圖書質量監(jiān)控管理及影響因素探究

胡謙鋒 陳沁磊

(1.南京中醫(yī)藥大學圖書館 南京 210000；2.江蘇省中醫(yī)院 南京 210000)

一、圖書質量監(jiān)控的含義

圖書質量監(jiān)控是圖書質量管理的一部分，是質量監(jiān)督和質量控制的簡稱，是圖書管理者采用一系列的技術手段和管理行為，使圖書的質量滿足用戶要求而進行的一切活動。

圖書質量監(jiān)督是為了確保圖書質量，達到圖書規(guī)定的要求，管理人員對圖書的組織、過程和使用狀況進行觀察、監(jiān)視、驗證、測量、分析和督促的活動。它包括對圖書實物質量的監(jiān)督、對圖書實現(xiàn)過程的監(jiān)督、對售后服務的監(jiān)督、對圖書儲存過程和使用過程的監(jiān)督、對質量管理體系的監(jiān)督、對印刷方資格的監(jiān)督等。質量監(jiān)督兼有預防與把關雙重功能，可由顧客或以顧客名義實施。

圖書質量控制是指采用一系列的技術手段和方法，致力于滿足圖書質量要求的行為。它是運用各種有效的控制技術對質量管理體系(或系統(tǒng))、圖書(或部件)實物質量和圖書的實現(xiàn)過程進行狀態(tài)識別、過程檢測、檢驗驗收、故障診斷、參數(shù)調整、系統(tǒng)優(yōu)化和綜合評價等活動，對圖書的接收、倉儲和使用過程進行技術保障、質量信息采集、故障維修等活動，以確保生產過程、儲存過程和使用過程中圖書質量處于受控狀態(tài)。它使圖書的質量最大限度地滿足用戶要求。

圖書質量監(jiān)控是圖書質量監(jiān)督和圖書質量控制共同作用的體現(xiàn)，既運用了管理的方法又采用了技術的手段對生產過程、儲存過程和使用過程實施監(jiān)控。它不僅能夠預防和控制不合格品的產生，而且能夠發(fā)現(xiàn)并消除不合格品，使圖書在生產過程和使用過程中的質量能夠得到保證，并且提高圖書印刷方持續(xù)改進的能力[1，2]。

二、圖書質量監(jiān)控的主要內容

根據(jù)一般意義上的質量監(jiān)控含義，圖書質量監(jiān)控是對圖書生產、儲存和使用過程中的質量狀況進行監(jiān)督、檢測和控制的技術和管理活動。因此，圖書質量監(jiān)控的基本內容應包括：質量管理體系監(jiān)控、過程質量監(jiān)控、圖書質量監(jiān)控、儲存過程質量監(jiān)控和使用過程質量監(jiān)控五個方面[1]。

(一)質量管理體系監(jiān)控

質量管理體系監(jiān)控的目的是評價圖書印刷方的質量管理體系是否符合質量標準的程度，監(jiān)督和控制印刷方質量管理體系的有效運行，驗證質量管理體系是否滿足圖書生產的適應性和有效性，確保印刷方的質量管理體系有效運行和持續(xù)改進。

(二)過程質量監(jiān)控

過程質量監(jiān)控是指在圖書質量形成過程中所進行的管理、控制、監(jiān)督、指揮、組織協(xié)調等一切活動。這些活動通常包括質量方針、質量目標、質量策劃、質量監(jiān)督、質量控制、質量保證和質量改進等方面。它貫穿于圖書生產的全過程。生產過程的質量監(jiān)控主要包括以下方面：

1.生產準備狀態(tài)監(jiān)控。生產準備狀態(tài)是指圖書在進入批量生產前對技術圖樣、質量管理文件、檢驗和測量標準、工藝要求、生產計劃、試驗和測量工具、管理、組織和協(xié)調，保證生產能夠順利進行。它可以對工藝工裝等物質形式和信息化的資源進行規(guī)劃。

2.外購原材料監(jiān)控。其主要是對印刷方外購原材料的采購、復驗、保管和使用實施監(jiān)控，保證合格的原材料進入裝配線，嚴防印刷方使用不合格的原材料。

3.生產過程工序質量監(jiān)控。質量監(jiān)控人員根據(jù)不同圖書特點及其生產實際情況，提出過程工序監(jiān)控的項目、內容和要求，并進行檢查和驗證，監(jiān)控關鍵工序、特殊過程。質量監(jiān)控人員要掌握印刷方工序審核、工序能力指數(shù)檢查、關鍵過程監(jiān)控的動態(tài)變化情況，評價工序質量控制效果。

4.圖書標識和可追溯性監(jiān)控。這一環(huán)節(jié)主要是監(jiān)督印刷方制定并執(zhí)行圖書標識和可追溯性制度。質量監(jiān)控人員確認圖書標識符合規(guī)定的要求，抽查外購原材料、生產過程圖書質量標志，確認其符合規(guī)定的標準。在有可追溯性要求的場合，監(jiān)控人員要監(jiān)督并確認每個或每批圖書都有特定的標識并有記錄，且符合要求；當圖書的可追溯性至關重要時，整個過程都必須保持其識別標記，確保圖書的識別及質量的可追溯性。

5.批次管理監(jiān)控。質量監(jiān)控人員要監(jiān)督印刷方制定并執(zhí)行批次管理制度，通過抽查，確認批次管理、質量記錄與圖書實物一致，并符合有關規(guī)定。批次管理的圖書應做到批次清、質量狀態(tài)清、原始記錄清、數(shù)量清等。

6.不合格品監(jiān)控。質量監(jiān)控人員要監(jiān)督印刷方建立不合格品審理系統(tǒng)，制定并執(zhí)行不合格品管理制度、不合格品控制程序文件、不合格品處理程序，并對其進行確認。

7.質量記錄監(jiān)控。質量監(jiān)控人員要監(jiān)督印刷方建立并保持生產過程質量記錄，以滿足圖書生產過程的符合性以及質量管理體系運行有效性提供證據(jù)的要求。質量記錄類型(包括表格)一般包括：檢驗報告、生產數(shù)據(jù)、鑒定報告、確認報告、考察和審核報告、不合格品審理報告、校準報告、糾正措施和改進報告等。

(三)圖書質量監(jiān)控

圖書質量監(jiān)控是保證圖書交付質量的最后一道關口，控制圖書質量是提高圖書質量水平的重要方面。在生產過程中，圖書的質量問題可以通過對生產批次進行抽檢。有的質量問題已經暴露并得到解決；有的潛在的質量問題在過程中難以發(fā)現(xiàn)。在印刷完成交付后，質量監(jiān)控人員只有通過對圖書進行全面檢測，才能消除一部分潛在的質量問題。

(四)儲存過程質量監(jiān)控

這一階段是各圖書倉庫進行的質量監(jiān)控，其目的是確保圖書在貯存期內的完好率，保證隨時將良好的圖書向購買方供應。質量監(jiān)控的內容是隨時掌握庫存圖書的質量現(xiàn)狀，預測其變化趨勢，采取維護、保養(yǎng)整理、環(huán)境監(jiān)控等措施，防止其質量下降和變舊的速度。

(五)使用過程質量監(jiān)控

這一階段是圖書使用部門進行的質量監(jiān)控，其目的是確保圖書的完好率達到規(guī)定的要求，保障出售和借閱的需求。質量監(jiān)控的內容是隨時掌握所使用圖書的質量狀況，采取有效的管理和技術措施，提高完好率，保障圖書正常出售和借閱。

三、圖書質量監(jiān)控影響因素

圖書質量管理貫穿于生產、存儲、使用的各個階段。圖書質量是過程的結果：研制過程是圖書形成質量的階段；生產過程是圖書獲得質量的階段；使用過程是圖書體現(xiàn)質量特性的階段。因此，在圖書壽命周期內，影響其質量監(jiān)控工作的因素有很多，我們通過調研和查閱資料，了解圖書質量監(jiān)控現(xiàn)狀，總結出影響圖書質量監(jiān)控工作的主要因素有以下幾個方面。

(一)質量監(jiān)控工作法規(guī)及其評價技術和方法

1.在圖書生產階段，印刷企業(yè)依據(jù)國家標準建立了質量管理體系。質量管理體系是指為了實現(xiàn)本組織的質量方針和目標，在質量方面進行指揮和控制的管理體系。對質量管理體系的監(jiān)督是質量監(jiān)控工作的重要一環(huán)。印刷企業(yè)雖然建立的質量管理體系較為完善，但對體系的持續(xù)改進及對體系有效運行的評估方法還不成熟，不能及時對體系進行糾偏。

2.在儲存使用階段，不少使用方已初步建立了質量監(jiān)控工作管理規(guī)定和考核標準。例如，不少高校圖書館制定了《圖書使用管理規(guī)定》和《圖書管理工作考評標準》，但缺乏專門針對圖書的質量監(jiān)控管理規(guī)定及對質量監(jiān)控管理規(guī)定進行監(jiān)督和審查的技術手段和方法。

無論是生產過程中的質量管理體系，還是儲存使用過程中的質量監(jiān)控管理規(guī)定，它們都是圖書質量的重要保證。為了確保圖書質量，圖書監(jiān)控部門必須建立行之有效的質量管理體系和質量監(jiān)控工作管理規(guī)定。因此，探索評價質量管理體系和質量監(jiān)控管理規(guī)定的方法顯得尤為重要[1]。

(二)質量監(jiān)控采用的檢驗檢測技術與方法

檢驗檢測是保證圖書質量的技術手段之一，檢驗檢測技術方法是質量監(jiān)控工作成效的保證。

1.在生產階段，質量監(jiān)控工作側重點往往放在出廠檢驗上，這種質量檢驗方法只能起到管結果而不能管原因的作用，印刷工藝、印刷工序等仍沒有改變。其造成的后果是生產出一樣甚至更多的不合格圖書，因此應把事后檢驗變?yōu)槭虑邦A防。世界質量管理大師戴明博士指出：“質量不是來源于檢驗，而是來源于改進生產過程。”因此，檢測部門需要對生產工序，特別是關鍵工序進行質量監(jiān)控，探索工序質量監(jiān)控的方法和技術。

2.在儲存使用階段，檢測部門對圖書的庫存管理及檢驗測試是按照經驗或需要適時進行的。由于當下圖書批次更新快、種類多、數(shù)量大，圖書的維護保養(yǎng)、檢驗測試僅依靠經驗已經不能完全滿足要求，因此，研究圖書質量監(jiān)控關鍵技術對保證圖書質量具有現(xiàn)實意義。

(三)質量監(jiān)控工作人員安排和人員素質

人員的素質和人員的安排直接影響到質量監(jiān)控工作的效果，圖書質量監(jiān)控部門必須培養(yǎng)優(yōu)秀人才到質量監(jiān)控工作崗位，建立合理、科學的人才培養(yǎng)機制和人才組織結構[2]。

1.在圖書生產階段，質量監(jiān)控工作主要由印刷企業(yè)工作人員協(xié)助完成質量監(jiān)控工作。由于生產階段是圖書質量形成的關鍵環(huán)節(jié)，直接影響到圖書的使用，因此，監(jiān)控人員應該具備豐富的科學知識、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和實事求是的工作作風。

2.在存儲和使用階段，從質量監(jiān)控工作人員隊伍現(xiàn)狀來看，不論是圖書采購業(yè)務部門，還是圖書使用管理部門，其工作人員僅具備了基本的業(yè)務知識和操作技能，綜合素質還達不到圖書質量監(jiān)控工作科學化、制度化和法制化的要求。這些部門特別缺少既掌握信息化技術，又熟悉圖書質量監(jiān)控先進技術的綜合性人才。另外，不少單位甚至無專職的質量監(jiān)控工作人員，制約了質量監(jiān)控工作順利、科學地開展。

(四)收集與管理質量監(jiān)控信息的技術和方法

目前，在圖書質量監(jiān)控的工作中，有些仍采用原始的手工統(tǒng)計方法來獲取圖書的質量信息；有些利用相關信息管理系統(tǒng)獲得質量信息。這樣的方式方法使工作人員獲取信息慢，收集的質量信息不足，收集上來的數(shù)據(jù)是零散的、不系統(tǒng)的或者是殘缺不全的。這些方法在對數(shù)據(jù)進行分析、研究過程中難以得出科學的結論和準確掌握圖書的質量情況，使工作人員很難及時、準確地掌握圖書的實際質量分布以及質量變化的趨勢，影響生產部門和采購部門的正確決策[3，4]。

(五)開展質量監(jiān)控工作所用的設施設備

質量監(jiān)控所需的設施設備是順利完成質量監(jiān)控工作的保證，是準確掌握圖書質量情況的保證。在圖書使用和儲存階段，由于受經費、運行體制等因素制約，質量監(jiān)控工作所必需的配套設施與資源，如檢測設備、計算機硬、軟件，相關設施設備等載體和技術，與實際需求存在差距。這制約了質量監(jiān)控工作的健康、有序發(fā)展。

除以上主要影響因素外，資金的投入、工作人員的質量監(jiān)控意識等也影響著質量監(jiān)控工作的實施和開展。

四、結束語

本文系統(tǒng)地論述了圖書質量監(jiān)控的含義及質量監(jiān)控的主要內容，圖書質量監(jiān)控工作貫穿于圖書的生產、儲存和使用三個階段，研究這三個階段的質量監(jiān)控技術和方法有著顯著的實際意義和經濟效益。同時，基于對影響圖書質量監(jiān)控工作的因素進行深入分析，本文重點對質量管理體系的評價技術及方法、質量監(jiān)控采用的檢驗檢測方法、質量監(jiān)控信息的收集與管理、質量監(jiān)控工作人員安排及人員素質、開展質量監(jiān)控工作所用的設施設備五個因素進行探討，總結出圖書質量監(jiān)控的影響因素，為研究圖書質量監(jiān)控關鍵技術做了基礎性工作。