提高事業(yè)單位檔案管理有效性的策略分析

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)其他工作的正常開(kāi)展起著基礎(chǔ)性的重要作用，檔案管理的高效性以及完整性有利于促進(jìn)單位的整體性發(fā)展。隨著近年來(lái)經(jīng)濟(jì)科技的快速發(fā)展，檔案管理工作也在不斷運(yùn)用新的成果更新發(fā)展。但就現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，仍存在有許多有待改進(jìn)的地方。本文就將從事業(yè)單位檔案管理的重要性出發(fā)，對(duì)其在具體開(kāi)展過(guò)程影響其工作效率的原因進(jìn)行簡(jiǎn)要論述，并為提高事業(yè)單位檔案管理有效性提出具體的策略分析，以期為檔案管理具體開(kāi)展工作提供相應(yīng)的理論借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;有效性;策略

前言

檔案管理的主要作用在于存放管理事業(yè)單位的員工個(gè)人資料、單位各種理論與實(shí)踐的文字圖片影音等各種信息，既是事業(yè)單位的歷史見(jiàn)證者，也能夠?yàn)槭聵I(yè)單位在未來(lái)的現(xiàn)代化發(fā)展提供源源不斷的文化底蘊(yùn)與理論支撐，具有重要作用。但就現(xiàn)實(shí)具體的工作狀況來(lái)看，我國(guó)的檔案管理工作本就起步較晚，且在開(kāi)啟初期受到重視度不夠，一直未能得到應(yīng)有的發(fā)展。此外，盡管現(xiàn)在檔案管理工作有了進(jìn)一步的提高，但仍存在有待以完善的地方。本文將從簡(jiǎn)要分析檔案管理的對(duì)單位整體發(fā)展的重要性，進(jìn)而指出現(xiàn)代社會(huì)影響我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作效率的原因，從而針對(duì)上述問(wèn)題提出具體的提高事業(yè)單位檔案管理工作的有效性的策略。為事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展以及檔案管理工作的有效進(jìn)行提供相應(yīng)的理論借鑒與參考。

1.事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位本身就是以為社會(huì)服務(wù)、實(shí)施政府職能為主要宗旨的社會(huì)單位組織，檔案管理作為影響事業(yè)單位的各項(xiàng)工作正常有效運(yùn)進(jìn)行的重要因素，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位的文化底蘊(yùn)建設(shè)、信息儲(chǔ)存、高效管理以及資源共享具有重要作用。具體來(lái)件，首先是文化底蘊(yùn)建設(shè)與信息儲(chǔ)存。檔案管理記錄存儲(chǔ)了事業(yè)單位一直來(lái)的大部分的理論與實(shí)踐資料，是事業(yè)單位發(fā)展歷史的見(jiàn)證者，也是未來(lái)進(jìn)一步發(fā)展的助力。其次是高效管理與資源共享。事業(yè)單位作為社會(huì)服務(wù)的主要單位組織，需要大量從事教育、科技、衛(wèi)生等各種工作，而檔案管理工作可以為這些工作進(jìn)行簡(jiǎn)要組織分類(lèi)與整理，從而實(shí)現(xiàn)協(xié)同高效管理。同時(shí)，各單位之間通過(guò)現(xiàn)代新興科技及網(wǎng)絡(luò)，可以及時(shí)互通有無(wú)實(shí)現(xiàn)資源共享。宗旨，事業(yè)單位的檔案管理具有十分重要的作用。

2.影響事業(yè)單位檔案管理效率的原因

盡管檔案管路工作較剛成立之初有了大的發(fā)展，但就現(xiàn)實(shí)具體的工作運(yùn)轉(zhuǎn)情況來(lái)看，事業(yè)單位的檔案管理工作的效率有待于進(jìn)一步提高，主要原因如下：

2.1理念重視程度不夠

就我國(guó)的檔案管理工作來(lái)看，其起步較晚，且一直以來(lái)都未得到應(yīng)有的重視。盡管，近年來(lái)這一狀況有所改善，但仍未達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)。無(wú)論是事業(yè)單位的工作人員還是領(lǐng)導(dǎo)，相較于具有直接的考核成績(jī)、經(jīng)濟(jì)成果的具體教育、衛(wèi)生或者文化事業(yè)，對(duì)于檔案管理工作明顯重視程度不夠，因而導(dǎo)致在檔案具體的操作過(guò)程中就很容易出現(xiàn)失誤等情況，影響檔案管理工作的效率。

2.2現(xiàn)代化管理設(shè)施與制度跟不上

隨著近年來(lái)我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的進(jìn)步，社會(huì)諸多工作方式及工作設(shè)備都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，逐步向高效化、信息化以及綜合化的方向發(fā)展。不得不承認(rèn)的是，現(xiàn)代科技的發(fā)展為各項(xiàng)工作都提供了諸多便利。但就我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，有部分單位并沒(méi)有及時(shí)有效地將新興科技與電子信息技術(shù)和具體的檔案收集、歸納整理工作相結(jié)合。此外，即使有的事業(yè)單位將其運(yùn)用到了具體的工作過(guò)程中來(lái)，但也存在檢索工具設(shè)備落后，檢索效率低下等問(wèn)題。缺乏科學(xué)高效專(zhuān)業(yè)的管理制度，嚴(yán)重影響了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.3檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高

檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的穩(wěn)定有效運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要的作用，其本身就是一項(xiàng)對(duì)專(zhuān)業(yè)性與、規(guī)范性與理論性要求很高的工作。但就目前我國(guó)部分事業(yè)單位的檔案管理工作的管理人員來(lái)講，其缺乏專(zhuān)業(yè)的理論規(guī)范，對(duì)檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)、檔案的歸類(lèi)整理意識(shí)淡薄，導(dǎo)致檔案管理復(fù)雜凌亂。在進(jìn)一步進(jìn)行檔案檢索時(shí)往往困難重重，甚至?xí)?dǎo)致個(gè)別檔案丟失、損害的情況出現(xiàn)。上述情況都嚴(yán)重影響了檔案管理工作的高校運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.提高事業(yè)單位檔案管理有效性的具體策略

通過(guò)對(duì)上述原因的簡(jiǎn)要分析，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求以及促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，可以從以下幾個(gè)方面對(duì)事業(yè)單位檔案管理的有效性進(jìn)行相應(yīng)的提高：

3.1轉(zhuǎn)變理念，加深對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

提高事業(yè)單位檔案管理有效性首先必須轉(zhuǎn)變之前的不合時(shí)宜的理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位以及社會(huì)的重要性。無(wú)論是單位領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用還是相關(guān)工作人員的宣傳，都應(yīng)該專(zhuān)注于提高對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度，提高檔案資料的收集、整理以及歸納水平，促進(jìn)檔案管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高檔案管理制度規(guī)范水平

事異則備便，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展變化，必須不斷提高檔案管理制度規(guī)范水平。檔案管理所面對(duì)的資料龐雜，因而在收集整理的過(guò)程中必須有相應(yīng)的制度規(guī)范，對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真鑒別并分類(lèi)收集整理。嚴(yán)格保證資料填寫(xiě)規(guī)范、完整、無(wú)誤，并充分利用相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行信息化整理建檔，為之后的資料查詢(xún)提供相應(yīng)參考。適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，不斷提高檔案管理的有效應(yīng)用。

3.3提高素養(yǎng)，增強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性

檔案管理人員是對(duì)各種檔案資料信息進(jìn)行直接收集、歸納整理的操作者，也是事業(yè)單位檔案管理有效性有否最終的直接決定者。因而在人員的專(zhuān)業(yè)性與理論性建設(shè)上必須嚴(yán)格把關(guān)。在聘任員工之初就要選擇具有高度責(zé)任感與耐心的優(yōu)秀人才，在工作的過(guò)程中也要定期舉辦專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)與相應(yīng)的考核，從多種角度提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性素養(yǎng)，進(jìn)而切實(shí)提高事業(yè)單位檔案管理的有效性。

4.結(jié)語(yǔ)

時(shí)代日新月異，不斷發(fā)展變化，事業(yè)單位的檔案管理工作作為事業(yè)單位工作正常高效開(kāi)展的重要組成部分也必須不斷適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，彌補(bǔ)工作中存在的有待完善改進(jìn)的地方，不斷促進(jìn)檔案管理的有效性。

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作者簡(jiǎn)介：

李輝（1970.06-? ?），男，漢族，吉林通榆人，館員，研究方向：檔案管理。