事業(yè)單位兼職檔案人員培訓的問題與解決方案

姜衛(wèi)杰

（牡丹江市就業(yè)局勞務(wù)市場管理辦公室，黑龍江牡丹江 157000）

事業(yè)單位應(yīng)當提高兼職檔案管理員的工作能力，著力構(gòu)建成體系、成規(guī)模、成建制的兼職檔案管理員隊伍。由于事業(yè)單位兼職檔案管理人員的專業(yè)能力低，工作積極性不足，缺乏有效持續(xù)的培訓機制，因此，在很大程度上影響兼職檔案管理工作的質(zhì)量和工作水平，不利于達到高效開展檔案管理工作的目標。

1 事業(yè)單位兼職檔案員的重要價值

1.1 工作的主要特征

兼職檔案員主要負責部門的檔案管理工作。兼職檔案員有較強的專業(yè)知識，了解本部門的具體業(yè)務(wù)工作情況。擔任兼職檔案員的人員普遍熟悉本部門工作的基本情況，可以協(xié)調(diào)部門內(nèi)部的所有人員。依靠兼職檔案員可以達到精細化的收集具體部門檔案信息的目標，解決了檔案信息傳遞不及時的問題。兼職檔案員可以獨立自主的基于專業(yè)知識對本部的重要檔案信息進行有效匯總。兼職檔案員通常是事業(yè)單位某個部門的綜合性人員，可以負責科室的一些系統(tǒng)性工作，是部門主任的主要幫手，而且有著豐富的專業(yè)知識，良好的綜合能力與較高的工作熱情［1］。

1.2 具體的工作任務(wù)

兼職檔案員的主要任務(wù)在于收集本部門的檔案信息，實現(xiàn)本部門關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)信息的存儲與管理工作。兼職檔案員是方便、快捷、有效傳遞檔案信息的重要載體。兼職檔案員負責與專職檔案員銜接，負責做好專職檔案員交辦的工作任務(wù)，實現(xiàn)對本部門檔案數(shù)據(jù)信息進行分類整理的目標，兼職檔案員可以做好檔案管理的具體環(huán)節(jié)任務(wù)，是保證事業(yè)單位檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)力量。

1.3 兼職檔案員現(xiàn)狀

兼職檔案員是做好事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)力量，有些事業(yè)單位不重視兼職檔案員的建設(shè)，兼職檔案員的專業(yè)技術(shù)能力相對較弱，兼職檔案員往往由各部門的“閑人”擔任，有些兼職檔案員的工作能力不足，工作的熱情不高，不能有效的勝任復雜的兼職檔案管理工作。在信息化的環(huán)境下，一些兼職檔案員通常情況下，只熟悉紙質(zhì)的檔案管理方法，并不能充分掌握相對應(yīng)的計算機應(yīng)用技能和操作方法，更無法以計算機手段進行相對應(yīng)的工作實踐，不具備崗位適應(yīng)能力，不能充分履行兼職檔案管理的職責。

2 事業(yè)單位兼職檔案員培訓工作特點

事業(yè)單位兼職檔案員的培訓主要由各事業(yè)單位根據(jù)本單位實際情況自行開展，與檔案專業(yè)培訓比較具有如下特點：第一，從培訓目標看，事業(yè)單位兼職檔案員培訓是為了兼職檔案員的業(yè)務(wù)行為規(guī)范、準確，從而提高工作效率，減少工作失誤。第二，從培訓對象看，事業(yè)單位兼職檔案員具有自己的本職工作，一般都未受過檔案專業(yè)方面的教育。第三，從培訓內(nèi)容看，兼職檔案員的培訓內(nèi)容相對淺顯且單一，側(cè)重于基本理論的介紹、檔案業(yè)務(wù)工作方法與技術(shù)的傳授，主要圍繞如何進行整理、組卷等實際操作展開，起點較低，課程內(nèi)容基本屬于入門培訓或初級業(yè)務(wù)培訓。第四，從培訓師資看，兼職檔案員的培訓一般由檔案部門負責人或檔案員來講授，很少外請檔案專業(yè)教師，因而崗位培訓師資力量薄弱。

3 事業(yè)單位兼職檔案員培訓的問題

3.1 培訓內(nèi)容的問題

有些事業(yè)單位未能根據(jù)兼職檔案員的實際情況組織開展培訓活動，培訓內(nèi)容存在理論性較強和實踐性較弱的問題?，F(xiàn)有的培訓內(nèi)容與兼職檔案員的工作需要不符，有時一些培訓內(nèi)容過于基礎(chǔ)，兼職檔案員可以通過自學習得，有時一些培訓內(nèi)容過于深奧，培訓內(nèi)容不符合兼職檔案員工作的需要，培訓對檔案管理工作影響不大，培訓內(nèi)容不夠科學合理，缺乏時效性和針對性，不能真正意義上解決檔案管理工作的實際問題。

3.2 培訓方式的問題

事業(yè)單位的兼職檔案員的工作較為系統(tǒng)性，兼職檔案員往往有自己的本職工人生，現(xiàn)有的培訓方式有時不滿足檔案管理的需要。傳統(tǒng)的培訓方式主要以理論講授為主，培訓活動缺乏實踐性，不能根據(jù)典型的工作場景組織開展培訓，培訓時不能集中解決兼職檔案員日常工作中遇到的具體問題。有些培訓主要以集中講座為主，缺乏實地演練，不能有效進行線上線下的互相融合，通常情況下互聯(lián)網(wǎng)渠道的培訓活動受到很大的阻礙，無法取得應(yīng)有的培訓成效，對其培訓質(zhì)量和培訓效率都會造成很大的影響。

3.3 考核評價的問題

當前事業(yè)單位過于注重組織檔案管理人員的培訓活動，強調(diào)根據(jù)檔案管理員的需要進行培訓內(nèi)容的優(yōu)化改革。但是，現(xiàn)有的培訓活動往往缺乏綜合性的考核機制，由于不能在兼職檔案員參與培訓后進行必要的考核，因此不能收集培訓活動的信息，不了解檔案員參與培訓的具體情況與質(zhì)量，不能切實有效的進行動態(tài)考核和評價，所呈現(xiàn)出的考核和評價效果不夠理想，缺乏全面性和高效性，不能針對兼職檔案員的素質(zhì)與學習能力優(yōu)化培訓形式，降低了培訓活動的整體質(zhì)量［2］。

4 事業(yè)單位兼職檔案員培訓的策略

4.1 積極爭取領(lǐng)導重視

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展的重要保障條件，事業(yè)單位領(lǐng)導需要充分的重視檔案員培訓工作的重要意義。檔案管理部門的主任應(yīng)當促進事業(yè)單位主要領(lǐng)導關(guān)注和支持開展檔案員的技術(shù)培訓活動。首先，由事業(yè)單位領(lǐng)導給予檔案管理工作以必要的支持，能夠在重要工作會議和檔案管理部署工作中明確兼職檔案員的地位，鼓勵兼職檔案員積極的履行義務(wù)，促進兼職檔案員主動做好檔案管理工作。其次，事業(yè)單位領(lǐng)導應(yīng)當充分的肯定兼職檔案員的價值，組織上應(yīng)用關(guān)心和支持兼職檔案員，能夠開辟必要的條件加強相關(guān)的教育活動，樹立兼職檔案員正確積極的工作思路，為兼職檔案員的成長創(chuàng)造條件。第三，專職檔案員應(yīng)當充分的尊重和信任兼職檔案員，專職檔案員應(yīng)當保持與兼職檔案員的有效互動，在工作中肯定和理解兼職檔案員的辛苦，從而形成良好的檔案員工作氛圍，讓兼職檔案員在事業(yè)單位發(fā)展中獲得良好的空間。

4.2 開展宣傳教育工作

事業(yè)單位應(yīng)當加大對兼職檔案員的教育工作力度，注重積極的宣傳檔案管理工作的重要性，增強兼職檔案員的自主工作與主動工作的意識。首先，積極向兼職檔案員普及檔案管理的專業(yè)法規(guī)，促進兼職檔案員了解事業(yè)單位檔案管理的工作標準，引導兼職檔案員掌握正確的檔案管理工作標準，強調(diào)兼職檔案員的責任意識、標準意識，提高兼職檔案員工作的精細程度［3］。其次，積極以有效的形式和多樣的方式傳遞檔案管理的業(yè)務(wù)知識，運用信息化的渠道達到經(jīng)常的宣傳普及檔案管理辦法與操作技能的目標。促進兼職檔案員有渠道不斷的充實和學習檔案管理工作的辦法，圍繞著兼職檔案員的工作需要，提高檔案處理效率，降低檔案工作成本進行技能宣講。第三，加強對兼職檔案員的管理工作，發(fā)揮事業(yè)單位各基層部門領(lǐng)導對兼職檔案員的關(guān)懷作用，能夠認真的體諒兼職檔案員的辛苦，在良好的一級抓一線管理體系中提高兼職檔案員的工作效率，針對實際工作中存在的問題，進行著重分析和探究，并且從根本上充分解決兼職檔案員工作中的問題，促進兼職檔案員隊伍建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)更加良好的發(fā)展，從而體現(xiàn)出更加良好的管理質(zhì)量和效率，推進事業(yè)單位檔案管理工作更上一個臺階。

4.3 完善技能培訓體系

為了全面提高兼職檔案管理員的工作能力，還要組織開展一系列的培訓活動，幫助兼職檔案員快速的成長工。首先，定期舉辦針對兼職檔案員的培訓班，圍繞著兼職檔案員的工作內(nèi)容與任務(wù)需要進行業(yè)務(wù)技能的培訓，委派專家教師對兼職檔案員進行業(yè)務(wù)指導，根據(jù)兼職檔案員的工作變換頻繁，兼職檔案員新手多，檔案業(yè)務(wù)技能水平低的現(xiàn)實，全面強化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓活動［4］。其次，適當?shù)臏p少理論培訓，增加實踐技能的培訓，在事業(yè)單位真實的檔案管理工作環(huán)境中開展檔案業(yè)務(wù)技能的培訓活動。兼職檔案員缺什么就補什么，重點介紹檔案管理的基礎(chǔ)知識和基本內(nèi)容，引導兼職檔案員掌握鑒定、操作檔案的方法，由此改變以往照本宣科培訓的問題。第三，在實際的培訓過程中，可以通過融入真實的案例，通過這種形式進一步有效提升兼職檔案員的思想認識和對事實的把握，運用實例促進兼職檔案員能夠把相應(yīng)的理論知識和實踐情況進行充分的融合，從而在綜合性全面性方面，對檔案管理有清晰的認識，讓檔案員結(jié)合專業(yè)工作的領(lǐng)域提高檔案整理的水平，達到以有效分類立卷工作目標。

4.4 創(chuàng)新培訓活動形式

事業(yè)單位兼職檔案員培訓還要創(chuàng)新形式，豐富培訓活動的內(nèi)容，針對培訓活動的形式進行不斷的優(yōu)化和完善，結(jié)合具體情況，使培訓活動能夠呈現(xiàn)出應(yīng)有的效果和價值。在具體的活動形式創(chuàng)新過程中，首先，可以設(shè)立一對一的幫扶機制，促進兼職檔案員與專職檔案員結(jié)成幫扶對子，兼職檔案員有問題時可以隨時請教［5］。其次，還要基于互聯(lián)網(wǎng)加大對兼職檔案員的幫扶力度，運用兼職檔案員的業(yè)務(wù)交流群進行信息交流，集中性的溝通解決兼職檔案員工作中遇到的問題。第三，圍繞著重點檔案管理項目進行業(yè)務(wù)指導，對抽調(diào)開展重大項目檔案管理工作的兼職檔案員進行崗前專門的培訓，集中提升兼職檔案員的業(yè)務(wù)技能，達到針對性提高培訓效率目標。第四，建立檔案員的良性競爭機制，針對獎懲力度要進一步有效加強，以此激發(fā)黨員的積極性主動性和創(chuàng)造性，基于檔案員的業(yè)務(wù)水平提高和工作實績進行獎勵，從而鼓勵兼職檔案員提高業(yè)務(wù)水平，達到推動事業(yè)單位檔案管理不斷提升檔案管理效率，在最大程度上完成相對應(yīng)的管理目標和既定任務(wù)［6］。

4.5 搭建空中課堂進行網(wǎng)絡(luò)自學

針對檔案人員文化程度高、中青年人員多等情況要進行充分的了解，具體問題具體分析，切實有效的體現(xiàn)出信息化網(wǎng)絡(luò)化的作用和價值，在更大程度上充分發(fā)揮網(wǎng)上培訓覆蓋面廣、共享性好、靈活性強等優(yōu)勢，在檔案信息網(wǎng)上開辟學習園地進行自學，發(fā)揮和挖掘其自主學習能力，使其積極性、主動性得到充分的調(diào)動，在空中課堂的搭建過程中，要精選切實有效的學習內(nèi)容，使相關(guān)內(nèi)容具有高效性和針對性，能夠真正意義上有效增強其綜合技能和業(yè)務(wù)水準。針對具體的內(nèi)容而言，主要包括歸檔指南、系統(tǒng)操作指南、常見錯誤分析等。兼職檔案員要結(jié)合自身的實際情況，查漏補缺，進行自主的學習和進步，可以有針對性的利用網(wǎng)絡(luò)資源，針對自身的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素養(yǎng)進一步切實增強，在創(chuàng)新能力方面有更顯著的提升，以此從根本上有效加強兼職檔案員業(yè)務(wù)能力［7］。

5 結(jié)論

通過上面的分析和探討，我們能夠進一步看出，事業(yè)單位在經(jīng)營發(fā)展過程中，要著重關(guān)注檔案管理工作，進一步建立健全更系統(tǒng)完善的兼職檔案管理隊伍，提高兼職檔案管理人員的專業(yè)性與工作積極性。在良好的培訓體系、激勵機制、幫助機制與業(yè)務(wù)鉆研機制下促進兼職檔案員獲得全面成長。根據(jù)兼職檔案員的工作需要，逐步的完善培訓活動機制，達到提高培訓有效性目標。