行動學(xué)習(xí)法在醫(yī)院HRP系統(tǒng)優(yōu)化中的應(yīng)用

黃園 王衛(wèi)紅 錢小慧 李帆

摘要：加強財務(wù)監(jiān)控及會計信息化建設(shè)是國家政策的方向標(biāo)。鑒于醫(yī)院HRP系統(tǒng)建立不全等現(xiàn)狀，應(yīng)用行動學(xué)習(xí)法，以昆明市兒童醫(yī)院HRP系統(tǒng)優(yōu)化為例提高醫(yī)院HRP系統(tǒng)使用效果。優(yōu)化后，建立完善的高效統(tǒng)一、互聯(lián)互通、信息共享的醫(yī)院資源管理平臺，實現(xiàn)流程標(biāo)準化、管理精細化、核算準確及時。

關(guān)鍵詞：HRP系統(tǒng)；行動學(xué)習(xí)法；優(yōu)化

基金項目：昆明市科技計劃項目“行動學(xué)習(xí)方法在醫(yī)院HRP系統(tǒng)優(yōu)化中的應(yīng)用研究-以昆明市兒童醫(yī)院ORACLE EBS系統(tǒng)優(yōu)化為例”（合同編號：昆科計字2017-1-S-16779）。

新醫(yī)改指出“進一步完善財務(wù)、會計管理制度，嚴格預(yù)算管理，加強財務(wù)監(jiān)管和運行監(jiān)督”；同時，會計改革與發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中明確指出會計改革與發(fā)展的主要任務(wù)之一是加強會計信息化建設(shè)。在公立醫(yī)院綜合改革及取消藥品加成政策背景下，節(jié)約成本途徑成為新的運行機制，通過信息化建設(shè)實現(xiàn)成本控制無疑顯得尤為重要，則醫(yī)院的HRP系統(tǒng)在醫(yī)院管理中起著非常關(guān)鍵的作用。

一、醫(yī)院HRP系統(tǒng)現(xiàn)狀

雖然各家醫(yī)院已實施或計劃實施HRP系統(tǒng)，但目前醫(yī)院HRP系統(tǒng)建設(shè)與優(yōu)化過程中面臨困難：（1）當(dāng)前信息系統(tǒng)專業(yè)性強、系統(tǒng)種類復(fù)雜，具有共性的業(yè)務(wù)分別使用獨立系統(tǒng)，系統(tǒng)間集成度較低；（2）信息數(shù)據(jù)準確性可能直接關(guān)系到患者的質(zhì)量與安全，對信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確性及傳遞及時性要求較高。

鑒于此，為快速高效的建立完善的醫(yī)院HRP系統(tǒng)，充分發(fā)揮HRP系統(tǒng)效能，以昆明市兒童醫(yī)院HRP系統(tǒng)優(yōu)化為例，應(yīng)用質(zhì)量管理工具提高醫(yī)院HRP系統(tǒng)使用效果。

二、行動學(xué)習(xí)法介紹

筆者應(yīng)用的行動學(xué)習(xí)法是采用華潤的“行動學(xué)習(xí)”法，又稱為“群策群力”，是一種方法論，通過從現(xiàn)象到原因，再聚焦專業(yè)性的問題，針對專業(yè)性的問題尋找對策、制定方案并具體落實的過程，幫助管理者解決面臨的困難或問題，從而提升業(yè)績，達成個人和組織共同成長的目標(biāo)。主要有六步法，一是擺負面現(xiàn)象；二是查找原因；三是對原因歸類聚焦；四是對問題梳理；五是尋找解決辦法；六是設(shè)計行動方案。

三、醫(yī)院HRP優(yōu)化項目介紹

醫(yī)院從2014年4月起開始設(shè)計與實施HRP系統(tǒng)，引入四大會計師事務(wù)所普華永道的先進理念與技術(shù)，借助華潤集團的管理大平臺助力推廣使用HRP系統(tǒng)，項目共分為兩期，第一期主要是財務(wù)核算系統(tǒng)上線；第二期是業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)集成的階段，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)集成，但由于人的觀念、設(shè)計實施時間受限、系統(tǒng)尚未完全成熟等原因引起HRP系統(tǒng)應(yīng)用有較大困難，且維保費用高昂的現(xiàn)狀，且運行一段時間后，各用戶對系統(tǒng)接受度及滿意度均不高，實施HRP系統(tǒng)的性價比無法體現(xiàn)，醫(yī)院的HRP系統(tǒng)運用進入瓶頸。

四、應(yīng)用行動學(xué)習(xí)法優(yōu)化醫(yī)院HRP系統(tǒng)項目

為提高醫(yī)院HRP系統(tǒng)使用效果，改變用戶對HRP系統(tǒng)的認知偏差及提升滿意度，應(yīng)用行動學(xué)習(xí)法，通過組織內(nèi)各個人員的平等參與，最大限度地凝聚組織成員的智慧，提高優(yōu)化HRP系統(tǒng)的效率和質(zhì)量。

（一）描述負面現(xiàn)象

基于各科室對HRP系統(tǒng)使用效果差的現(xiàn)象，昆明市兒童醫(yī)院成立項目優(yōu)化小組，由審計、財務(wù)、采購、設(shè)備、總務(wù)、藥劑、信息等部門相關(guān)人員參與，目標(biāo)創(chuàng)建一套支持醫(yī)院整體運行管理的統(tǒng)一高效、互聯(lián)互通、信息共享的系統(tǒng)化醫(yī)院資源管理平臺。

（二）查找原因并歸類

項目優(yōu)化小組圍繞HRP系統(tǒng)使用效果差的問題開展行動學(xué)習(xí)計劃，并設(shè)定提高HRP系統(tǒng)使用效果為目標(biāo)。小組成員集思廣益，采用頭腦風(fēng)暴法進行原因查找，并對產(chǎn)生的原因采用魚骨圖工具進行歸類聚焦，通過對組織成員提出的原因進行分析、提煉、匯總，從系統(tǒng)本身、實施方、用戶及市場方面進行歸類分析，具體見圖1。

（三）對問題進行梳理

借助緊急重要矩陣工具對存在的問題重新梳理確定解決問題的先后順序，緊急性代表不解決問題會更加惡化的原因；重要性代表解決該問題對目標(biāo)實現(xiàn)的貢獻程度。

（四）尋找解決方法

根據(jù)“緊急重要矩陣”篩選出的問題制定工作舉措，并確認主要責(zé)任人。為確保醫(yī)院HRP系統(tǒng)優(yōu)化項目落地，采用“投入產(chǎn)出矩陣”進行篩選，挑選出投入少但產(chǎn)出大的工作舉措。從成本管控角度，最應(yīng)優(yōu)先實施投入最少產(chǎn)出最大的工作舉措，根據(jù)優(yōu)先級順序提出詳細的行動計劃并依次優(yōu)化。

（五）制定行動方案

根據(jù)投入最少產(chǎn)出最大的工作舉措制定詳細的、可操作的行動方案，并確定主要責(zé)任人及計劃時間，具體見表1。

按表1的相同方法按優(yōu)先級列出其他舉措的具體詳實的行動計劃并依次開展實施。為節(jié)約維保費用，計劃實施周期是一年，提升各用戶對醫(yī)院HRP系統(tǒng)使用效果，借助醫(yī)院HRP系統(tǒng)實現(xiàn)醫(yī)院管理精細化、流程標(biāo)準化的目的，盡早發(fā)揮HRP系統(tǒng)效能。

（六）項目實施階段

項目按緊急重要程度分為三個階段進行優(yōu)化實施，第一階段是最緊急最重要原因中投入最小產(chǎn)出最大的工作舉措按行動計劃時間開展；第二階段是最緊急最重要原因中投入產(chǎn)出一般的工作舉措列出行動計劃進行優(yōu)化；第三階段是在解決最緊急重要原因外的其他原因。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，確立項目的牽頭部門。根據(jù)各科室、各用戶對醫(yī)院HRP系統(tǒng)負面問題，組織院領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)科室人員召開溝通會，并形成問題匯總表，確定審計部門為醫(yī)院HRP系統(tǒng)優(yōu)化項目的牽頭部門，負責(zé)跟蹤HRP系統(tǒng)優(yōu)化進度。通過領(lǐng)導(dǎo)重視推進HRP系統(tǒng)使用，改變只是財務(wù)系統(tǒng)的錯誤認識，加強科室部門對HRP系統(tǒng)的認知度及價值意義。

2.開展全方位、多層次的培訓(xùn)。鑒于用戶對HRP系統(tǒng)了解度不足、習(xí)慣于老系統(tǒng)、業(yè)務(wù)未按規(guī)則操作等問題，由實施方調(diào)研培訓(xùn)需求后再次組織更深入的培訓(xùn)，培訓(xùn)分為講授及測試系統(tǒng)實操兩部分。通過整體培訓(xùn)、一對一溝通交流、系統(tǒng)演示等多個環(huán)節(jié)，保證用戶全面了解HRP系統(tǒng)。

3.流程改進。為最大限度發(fā)揮醫(yī)院資源效能，在滿足內(nèi)控要求的前提下，從成本控制角度考慮HRP系統(tǒng)進行流程改進。如，在優(yōu)化前，新品信息維護信息需要采購、信息、財務(wù)三個部門共同完成，效率極其低下，嚴重影響業(yè)務(wù)科室耗材領(lǐng)用，通過小組討論確定統(tǒng)一由采購部維護，簡化流程。

4.信息部門設(shè)立專人跟進系統(tǒng)優(yōu)化項目。為提高系統(tǒng)安全性及節(jié)約維保費用，至少要培養(yǎng)一名信息工程解決基本常見問題

5.評估系統(tǒng)性能，優(yōu)化系統(tǒng)問題。針對收集的系統(tǒng)問題，在審計、信息部門與實施方的溝通協(xié)調(diào)，最終確定1項為集團標(biāo)準化功能無法優(yōu)化；3項通過溝通后已解決；4項由信息部門人員在實施方的指導(dǎo)下解決；12項由項目實施方1個月內(nèi)完成；10項由項目實施方在維保費用外通過付費方式優(yōu)化實現(xiàn)。

（七）成果總結(jié)

利用ITO學(xué)習(xí)維度進行三層反思，一是個人學(xué)習(xí)層面。應(yīng)用行動學(xué)習(xí)法，小組成員全盤掌握HRP系統(tǒng)的原理，對HRP系統(tǒng)使用評價更加客觀；二是團隊學(xué)習(xí)層面，通過團隊行動學(xué)習(xí)，快速、有效、高質(zhì)量的優(yōu)化了HRP系統(tǒng)功能；三是組織學(xué)習(xí)層面。借助團隊的智慧充分發(fā)揮了醫(yī)院HRP系統(tǒng)效能，建立了標(biāo)準化HRP工作流程，體現(xiàn)業(yè)財一體會、精細化管理與科學(xué)規(guī)范化。

五、研究成果

根據(jù)表1行動計劃表格，小組成員有計劃地、有目的、有效率的對醫(yī)院HRP系統(tǒng)進行優(yōu)化，融合現(xiàn)代化管理理念和流程，結(jié)合醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)，實現(xiàn)HIS系統(tǒng)收入管理、資產(chǎn)管理、庫存管理、應(yīng)收應(yīng)付模塊、薪酬管理、成本管理與總賬系統(tǒng)的高度集成，并在會計核算、系統(tǒng)安全性及子模塊得到了有效改進。

1.會計核算準確性大幅提高。優(yōu)化后，存貨從入庫、出庫、盤點等全面實現(xiàn)系統(tǒng)管理，在平臺數(shù)據(jù)實現(xiàn)系統(tǒng)自動校驗與自動傳輸，保證數(shù)據(jù)真實可靠。

2.系統(tǒng)安全性得到保障。一方面，信息部門負責(zé)用戶職責(zé)的分配與管理，設(shè)立用戶職責(zé)的審批程序，規(guī)范了用戶職責(zé)管理，加強了系統(tǒng)安全性；另一方面，實施方加強運用ORACLE 數(shù)據(jù)庫中間件技術(shù)的安全性和容錯性，從信息獲取層、應(yīng)用層和數(shù)據(jù)層多維度保護數(shù)據(jù)的安全和完整。

3.醫(yī)院項目財務(wù)管理實現(xiàn)系統(tǒng)管理。引入項目管理軟件，對于經(jīng)費管理實現(xiàn)系統(tǒng)預(yù)算控制、執(zhí)行查詢及決算報表等功能，極大地方便臨床醫(yī)技科室人員，提高了對財務(wù)部門的滿意度。

4.供應(yīng)商資質(zhì)管理、效期管理及安全庫存管理功能得到有效應(yīng)用。優(yōu)化后，對供應(yīng)商資質(zhì)、效期是否已過期或即將過期通過顏色區(qū)分進行提醒，系統(tǒng)提示已過期的無法進行下一步操作，提高采購物品的安全性。

5.高值耗材管理實現(xiàn)系統(tǒng)全過程跟蹤管理。通過增加錄入高值耗材外包裝自帶條碼功能，與醫(yī)院高值耗材條碼進行有效關(guān)聯(lián)，從廠家、供應(yīng)商、院內(nèi)、患者實現(xiàn)可追溯管理，保證患者的診療安全。

應(yīng)用華潤“行動學(xué)習(xí)”法優(yōu)化醫(yī)院HRP系統(tǒng)項目，一方面，通過流程再造，最大限度的實現(xiàn)系統(tǒng)控制，防范經(jīng)濟風(fēng)險，真正達到節(jié)流的目的；另一方面，完善的HRP系統(tǒng)是實現(xiàn)業(yè)財融合的最佳工具，有利于將信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為醫(yī)院發(fā)展的原動力，積極向國際一流的數(shù)字化醫(yī)院目標(biāo)邁進。財

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