規(guī)范化管理高校教學檔案的實踐路徑分析與研究①

張亞楠

(徐州工程學院管理工程學院 江蘇徐州 221006)

通過對高校教學檔案的管理水平進行分析評價可以看出高校整體管理水平的高低，規(guī)范化管理下的高校教學檔案更加有助于高校各項工作水平的提高，也對教育改革、教學改革的開展起到一定的促進作用。但是目前我國高校教學檔案的管理仍然存在著許多問題，不但使檔案更加難以利用，而且也使教學檔案管理的水平受到影響、因此高校需要對這一部分工作高度重視，從多個角度進行改進，促進高校教學檔案管理不斷完善。

1 對高校教學檔案進行規(guī)范化管理的重要意義

教學檔案通常包括多種重要材料，比如教學管理類文件、教師業(yè)務以及學生學籍資料、評價教學質(zhì)量的材料等，這些材料都是教師在教學管理以及教學實踐過程中不斷總結(jié)而成，因此具有一定的參考價值，其重要性不言而喻，因此對高校教學檔案進行規(guī)范化管理的意義重大[1]。

第一，通過教學檔案的建立，高校在開展教學活動中可對各項教學內(nèi)容以及教學管理進行參考，并對教學過程進行分析和判斷，使相關(guān)工作人員能夠得到更加準確的判斷以及科學的決策，教學工作開展得也會更加有序。因此高校教學檔案工作對高校教學水平以及質(zhì)量的提高起到至關(guān)重要的作用。

第二，學籍檔案對于學生來講，至關(guān)重要，將學生在校生活的所有歷程進行詳盡記錄，檔案材料直接影響學生畢業(yè)后的就業(yè)、深造等相關(guān)事項。紙質(zhì)檔案資料的保管形式存在很多弊端，一方面學生學籍檔案存量大，另一方面檔案查找起來也很繁瑣，因此，高校檔案規(guī)范化管理與學生學籍檔案管理息息相關(guān)。

2 高校檔案管理目前亟待解決的問題及現(xiàn)狀

在我國高等教育事業(yè)不斷發(fā)展的今天，各大高校的規(guī)模在不斷發(fā)展壯大，教育層次以及形式呈現(xiàn)出多樣化發(fā)展的態(tài)勢，導致檔案管理工作越來越復雜且變化多端，因此對高校來講其管理制度的要求也越來越高，隊伍建設(shè)等方面同樣有著全新的要求以及標準[2]。目前高校檔案管理工作存在幾項亟待解決的問題，主要包括以下3個方面。

2.1 教務管理人員需要增強檔案管理意識

第一，通常在我國高校教務工作開展過程中，所有的教務人員都是直接接觸到教學檔案的第一人，教務人員對待教學檔案管理是否重視可以直接決定教學檔案能否在管理過程中按照標準進行規(guī)范管理，確保在收集教學檔案過程、整理教學檔案過程、移交教學檔案過程中能夠按照規(guī)定準確無誤進行。但是現(xiàn)階段的教學檔案管理工作開展過程中，有一部分教務人員的工作重點在教學工作以及科研工作上，并沒有對教學檔案產(chǎn)生過多的重視，因此出現(xiàn)許多原始教學檔案的相關(guān)資料沒有及時得到歸檔。除此之外，由于教學檔案的工作量比較大，而教務工作人員往往精力有限，無法對檔案材料進行主動收集、對拓寬檔案材料收集范圍更是存在一定難度，因此導致檔案收集局限性情況的發(fā)生。

第二，常規(guī)的教學檔案管理應當配備專職人員，并且配備相關(guān)完善的設(shè)備以及工具。但是由于目前很多高校針對檔案管理的重視程度較低，因此對專職人員、相關(guān)經(jīng)費及設(shè)備等物料的配備并不充足，由于缺少對教學檔案管理的良好政策扶持，資金的短缺，導致管理制度遲遲得不到完善。

第三，在某些高校當中，很多部門的教學人員或科研人員對檔案管理的意識較為薄弱，或認為自己的教學資料以及學術(shù)成果應為個人所用，因此在工作過程中沒有及時將其交至檔案室作為留檔資料進行保管，最終導致檔案收集的不夠完整連續(xù)，對教學規(guī)范性文獻的形成造成一定影響[3]。

2.2 需對教學檔案管理專業(yè)化程度進行提高

第一，高校的教學檔案管理工作屬于一種較為基礎(chǔ)的業(yè)務性工作，此項工作并不像教學或科研一類的部門，在短期就可以產(chǎn)生一定的效益，而是需要長期的積累才能實現(xiàn)，因此高校管理部門往往會對檔案管理工作不夠重視，并且沒有對其投入過多的資金進行建設(shè)，很多檔案管理部門都不具備重要的基礎(chǔ)性硬件設(shè)施，甚至還有一些高校并未配備檔案館，更無法去談檔案規(guī)范制度如何落實的問題。

第二，教學工作對于高校來講極為重要，同時也是一項重要的基礎(chǔ)性工作，因此對教學檔案管理工作的加強非常有必要，“教學檔案管理”顧名思義，重點在管理上，但是所謂管理并不僅僅是單純地將所有教學檔案收集到一起，或分門別類擺放好就代表管理工作已經(jīng)完成，事實上教學檔案管理的過程專業(yè)性非常強。而目前許多高校的檔案管理都會經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料亂堆亂放，教學檔案不連貫，中間有缺失等情況發(fā)生。

第三，目前很多高校的教學部門都缺少專業(yè)的教學檔案管理人才，普遍都是由行政部門的相關(guān)人員同時負責，但是由于行政人員大多沒有檔案管理工作經(jīng)驗，也沒有經(jīng)歷過專業(yè)化的培訓，對檔案管理的基本常識以及專業(yè)知識都不夠了解，因此教學檔案歸檔不夠科學合理，無法得到有效利用；另外還有一些行政人員由于身兼多職，在本職工作繁忙時常常容易忽略檔案管理的工作，因此出現(xiàn)教學檔案歸檔不及時或有缺失的情況發(fā)生，對規(guī)范化管理高校教學檔案產(chǎn)生一定的影響。

2.3 需提升教學檔案利用率

第一，雖然現(xiàn)在很多高校中都設(shè)置了檔案室，但是很多高校對教學檔案的利用率卻很低，一般情況下都是在學生需要開具各種檔案或相關(guān)證明材料中才能夠運用到，使學生就業(yè)、學歷認證等需求可以得到滿足，但是真正的教學檔案價值卻沒有得到更好的發(fā)揮[4]。

第二，現(xiàn)階段仍然有許多高校采用傳統(tǒng)的教學檔案管理方法，檔案內(nèi)容在紙張中進行體現(xiàn)和記錄，當有需要時采用翻閱紙質(zhì)資料的方式進行查詢，但是由于紙張的特殊性，長期翻閱會導致紙張出現(xiàn)破損等問題，對教學檔案理想化的重復使用造成影響，同時也無法實現(xiàn)檔案管理的真正價值和意義。

第三，在對教學資料進行查找的過程中，很多高校仍然需要采取人工查找的方式，這種傳統(tǒng)查找方式費事費力，一旦缺少詳細的檢索目錄，將會使查找教學資料的過程極度困難，同樣對教學檔案的利用率造成了一定的影響。

3 對高校教學檔案進行規(guī)范化管理的實踐路徑

3.1 將教學檔案管理制度進行完善

為了讓高校教學檔案管理工作能加正規(guī)化、制度化，真正步入正軌，需要對具體的檔案管理工作行為進行嚴格制度的制定及完善，使相關(guān)人員在經(jīng)歷檔案管理工作過程更加有章法、有條理，具體完善方式有以下幾種。

第一，由于教學檔案涉及到的內(nèi)容非常廣泛，而且來源有很多種，因此對教學檔案的內(nèi)容進行明確，并且確定教學檔案的保存要求。在參照我國相關(guān)制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)各大高校教學管理的實際情況不同，確定其歸檔檔案的范圍，進一步減少文件材料出現(xiàn)不歸檔、歸檔有遺漏、歸檔出現(xiàn)重復等問題的發(fā)生，使教學檔案更加完整、系統(tǒng)、準確。另外對需要歸檔保存的教學檔案同樣也有一定的要求，例如教學檔案中的圖片或必須清晰、切勿模糊等。同時將符合標準的教學檔案裝訂成冊，使其能夠進行長期保存，同時也能夠方便查閱。最終按照學年度的排列方式進行存檔，需要注意的是，教學檔案材料必須保持及時收集、整理的原則和習慣，使檔案管理工作最終形成定期的自檢、自評、及時整改的管理模式，對教學檔案日常管理起到重要價值和意義。

第二，應當對高校教學檔案管理人員的崗位職責及工作范圍進行明確，并且應當設(shè)立專門的工作人員進行負責，該崗位的工作人員需要具備高度責任感以及積極的工作態(tài)度，同時在建立工作制度過程中，組織者應當由高校學院分管的院長負責，擬定者應當由高校學院檔案辦公室負責，實現(xiàn)檔案管理工作更加科學和專業(yè)，另外通過落實高校教學檔案管理制度，可以使該崗位的工作人員能夠明確自身職責都有哪些，不但能夠起到一定的約束作用，還能夠在工作過程中有據(jù)可查并按照規(guī)章制度進行執(zhí)行。

第三，由于教學檔案種類非常多，因此相關(guān)檔案管理人員應當根據(jù)管理對象的特點不同采取分類管理形式，通常來講高校的教學檔案共計分為三種類型，第一種類型為教學建設(shè)類，其中主要包含教學教材、教學課程、教學檔案、學生實習相關(guān)檔案、教學工作指導文件、教學相關(guān)制度、學校下發(fā)的各項文件細則、教務處下發(fā)的各項文件細則、教學相關(guān)規(guī)章制度、教學規(guī)劃、教學計劃及總結(jié)、大型會議或重要會議記錄的原件等；第二種類型為教學管理類，其中主要包含教學質(zhì)量評估、考試計劃、考試安排、課程表等，主要集中在教學過程的檔案；第三種類型為教學成果類，其中主要包含教學成果、畢業(yè)論文等。將檔案采取不同的分類管理形式可以使教學檔案管理工作更加規(guī)范，并且能夠使教學檔案資料從收集到整理，再到保管和查閱的流程更加制度化，使檔案資料的保管更加系統(tǒng)連續(xù)，減少檔案資料遺漏或不易查找的問題發(fā)生[5]。

3.2 將檔案管理人員的綜合水平進行提高

第一，從提升檔案管理人員思想素質(zhì)的角度出發(fā)，培養(yǎng)其具備良好的愛崗敬業(yè)精神，勇于奉獻的熱情。特別是很多檔案資料屬于保密性質(zhì)的文件，需要重點保管，不得在文件上隨機涂抹改動，因此相關(guān)檔案管理需要具備較高的思想素質(zhì)，這也是對高校教學檔案管理人員提出的重點要求，此外還應當在工作過程中不斷地創(chuàng)新，使教學檔案管理工作更加完善。

第二，面對高校教學檔案管理的各項要求，為了能夠更快地適應，需要指導高校教學檔案管理人員不斷提升自身的專業(yè)水平以及專業(yè)素質(zhì)，同時在高校檔案中，教學檔案是其中的一項重要組成部分，隨著教學改革的不斷深入，現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷應用，使高校教學檔案管理工作的要求更高，因此為了順應時代發(fā)展的需求，相關(guān)管理工作人員應當與其他院校相關(guān)部門的人員多加溝通，共同學習成長。

4 結(jié)語

在高校教學管理過程中，教學檔案管理占據(jù)著非常重要的地位，但是目前我國高校的教學檔案管理水平仍然需要進一步提高，為了更好地將教學檔案規(guī)范化管理，需要相關(guān)管理人員從自身角度出發(fā)，不斷完善自我，還應當順應時代發(fā)展的需求，聯(lián)合信息化技術(shù)進行管理，從而實現(xiàn)教學檔案在高校教學工作開展過程中更好發(fā)揮其價值。