提高人口和計劃生育檔案管理水平的對策

劉海霞

摘 要：隨著人口和計劃生育工作加快向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，對人口計生檔案管理工作也提出了更高、更嚴、更新的要求。探索新形勢下人口和計生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進一步提高人口和計生檔案管理水平，對更好地開展新時期人口和計生工作，促進經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展有著多方面的積極作用。

關(guān)鍵詞：人口；計劃生育；檔案管理；對策

一、人口和計劃生育檔案管理中存在的問題

（一）管理意識不強。目前，許多從事人口和計劃生育檔案管理工作的人員缺乏對檔案管理工作重要性的認識，其中很多工作人員工作積極性不高，對自己的工作責任不明確，能不做就不做，能少做就少做，不能及時準確地搜集整理人口和計劃生育的工作數(shù)據(jù)資料，甚至有些工作人員隨意捏造計生數(shù)據(jù)，還有的工作人員和單位開設(shè)偽造證明或者資料，這些現(xiàn)象對人口和計劃生育檔案管理工作的有效開展形成了很大的阻礙。

（二）管理方式過時。我國主要通過人工手動管理進行人口和計劃生育管理工作，沒有引入計算機等高科技設(shè)備，管理方式十分落后。相關(guān)數(shù)據(jù)和資料在搜集之后，沒有通過計算機進行科學(xué)的歸納整理，也不能分析工作開展的得失，從而進一步指導(dǎo)之后的工作。在一些經(jīng)濟發(fā)展比較落后的地區(qū)甚至沒有專門的檔案管理工作辦公室，相關(guān)人員沒有固定的辦公地點，辦公環(huán)境惡劣，基于這種情況，檔案丟失甚至損壞現(xiàn)象屢次發(fā)生，大大影響了檔案管理工作的開展。

（三）工作人員專業(yè)素養(yǎng)不高。目前，我國大多數(shù)檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)而全面的檔案管理工作的培訓(xùn)，不具備充足的人口和計劃生育的相關(guān)知識，專業(yè)素養(yǎng)不高，同時，由于他們大多數(shù)是專科生或者本科生，缺乏必要的檔案管理經(jīng)驗，在參與檔案管理工作時往往不能得心應(yīng)手，對工作中的不足之處不能及時地總結(jié)出解決措施，無法滿足新時代對檔案管理人員的要求。

（四）檔案管理工作缺乏專業(yè)指導(dǎo)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機逐漸被引入檔案管理工作中，由于檔案管理工作人員學(xué)歷不高，他們往往不具備必要的計算機操作能力，需要有專業(yè)的計算機人員對其進行培訓(xùn)。而目前，我國檔案管理工作的計算機指導(dǎo)或者網(wǎng)絡(luò)維護人員嚴重匱乏。另一方面，由于我國在檔案管理工作上投入的資金有限，沒有更多的財力去購買智能化的設(shè)備，也無法聘請檔案智能化管理專家和檔案管理網(wǎng)絡(luò)維護人員，相關(guān)工作人員不能游戲提高專業(yè)知識，這導(dǎo)致檔案管理工作落后，跟不上時代的發(fā)展。

二、提升人口和計劃生育檔案管理的措施

（一）強化檔案管理工作意識。人口和計劃生育檔案管理工作對我國社會經(jīng)濟發(fā)展有著不容忽視的重要作用。改革開放30多年的歷史經(jīng)驗表明，人口因素既能有效促進人口和經(jīng)濟、社會、生態(tài)環(huán)境三者的協(xié)調(diào)發(fā)展，反過來也能成為三者發(fā)展的巨大障礙。這就要求相關(guān)單位和部門立足于準確而詳細的人口資料，切實有效地開展檔案管理整合工作，構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理體系，發(fā)揮其保護人口數(shù)據(jù)資源的功能，滿足計劃生育學(xué)者和工作者的利用需求。這些工作對我國社會經(jīng)濟的發(fā)展有著十分重要的意義，值得引起每一個檔案管理工作者的重視。

（二）規(guī)范檔案管理工作，完善相應(yīng)的規(guī)章制度。首先，針對對各級的人口和計劃生育檔案管理工作要劃分好責任，確保各個環(huán)節(jié)都能有效完成自己的職責，其中尤其要緊抓鄉(xiāng)鎮(zhèn)級的人口和計劃生育檔案管理工作。當務(wù)之急就是要設(shè)置專門的檔案管理部門，配以獨立的工作室，用于給工作人員辦公和收藏檔案文件。同時將下屬農(nóng)村的人口和計劃生育檔案管理工作納入職責中，進行統(tǒng)一管理。有關(guān)單位和部門應(yīng)該制定行之有效的規(guī)章制度，明確檔案管理工作的具體流程和職能，責任到人，哪個環(huán)節(jié)的工作具體是哪個部門或者人員負責。一方面督促工作人員履行應(yīng)有的工作義務(wù)，樹立嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度；另一方面，工作中哪個環(huán)節(jié)出了問題時可以很快地找到負責人員，有針對性地進行解決，大大提高工作效率。

（三）開展檔案管理培訓(xùn)工作。聘請檔案管理工作的專家為工作人員講解最新的檔案管理理念，同時傳授給他們最新的檔案管理技能，啟發(fā)他們用最新的專業(yè)知識時最扎實的工作技能來武裝自己，努力成為一名新時期優(yōu)秀的檔案管理人員。在招聘新的工作人員時增加檔案管理專業(yè)知識的考核，擇優(yōu)錄取，從源頭上提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。同時，還應(yīng)該定期開展對工作人員檔案管理工作的評審活動，進行領(lǐng)導(dǎo)對下級的評價或者工作人員之間互相進行評價，讓全體工作人員樹立嚴謹?shù)臋n案管理工作態(tài)度，在工作中不斷要求自己，取長補短，不斷改進檔案管理的工作水平。

（四）加強檔案管理的宣傳工作。人口和計劃生育的檔案管理工作是黨和國家偉大復(fù)興中不可分割的一部分。相關(guān)單位和部門應(yīng)該加大對檔案管理工作的宣傳工作，采用多樣化的方式開展對相關(guān)工作人員進行檔案管理工作的規(guī)范化程序和規(guī)章制度的教育工作，強化工作人員的科學(xué)的管理意識，引進先進的管理理念，激發(fā)他們工作的積極性。同時，國家在制定經(jīng)濟發(fā)展政策時應(yīng)該考慮到人口和計劃生育的作用，投入響應(yīng)的人力、物力和財力支持相關(guān)單位和部門開展宣傳工作，保障人民對人口和計劃生育檔案管理工作的重要性有深刻的體會。

三、結(jié)語

計劃生育的檔案管理工作需要得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及部門的重視，這是實現(xiàn)人口質(zhì)量與數(shù)量的首要前提條件，只有相關(guān)部門制定合理有序的計劃，投入更多的人力與財力支持，才能更好的發(fā)展檔案管理事業(yè)，讓檔案管理工作在良好的環(huán)境中展開，這是未來發(fā)展進程中的主要工作任務(wù)。

參考文獻：

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[2]胡玉華.關(guān)于人口計生檔案管理工作的幾點思考[J].中國市場，2010（35）.