“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案室管理轉(zhuǎn)型策略探討

趙炫鈺

（商丘醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校,河南商丘 476100）

檔案室作為高校歷史文化和學(xué)術(shù)研究的重要資源匯聚地，其管理模式的現(xiàn)代化對于提升高校整體教育質(zhì)量和科研能力具有不可忽視的作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已逐漸不能滿足高效、快捷、精準(zhǔn)的現(xiàn)代管理需求，因此高校檔案室管理的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型勢在必行。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理的必要性與可行性

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，高校檔案管理的必要性和可行性體現(xiàn)在以下兩個方面：（1）必要性。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理帶來了革命性的變化。高校作為知識和信息的集中地，擁有大量的檔案資料，包括教學(xué)、科研、學(xué)生管理等多個方面。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進步，檔案資料的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化成為必然趨勢。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，更有效地整合和利用檔案資源，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（2）可行性。隨著云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的發(fā)展，高校檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)變得更加可行。技術(shù)不僅提高了檔案存儲和處理的效率，還增強了檔案信息的安全性和可訪問性。高校利用技術(shù)建立更加完善的檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的高效管理和廣泛應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)教育資源的豐富和普及，高校檔案管理也可與在線教育資源相結(jié)合，為教育教學(xué)提供更多的支持和服務(wù)[1]。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”對高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化發(fā)展產(chǎn)生的影響

（一）思維觀念的轉(zhuǎn)變

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校檔案管理的思維觀念經(jīng)歷了重大轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理注重物理存儲和線下訪問，而現(xiàn)代檔案管理則更強調(diào)數(shù)字化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化。高校開始認識到利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能提高檔案管理效率，而且能促進檔案的創(chuàng)新利用和價值最大化。思維的轉(zhuǎn)變推動了檔案管理從被動的保存轉(zhuǎn)向主動的服務(wù)，從封閉的單一功能轉(zhuǎn)向開放的多元應(yīng)用。檔案管理者被鼓勵采納更加靈活和前瞻的態(tài)度，以適應(yīng)不斷變化的信息環(huán)境和用戶需求。

（二）管理內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，高校檔案管理的內(nèi)容也發(fā)生了根本性的變化。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，轉(zhuǎn)變?yōu)榘娮游臋n、多媒體資料、網(wǎng)絡(luò)資源等多樣化內(nèi)容的管理。不僅使檔案類型更加豐富，也提高了信息的存取效率和有效性。數(shù)字化檔案的管理要求檔案管理員具備更高的技術(shù)能力，以處理和保護多樣化的數(shù)據(jù)格式。同時，檔案的數(shù)字化也促進了跨學(xué)科研究和遠程教育的發(fā)展，為學(xué)術(shù)交流和知識共享提供了更加廣闊的平臺[2]。

（三）管理對象的轉(zhuǎn)變

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響下，高校檔案管理的對象從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)榘ù罅康碾娮訖n案和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)。轉(zhuǎn)變要求檔案管理系統(tǒng)不僅要處理實體文件，還要有效地管理和保護電子檔案。電子檔案的安全性、可靠性和易用性成為管理的重點。此外，隨著云存儲和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，高校檔案管理也開始擴展到虛擬空間和網(wǎng)絡(luò)平臺，涵蓋了更廣泛的數(shù)據(jù)資源。這要求檔案管理者不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案保管技術(shù)，還要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，以適應(yīng)日益增長的網(wǎng)絡(luò)信息管理需求。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”對高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化發(fā)展的作用

（一）提升檔案管理采集工作的智能化程度

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，高校檔案管理的采集工作變得更加智能化。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，高校能夠自動化采集、分類和存儲大量的檔案信息。比如，通過云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的快速處理和分析，從而提高檔案信息的采集效率和準(zhǔn)確性。智能化的采集工具，如文本識別、圖像分析等，也被廣泛應(yīng)用于檔案的數(shù)字化處理中，減少了人工干預(yù)的需求，提高了數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和效率。智能化的檔案采集方式，不僅提高了檔案管理的工作效率，還為后續(xù)的檔案研究和利用提供了更加豐富和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（二）推動高校檔案管理實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

“互聯(lián)網(wǎng)+”也極大地推動了高校檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的方向發(fā)展。通過構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息的一致性和互操作性。這對于提高檔案管理的質(zhì)量和效率至關(guān)重要。例如，高校采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和存儲標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的長期保存和易于檢索。此外，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理還有助于跨校際或跨部門間的檔案共享和交流，從而促進了學(xué)術(shù)合作和知識傳播[3]。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還包括對檔案管理人員的培訓(xùn)和評估，確保他們具備處理現(xiàn)代化檔案所需的技能和知識。

（三）促進高校檔案管理實現(xiàn)便捷化和智能化服務(wù)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來還極大地促進了高校檔案管理服務(wù)的便捷化和智能化。通過在線檔案管理系統(tǒng)，用戶隨時隨地訪問檔案資料，提升了檔案使用的便利性。智能化服務(wù)如自助查詢、在線預(yù)約、虛擬展覽等，提高了用戶體驗，使得檔案資料的檢索和利用更加高效和方便。高校檔案管理還通過人工智能技術(shù)，如機器學(xué)習(xí)和自然語言處理，提供更加精準(zhǔn)和個性化的服務(wù)。例如，基于用戶的歷史查詢記錄和偏好，智能推薦相關(guān)檔案資料，提升用戶的研究和學(xué)習(xí)效率。便捷化和智能化的服務(wù)不僅增強了檔案的實用性，也提高了檔案管理的現(xiàn)代化水平。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實困境

（一）對檔案室轉(zhuǎn)型重視程度不夠

高校檔案室在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的轉(zhuǎn)型面臨著重視不足的問題，這直接影響了轉(zhuǎn)型的進度和效果。首先，部分高校對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和其對檔案管理帶來的變革缺乏足夠的認識。理解上的滯后導(dǎo)致他們未能充分認識到轉(zhuǎn)型的緊迫性和重要性。其次，即使部分高校意識到了轉(zhuǎn)型的必要性，同時也缺乏明確的目標(biāo)和戰(zhàn)略規(guī)劃。在未能清晰目標(biāo)和戰(zhàn)略指導(dǎo)的情況下，檔案室的轉(zhuǎn)型工作很難得到有效的執(zhí)行和管理。不僅影響了轉(zhuǎn)型的效率，也導(dǎo)致資源的浪費和方向的偏差。最后，由于重視程度不夠，一些高校并沒有為檔案管理轉(zhuǎn)型提供必要的資源投入，如資金、技術(shù)和人力資源等。缺乏關(guān)鍵資源的支持，檔案管理轉(zhuǎn)型的進程將難以推進。此外，缺乏足夠的重視程度也影響到團隊成員的積極性，導(dǎo)致整個轉(zhuǎn)型過程缺乏動力和創(chuàng)新。

（二）檔案服務(wù)模式不夠豐富

高校檔案服務(wù)模式不夠豐富阻礙了檔案服務(wù)的現(xiàn)代化和高效化。首先，部分高校的檔案服務(wù)仍然依賴于傳統(tǒng)的線下管理和服務(wù)方式，如實體檔案的查閱和借閱等。服務(wù)模式在效率和可及性方面受到限制，難以滿足當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時代用戶的需求。在信息快速流通的時代背景下，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式顯得過時，無法有效地支持信息的快速檢索和共享[4]。其次，伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，用戶對于在線獲取信息的需求日益增長。然而，部分高校的檔案服務(wù)還未能提供充足的在線資源，如數(shù)字化檔案、在線數(shù)據(jù)庫等。缺乏資源限制了用戶隨時隨地訪問和使用檔案的能力，同時也影響了檔案的普及和利用效率。最后，現(xiàn)代檔案服務(wù)越來越重視用戶的互動和參與，在部分高校中，檔案服務(wù)還未能有效地整合元素。缺少有效的互動機制，如在線咨詢、反饋系統(tǒng)、用戶論壇等，使得用戶難以與檔案服務(wù)進行有效的互動和溝通。

（三）檔案工作現(xiàn)代化水平不高

檔案工作中數(shù)據(jù)整合不足、自動化流程缺乏以及安全和隱私保護等問題給高校檔案管理工作形成較大的影響。首先，部分高校的檔案管理系統(tǒng)尚未能有效地實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合。各種類型的檔案數(shù)據(jù)（如紙質(zhì)檔案、電子檔案等）之間缺乏有效的連接和統(tǒng)一管理。此外，檔案數(shù)據(jù)與其他校內(nèi)系統(tǒng)（如學(xué)籍管理、財務(wù)管理等）的整合不足，導(dǎo)致數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效共享和利用。其次，現(xiàn)代檔案管理越來越依賴于自動化流程以提高效率和準(zhǔn)確性。然而，在部分高校中，檔案管理仍然依賴于大量的手動操作，如手動歸檔、檢索等。依賴不僅降低了工作效率，也增加了錯誤發(fā)生的性。缺乏自動化流程檔案管理無法充分利用現(xiàn)代技術(shù)，例如人工智能和大數(shù)據(jù)分析等，來優(yōu)化管理過程。最后，隨著檔案管理逐步向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，安全和隱私問題成為一大挑戰(zhàn)。部分高校在數(shù)字化檔案管理中缺乏有效的安全措施，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露、未經(jīng)授權(quán)的訪問和檔案的損壞。

（四）檔案管理隊伍整體素質(zhì)偏低

技術(shù)素質(zhì)不足、培訓(xùn)和教育不足以及溝通和團隊合作不足等是當(dāng)前檔案管理隊伍面臨的主要問題。首先，隨著檔案管理向數(shù)字化、自動化轉(zhuǎn)型，對檔案管理人員的技術(shù)要求日益提高。然而，部分高校的檔案管理人員缺乏必要的技術(shù)知識和技能，如對電子檔案管理系統(tǒng)的操作、數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的了解不足。技術(shù)素質(zhì)的不足限制了他們在檔案管理現(xiàn)代化過程中的有效參與和貢獻。其次，在實際情況中部分高校在該方面的投入不足，導(dǎo)致檔案管理人員無法及時獲取最新的知識和技能。缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和教育計劃不僅影響了檔案管理人員的個人發(fā)展，也阻礙了整個檔案管理團隊的能力提升。最后，在轉(zhuǎn)型的過程中需要檔案管理團隊成員之間有良好的溝通和團隊合作。但在部分高校中，團隊成員之間的溝通不暢，合作不足，對于解決跨部門的問題、共享資源和知識以及有效推進轉(zhuǎn)型工作等方面產(chǎn)生了不利影響。

五、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化的發(fā)展策略

（一）要進一步提高對于檔案室轉(zhuǎn)型的重視程度

高校應(yīng)增強重視程度，積極推動檔案室的轉(zhuǎn)型，確保檔案管理工作與時俱進。第一，制定明確的轉(zhuǎn)型目標(biāo)和戰(zhàn)略規(guī)劃。高校各部門要共同制定清晰、具體的檔案室轉(zhuǎn)型目標(biāo)，并且規(guī)劃詳細的實施戰(zhàn)略。包括確定檔案室在數(shù)字化、信息化方面的發(fā)展目標(biāo)，以及如何利用“互聯(lián)網(wǎng)+”推動檔案管理模式的現(xiàn)代化[5]。同時，應(yīng)制定階段性目標(biāo)和評估機制，確保轉(zhuǎn)型過程有序進行。第二，增強檔案室資源和支持。在檔案室轉(zhuǎn)型過程中要確保其擁有足夠的資源支持，包括資金投入、技術(shù)支持和人力資源。不僅要投入必要的資金以更新檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備，還要重視檔案管理人員的培訓(xùn)和專業(yè)發(fā)展，確保他們能夠適應(yīng)新的管理模式和技術(shù)要求。第三，強化檔案管理團隊的領(lǐng)導(dǎo)和管理能力。高校需重點關(guān)注并提升檔案管理團隊的領(lǐng)導(dǎo)和管理能力。不僅包括對團隊負責(zé)人的選拔和培養(yǎng)，也包括鼓勵團隊內(nèi)部的知識分享和技能提升。通過定期的工作評估和反饋機制，確保團隊成員對轉(zhuǎn)型過程中的目標(biāo)和責(zé)任有清晰的認識，并積極參與到轉(zhuǎn)型工作中。

（二）豐富檔案服務(wù)模式

第一，推進檔案數(shù)字化和在線訪問。高校應(yīng)加速檔案的數(shù)字化進程，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子格式，并建立一個易于訪問和使用的在線檔案庫。通過建立高效的掃描和索引系統(tǒng)來實現(xiàn)，確保檔案的快速、準(zhǔn)確數(shù)字化。在線檔案庫應(yīng)提供強大的搜索功能和用戶友好的界面，允許師生和研究人員隨時隨地訪問和檢索所需信息。第二，發(fā)展多樣化的檔案服務(wù)。高校應(yīng)根據(jù)用戶的不同需求開發(fā)多樣化的檔案服務(wù)。例如，提供遠程咨詢服務(wù)，允許用戶通過電子郵件或在線聊天工具咨詢檔案問題。開展在線展覽和虛擬檔案館，以吸引更廣泛的用戶群體。第三，提升服務(wù)的個性化和互動性。為了更好地滿足用戶的個性化需求，高校檔案服務(wù)應(yīng)引入更多互動和定制化元素。包括利用數(shù)據(jù)分析工具來了解用戶的偏好和需求，從而提供更加定制化的服務(wù)。同時，加強與用戶的互動，例如通過社交媒體平臺收集用戶反饋、舉辦在線問答環(huán)節(jié)，以及創(chuàng)建用戶社區(qū)，讓用戶參與到檔案服務(wù)的改進和創(chuàng)新過程中。

（三）提升檔案工作現(xiàn)代化水平

高校需要提升檔案工作的現(xiàn)代化水平，更好地適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的需求。第一，加強數(shù)據(jù)整合與信息系統(tǒng)升級。高校需要建立一個綜合的檔案管理信息系統(tǒng)，以實現(xiàn)不同類型檔案數(shù)據(jù)的有效整合。包括將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，以及將電子檔案與其他校內(nèi)信息系統(tǒng)（如教務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等）進行整合。通過方式，確保信息的一致性和及時更新，同時提高檢索效率和數(shù)據(jù)利用率。第二，實施自動化管理流程。推動檔案管理流程的自動化是提高現(xiàn)代化水平的關(guān)鍵。通過引入先進的檔案管理軟件來實現(xiàn)，軟件功能應(yīng)包括自動分類、索引、存儲和檢索等。第三，強化安全與隱私保護措施。隨著檔案管理的數(shù)字化，安全和隱私保護變得尤為重要。高校應(yīng)采取多層次的安全措施來保護數(shù)字檔案，如使用防火墻、加密技術(shù)和訪問控制系統(tǒng)[6]。制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)保護政策和隱私標(biāo)準(zhǔn)，以保護個人信息不被未授權(quán)訪問或濫用。

（四）加強檔案管理隊伍綜合素養(yǎng)

應(yīng)進一步提升高校檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)，使其更好地適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理的新要求和挑戰(zhàn)。第一，加強專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。高校應(yīng)定期組織檔案管理人員進行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，特別是在數(shù)字化檔案管理、信息技術(shù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)保護和網(wǎng)絡(luò)安全等方面的培訓(xùn)。培訓(xùn)旨在提升員工對現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的理解和應(yīng)用能力，確保他們能夠有效地使用新技術(shù)和工具，適應(yīng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型。第二，提升綜合管理能力。除了專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)之外，還需要加強檔案管理人員的綜合管理能力，包括項目管理、團隊協(xié)作、溝通能力等。通過組織管理技能培訓(xùn)、研討會和案例分析，幫助檔案管理人員提升其在復(fù)雜環(huán)境下的決策能力和團隊領(lǐng)導(dǎo)能力。第三，鼓勵持續(xù)學(xué)習(xí)和自我提升。高校應(yīng)建立一種持續(xù)學(xué)習(xí)的文化，鼓勵檔案管理人員不斷更新知識和技能。這通過提供在線學(xué)習(xí)資源、組織參觀學(xué)習(xí)、鼓勵參加行業(yè)會議等方式實現(xiàn)。

六、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，高校檔案室管理的轉(zhuǎn)型不僅是一個挑戰(zhàn)，更是一個重要的發(fā)展機遇。通過采納和實施前沿的信息技術(shù)，高校檔案室可以實現(xiàn)從傳統(tǒng)管理到現(xiàn)代化管理的飛躍，從而更好地服務(wù)于教育和科研工作。