高校知識管理、學校文化與檔案管理應用研究

黃惠欣

(百色學院工商管理學院 廣西百色 533000)

一、知識管理與檔案管理

檔案是保存歷史真實紀錄的第一手資料，不僅是社會共同擁有的資產(chǎn)，也是學術研究的主要資料來源。當今已經(jīng)邁入知識管理時代，政府運作思維應當具有建檔、擴散與創(chuàng)新的理念，即由現(xiàn)代化檔案管理與運用，到發(fā)揮文件擴散的功能。這樣可使政府與民眾間互動更密切，增進彼此之間的互相信任和依賴，進而發(fā)展成為能夠了解民瘼、體恤民意之施政服務。[1]

從知識管理核心和組織的核心競爭力來看，筆者認為，知識管理的核心是知識累積、知識擴散與知識創(chuàng)造。知識管理正是為了有效地挖掘和體現(xiàn)知識的價值而發(fā)展起來的一種新型管理模式。它是通過對組織知識資源進行開發(fā)和有效利用，以提高組織創(chuàng)新能力，進而提高組織的核心競爭能力的一種管理活動。

高校大學檔案之知識管理是以知識管理為導向的檔案管理。它是通過檔案知識的積累、組織、評價、服務，滿足用戶對檔案知識的需求，從而發(fā)揮知識作為核心資源的作用，推動高校發(fā)展戰(zhàn)略的落實。因此，在實施檔案知識管理的過程中，高校檔案管理者需要以知識管理為導向，對檔案業(yè)務流程進行再創(chuàng)造，實現(xiàn)從檔案收集到知識累積，從檔案整理到知識組織，從檔案鑒定到知識評價，從檔案服務到知識服務的轉變。[2]

二、學校文化與檔案管理

就教育觀點而論，大學博物館的角色，除了輔助教學和研究與服務之外，最積極的一項功能，就是在于它能成為創(chuàng)造性校園文化情調(diào)的一個重要的成份，是一個能提供“博雅教育”和“通識教育”的場所。它有助于培養(yǎng)通達而有修養(yǎng)的文化人。而檔案館所扮演的角色與博物館類似，大學檔案館的成立，亦有助于學校文化的形成。

校園文化和高校檔案，彼此在教育目標和對象上，方向是一致的，都是以學校為依托，目的在于傳授學生文化知識、科學知識、社會知識、開發(fā)智慧，提高大學生全方位的素質(zhì)。大學高校檔案管理不僅是校園文化建設的重要組成部分，也是強化校園文化建設的有利管道。高校檔案信息管理是校園文化建設的有利舉措，校園文化與高校檔案密不可分。

高校檔案工作是為教學、科研、管理工作服務的，需要學校領導在人力、物力和政策方面的大力支持。首先，高校要強調(diào)檔案工作的重要作用，學校領導應當將檔案工作作為學校工作的重點納入到學校發(fā)展規(guī)劃當中，使之成為領導考核的一個內(nèi)容；其次，高校要切實提高檔案工作的科學性，使檔案在學校各項工作中真正發(fā)揮重要作用，使高校各級領導及個別職能部門意識到檔案管理工作的特殊性。

學校文化影響檔案管理，檔案管理亦影響學校文化。檔案管理，包括了檔案的搜集、檔案儲存、檔案應用等。檔案管理除了無形地塑造學校文化以外，還影響到有形校園文化的建設和營造。因而，學校文化與檔案管理間的關系，日顯重要。檔案部門擁有組織中最大部分的顯性知識，而個人知識與經(jīng)驗的分享是組織中的內(nèi)隱知識部分，其背后隱喻著強調(diào)組織文化的重要性，唯有開放與溝通的環(huán)境，顯性與內(nèi)隱知識才能得以交流、轉化與分享。因此，組織文化是知識管理成功的關鍵因素，同樣地，檔案文化也是影響檔案知識管理成功的關鍵因素之一。

三、知識管理、學校文化與檔案管理

知識管理原本只是專注于提升企業(yè)內(nèi)部業(yè)務的效率與創(chuàng)造性的。然而，隨著科技進步，知識管理的范圍也擴大到顧客與投資者等與非企業(yè)者的方向。也就是說，知識管理已不僅是單純的公司內(nèi)部的信息共享及活用而已，還要向社會擴展。因此，大學院校的知識管理，除了要提升教學與行政效率以外，更要擴展到社會教育部分，進行信息共享。[3]

另外，大學院校是創(chuàng)新知識的主要發(fā)源地，蘊藏著大量的無形資產(chǎn)。因此，學校若能推廣知識管理之理念，塑造出愿意分享、創(chuàng)新、儲存及利用知識的學習環(huán)境，則對教師的教學活動與學生的學習成效，將會產(chǎn)生極佳的效果。我們以檔案管理作為知識管理的基礎，并以學校文化為核心，把知識管理、學校文化與檔案管理進行結合，將會使大學院校發(fā)揮出知識傳遞的角色。

四、研究總結

知識管理使檔案管理不再只是對外顯的知識進行保存與管理，而是要將無形的內(nèi)隱知識進行傳承與應用，擴充檔案管理功能，增加分享與應用，發(fā)揮教育功能。透過知識管理后的檔案，不再只是被動地被翻閱的檔案，而是被活化了其功用，并能為需求者提供服務。檔案管理單位實在有必要轉型為知識管理單位，文件管人員亦應以知識管理者角色自居，而不再只是檔案保管者的角色。這也是知識管理為基礎的檔案管理的價值所在。