài)、實(shí)時(shí)掌握市場狀態(tài)變化，積極發(fā)揮經(jīng)濟(jì)運(yùn)行協(xié)調(diào)機(jī)制，為業(yè)務(wù)部門出謀劃策，發(fā)揮財(cái)務(wù)保障功能。

5.2 積極探索與黨建工作的融合

增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的服務(wù)意識，以黨建工作為引領(lǐng)，提出工作標(biāo)準(zhǔn)，提升工作質(zhì)量，逐步改變財(cái)務(wù)人員的工作面貌，強(qiáng)化責(zé)任意識，成為有擔(dān)當(dāng)?shù)念A(yù)算員、審核員和監(jiān)督員。

5.3 與信息部門積極溝通

開展專業(yè)調(diào)研，積極換位思考，探索事前電子審批業(yè)務(wù)的研發(fā)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展的步伐，順應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，增強(qiáng)與基層一線的縱向聯(lián)系，努力為基層提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，持續(xù)提升服務(wù)水平，幫助促進(jìn)業(yè)務(wù)規(guī)范的發(fā)展。

5.4 積極探索建立預(yù)算反饋體系

梳理預(yù)算指標(biāo)、會計(jì)科目與報(bào)銷事項(xiàng)的對應(yīng)關(guān)系，通過映射對應(yīng)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算指標(biāo)、事項(xiàng)的自動匹配，提升預(yù)算執(zhí)行的準(zhǔn)確性，為管理決策、量化管理、完善基層財(cái)務(wù)考核評價(jià)體系提供依據(jù)，并在此基礎(chǔ)上達(dá)到規(guī)范流程、提升流程效率、降低運(yùn)營成本的目的。

5.5 建立實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)分析體系

為基層報(bào)銷考核和管理提供數(shù)據(jù)分析和支持。通過信息化技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)環(huán)節(jié)監(jiān)督，保障報(bào)銷流程通暢流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷處理過程追蹤，實(shí)現(xiàn)對報(bào)銷事項(xiàng)、人員及單據(jù)的跟蹤回溯，解決報(bào)銷環(huán)節(jié)信息分散難題，將財(cái)務(wù)規(guī)章制度落在實(shí)處。

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