“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)與對策

◎胡召義

（吉林省農(nóng)安縣工業(yè)和信息化局 吉林 農(nóng)安 130200）

目前互聯(lián)網(wǎng)、智能化、信息化等新技術(shù)已被廣泛應(yīng)用于社會管理服務(wù)和企業(yè)管理經(jīng)營中，為人們?nèi)粘９ぷ骱蜕顜肀憷?。檔案管理是一項社會性基礎(chǔ)管理工作，在社會發(fā)展中有著十分重要的作用，為企業(yè)管理決策提供參考和保障。新形勢下的檔案管理，在檔案采集、整合、分類和儲存等環(huán)節(jié)逐步實施數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化處理，在管理流程上實施標(biāo)準(zhǔn)化管理，促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、管理規(guī)范，保密性及安全性不斷增強，管理效率有效提升，人力成本大幅減少。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案信息化建設(shè)中的作用

傳統(tǒng)檔案管理在實時化和動態(tài)化等方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展需求，推進(jìn)檔案管理變革已是刻不容緩。應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠提升檔案管理效率，順應(yīng)時代發(fā)展需求，滿足人們數(shù)據(jù)應(yīng)用需求。應(yīng)用信息化技術(shù)，檔案管理工作人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，而計算機強大的管理功能，能夠簡化工作流程，減少工作步驟，減輕工作量，從而有效提升檔案管理工作效率，并且在檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性上都有所增強[1]。

互聯(lián)網(wǎng)時代，信息技術(shù)日新月異，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)出海量化、多樣化和多元化特點。檔案是數(shù)據(jù)信息的主要載體，蘊含著無數(shù)關(guān)鍵信息，對于整個社會都有很高的應(yīng)用價值。信息化技術(shù)融入檔案管理工作，大大提高了檔案管理質(zhì)量和水平。在互聯(lián)網(wǎng)時代，人們對檔案數(shù)據(jù)需求趨于個性化和多樣化，檔案信息服務(wù)也必須不斷進(jìn)行創(chuàng)新，根據(jù)用戶需求對檔案進(jìn)行整合處理，加強信息共享，將檔案信息化的協(xié)同性和靈活性充分體現(xiàn)出來，提高用戶滿意度。

二、實施檔案信息化面臨的新問題

當(dāng)前，許多企業(yè)管理層認(rèn)為檔案管理只要把檔案保管好就夠了，無須投入大量資金進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，使檔案管理工作嚴(yán)重滯后，影響到檔案使用。

第一，檔案管理模式落后。許多企業(yè)還在采取傳統(tǒng)手工方式來進(jìn)行檔案管理，不僅容易出現(xiàn)錯誤，而且操作步驟煩瑣，管理人員耗費大量精力與時間，工作效率低下；一些檔案管理人員計算機知識相對薄弱，對信息技術(shù)掌握不足、數(shù)據(jù)處理流程不熟悉，難以發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢[2]。第二，檔案管理人員培訓(xùn)缺失。許多檔案從業(yè)人員并非檔案專業(yè)畢業(yè)生，在企業(yè)也沒有接受過專門培訓(xùn)，在檔案管理信息化認(rèn)知以及專業(yè)知識儲備不足；部分檔案管理人員學(xué)歷偏低，知識更新跟不上時代，缺失先進(jìn)理念和技術(shù)的支撐；很多企業(yè)沒有配備專業(yè)檔案管理人員。第三，檔案管理平臺建設(shè)待加強。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較，網(wǎng)絡(luò)電子數(shù)據(jù)信息對于數(shù)字資源和電子環(huán)境有著極高的要求，網(wǎng)絡(luò)平臺安全性也就受到格外關(guān)注，隨著信息設(shè)備的快速更新，數(shù)據(jù)資源讀取方式也在不斷變化，稍不注意就會使原本儲存的數(shù)據(jù)信息無法讀取。如何搭建起穩(wěn)定、安全、可靠的電子防護(hù)體系已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。

三、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的對策建議

（一）不斷提高思想認(rèn)識

檔案管理信息化建設(shè)不是一蹴而就的，需要政府相關(guān)部門的正確引導(dǎo)。企業(yè)管理層應(yīng)充分認(rèn)識到該項工作的重要意義，要制定科學(xué)合理的工作方案，預(yù)留足夠建設(shè)資金，在遇到建設(shè)難題時各部門之間要齊心協(xié)力，多出點子、多提建議。要將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，加強相關(guān)宣傳，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員思想觀念，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐。檔案管理人員要具備超前意識，主動運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來管理檔案，認(rèn)真收集有價值的檔案，挖掘檔案信息內(nèi)涵，注重信息再次整理和分類，保管好檔案、利用好檔案，使其為企業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)[3]。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式

要對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，充分運用好互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，發(fā)揮信息檔案和傳統(tǒng)檔案相結(jié)合的優(yōu)勢，不斷優(yōu)化檔案管理模式。檔案管理工作人員要自覺主動學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，強化自身信息化水平，使自身信息化技術(shù)能力能夠跟上時代發(fā)展潮流。另外，要充分利用大數(shù)據(jù)、智能化等先進(jìn)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行優(yōu)化處理，實現(xiàn)檔案信息價值利用最大化。

（三）提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理工作人員要熟練掌握管理流程及方法，對于檔案收集、整合、分類、歸檔、儲存等環(huán)節(jié)都要做到心中有數(shù)，在當(dāng)前檔案種類多樣化的情況下，要善于探索和創(chuàng)新檔案管理方法，提高管理技巧技能。相關(guān)管理人員要強化自身檔案管理知識儲備，認(rèn)真學(xué)習(xí)理論檔案學(xué)、應(yīng)用檔案學(xué)，積極參與各種線上線下檔案講座，從中獲取先進(jìn)檔案管理理念和技能，不斷提升自身檔案管理水平。要加強自身互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的提升，能夠熟練運用各種檔案管理APP。企業(yè)管理層要為檔案管理工作人員創(chuàng)造機會，通過集中培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)等“請進(jìn)來，走出去”的方式方法，提升相關(guān)人員專業(yè)技術(shù)水平。在人才招聘時要注重高學(xué)歷檔案管理人才的引進(jìn)，以較好的福利待遇和薪酬來留住人才。

（四）筑牢安全防護(hù)屏障

互聯(lián)網(wǎng)時代的海量信息資源，為檔案管理帶來了新的安全隱患；建立檔案信息安全防護(hù)系統(tǒng)，能夠有效應(yīng)對這些安全隱患。檔案信息數(shù)據(jù)會被植入木馬、攜帶病毒，對檔案信息安全帶來極大威脅，檔案管理部門要抓緊抓實抓細(xì)信息安全防護(hù)系統(tǒng)建設(shè)，做好信息加密和信息防護(hù)工作。根據(jù)不同層級管理人員設(shè)置有效訪問權(quán)限，保障信息數(shù)據(jù)安全。同時，要建立起檔案信息永久“身份證”，確保檔案信息不會因為設(shè)備更新而失效。

四、結(jié)語

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”已經(jīng)成為當(dāng)下檔案管理工作主流，符合現(xiàn)階段社會發(fā)展要求。檔案管理工作人員要及時更新管理理念，不斷改進(jìn)管理模式，提升自身綜合素質(zhì)，將信息技術(shù)與檔案管理完美結(jié)合，為檔案管理事業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。