信息化環(huán)境下如何創(chuàng)新文書檔案管理工作

◎常淑玲

（內(nèi)蒙古自治區(qū)水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020）

隨著以計(jì)算機(jī)為核心的信息技術(shù)快速發(fā)展，各級各部門對于文書檔案的重視程度顯著提升。在當(dāng)前信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的環(huán)境下，將信息技術(shù)與文書檔案進(jìn)行創(chuàng)新結(jié)合，不僅豐富了文書檔案的基本內(nèi)容，而且還更好地推動檔案所屬單位的發(fā)展建設(shè)。

一、信息化背景下文書檔案管理存在的問題

文書檔案管理是一個較為復(fù)雜的系統(tǒng)工作。目前在信息化背景下存在著許多問題，限制了文書檔案管理在信息化背景下的全面展開。

（一）管理觀念有待更新

對于任何一個機(jī)關(guān)企事業(yè)單位而言，文書檔案都是其自身檔案材料的重要組成部分，透過文書檔案可以對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基本情況、發(fā)展動態(tài)等進(jìn)行全面把握，尤其是通過信息化技術(shù)對文書檔案進(jìn)行管理，可以很好地提升檔案管理的整體水平，實(shí)現(xiàn)了短時間內(nèi)大批量檔案整合管理的有效進(jìn)行[1]。但從實(shí)際來看，當(dāng)前很多單位的管理層對于文書檔案的信息化管理沒有給予足夠的重視，在信息化管理上較為滯后，文書檔案還主要停留在紙質(zhì)層面，不利于整體檔案管理工作的信息化推進(jìn)。

（二）管理流程過于復(fù)雜

以往文書檔案處理主要是分類整理、存檔等，機(jī)械化、程式化特征較為明顯，對于專業(yè)人員的要求不是特別高。但是，在信息化背景下，文書檔案管理人員在使用各種類型的信息化技術(shù)設(shè)備時，存在著自身信息化技術(shù)不夠、缺少經(jīng)驗(yàn)、認(rèn)識不強(qiáng)等情況，一定程度上限制了信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用。按傳統(tǒng)的理念對文書檔案進(jìn)行管理，不僅導(dǎo)致各種信息技術(shù)設(shè)備資源的浪費(fèi)，而且還嚴(yán)重制約了文書檔案管理工作效率的提升，對于整個單位的信息化管理都不利。

（三）管理保密性有待提高

從實(shí)際操作上看，電子文本資料在分類上非常多，不同的文本資料在管理上存在著不同的形式要求，這就導(dǎo)致了信息泄露的可能性，不利于重要文書檔案保密性的增強(qiáng)，也在一定程度上降低了文書檔案對信息技術(shù)的深層次應(yīng)用。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料相比，電子化的文書檔案容易被人為修改，在海量的文書檔案中，這種修改很難被發(fā)現(xiàn)，不利于文書檔案真實(shí)性的體現(xiàn)，一旦這些修改是不正確的，那么文書檔案在后續(xù)的指導(dǎo)應(yīng)用上就容易出現(xiàn)問題，導(dǎo)致工作失誤或者相關(guān)問題的發(fā)生，從而也容易降低檔案資料應(yīng)有的價值。

二、信息化背景下文書檔案的創(chuàng)新管理工作

文書檔案信息化成為發(fā)展趨勢。通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以更好地提煉文書檔案中的重要信息，以更好地服務(wù)于所在行業(yè)的發(fā)展建設(shè)。

（一）增強(qiáng)管理基本認(rèn)識

無論是管理層還是普通文書檔案管理人員，都應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識信息化的重要性，努力將信息化技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理中，即通過信息化技術(shù)的應(yīng)用來推動檔案管理工作的開展。為此，應(yīng)突出信息化的基本地位，注重創(chuàng)新思維，將信息化技術(shù)與文書檔案的每一個環(huán)節(jié)緊密結(jié)合起來，通過信息化技術(shù)的廣泛深入應(yīng)用，強(qiáng)化文書檔案管理人員的信息化思維意識。還應(yīng)圍繞著文書檔案管理加大信息化資金投入，多層面引進(jìn)各種信息化技術(shù)設(shè)備，滿足各個領(lǐng)域文書檔案管理的需要，這對于文書檔案信息化科學(xué)分類、有序整合具有重要意義。

（二）加快科學(xué)化管理平臺的建設(shè)

之所以重視文書檔案的信息化，是因?yàn)槲臅鴻n案當(dāng)中包含著非常大的價值，其中很多數(shù)據(jù)信息對于當(dāng)前工作具有重要指導(dǎo)作用，可以減少相關(guān)人財(cái)物力等的重復(fù)性投入。相對于文書檔案的海量化，通過對檔案信息的挖掘，可以更好地體現(xiàn)文書檔案自身的價值所在，對于文書檔案信息的再豐富再完善具有重要促進(jìn)作用，能夠更好地體現(xiàn)文書檔案的服務(wù)性特點(diǎn)[2]。應(yīng)充分認(rèn)識科學(xué)化管理平臺對文書檔案的重要性，依托科學(xué)平臺，可以更好地對文書檔案規(guī)范搜索、整理、分析與應(yīng)用，除此之外還可以滿足不同需求方在線閱讀等方面的需要，使文書檔案的內(nèi)在價值更好地體現(xiàn)出來。

文書檔案信息系統(tǒng)需要從三個層面切入，主要體現(xiàn)在檔案加工系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)以及保密系統(tǒng)。通過加工系統(tǒng)，可以將文書檔案進(jìn)行整合，讓文書檔案以更加鮮活豐富的形式體現(xiàn)出來，對于后續(xù)不同類型信息的查詢、形成完善都起著重要作用，還有助于讓文書檔案工作人員從以往繁重的工作中解放出來，進(jìn)行精細(xì)化管理。存儲系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立，可以將海量的數(shù)據(jù)信息存儲起來，滿足后續(xù)查找等的基本需要；依托于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，更好地滿足了快速查找的需要，有助于文書檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。通過對相關(guān)軟件的創(chuàng)新設(shè)計(jì)，可以將文書檔案進(jìn)行科學(xué)分類。對不同的文書檔案進(jìn)行查詢、閱覽的權(quán)限設(shè)計(jì)，能夠確保文書檔案信息的完整性、安全性，更有助于文書檔案滿足需求方的需要。

（三）加快高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)

隨著社會的發(fā)展，各個行業(yè)文書檔案資料會不斷增多，很多單位文書檔案管理人員年齡偏大，影響了文書檔案管理工作的開展。當(dāng)前，“互聯(lián)網(wǎng)+”深層次融入到了文書檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中，各種新的信息技術(shù)手段、設(shè)備不斷應(yīng)用到具體的業(yè)務(wù)開展中，為此要高度重視高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)，切實(shí)滿足文書檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)需要。一方面，推動年輕專業(yè)技術(shù)人才引進(jìn)，將年輕人才充實(shí)到文書檔案工作崗位上，逐步改善文書檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步活躍文書檔案管理環(huán)境氛圍；另一方面，對現(xiàn)有文書檔案管理人員結(jié)合行業(yè)不同情況，制定詳細(xì)的教育培訓(xùn)計(jì)劃，定期開展各種形式的信息化教育培訓(xùn)，確保文書檔案管理人員對各種信息化技術(shù)、設(shè)備等都能夠熟練掌握、操作；還可不定期開展各種形式的交流學(xué)習(xí)活動，促進(jìn)文書檔案管理人員的自我成長與進(jìn)步。

三、結(jié)語

新的發(fā)展形勢下，文書檔案管理的重要性不斷凸顯。但是在信息化環(huán)境下，文書檔案管理上還存在著不少問題，需要引起足夠的重視。應(yīng)通過各種檔案信息化平臺建設(shè)，將文書檔案內(nèi)容進(jìn)行全面整合提升，提升整體工作效能。