信息化技術(shù)在學(xué)校物業(yè)管理上的探索與應(yīng)用①

喻琨

(長(zhǎng)沙衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院 湖南長(zhǎng)沙 410100)

1 學(xué)校物業(yè)管理應(yīng)用信息技術(shù)的意義

信息化技術(shù)在學(xué)校物業(yè)管理中的有效應(yīng)用，能夠使學(xué)校的物業(yè)管理從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式向科學(xué)化、規(guī)范式化、信息化方向發(fā)展。通過信息技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行比較好的保存，信息化辦公能夠減少物業(yè)管理人員和服務(wù)人員的手工操作，減少紙樣文件的工作量，有助于減少辦公的開支；物業(yè)管理的信息化能夠提高辦公效率，有利于建立更加現(xiàn)代化的學(xué)校物業(yè)和后勤的管理模式。同時(shí)還有助于構(gòu)建學(xué)校物業(yè)管理的信息服務(wù)平臺(tái)，學(xué)校的師生能夠通過平臺(tái)與物業(yè)管理人員進(jìn)行交流，便于學(xué)校物業(yè)管理能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進(jìn)行及時(shí)的了解，對(duì)工作中存在的一些問題進(jìn)行改進(jìn)，有利于提高學(xué)校物業(yè)管理服務(wù)水平。學(xué)校物業(yè)社會(huì)化改革是學(xué)校改革的組成部分，運(yùn)用信息化技術(shù)有助于促進(jìn)學(xué)校物業(yè)管理的社會(huì)化改革。學(xué)校物業(yè)管理要充分利用信息化技術(shù)來更新管理理念、改進(jìn)管理方式、提高管理質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校物業(yè)服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展。

2 信息化技術(shù)在學(xué)校物業(yè)管理應(yīng)用中存在的問題

2.1 投入資金不足

學(xué)校物業(yè)管理應(yīng)用信息化技術(shù)，需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還需要信息服務(wù)平臺(tái)等軟件建設(shè)。當(dāng)前學(xué)校物業(yè)管理信息化建設(shè)主要資金來源是通過自籌經(jīng)費(fèi)來進(jìn)行的，即使物業(yè)管理部門有投資的預(yù)算，但同時(shí)需要學(xué)校信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)的保障。學(xué)校需要對(duì)其投入大量的信息技術(shù)產(chǎn)品，這使得信息化建設(shè)需要購買基礎(chǔ)的硬件設(shè)備還有相應(yīng)的軟件設(shè)備，這會(huì)需要大量的資金投入。伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，之前學(xué)校有的一些硬件設(shè)施和軟件設(shè)備也會(huì)越來越滯后，為此，需要學(xué)校需更多資金來對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行支持，這使得資金成為學(xué)校物業(yè)信息化技術(shù)應(yīng)用的重要影響因素，大部分物業(yè)公司因資金短缺制約了信息化的發(fā)展。

2.2 缺乏足夠的重視

在學(xué)校物業(yè)管理應(yīng)用信息化技術(shù)的過程中，物業(yè)管理者和員工的觀念對(duì)其有著重要的影響，很多學(xué)校的物業(yè)管理部門管理者對(duì)物業(yè)管理的信息化建設(shè)缺乏足夠的重視，沒有對(duì)其進(jìn)行規(guī)劃，缺乏相應(yīng)的政策和措施。在應(yīng)用信息化技術(shù)過程中，由于對(duì)信息化建設(shè)缺乏全面的認(rèn)知，使得一些管理者把更多的資金用在其他方面，對(duì)利用信息化技術(shù)來加強(qiáng)管理卻缺乏足夠的認(rèn)知。管理者的信息化意識(shí)、信息化決策水平對(duì)物業(yè)管理和服務(wù)的信息化建設(shè)的進(jìn)程有著至關(guān)重要的影響，這些因素都決定了管理者對(duì)信息化技術(shù)應(yīng)用投入的精力、時(shí)間、資金等，也決定了物業(yè)管理信息化的力度等。

2.3 缺乏信息化技術(shù)人員

很多學(xué)校的物業(yè)管理部門缺乏信息技術(shù)人員，尤其是具備管理和技術(shù)能力的復(fù)合型人才比較缺乏，在很大程度上專業(yè)人才的缺失對(duì)物業(yè)管理信息化建設(shè)有著較大的影響，也對(duì)實(shí)際的服務(wù)應(yīng)用造成一定的影響。在學(xué)校，物業(yè)管理以服務(wù)師生的生活和教學(xué)為主，在實(shí)際工作中與校方的協(xié)調(diào)和處理各項(xiàng)事務(wù)往往不盡人意。信息化觀念比較落后，信息化管理手段也比較滯后，這影響了學(xué)校物業(yè)公司與學(xué)校的共同發(fā)展。學(xué)校物業(yè)管理者需要高度重視人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，促使物業(yè)管理信息技術(shù)人員能夠增強(qiáng)物業(yè)管理信息平臺(tái)的使用效率，促進(jìn)信息化管理水平的提高。

2.4 缺乏完善的信息化管理制度

信息化技術(shù)的有效應(yīng)用需要有規(guī)范的制度來進(jìn)行有效的保障。在學(xué)校物業(yè)管理過程中，部分物業(yè)管理者在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)，往往沒有對(duì)本部門的信息化需求狀況進(jìn)行有效的調(diào)研，就加強(qiáng)各方面的信息化建設(shè)，甚至出現(xiàn)了與學(xué)校數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致的情況。使得學(xué)校整體信息化建設(shè)不能進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化，不能有效發(fā)揮信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。信息化技術(shù)的有效應(yīng)用需要制定相關(guān)管理制度，這樣才能使各項(xiàng)工作按照標(biāo)準(zhǔn)的流程進(jìn)行，完善的信息化管理制度能夠有效指導(dǎo)、規(guī)范和約束信息化的各項(xiàng)工作。當(dāng)前很多學(xué)校物業(yè)管理部門沒有制定完善的信息化管理制度，在信息化制度上缺乏完整性、科學(xué)性，各項(xiàng)信息化工作缺乏科學(xué)合理的制度來進(jìn)行規(guī)范和指導(dǎo)，會(huì)產(chǎn)生各種漏洞，再加上缺乏違反制度行為的約束，使得信息化管理的權(quán)威受到影響，阻礙了信息化技術(shù)的有效開展。

3 信息化技術(shù)在學(xué)校物業(yè)管理應(yīng)用的有效策略

3.1 更新信息化管理理念

學(xué)校實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理的信息化建設(shè)，需要先樹立科學(xué)的信息化管理理念，這對(duì)創(chuàng)新信息化管理機(jī)制，對(duì)創(chuàng)新信息化管理模式等都起著重要的作用。通過更新理念來改變學(xué)校物業(yè)管理者、應(yīng)用者對(duì)信息化管理理解，使他們的信息化意識(shí)得到有效的提高，促使信息化技術(shù)的應(yīng)用得到較好的成效。在推進(jìn)學(xué)校物業(yè)管理信息化技術(shù)應(yīng)用的過程中，需要學(xué)校和物業(yè)公司的領(lǐng)導(dǎo)及全體員工充分認(rèn)識(shí)工作的重要性，能夠?qū)π畔⒒ㄔO(shè)帶來的變革有深刻的認(rèn)識(shí)，真正認(rèn)識(shí)到其是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。在建設(shè)和應(yīng)用過程中形成領(lǐng)導(dǎo)的重視，中層管理者和技術(shù)人員的積極支持，員工積極參與的良好環(huán)境，加大對(duì)物業(yè)管理信息化的宣傳，做好信息技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)工作，讓物業(yè)部門的全體員工能夠更快的了解、接受、應(yīng)用信息化，促使信息化建設(shè)能夠在良好的氛圍下進(jìn)行有效的推進(jìn)。

3.2 建立信息化管理平臺(tái)

目前，學(xué)校物業(yè)管理在利用信息化技術(shù)管理的手段上比較落后，師生人數(shù)的增加以及校區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，使得學(xué)校物業(yè)管理的服務(wù)范圍和內(nèi)容在不斷擴(kuò)大。對(duì)于學(xué)校的新情況需要學(xué)校物業(yè)管理改變管理方法和模式，為學(xué)校提供更好的服務(wù)。利用網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化管理模式是信息化時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，信息管理平臺(tái)能夠形成信息管理鏈，能夠?qū)Ω鱾€(gè)部門的管理數(shù)據(jù)進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)處理。另外，信息平臺(tái)能夠?qū)Y產(chǎn)情況、資金使用情況、績(jī)效考核等情況進(jìn)行迅速有效的處理。信息平臺(tái)的建設(shè)能夠使學(xué)校物業(yè)管理形成統(tǒng)一體，有助于進(jìn)行資源的重組，有助于創(chuàng)造更優(yōu)的效益，使整體的運(yùn)行成本得到有效的降低，對(duì)運(yùn)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)能夠有效的進(jìn)行規(guī)避。此外，信息化平臺(tái)能夠突破時(shí)間、空間的限制，能夠使不同校區(qū)、不同部門之間進(jìn)行信息交換，促進(jìn)學(xué)校物業(yè)管理水平的提高。

3.3 提高員工的信息素養(yǎng)

伴隨著學(xué)校物業(yè)管理信息化平臺(tái)的建設(shè)和完善，需要更加重視員工的信息素養(yǎng)，加強(qiáng)員工信息化技術(shù)應(yīng)用能力，以便員工能夠更好地符合信息化發(fā)展要求。信息素養(yǎng)是信息社會(huì)中人們生活、學(xué)習(xí)的基本要求，為了增加相關(guān)人員的技術(shù)和能力，需要建立完善的專業(yè)技能培訓(xùn)制度，積極為信息化管理人員進(jìn)行信息化知識(shí)和技術(shù)能力的培訓(xùn)，使相關(guān)人員能夠優(yōu)化自我知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)管理人員的基本素養(yǎng)，提高管理人員的技術(shù)能力，使管理人員能夠具備信息化管理能力、執(zhí)行能力和維護(hù)能力。學(xué)校則可以定期開展信息化技術(shù)能力的培訓(xùn)，讓全體教職員工能夠?qū)镜霓k公軟件熟練掌握，在此基礎(chǔ)上來學(xué)習(xí)專業(yè)業(yè)務(wù)平臺(tái)軟件，像對(duì)綠化管理系統(tǒng)、水電收費(fèi)管理系統(tǒng)等進(jìn)行操作和使用。同時(shí)還可以組織員工去校外參加專業(yè)培訓(xùn)，來學(xué)習(xí)新知識(shí)新技能，促進(jìn)員工專業(yè)技術(shù)能力的提高。為了使管理人員能夠盡快掌握先進(jìn)管理技術(shù)和管理方法，可以通過組織研討會(huì)、參觀交流等方式來進(jìn)行。同時(shí)，需要制定獎(jiǎng)懲制度來激勵(lì)員工主動(dòng)學(xué)習(xí)，更好地符合崗位的需要。

3.4 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

學(xué)校物業(yè)管理進(jìn)行信息化建設(shè)，最為重要的就是能夠給廣大師生提供更好的服務(wù)，加強(qiáng)信息化建設(shè)就是一種有效提高服務(wù)質(zhì)量和管理效率的手段。學(xué)校的物業(yè)管理是圍繞著師生展開的，服務(wù)質(zhì)量的高低影響著師生的正常工作的開展。物業(yè)管理人員要有良好的服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)為師生提供便捷的服務(wù)。學(xué)校物業(yè)的管理層要把信息化管理的理念傳達(dá)給所有員工，促使其形成信息化服務(wù)意識(shí)，積極參與到信息化管理當(dāng)中，使信息化建設(shè)能夠順利有序地開展。

3.5 改變物業(yè)的組織結(jié)構(gòu)

信息化技術(shù)的應(yīng)用需要改變傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，這樣才能使信息管理系統(tǒng)和組織結(jié)構(gòu)能夠更好地融合，形成良性的發(fā)展。由于信息技術(shù)在學(xué)校物業(yè)部門的應(yīng)用改變了很多方面，這就需要物業(yè)部門改變傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，以便能夠更好地適應(yīng)變化。學(xué)校物業(yè)管理需要通過信息平臺(tái)作為中心來加寬管理幅度，減少管理層次，拓展管理職能，調(diào)動(dòng)各級(jí)人員的積極性，通過信息平臺(tái)能夠使物業(yè)管理在獲取、傳遞、共享信息上更加的開放、敏捷、準(zhǔn)確。提高信息處理的有效性和準(zhǔn)確性，能夠有效減少不確定性和主觀性，促進(jìn)決策質(zhì)量的提高，促使組織結(jié)構(gòu)的變得更靈活、更簡(jiǎn)潔，確保物業(yè)管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

3.6 完善信息化管理制度

學(xué)校的物業(yè)信息化管理需要對(duì)每一項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)則制度的約束，正所謂無規(guī)矩不成方圓，信息系統(tǒng)的運(yùn)行需要信息管理制度的有效保障，信息化管理制度需要根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)和工作流程來制定，對(duì)工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的細(xì)化，制度需要根據(jù)學(xué)校的發(fā)展進(jìn)行更新和完善，要把制度定崗化、定責(zé)化。在應(yīng)用信息技術(shù)、開發(fā)信息系統(tǒng)、共享信息資源上都需要制定科學(xué)合理的制度。制度的優(yōu)化要從物業(yè)管理的實(shí)際情況來進(jìn)行，要把信息化理念融入到制度的改變當(dāng)中，促使制度能夠更加保障管理的科學(xué)性。同時(shí)，制度要根據(jù)信息化技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行調(diào)整，還要把制度通過有效的監(jiān)督和管理相結(jié)合，使制度能夠落實(shí)到實(shí)處。

4 結(jié)語

學(xué)校物業(yè)管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)需要頂層設(shè)計(jì)、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的系統(tǒng)工作，當(dāng)前很多學(xué)校的物業(yè)管理的信息化建設(shè)存在著資金投入不足、缺乏足夠的重視、缺乏信息化技術(shù)人員、缺乏完善的信息化管理制度等，為了更好地推動(dòng)學(xué)校物業(yè)管理的信息化建設(shè)，需要更新信息化管理理念，建立信息化管理平臺(tái)，改變物業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，完善信息化管理制度，改進(jìn)學(xué)校物業(yè)管理方式，提高員工的信息素養(yǎng)，增強(qiáng)員工的服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)物業(yè)管理水平的提升，從而推動(dòng)學(xué)校的物業(yè)管理的進(jìn)一步發(fā)展。