信息技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用探討

◎周 華

（新疆昭蘇縣人力資源和社會保障局 新疆 伊犁 835600）

社保檔案詳細(xì)記錄了各參保人員或單位的信息和權(quán)益，與人民群眾的基本利益密切相關(guān)，對和諧社會建設(shè)也有著重要作用和影響。近年來，國家大力推動社保事業(yè)發(fā)展，參保人數(shù)大大增加，社保檔案管理工作量大幅增加。因此，必須加快信息技術(shù)的應(yīng)用，推進(jìn)社保檔案管理更加快捷而高效發(fā)展。

一、社保檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀及問題

（一）社保信息資源未實(shí)現(xiàn)共享

隨著計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用，各地分別建起了社保檔案系統(tǒng)，使社保檔案管理現(xiàn)狀在很大程度上得到改善。但也僅限于本地之間；在地方和地方之間尚未建起有效的交流平臺，信息資源無法做到共享，不利于外來人士辦理社保手續(xù)。

（二）缺乏專業(yè)技術(shù)人員

很多人以為整理檔案是一份輕松的工作，沒有什么技術(shù)含量；其實(shí)檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，其最終目的是提供檔案信息、服務(wù)于社會實(shí)踐。社保檔案管理，是對檔案實(shí)體和信息進(jìn)行管理并以此為用戶提供服務(wù)，它是各項(xiàng)社會管理系統(tǒng)中不可或缺的一部分，這就對相關(guān)工作人員提出了更專業(yè)的要求[1]。然而目前專業(yè)的檔案管理人才較少，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，工作方式和辦公模缺乏創(chuàng)新意識，制約了檔案管理與服務(wù)工作發(fā)展。

（三）單純注重網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)

現(xiàn)階段，大多數(shù)地區(qū)的社保部門都開始應(yīng)用信息技術(shù)，方便了當(dāng)?shù)鼐用裨诰W(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)。這種操作確實(shí)減輕了辦公室工作人員的負(fù)擔(dān)、提高了辦理效率，但由于忽略了與其他辦公模塊的對接，檔案管理后臺數(shù)據(jù)存儲過多、實(shí)時(shí)更新速度跟不上，反過來增加了信息技術(shù)的運(yùn)用成本。

二、信息技術(shù)應(yīng)用在社保檔案管理中的原則

（一）文檔一體化

所謂文檔一體化，指的是把文件管理和檔案管理合為一體進(jìn)行管理；應(yīng)用到社保檔案管理中，則是在系統(tǒng)理論基礎(chǔ)上有機(jī)地集文件數(shù)據(jù)和文檔檔案為一體、協(xié)調(diào)運(yùn)行，從而達(dá)到檔案管理更加規(guī)范化、一體化的目的。在這個(gè)過程中，文件數(shù)據(jù)管理和檔案管理合二為一，組合成一個(gè)系統(tǒng)；以二者內(nèi)在的規(guī)律為依據(jù)，通過對系統(tǒng)理論的應(yīng)用以及對計(jì)算機(jī)程序的操控，將文件管理和檔案管理數(shù)據(jù)構(gòu)建成一幅信息網(wǎng)絡(luò)，形成一個(gè)一體化系統(tǒng)，統(tǒng)一進(jìn)行控制與管理，從而使信息資源實(shí)現(xiàn)共享，更好地提升工作效率[2]。

（二）具有前瞻性

一方面，信息技術(shù)應(yīng)用切實(shí)保證了社保檔案能夠得到有效利用；但是另一方面，信息技術(shù)對相應(yīng)的硬件、成本、專業(yè)人員等方面提出較高的要求。因而各地社保部門應(yīng)從自身實(shí)際情況出發(fā)，制定合理有序的計(jì)劃并仔細(xì)調(diào)查，而后經(jīng)過小范圍實(shí)驗(yàn)論證；確保各種硬件軟件配置沒問題之后，再按照步驟正式開展相關(guān)工作。從長遠(yuǎn)角度來看，考慮到信息技術(shù)仍處于不斷發(fā)展?fàn)顟B(tài)中，最好選擇具有可持續(xù)性的設(shè)備，在適應(yīng)未來升級應(yīng)用的同時(shí)也能夠節(jié)省成本費(fèi)用。

（三）雙軌制歸檔

雙軌制應(yīng)用在社保檔案管理中，指的是對于紙質(zhì)版的社保檔案文件進(jìn)行整理和歸檔，應(yīng)與信息化檔案文件的轉(zhuǎn)移保持同步。究其原因，一是雖然文件的信息化在現(xiàn)階段已被廣泛應(yīng)用，但從法律上來看其效力暫不明確；二是文件在信息化過程中經(jīng)過人為的編輯，其是否含有人為修改過的痕跡難以鑒定，即其真實(shí)性有待考察。綜合這兩方面因素來看，盡管信息技術(shù)在社保檔案管理中應(yīng)用廣泛，但并不意味著紙質(zhì)檔案文件沒有繼續(xù)存在的必要；恰恰相反，紙質(zhì)版文件由于其原始性和可靠性，還將和信息化檔案長期共存[3]。

三、信息技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用建議

（一）增強(qiáng)對信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)識

從古時(shí)的甲骨、竹簡到現(xiàn)代的紙張、電子文檔，人們記錄檔案的形式不斷變化；而將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可謂時(shí)代發(fā)展進(jìn)步的必然結(jié)果。信息技術(shù)應(yīng)用，不僅節(jié)約了人力物力，而且能夠更好地為人民群眾服務(wù)。時(shí)代在發(fā)展，人們更加重視利用已有的檔案資源，但是當(dāng)前檔案管理還未真正發(fā)揮出檔案資源的所有價(jià)值。目前大多數(shù)工作人員對信息化的認(rèn)識只是一些諸如錄入、查詢資料等簡單應(yīng)用，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足人民群眾真正的需求。因此，要抓住網(wǎng)絡(luò)時(shí)代信息擴(kuò)散迅速、輻射范圍廣、影響力大的特點(diǎn)，緊跟時(shí)代腳步，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息的服務(wù)功能，更好地服務(wù)于人民大眾。

（二）加強(qiáng)云計(jì)算等高科技手段的應(yīng)用

近年來，各地經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，越來越多的居民積極主動地參與到社會保險(xiǎn)之中；社保覆蓋的范圍越發(fā)寬廣，帶來的信息數(shù)據(jù)也越來越多，在存儲信息方面所耗成本隨之增加。與此同時(shí)，云盤由于其容量大、價(jià)格低廉、傳輸速度快等特點(diǎn)深受人們喜愛，發(fā)展勢頭迅猛?？梢詫⒃票P應(yīng)用到社保檔案管理之中，將散亂的信息資源分門別類地收集整理；技術(shù)人員還可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析操作，從復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫中提取出有利用價(jià)值的信息，收集總結(jié)，以便為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。同時(shí)，還可以利用云計(jì)算建立起能夠共享信息資源的系統(tǒng)平臺，將龐雜的信息數(shù)據(jù)集中到一個(gè)數(shù)據(jù)中心庫，把每位參保人員的相關(guān)資料存儲到云端。這樣，參保人員在醫(yī)院就診時(shí)無須攜帶多種資料、無須為資料不齊而勞累奔走。

（三）建設(shè)高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍

當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的形勢對社保檔案管理提出了更高的要求，也對相關(guān)工作人員提出了更高的要求，足夠的專業(yè)知識素養(yǎng)與嫻熟的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)缺一不可。因此，各級社保部門要積極引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平；同時(shí)，要保持良好的職業(yè)道德，發(fā)掘創(chuàng)新能力，樹立良好社會形象?？傊?，信息技術(shù)的具體應(yīng)用是一項(xiàng)艱巨而龐大的系統(tǒng)工程，需耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。各級社保部門應(yīng)綜合考慮、統(tǒng)籌實(shí)施，推進(jìn)社保檔案管理規(guī)范化、持續(xù)化發(fā)展，為人民大眾提供更便利、高效的服務(wù)。