關(guān)于加強辦公室檔案數(shù)字化管理應用的建議

◎杜建平

（巴林左旗住房和城鄉(xiāng)建設局 內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

在經(jīng)濟全球一體化的信息時代背景下，社會市場競爭日益激烈，檔案管理工作也面臨著嚴峻考驗，而創(chuàng)新發(fā)展數(shù)字化檔案管理工作是滿足社會信息需求者享受全面、高效服務的重要途徑?，F(xiàn)階段，科學技術(shù)與信息技術(shù)不斷推進，為我國檔案管理工作提供重要的發(fā)展前景，數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢是能夠?qū)崿F(xiàn)檔案永久保存與安全加密，數(shù)據(jù)信息在傳輸過程中能夠突破時間和空間限制，實現(xiàn)檔案管理的高品質(zhì)服務以及共享信息資源。

一、辦公室檔案數(shù)字化管理意義

（一）符合時代發(fā)展要求

在“互聯(lián)網(wǎng)+”信息時代的快速發(fā)展中，檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)多元化服務對接以及資源共享，而數(shù)字化檔案管理則是現(xiàn)代化發(fā)展的重要產(chǎn)物，符合信息化時代的發(fā)展要求。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作模式，往往會限制信息資源的流動，難以滿足社會發(fā)展的共通性。隨著現(xiàn)代化科學技術(shù)不斷完善，檔案管理者逐漸提高對辦公室檔案管理工作的認識，致力于創(chuàng)新建設數(shù)字化檔案管理工作，以此提高檔案管理工作效率。

（二）提高工作效率

自經(jīng)濟全球化發(fā)展以來，社會各領(lǐng)域不斷開拓國際市場，若想實現(xiàn)高效的檔案管理效率，為社會發(fā)展提供全面的信息服務，必須提高效率。而數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢在于：辦公室檔案數(shù)字化管理通過先進的信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)檔案，快速轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，并對其進行保存及加密，為辦公室檔案管理提供多元化信息服務；辦公室檔案管理大多會出現(xiàn)分類不明確、立卷不準確等情況，借助辦公室掃描儀設備以及其他信息化設施等能夠快速篩選有效信息，整體上提高檔案管理的成效性，從而優(yōu)化整合辦公室檔案現(xiàn)有的信息資源。因此，數(shù)字化檔案管理能夠明確相應的管理標準，創(chuàng)建辦公室內(nèi)部的信息資料庫，根據(jù)相應編號便快速檢索出重要信息，極大地提高工作效率。

（三）提高檔案管理資源利用率

傳統(tǒng)的檔案管理工作重點是保護紙質(zhì)材料的存儲環(huán)境，以及分類整理檔案信息等，然而隨著時間的推移和環(huán)境的變化會對紙質(zhì)檔案造成不可逆的影響，比如受潮、蟲蛀、損毀等，查閱檔案同樣需要耗費管理者大量的時間和精力，不利于檔案管理的長期發(fā)展。因此，數(shù)字化建設在客觀上能夠提高檔案管理的資源利用率，對于多元化的檔案信息，借助信息化手段能夠簡化檔案資料的調(diào)閱，以及保存流程，而且有利于延長辦公室檔案的保存年限，同時避免了因惡劣環(huán)境對檔案資料帶來的嚴重影響，進而提高檔案資料的利用效率。

二、辦公室數(shù)字化管理存在問題

（一）規(guī)范化程度與使用要求不匹配

辦公室檔案管理工作進行數(shù)字化處理后，提高了檔案原件的存檔效率，為相關(guān)單位提供全面的檔案利用渠道。然而，在不斷普及辦公室數(shù)字化檔案管理工作中，需要耗費更多時間和精力進行批量掃描以及編錄，不能很好地實現(xiàn)原始數(shù)據(jù)與現(xiàn)有資源的匹配。針對辦公室信息發(fā)展階段，檔案信息紛雜，沒有進行過數(shù)字化處理的原始數(shù)據(jù)會影響相關(guān)單位對后期發(fā)展預判與規(guī)劃，這容易對后期檢索、調(diào)閱以及利用數(shù)據(jù)產(chǎn)生不利影響。

（二）建設力度與開發(fā)程度不匹配

對辦公室檔案進行數(shù)字化管理的作用，一方面是最大限度內(nèi)將原始數(shù)據(jù)進行存檔，保護原件的準確性，另一方面是幫助信息需求者快速檢索出有效信息，為其提供多渠道的搜索服務。然而，檔案信息的檢索需要預先建立與信息數(shù)據(jù)相匹配的資料庫，并實現(xiàn)后期的管理操作。在實行辦公室數(shù)字化檔案管理過程中，批量錄入檔案資料時往往會忽略信息源存儲格式以及檔案錄入像素格式，尤其是對于信息源數(shù)據(jù)的挖掘、掃描、錯錄以及漏錄等情況沒有嚴格的管理標準，導致檔案信息失真程度偏高，檔案的資源利用率不佳等。

（三）發(fā)展要求與隊伍綜合素質(zhì)能力不匹配

辦公室管理存在人力資源配置不均，對檔案管理工作的重視程度不高，對檔案原始數(shù)據(jù)處理不當?shù)痊F(xiàn)象，均會影響檔案資源利用率。數(shù)字化檔案管理能夠節(jié)省管理人員的部分精力和時間，然而受檔案管理人員流動性大、隊伍綜合素質(zhì)能力參差不齊、結(jié)構(gòu)失衡等影響，在一定程度上降低了部分檔案管理人員的積極性；崗位邊緣化因素也影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效率，難以滿足現(xiàn)代化社會的均衡發(fā)展。

三、辦公室數(shù)字化管理優(yōu)化途徑

（一）強化數(shù)字化體系建設

從客觀影響來看，辦公室數(shù)字化檔案管理需要對其管理制度、操作流程以及標準規(guī)范進行界定，不斷適應單位發(fā)展而完善內(nèi)部結(jié)構(gòu)，這就需要強化數(shù)字化體系建設，包括對管理人員、崗位職責以及操作流程等方面進行嚴格把控。首先組成督察組，重點細化檔案管理流程，確保檔案管理的日常規(guī)范；其次發(fā)揮領(lǐng)導作用，既要充分認識到檔案管理對于單位長期發(fā)展的重要性，又必須能夠為檔案管理工作提供全面支持；此外檔案管理的工作制度要不斷進行優(yōu)化，比如構(gòu)建管理制度、明確歸檔制度、提高保管制度、落實借閱制度等，明確檔案管理人員的職責分工，確保檔案管理工作有序、高效開展。

（二）強化數(shù)字化保密管理

為促進社會穩(wěn)定發(fā)展，辦公室檔案管理具有一定的特殊性，需要對外嚴格保密。這就需要提高數(shù)字化檔案管理人員的保密意識，對管理人員綜合職業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求。一方面，為了升級管理檔案信息的安全性能，需要對重要信息進行備份、加密等技術(shù)手段，避免信息數(shù)據(jù)流失與泄漏；另一方面，不斷改進檔案管理工作方法，對于標注信息重要的檔案立卷，需要借助數(shù)字化管理進行嚴密監(jiān)控，設置高級管控權(quán)限。此外，對于涉密檔案資料的查閱，需要嚴格走審批流程，經(jīng)領(lǐng)導批準后進行查閱，嚴禁復制、抄襲、對外提供等違規(guī)行為。

（三）強化綜合隊伍建設

檔案管理工作者不僅需要高度關(guān)注社會變化，而且需要具備充足的業(yè)務技能與專業(yè)知識，包括熟悉各類計算機軟件以及網(wǎng)絡設備等。由于辦公室檔案管理工作對管理人員的綜合素質(zhì)要求較高，一方面需要企業(yè)創(chuàng)建專職職位，并配備專職管理人員進行數(shù)字化管理操作；與此同時，檔案管理人員不僅需要加強信息技術(shù)的熟練度，還需要定期進行新知識和技能的訓練；另一方面，提高辦公室檔案管理人員的整體認知水平，強化社會責任感，引導檔案管理人員的探索性與積極性，順應時代發(fā)展潮流，強化自身能力水平，從而提高檔案管理工作的整體水平。

四、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化檔案管理是社會現(xiàn)代化發(fā)展的重要產(chǎn)物，能夠?qū)崿F(xiàn)各行業(yè)領(lǐng)域的服務渠道和資源共享，盡管在實踐應用過程中暴露出很多問題，企業(yè)應當用發(fā)展的眼光細致化管理檔案工作，不斷創(chuàng)新改進積極融入先進的科學技術(shù)和經(jīng)驗，這樣才能促進我國辦公室檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。