對(duì)基層水利檔案工作信息化建設(shè)的思考

李演科

（陜西省寶雞峽引渭灌溉中心，陜西 咸陽(yáng) 712000）

近年來(lái)，國(guó)家加大了水利建設(shè)投資力度，大型灌區(qū)的更新改造、病險(xiǎn)水庫(kù)除險(xiǎn)加固、泵站改造、節(jié)水項(xiàng)目等持續(xù)推進(jìn)，產(chǎn)生了大量的水利工程檔案資料。加快基層水利檔案管理工作信息化建設(shè)，用現(xiàn)代化管理手段，做好檔案管理和服務(wù)，是水利建設(shè)和發(fā)展的客觀需求，也是基層水利檔案工作者的重要任務(wù)。

1 加快基層水利檔案工作信息化建設(shè)的重要性

1.1 水利檔案數(shù)量急劇增多促使管理方式的變革

隨著國(guó)家對(duì)水利建設(shè)的持續(xù)投入及一批批工程項(xiàng)目相繼竣工，大量水利建設(shè)檔案隨之產(chǎn)生。寶雞峽引渭灌溉中心近十年產(chǎn)生的水利建設(shè)檔案，占到灌區(qū)開灌近50 年來(lái)的三分之一，檔案收集、整理、管理任務(wù)急劇增加，檔案的提供利用數(shù)量同步增高，所以，針對(duì)現(xiàn)階段水利檔案數(shù)量大幅增多、利用需求不斷增長(zhǎng)的實(shí)際，必須加快基層水利檔案工作的信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，為工程建設(shè)與管理以及向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。

1.2 水利建設(shè)自身需求和社會(huì)需求是加快水利建設(shè)檔案信息化的原生動(dòng)力

目前，在社會(huì)發(fā)展各個(gè)領(lǐng)域全面推進(jìn)信息化的大潮中，水利事業(yè)信息量呈大幅增高趨勢(shì)，人們處理信息、獲取信息的手段和渠道日益增多和高效，水利檔案信息與社會(huì)其它信息之間的聯(lián)系日益密切。人們往往希望借助信息化、數(shù)字化的計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)獲取各種資源信息，來(lái)獲得低成本、高效率的檔案報(bào)務(wù)。水利工程管理單位自身的建設(shè)與發(fā)展也對(duì)檔案管理提出了更高的要求。寶雞峽引渭灌溉中心實(shí)行三級(jí)管理，基層單位分布在關(guān)中中西部14 個(gè)市、縣（區(qū)），檔案的利用極為不便。在基層水利檔案工作中，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展和水利行業(yè)自身發(fā)展的需要。所以，實(shí)行檔案工作信息化管理，共享檔案信息資源是水利檔案管理的發(fā)展方向。

2 基層水利檔案工作信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 信息化程度低，檔案管理任務(wù)繁重

檔案數(shù)量的急劇增加給傳統(tǒng)的人工管理檔案帶來(lái)挑戰(zhàn)。目前水利行業(yè)檔案管理信息化水平普遍不高，從檔案材料的收集、整理、編目、到管理維護(hù)主要依靠人工管理，檔案管理人員任務(wù)繁重，工作效率低下，與當(dāng)前發(fā)展環(huán)境不相適應(yīng)。

2.2 水利檔案管理處在從人工到信息化的轉(zhuǎn)型時(shí)期

水利建設(shè)檔案目前處于從人工管理向信息化管理的轉(zhuǎn)型階段，在這個(gè)階段會(huì)不可避免地出現(xiàn)一些影響信息化進(jìn)程的因素。一是檔案管理人員和業(yè)務(wù)人員的理念與信息化發(fā)展趨勢(shì)有一定的差距，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式，缺乏求新、求變的精神。二是轉(zhuǎn)型時(shí)期最主要的特征是紙質(zhì)檔案與電子檔案共存。寶雞峽引渭灌溉中心于2018 年建立了自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，開始了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型，但在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到在同一個(gè)工程項(xiàng)目、同一子類目下，既有紙質(zhì)檔案，又有電子檔案，甚至在同一件（卷）里，不同載體的檔案同時(shí)存在，有些文字資料是電子檔案，與之相關(guān)的圖紙卻是紙質(zhì)檔案，在技術(shù)上增加了全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的難度。這里面既有業(yè)務(wù)人員信息化水平參差不齊的原因，也有信息化應(yīng)用水平在水利建設(shè)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展不均衡的原因。三是水利工程檔案信息化投入少。近年來(lái)各灌區(qū)相繼實(shí)施了信息化工程，但投資的主要對(duì)象是灌區(qū)工程運(yùn)行管理方面，如水情監(jiān)控、水量調(diào)配等。有的建立了OA 系統(tǒng)，卻未配套相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案管理信息化的投入較少。

2.3 高素質(zhì)的檔案管理人才缺乏

檔案管理信息化要求檔案管理人員不僅要具備較高的業(yè)務(wù)水平，還需熟練掌握一定的計(jì)算機(jī)技能、基礎(chǔ)外語(yǔ)水平等。目前水利檔案管理缺乏綜合素質(zhì)較高的復(fù)合型人員，檔案管理人才的培訓(xùn)和培養(yǎng)力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于其它主要專業(yè)，這是制約檔案管理信息化發(fā)展的最主要因素。

3 加快水利檔案工作信息化建設(shè)的建議和對(duì)策

3.1 制定檔案管理信息化規(guī)劃和實(shí)施方案

當(dāng)前社會(huì)處在一個(gè)信息化快速發(fā)展的新時(shí)代，社會(huì)活動(dòng)中的信息需求量日益增加，且呈高速增長(zhǎng)的趨勢(shì)。人們需要一個(gè)更加快捷高效的信息獲知渠道，但基層水利工程檔案管理信息化程度低，進(jìn)展緩慢，難以適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需要。應(yīng)根據(jù)單位實(shí)際，制定本單位檔案管理信息化規(guī)劃和實(shí)施方案，將檔案管理信息化納入灌區(qū)信息化建設(shè)總體規(guī)劃中，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)，穩(wěn)步推進(jìn)，補(bǔ)齊短板。

3.2 引進(jìn)和培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才

人才是推動(dòng)水利檔案管理現(xiàn)代化的最重要的因素。目前，基層水利單位普遍存在檔案管理人員年齡和知識(shí)結(jié)構(gòu)老化的現(xiàn)象，亟需引進(jìn)具有檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的新老交替。還要加強(qiáng)現(xiàn)有在崗人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。近年來(lái)，檔案管理的有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)變化較大，國(guó)家檔案局發(fā)布了電子文件歸檔與管理的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，而檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)卻被弱化，在一定程度上影響了檔案管理信息化進(jìn)程。單位應(yīng)選派具有一定經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員到開設(shè)檔案管理專業(yè)的大學(xué)進(jìn)行培訓(xùn)，與檔案管理信息化開展較好的單位和行業(yè)進(jìn)行人員和技術(shù)交流，不斷提高基層檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，為全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提供人才保障。

3.3 引進(jìn)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)

目前的檔案管理系統(tǒng)從來(lái)源上區(qū)分，主要有三類：使用單位自行研發(fā)、委托專業(yè)公司研發(fā)、商品系統(tǒng)軟件。經(jīng)國(guó)家檔案局認(rèn)定的商品管理軟件相對(duì)比較規(guī)范，而前兩種系統(tǒng)受相關(guān)人員的檔案專業(yè)知識(shí)及單位與軟件公司對(duì)接影響，會(huì)不同程度存在一些問題，如電子文件格式不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，功能模塊不完善，安全性差等，且后期維護(hù)不便、維護(hù)成本高。

不具備研發(fā)條件的單位應(yīng)選擇國(guó)家檔案局認(rèn)可的商品軟件，委托專業(yè)公司研發(fā)的，應(yīng)首先審核其資質(zhì)。一個(gè)完整的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)包括各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理、檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等。單位已建立OA系統(tǒng)、項(xiàng)目管理等系統(tǒng)的，還應(yīng)做好檔案管理系統(tǒng)與其它系統(tǒng)的良好對(duì)接，以提高系統(tǒng)使用效率。

信息化會(huì)帶來(lái)一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，這一點(diǎn)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初就應(yīng)充分考慮，從技術(shù)上杜絕漏洞。使用者和管理者應(yīng)嚴(yán)格遵守網(wǎng)絡(luò)安全有關(guān)法律法規(guī)和檔案保密有關(guān)規(guī)定，確保檔案信息資源安全。

3.4 倡導(dǎo)水利檔案資源共享

人工管理檔案時(shí)代，檔案資源基本上屬于單位的私產(chǎn)，檔案資源的社會(huì)性被減弱，跨行業(yè)、跨單位查閱檔案障礙多、門檻高，程序復(fù)雜，難以提供更多的社會(huì)服務(wù)，也影響了生產(chǎn)建設(shè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。信息化時(shí)代的到來(lái)，打破了單位和行業(yè)之間的檔案利用屏障，搭建起一個(gè)便捷高效的跨越時(shí)間地域、跨單位、跨行業(yè)的資源共享平臺(tái)，非涉密的水利檔案信息資源共享成為可能，把私產(chǎn)轉(zhuǎn)化為公共資源，為生產(chǎn)建設(shè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供安全高效的檔案信息服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，具有一定的復(fù)雜性。基層水利單位一定要充分認(rèn)識(shí)水利檔案信息化發(fā)展的重要性和緊迫性，加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，最大化利用檔案信息資源，提升服務(wù)水平，助推水利事業(yè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。