大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理工作的機(jī)遇及對(duì)策

◎谷惠敏

（商丘醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 河南 商丘 476000）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展以及云計(jì)算技術(shù)的誕生，大數(shù)據(jù)在短時(shí)間內(nèi)覆蓋了各行各業(yè)，也為新時(shí)代檔案管理工作帶來(lái)良好機(jī)遇。專注于對(duì)檔案的原始資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化整合與管理，有利于提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，有利于檔案管理工作朝著規(guī)范化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，也有利于進(jìn)一步發(fā)揮檔案資源的可利用價(jià)值。

一、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理工作的機(jī)遇

大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)流速很快、類型多樣，且價(jià)值密度相對(duì)比較低。通過(guò)大數(shù)據(jù)管理信息檔案，能夠有效節(jié)省查詢檔案時(shí)間，提升工作效率和質(zhì)量，保障檔案管理的安全性和標(biāo)準(zhǔn)化。

第一，提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)相關(guān)管理系統(tǒng)，能夠在一定程度上減輕檔案管理員的工作壓力、提升工作效率、提高工作質(zhì)量，有效避免人為因素產(chǎn)生的一些管理問(wèn)題。這是大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。

第二，保障檔案管理安全性和標(biāo)準(zhǔn)化。以電子信息形式存檔，能夠保證檔案信息的安全性。如果有查閱檔案的需求，也不需要再去翻閱整卷檔案，在電腦上利用檢索工具查找所需要的文件即可。這樣，不僅大大節(jié)省了查閱檔案的時(shí)間，也可有效避免文件外泄，保證檔案管理的安全性。同時(shí)，計(jì)算機(jī)能夠?qū)﹄娮有畔⑿问綑n案統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)并進(jìn)行智能化管理，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，減輕管理人員負(fù)擔(dān)，提升管理質(zhì)量。

第三，降低檔案管理成本。傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)人力、相關(guān)配套設(shè)備或是保管工具的依賴性很強(qiáng)，需要投入大量的資金來(lái)維護(hù)檔案管理工作的開(kāi)展。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)化和信息化，能夠?qū)堎|(zhì)檔案實(shí)行電子化處理，在一定程度上降低管理成本，也有利于檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。

第四，從檔案的實(shí)體管理上升到知識(shí)管理。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作如果只提供數(shù)據(jù)參考或是文件借閱功能，已經(jīng)不足以滿足現(xiàn)階段人們對(duì)檔案的需求。如果想最大化實(shí)現(xiàn)檔案自身的價(jià)值，推進(jìn)檔案管理的信息化管理是必然趨勢(shì)。其中，引擎技術(shù)的應(yīng)用起到關(guān)鍵作用，也是促使檔案實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)化的核心技術(shù)。運(yùn)用大數(shù)據(jù)，可以為檔案信息構(gòu)建出新型的知識(shí)服務(wù)引擎，提高檔案資源的利用價(jià)值，使檔案信息由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向知識(shí)管理。

二、現(xiàn)階段電子檔案管理問(wèn)題分析

第一，檔案管理過(guò)度依賴人工。傳統(tǒng)電子檔案管理為了節(jié)約數(shù)字化成本，通常會(huì)雇用很多的人工來(lái)彌補(bǔ)管理中的不足。但是，電子信息文件的管理在數(shù)量上和難度上都會(huì)大量消耗管理員的體能和時(shí)間。此外，人工管理對(duì)有些問(wèn)題無(wú)法避免，甚至?xí)霈F(xiàn)管理錯(cuò)誤，難以保證文件信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

第二，檔案管理模式落后。傳統(tǒng)的檔案管理，要按照不同需求對(duì)檔案資料進(jìn)行分類和整理，方便后續(xù)的使用。為最大程度節(jié)省管理成本，傳統(tǒng)電子文件采用分散管理模式。但是，這種管理模式也存在很大的缺陷，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整。比如在檢索電子信息的過(guò)程中，需要往返多個(gè)地方對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面收集，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題。

第三，檔案管理水平亟待提高。目前，許多單位檔案管理人員都是身兼數(shù)職，沒(méi)有專人管理檔案，導(dǎo)致檔案管理效率比較低；檔案管理人員的學(xué)歷普遍不高，年齡也比較大，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下衍生出的新事物接受水平較低；同時(shí)也缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致自身專業(yè)知識(shí)不夠，技能水平也不足以支撐工作需求。大部分企業(yè)沒(méi)有對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行革新，信息化管理程度偏低[2]。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

（一）提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)信息異常龐大，包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)兩種。隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)呈現(xiàn)幾何式增長(zhǎng)，且不同信息之間相互交叉，這就使檔案管理工作更加復(fù)雜，內(nèi)容也較之以往更加多樣。這就需要我們對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理員的大數(shù)據(jù)意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)[3]。要確保檔案管理工作人員有較強(qiáng)的時(shí)代意識(shí)，有接受新事物的能力，保證其專業(yè)水平和技能能夠與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需求；要對(duì)相關(guān)工作人員開(kāi)展系統(tǒng)化培訓(xùn)，幫助他們掌握更多的技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，提高檔案信息的可利用價(jià)值。

（二）強(qiáng)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)檔案管理工作效率有著直接的影響，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有助于推動(dòng)電子檔案管理工作建設(shè)。檔案管理并非只是整理檔案，還包括電子檔案的接收、存儲(chǔ)、修改檔案格式、系統(tǒng)的分類和整理等。因此，要聘請(qǐng)同時(shí)具備計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)的人才，在對(duì)他們的工作進(jìn)行考核時(shí)，也要格外關(guān)注專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)的綜合考量。檔案管理的信息化是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的一種突破，必須重視信息技術(shù)本身所具有的集中、分析、篩選等功能。要定期組織檔案管理員參加培訓(xùn)，普及計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，建立高水準(zhǔn)的檔案管理隊(duì)伍。

（三）構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺(tái)

用戶直接接觸電子檔案信息的途徑，就是各個(gè)電子信息檔案館的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺(tái)。如果投入運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上關(guān)于檔案信息的分類不明確，查詢方法太過(guò)復(fù)雜，就會(huì)給用戶，尤其是老年用戶帶來(lái)查詢困難，無(wú)法為用戶提供更好的服務(wù)。因此，電子檔案館應(yīng)該積極完善網(wǎng)站建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子信息條目清晰化，查詢操作簡(jiǎn)單化。不斷提高服務(wù)質(zhì)量和水平，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的人性化和智能化[4]。

（四）實(shí)現(xiàn)電子檔案信息與大數(shù)據(jù)的聯(lián)合

大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸應(yīng)用于社會(huì)上的各個(gè)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)據(jù)化管理已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)范綱要》的提出，檔案信息管理又面臨著新的要求，即要對(duì)文件歸檔有更細(xì)致的安排，從而促進(jìn)和推動(dòng)電子檔案管理。檔案管理人員必須用發(fā)展的眼光看待問(wèn)題，更新傳統(tǒng)的檔案管理理念，以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息管理與大數(shù)據(jù)的聯(lián)合發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代，信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，這對(duì)檔案管理工作既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理是時(shí)代的趨勢(shì)，也是全球信息化發(fā)展的必然選擇。因此，必須緊抓信息化建設(shè)發(fā)展機(jī)遇，正視大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提高管理工作人員自身信息化素養(yǎng)；要重視人才隊(duì)伍建設(shè)，構(gòu)建相對(duì)完善的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺(tái)，提高服務(wù)質(zhì)量和檔案資源價(jià)值，更好地滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)信息的需求。