信息化管理系統(tǒng)在工程主材貿(mào)易中的應(yīng)用探討

黃 印

(中國水利水電第七工程局有限公司, 四川成都 610213)

工程主材貿(mào)易企業(yè)是連接工程終端主材需求單位與生產(chǎn)制造企業(yè)之間的重要橋梁，是工程主材供應(yīng)鏈中非常重要的一環(huán)，但隨著業(yè)務(wù)的不斷增長，面對繁瑣的貿(mào)易業(yè)務(wù)管理工作、風(fēng)云變幻的市場以及日積月累的海量信息資料，主材貿(mào)易企業(yè)如沒有信息化支撐及先進(jìn)管理技術(shù)，將不但使管理效率跟不上工程進(jìn)度的步伐，管理決策也難免出現(xiàn)誤判，陷入被動。因此富有成效地對貿(mào)易業(yè)務(wù)全流程管理加以系統(tǒng)的信息化處理，提供快捷的信息服務(wù)和決策支持，成為主材貿(mào)易公司業(yè)務(wù)管理的迫切需求。如何建立一套貿(mào)易業(yè)務(wù)全流程信息化管理系統(tǒng)，借助信息化手段和先進(jìn)的管理理念提高抗風(fēng)險能力，降低成本，保證服務(wù)質(zhì)量，提升企業(yè)的市場競爭力呢？下文就商貿(mào)企業(yè)如何結(jié)合工作的需要利用信息化軟件實現(xiàn)專業(yè)管理，以及應(yīng)用過程中的經(jīng)驗進(jìn)行了總結(jié)和梳理。

1 傳統(tǒng)主材貿(mào)易企業(yè)的管理問題

1.1 貿(mào)易業(yè)務(wù)管理制度流程問題

貿(mào)易業(yè)務(wù)管理制度流程需要進(jìn)一步優(yōu)化和強(qiáng)化過程跟蹤，風(fēng)險管控不能全流程聯(lián)動預(yù)警和控制；現(xiàn)在很多主材商貿(mào)公司各項管理制度、工作流程落實和執(zhí)行通過線下簽批﹑人工傳遞實施﹑數(shù)據(jù)收集整理匯報等傳統(tǒng)的手工方式，內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門和管理業(yè)務(wù)相對獨立，管理不夠系統(tǒng)，重復(fù)工作多，業(yè)務(wù)流程交叉，不能實現(xiàn)動態(tài)配合，且由于事務(wù)繁多，工作量大，業(yè)務(wù)人員往往疲于應(yīng)付，顧此失彼，稍有不慎，就可能出現(xiàn)因遺忘而造成工作失誤；同時風(fēng)險管控相對較獨立地設(shè)置于各業(yè)務(wù)體系中，不能實現(xiàn)全流程聯(lián)動預(yù)警和控制。因而需要對眾多的工作事務(wù)進(jìn)行分配、跟蹤、整理。

1.2 主材計劃配送信息傳遞問題

主材計劃配送環(huán)節(jié)信息傳遞滯后，不能實現(xiàn)三方(需求方、制造方、貿(mào)易方)實時監(jiān)控；需求計劃作為整個主材配送服務(wù)的起點，按傳統(tǒng)的計劃接收方式，工作效率很難提高，無論是工程需求項目部還是商貿(mào)公司對制造商分批計劃的實際供應(yīng)信息相對閉塞，對配送貨物情況不能及時動態(tài)監(jiān)控，還是通過電話多方人工聯(lián)系方式，管理效率得不到提高。

1.3 成本核算效率低

成本核算效率較低，報表數(shù)據(jù)無法自動提取，合同中有約定的逾期資金占用成本無法自動計算；現(xiàn)代主材商貿(mào)公司因業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷攀升，購銷合同眾多，平時需要統(tǒng)計、分析的數(shù)據(jù)報表非常繁多，傳統(tǒng)的手工加EXCEL表格的模式造成數(shù)據(jù)無法共享提取和自動報表生成，人工成本浪費較大。過程中對賬結(jié)算數(shù)據(jù)量也相當(dāng)龐大，特別是單據(jù)間數(shù)據(jù)的整理和整合重復(fù)較多，同時人工核對計算的弊端容易導(dǎo)致結(jié)算效率低下，對公司資金進(jìn)出速度有一定程度影響，直接導(dǎo)致資金占用成本增加，同時逾期資金占用成本無法實現(xiàn)自動計息(由于工程中材料貨款逾期較為普遍，現(xiàn)在購銷合同中很多都增加了逾期資金占用費或逾期違約金條款，用利率方式寫明)，合同執(zhí)行過程中需要動態(tài)實時計算此項費用，人工計算將極易出錯且成本高昂。

1.4 貿(mào)易業(yè)務(wù)經(jīng)營監(jiān)控問題

貿(mào)易業(yè)務(wù)經(jīng)營成果不能實時監(jiān)控，無法實現(xiàn)目標(biāo)利潤精細(xì)化管理和資金風(fēng)險管控；商貿(mào)企業(yè)必須對每一個項目經(jīng)營業(yè)務(wù)進(jìn)行精細(xì)化管理，確保實現(xiàn)預(yù)期利潤和保證資金風(fēng)險，這是任何一家商貿(mào)公司運營的核心，是實現(xiàn)盈利的重要手段。粗略的利潤計算只是簡單地對買入賣出的價差進(jìn)行計算，功能單一，沒有考慮現(xiàn)代商票、銀行承兌差異，資金占用、稅費成本等因素，不能全面、實時地反映真實的利潤情況，不能實現(xiàn)“邊干邊算，邊算邊賺”的效果，也不能對資金風(fēng)險進(jìn)行實時監(jiān)控和預(yù)警。

1.5 貿(mào)易業(yè)務(wù)經(jīng)營數(shù)據(jù)積累與利用問題

沒有科學(xué)、系統(tǒng)地對采購結(jié)算大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和利用，無法發(fā)揮集中采購優(yōu)勢；采購大數(shù)據(jù)得不到快速分類整理和分析，人工表單分析方式落后且效率低下，無法快速統(tǒng)計出某一時段、某一地區(qū)真實的價格體系，對分析指導(dǎo)采購成本測算和投標(biāo)都無法提供有力支撐，同時對鋼材水泥等市場波動周期無法精確統(tǒng)計分析，導(dǎo)致可能錯過最佳的采購時機(jī)和采購節(jié)奏，無法發(fā)揮集中采購規(guī)模優(yōu)勢。

2 信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)理念和功能板塊

面對以上傳統(tǒng)工程主材貿(mào)易需要解決的難題，中水電成都貿(mào)易有限公司通過與軟件公司密切合作，結(jié)合自身業(yè)務(wù)，適時研發(fā)出了主營業(yè)務(wù)信息化管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)能較全面、系統(tǒng)地解決大宗主材商貿(mào)企業(yè)的信息化問題。

2.1 完善管理制度和流程并實現(xiàn)信息化

首先制度和流程化的清晰，才能給信息化提供基礎(chǔ)，本質(zhì)上管理還要靠制度流程，信息化只是提升效率、效益的手段，但信息化反過來又可修正完善流程；通過對各項管理內(nèi)容和各項業(yè)務(wù)流程進(jìn)行研究﹑梳理﹑分析﹑歸類﹑串聯(lián)和銜接，同時在過程中不斷修正、完善原制度流程的不足之處，實現(xiàn)管理流程持續(xù)改進(jìn)的預(yù)期效果。風(fēng)險防控得當(dāng)，效率快捷高效，通過信息化的手段來替代通過線下簽批﹑人工傳遞實施﹑數(shù)據(jù)收集整理匯報等傳統(tǒng)模式，實現(xiàn)管理制度的高效落實和執(zhí)行，風(fēng)險管控有序設(shè)置于各業(yè)務(wù)體系中，實現(xiàn)聯(lián)動預(yù)警和控制，更好為項目服務(wù)，全面提升服務(wù)質(zhì)量。利用信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于管理制度的執(zhí)行和實施，實現(xiàn)貿(mào)易業(yè)務(wù)全流程的智能化和信息化，反向推動優(yōu)化管理制度，提高工作效率。

2.2 信息系統(tǒng)的核心功能板塊

根據(jù)業(yè)務(wù)需求分析結(jié)果，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計，包括系統(tǒng)框架設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計、用戶界面設(shè)計，對商貿(mào)易公司信息化管理板塊由計劃管理、合同管理、結(jié)算管理、財務(wù)管理、價格控制、報表管理，基礎(chǔ)設(shè)置等功能模塊組成。每個模塊可按市場劃分，也可按國別劃分。系統(tǒng)按應(yīng)用的載體還可分PC端、手機(jī)移動端。按系統(tǒng)使用角色劃分，又可分為上游供貨企業(yè)端、客戶端，企業(yè)員工應(yīng)用端等，不同的角色，具有不同權(quán)限，能使用的功能版塊也不一樣。

3 主營業(yè)務(wù)信息化管理系統(tǒng)的特點

3.1 多維數(shù)據(jù)報表平臺

多維度數(shù)據(jù)統(tǒng)計平臺實質(zhì)是由基于結(jié)算明細(xì)數(shù)據(jù)、結(jié)算款、收付款數(shù)據(jù)的多維度報表組成，用戶可以自由組合維度和篩選條件生成所需要的分析數(shù)據(jù)。多維度報表來源于系統(tǒng)底層數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫由數(shù)十張維度表、數(shù)據(jù)表組成。如有市場分類表、供應(yīng)商表、項目部表、物資分類表、物資名稱表、品牌表、項目部類別表、合同分類表、合同明細(xì)、采購表、采購明細(xì)表……，這些表格將系統(tǒng)數(shù)據(jù)分散存儲，彼此之間由計算識別碼關(guān)聯(lián)，并包含海量數(shù)據(jù)。多維數(shù)據(jù)的任務(wù)就是將這些數(shù)據(jù)經(jīng)過ETL(抽取、轉(zhuǎn)換、加載)形成用戶可以自定義篩選條件、自定義統(tǒng)計維度進(jìn)行統(tǒng)計、分析的可視化報表。通過利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)算數(shù)據(jù)、結(jié)算款數(shù)據(jù)、收付款數(shù)據(jù)，開發(fā)多維數(shù)據(jù)報表平臺，利用BI(商務(wù)智能)的概念對數(shù)據(jù)進(jìn)行ETL轉(zhuǎn)換，采用多維報表模式，支撐各部門各崗位的日常數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析需求，驅(qū)動業(yè)務(wù)決策。

3.2 信息流、物流、票據(jù)流三流合一，提高資金利用效率

物流、配送、結(jié)算、票據(jù)實現(xiàn)需求方、制造方、貿(mào)易方三方實時信息傳輸、共享和處理，實現(xiàn)多方遠(yuǎn)程確認(rèn)及查看計劃的實施，通過PC端及手機(jī)移動端，添加“某貿(mào)易公司”微信公眾號(公共號還可以進(jìn)行公司電子商城的商品展示和銷售)，實時查看，形成三流合一，加快結(jié)算周期，提高資金流動速度，通過資金快速流通創(chuàng)造價值。

3.3 實現(xiàn)全貿(mào)易業(yè)務(wù)工作流程一體化、協(xié)同管理

通過主營業(yè)務(wù)信息化管理系統(tǒng)，為營銷管理、業(yè)務(wù)流程管理、結(jié)算管理、財務(wù)管理、合同管理、經(jīng)營管理、統(tǒng)計分析等業(yè)務(wù)提供一站式管理平臺，使各業(yè)務(wù)無縫銜接，各部門協(xié)同聯(lián)動，具備信息快速查詢、業(yè)務(wù)自動提醒等功能，增強(qiáng)工作時效性，簡化流程，提高工作績效，提升管理流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息準(zhǔn)確度、數(shù)據(jù)實時性、決策科學(xué)性，實現(xiàn)業(yè)務(wù)責(zé)任清晰,管理可追溯性強(qiáng)。

3.4 商貿(mào)業(yè)務(wù)經(jīng)營成果和資金風(fēng)險實時管控，提高競爭力和抗風(fēng)險能力

通過贏利管理自動計算對外業(yè)務(wù)毛利潤、凈利潤(包括資金成本﹑稅務(wù)成本等)以及目標(biāo)利潤實時對照，提高人工核算效率，設(shè)置項目盈虧預(yù)警，實時掌握貿(mào)易公司對外業(yè)務(wù)收益狀況，強(qiáng)化過程監(jiān)控和資金風(fēng)險防范，輔助合同執(zhí)行決策，反向優(yōu)化對外投標(biāo)報價，提高貿(mào)易公司對外業(yè)務(wù)盈利能力，實現(xiàn)“邊干邊算，邊算邊賺”的精細(xì)化管理目標(biāo)。

3.5 實現(xiàn)財務(wù)到期應(yīng)收、應(yīng)付款項及利息自動核算

對財務(wù)頻繁的資金流進(jìn)流出進(jìn)行同步高效管理，根據(jù)貿(mào)易合同支付條款，自動統(tǒng)計核算到期合同款項及逾期情況，設(shè)定逾期預(yù)警功能，及時掌握商貿(mào)公司款項回收狀況，同時還可對客戶的欠款金額、欠款時間等信息綜合分析形成對客戶信譽(yù)的評價打分，反向指導(dǎo)后續(xù)的投標(biāo)決策。計息管理根據(jù)貿(mào)易合同的不同付款節(jié)點及約定墊資利息，精確計息，自動每日更新，強(qiáng)化財務(wù)墊資和資金流管理。

3.6 統(tǒng)計各類材料市場價格，指導(dǎo)投標(biāo)報價

通過大數(shù)據(jù)分析，由系統(tǒng)自動統(tǒng)計各地區(qū)主要材料市場價格信息及走勢情況，按月﹑季度﹑半年﹑年，地區(qū)精確到市﹑區(qū)，匯總和分析設(shè)備或物資采購價格走勢、最低價、最高價、平均價等用圖表直觀呈現(xiàn)，提煉出有價值的信息和規(guī)律，實現(xiàn)更好地掌握采購時機(jī)和采購節(jié)奏，提升成本測算把控能力，指導(dǎo)投標(biāo)決策，提升商貿(mào)公司的核心競爭力。

4 結(jié)束語

商貿(mào)企業(yè)管理信息化是供應(yīng)鏈管理的一個發(fā)展趨勢，無論是在國際、國內(nèi)都將會應(yīng)用越來越廣泛。只有不斷對信息化管理與采購銷售工作進(jìn)行深度融合、不斷分析、改進(jìn)、完善，才能持續(xù)提升供應(yīng)鏈管理信息化水平，才能為商貿(mào)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供更強(qiáng)助力。