新形勢下高校二級學(xué)院黨政綜合辦公室精細(xì)化管理思路

曲 斌

（西北農(nóng)林科技大學(xué)外語系 陜西·楊凌 712100）

隨著國家對高等教育的投入和專注度越來越高，管理重心逐漸下放，二級學(xué)院作為獨立機構(gòu)在黨務(wù)、科研、教學(xué)、行政、后勤等方面發(fā)揮越來越重要的作用。[1]二級學(xué)院黨政綜合辦公室作為學(xué)院管理的中心樞紐部門，發(fā)揮著承上啟下，內(nèi)部協(xié)調(diào)，外部聯(lián)系等功能，所處地位日益凸顯。黨政辦精細(xì)化管理，主要是指以追求工作效率和工作質(zhì)量為核心，對辦公室工作模式、工作結(jié)構(gòu)以及工作內(nèi)容予以優(yōu)化的過程。精細(xì)化管理有利于提高辦公室工作效率和工作質(zhì)量，最大程度調(diào)動辦公室工作人員積極性，對高校二級學(xué)院黨政辦管理具有重要意義。

1 新形勢下高校二級學(xué)院黨政辦工作現(xiàn)狀

（1）管理理念落后，缺乏獎勵機制。我國現(xiàn)代辦公室管理理念一直繼承傳統(tǒng)管理理念，未能進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，管理內(nèi)容、形式和方法相對單一和落后。工作局限于完成上級領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，協(xié)調(diào)各部門工作，缺乏服務(wù)師生的主動性。這種落后的管理理念無法滿足新形勢下學(xué)校和師生對辦公室工作的需求，從而產(chǎn)生新的問題，形成新的障礙，激化新的矛盾，影響辦公室的正常運轉(zhuǎn)，降低辦公室服務(wù)質(zhì)量。

辦公室獎勵機制相對單一，未能充分調(diào)動工作人員的積極性和主動性。新形勢下，辦公室的管理應(yīng)更加人性化。但是在實際管理工作中，獎勵機制單一，績效評價體系不完善，同時缺少更具創(chuàng)新性的精神激勵和物質(zhì)獎勵，從而間接影響辦公室工作人員的積極性和主動性。積極性的匱乏直接影響到辦公室工作效率和工作質(zhì)量，主動性的缺失導(dǎo)致為師生服務(wù)的能力和水平逐漸下降。

（2）工作內(nèi)容守舊，管理方式單一。新形勢下，黨政綜合辦公室的日常工作內(nèi)容，從傳統(tǒng)的信息收集和統(tǒng)計，不斷拓展到信息分析以及行政輔助工作上。這一變化與過去辦公室的工作內(nèi)容相沖突，人員對現(xiàn)階段新的工作內(nèi)容適應(yīng)性較差，影響了辦公室管理水平和工作效率。這種矛盾的存在，勢必將影響辦公室服務(wù)能力的提升，阻礙辦公室管理體系的變革。因此，采取有效措施，加快工作人員適應(yīng)新的工作內(nèi)容迫在眉睫。

（3）信息化程度偏低，人員能力待提高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會信息化程度不斷提高，信息技術(shù)為辦公室的管理帶來了強大的源動力，但是新的信息化設(shè)備未能充分發(fā)揮積極作用，大部分局限在文稿的處理和材料的打印，大大限制了辦公室管理和服務(wù)體系的信息化。[2]工作人員對信息化設(shè)備的使用，反應(yīng)了現(xiàn)階段工作人員應(yīng)用能力整體偏低的現(xiàn)象。同時，在思想上和綜合素質(zhì)上與高校管理需求有著明顯的差距。部分工作人員在思想上認(rèn)識不到位，政治立場不堅定，政治素養(yǎng)不夠扎實，影響上級指示的傳達(dá)和落實。由于黨政綜合辦公室處在高校二級學(xué)院核心樞紐位置，工作人員的小錯誤，會無限放大的傳遞給師生，影響到師生的切身利益。所以，辦公室工作人員需要培養(yǎng)踏實的工作作風(fēng)，嚴(yán)格要求自己，提升自身綜合素質(zhì)，杜絕大錯誤，減少小疏漏。

2 高校二級學(xué)院黨政辦精細(xì)化管理思路

精細(xì)化管理是一種理念，同時也是一種文化。它起源于1950 年日本的一種企業(yè)管理理念，它是社會分工的精細(xì)化和服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求。[3]實施精細(xì)化管理可以提高辦公室工作效率和質(zhì)量，細(xì)化每項工作的每個流程，每個環(huán)節(jié)，確保每一項任務(wù)在實施過程中順利開展。

（1）管理理念的精細(xì)化。樹立精細(xì)化管理理念，各項工作的開展以該理念為根基，從而對各項工作的開展進(jìn)行管理和推進(jìn)。精細(xì)化管理是高校二級黨政綜合辦公室管理理念發(fā)展進(jìn)程中的關(guān)鍵一步，是適應(yīng)時代要求，學(xué)校和師生需求的重要舉措。工作人員要在思想上接受精細(xì)化管理，同時結(jié)合辦公室的特點，實踐中踐行和發(fā)展精細(xì)化管理，將精細(xì)化管理融入到日常的黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研等工作中。依托已有的管理基礎(chǔ)，結(jié)合二級學(xué)院黨政綜合辦公室特點，形成具有一定特色的黨政辦精細(xì)化管理理念。

（2）考核指標(biāo)的精細(xì)化。績效考核，是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，采用科學(xué)的方法，對辦公室工作人員的品德、工作能力、態(tài)度和績效進(jìn)行綜合的考核，以對工作人員的能力和素質(zhì)進(jìn)行判定的方法。精細(xì)化考核指標(biāo)，可以充分發(fā)揮辦公室工作人員的積極性，同時明確工作人員的工作方向，最大程度上提高辦公室運轉(zhuǎn)效率。過去，由于考核指標(biāo)的不清晰，績效考核存在一定程度的模糊，工作人員對考核結(jié)果存在疑問，影響工作人員的工作動力。通過完善辦公室精細(xì)化管理理念，健全精細(xì)化管理制度，完善和明確考核指標(biāo)，使辦公室工作人員有理可循，有據(jù)可依，充分認(rèn)識和了解工作方向和工作重點。

（3）人才培養(yǎng)的精細(xì)化。辦公室的人才培養(yǎng)，旨在對工作人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，在思想上，實踐上綜合提升工作人員的工作效率和解決問題的能力。由于辦公室工作人員能力參差不齊，籠統(tǒng)的培訓(xùn)方式僅僅適用于部分層面，例如：政治理論學(xué)習(xí)，社會實踐鍛煉等。為了充分提升整體的工作能力，要將人才培養(yǎng)工作精細(xì)化，結(jié)合每個人的自身特點，利用已有的培訓(xùn)條件，制定屬于每個工作人員的培養(yǎng)方案，力求在最大程度上提升辦公室每個個體的工作能力。個人綜合素質(zhì)的提升與團(tuán)結(jié)協(xié)作理念的有機結(jié)合，在根本上提升了辦公室的運轉(zhuǎn)效率和服務(wù)能力。

3 提升高校二級學(xué)院黨政辦精細(xì)化管理的途徑

（1）建立健全的辦公室精細(xì)化管理體系。管理體系是為團(tuán)隊建立方針和目標(biāo)，并通過一系列行為完成目標(biāo)的體系。缺乏體系化的管理方式，不僅不會在實際工作中起到指導(dǎo)作用，也會動搖工作人員對管理的信心。所以建立健全的精細(xì)化管理體系，是提高辦公室管理的有效途徑。精細(xì)化的管理體系可以明確辦公室每個崗位的職責(zé)，增強工作人員的責(zé)任意識。同時，辦公室的負(fù)責(zé)人可以根據(jù)管理體系理清工作職責(zé)，避免出現(xiàn)無人做事，無人擔(dān)責(zé)的真空現(xiàn)象。建立精細(xì)化管理體系的過程中，要多參考已經(jīng)建成的管理制度，根據(jù)辦公室工作情況，在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，完善管理體系。完善的精細(xì)化管理體系可以在根本上提升工作人員的辦事效率和工作質(zhì)量，例如：管理體系中明確工作日的工作時間和假期的值班時間，杜絕遲到早退現(xiàn)象的頻繁發(fā)生；對日常工作任務(wù)進(jìn)行精細(xì)化分配，責(zé)任到人，提供有關(guān)工作方法，嚴(yán)格規(guī)定辦事時間等。

（2）提高工作人員對精細(xì)化管理的認(rèn)識水平。提高對精細(xì)化管理的認(rèn)識水平，需要工作人員從思想上認(rèn)識和了解精細(xì)化管理，在行動上踐行精細(xì)化管理理念。日常工作中，培養(yǎng)工作人員精細(xì)化管理的意識，用精細(xì)化的眼光分解工任務(wù)，細(xì)化工作責(zé)任。認(rèn)識和理解精細(xì)化管理理論是在實踐中應(yīng)用精細(xì)化管理的重要環(huán)節(jié)，通過有效的培訓(xùn)方式，例如：網(wǎng)上學(xué)習(xí)、報告會等，組織辦公室工作人員集中學(xué)習(xí)精細(xì)化管理的內(nèi)容和優(yōu)點，并結(jié)合已有的實際案例，分析在實際工作中如何正確落實精細(xì)化管理。每次培訓(xùn)后，組織工作人員分享學(xué)習(xí)感悟，總結(jié)案例經(jīng)驗。在現(xiàn)實工作中，應(yīng)用精細(xì)化管理處理實際問題，完成任務(wù)后，積極總結(jié)經(jīng)驗，彌補漏洞，提高工作人員精細(xì)化管理能力。通過學(xué)習(xí)和了解精細(xì)化管理理論，并認(rèn)真總結(jié)相關(guān)知識，同時在實踐上有意識地執(zhí)行精細(xì)化管理理論，并認(rèn)真反思的問題和總結(jié)經(jīng)驗，可以有效的提高高校二級黨政綜合辦公室工作人員對精細(xì)化的認(rèn)識水平，以及在實際問題中的應(yīng)用能力。

（3）完善信息化辦公平臺。充分發(fā)揮信息化設(shè)備在工作的作用，是提高高校二級黨政綜合辦公室服務(wù)水平的有效途徑?，F(xiàn)階段，辦公室文件管理缺乏安全性，辦公室掌握大量的重要文件與檔案，由于工作人員的疏忽，可能會導(dǎo)致材料的丟失，從而在某個時刻對辦公室的工作亦或?qū)W院整體工作產(chǎn)生不可彌補的負(fù)面影響。建立安全的信息化辦公平臺，可以有效降低文件和檔案丟失的概率，同時增強文件和檔案的保密性。辦公室的工作涉及面廣，涉及大量師生的切身利益，信息化辦公平臺可以縮短師生對重要事情的知曉時間，減少由于客觀因素忽略重要信息的人數(shù)。信息化雖然可以大大提高工作效率，為師生提供便利，但是也存在一定風(fēng)險，確保信息的安全是建設(shè)和完善信息化辦公平臺的重中之重。

（4）打造一支高水平的工作隊伍。①定期舉行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，力求不斷提高工作人員的綜合能力。過去，工作人員從進(jìn)入辦公室開始，工作能力持續(xù)保持在一定水平，從而無法適應(yīng)新形勢下辦公室的工作任務(wù)。定期舉行專業(yè)培訓(xùn)，可以改變這一現(xiàn)狀，不斷提高工作人員的服務(wù)能力，使工作人員有能力滿足新形勢下高校和師生對辦公室的新需求。②提高辦公室的辦公環(huán)境和福利待遇，吸引致力于高校黨政工作的青年骨干。③提高辦公室人員聘任標(biāo)準(zhǔn)，保證引進(jìn)先進(jìn)的，高素質(zhì)的黨政工作者。聘任標(biāo)準(zhǔn)的提升，決定了新進(jìn)人員的起點，有效提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，從而打造一支高效率的黨政工作隊伍。

4 結(jié)語

綜上所述，建立精細(xì)化的管理理念、提高工作人員對精細(xì)化的認(rèn)知水平、完善信息化管理平臺和打造高素質(zhì)的工作隊伍是提高高校二級黨政綜合辦公室服務(wù)能力的重要途徑。精細(xì)化管理理念雖然重要，但離不開工作人員的貫徹和執(zhí)行；在工作人員充分理解管理理念的基礎(chǔ)上，信息化辦公平臺為精細(xì)化管理提供了重要保障；而在精細(xì)化管理的背景下，提高辦公室綜合服務(wù)水平又離不開一支高素質(zhì)的工作隊伍。四者相輔相成，共同促進(jìn)，才能打造一個高效率、高素質(zhì)的黨政綜合辦公室。