數(shù)字檔案管理系統(tǒng)研究與應(yīng)用

宋鵬飛，侯佳音

（河南天通電力有限公司，河南 鄭州 467000）

因為傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)跟不上當今時代的發(fā)展需求，所以現(xiàn)在提倡使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將檔案以數(shù)據(jù)化的形式整理在系統(tǒng)中，從而能夠方便在需要去進行檔案查詢的時候，能夠快速的查詢到檔案信息，同時還能節(jié)約存放檔案的空間，不再需要置辦大型的檔案存儲地點，也不需要購置檔案柜，可以有效的減少政府與企業(yè)在對檔案進行管理過程中所消耗掉的成本。因此本文針對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用進行研究，首先分析了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的重要性，之后提出了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的思路，并且提出了具體的應(yīng)用策略。希望能夠幫助我國政府和企業(yè)單位在進行檔案管理工作的時候，以更高的效率應(yīng)用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，提升政府與企業(yè)單位在進行檔案管理工作的效率與水平。

1 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的重要性

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)將立檔單位檔案室與其他部門結(jié)合起來，以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫標準、軟硬件平臺和安全控制手段為基礎(chǔ)，為各級各類工作人員提供綜合信息服務(wù)的虛擬的檔案館（室）集群。所以數(shù)字檔案系統(tǒng)主要面對的客戶群體是國家機關(guān)、大型企事業(yè)單位，從這種意義上的數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)是國家數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)，具有時效性和現(xiàn)實性。中國經(jīng)濟的高速發(fā)展，給信息化建設(shè)帶來了巨大的發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)管理的需求非常旺盛，當前的矛盾不是需求不足，而是開發(fā)出來的產(chǎn)品是否達到了技術(shù)先進、功能滿足客戶的實際需求，是否能更好為客戶服務(wù)。

2 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的思路

2.1 檔案管理系統(tǒng)的層次脈絡(luò)清晰

在設(shè)計數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的時候，必須要確保檔案管理系統(tǒng)的層次脈絡(luò)清晰，也就是說需要確保所涉及的檔案管理系統(tǒng)具有足夠的功能。通常情況下，政府和企業(yè)所產(chǎn)生的檔案的種類非常多，如何才能將這些大量的數(shù)據(jù)化的檔案信息高效的進行管理，并且能夠在需要使用到這些檔案信息的時候，能夠快速的將信息調(diào)用出來，是檔案管理系統(tǒng)設(shè)計人員必須要充分考慮的事情，所以需要為不同的政府機構(gòu)和企業(yè)單位設(shè)計不同的檔案管理系統(tǒng)，因為其所涉及到的檔案信息的種類存在著一定的差異。

2.2 重視對對數(shù)字化檔案的保護

在應(yīng)用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的時候，應(yīng)當重視對數(shù)字化檔案的保護工作，因為這些檔案以數(shù)字化的形式被存儲起來，如果系統(tǒng)受到損害，則這些數(shù)據(jù)信息就面臨著丟失的風險因，因此應(yīng)當對這些數(shù)據(jù)做好備份的工作。其次，還需要充分的考慮到對這些數(shù)字化檔案的保護工作，因為一些檔案涉及到了隱私機密，為了避免這些內(nèi)容泄露或者被不法分子盜用后作出違法的行為，也需要做好對這些數(shù)字化檔案的保護工作，確保其不會被居心叵測的人所盜用。

2.3 由專業(yè)的信息化檔案管理人員進行管理

為了確保數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠被有效的應(yīng)用，必須要有專業(yè)的信息化檔案管理人員對系統(tǒng)進行管理。但是當前在大多數(shù)的政府機構(gòu)和企業(yè)單位中，管理檔案的人員并不具備較高的信息化水平，在檔案室進行工作的人員具有多年的工作經(jīng)驗且年齡較高，對于新事物的接受能力較低。并且這些老員工的信息化能力有限，甚至對于計算機的操作也存在著一定的問題，更不要說操控數(shù)字檔案管理系統(tǒng)了，如果企業(yè)設(shè)計出了一套完善的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)但是卻沒有專業(yè)化的人才對系統(tǒng)進行操控，就會導致這種系統(tǒng)被擱置。

3 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用策略

3.1 構(gòu)建功能健全的檔案管理系統(tǒng)

為了確保能夠讓數(shù)字檔案管理工作順利的進行，必須要構(gòu)建功能健全的檔案管理系統(tǒng)，將檔案的種類進行明確的劃分，合理地設(shè)計答案系統(tǒng)的布局，將各個功能模塊簡化，方便檔案管理人員對系統(tǒng)進行操作。再者，還需要確保檔案管理系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性，因為檔案對于任何一個政府機構(gòu)和企業(yè)單位而言都極其重要，如果系統(tǒng)的穩(wěn)定性存在問題，在錄入檔案的時候，導致檔案丟失或數(shù)據(jù)錯亂等問題，會對企業(yè)和政府未來的工作造成非常大的消極影響。再者，還需要定期為檔案管理系統(tǒng)做好升級的工作，因為隨著市場的變化，所需要進行存檔的檔案的種類也會發(fā)生變化，并且檔案信息所錄用的格式等內(nèi)容也需要進行變動，因此需要對系統(tǒng)定期的進行升級，及時的完善系統(tǒng)所存在的漏洞。

3.2 數(shù)字化信息密匙保護程序

為了確保政府和企業(yè)單位的檔案資料不會被泄露，需要做好數(shù)字化信息密實保護程序。首先需要確保只有通過管理員身份的賬號和密碼，才能登錄數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，如果有人嘗試使用管理員的身份進行登錄，但是密碼重復(fù)輸入錯誤則需要系統(tǒng)對答案信息進行深層保護加密，并且向檔案管理人員的通信設(shè)備發(fā)送提醒信息。其次，為了便于政府機構(gòu)和企業(yè)單位的管理人員能夠?qū)n案信息進行調(diào)用，還需要為企業(yè)的管理人員和政府機構(gòu)的管理人員設(shè)備專供其使用的賬號與密碼。對于一些機密性和隱私性非常高的檔案信息則需要設(shè)置更為嚴謹?shù)拿艹妆Ｗo程序，可以通過生物識別密碼程序?qū)@些文件進行保護，只有具備查看機密文件和隱私檔案的人員的生物信號，才能夠解鎖這些檔案。

3.3 招聘與培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才

為了確保所設(shè)計出來的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠被高效的使用，必須要為該系統(tǒng)配備專業(yè)的信息化檔案管理人才。首先，在招聘的環(huán)節(jié)就應(yīng)當做好對檔案管理人員信息化能力的考核工作因為當前所招聘的人員大多數(shù)為剛畢業(yè)不久的學生，其雖然不具備較多的檔案管理工作經(jīng)驗，但是必須要具備足夠的信息化能力，可以由企業(yè)內(nèi)部的老員工對企業(yè)進行指導，逐漸幫助企業(yè)豐富檔案管理經(jīng)驗。其次，需要對企業(yè)和政府內(nèi)部的檔案管理人員進行信息化培訓，對于已經(jīng)上了一定年紀的老員工而言，培訓的內(nèi)容可能具有一定的難度，但是仍然需要鼓勵這些老員工積極的學習。而對于新招聘進來的員工，則必須要能夠通過培訓考核。

4 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的前景

在未來我國的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用將會成為一種普遍的現(xiàn)象而存在，因為該系統(tǒng)能夠?qū)n案進行高效的管理。不同性質(zhì)的企業(yè)單位和政府機構(gòu)會使用不同的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，但是檔案管理信息化數(shù)字化方向的發(fā)展不會改變，且在5G技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展下，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)也將會融入智能化的元素，也許有朝一日可以通過與企業(yè)單位和政府機構(gòu)中的計算機進行關(guān)聯(lián)，自動地將這些數(shù)據(jù)信息錄入到檔案系統(tǒng)當中。雖然當前的技術(shù)水平還達不到這樣的設(shè)想，但是相信在不久的將來，隨著5G技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟，這一設(shè)想終將成為現(xiàn)實。

5 結(jié)束語

市場對于科學技術(shù)的應(yīng)用水平?jīng)Q定了市場的發(fā)展能力與經(jīng)濟發(fā)展實力，國家正在努力建設(shè)小康社會，提升人民的生活水平，為了能夠達到小康社會的目標，就必須要推動經(jīng)濟的發(fā)展，因此市場對于科技的應(yīng)用水平也不能落后，數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)就是市場對于科技應(yīng)用的一大體現(xiàn)。當前在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用，更沒有完全普及，還處于探索的階段，雖然已經(jīng)有一些企業(yè)單位和政府機構(gòu)已經(jīng)開始使用數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)中仍然存在著一些漏洞，需要進行完善，本文針對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進行研究后得出了如下的結(jié)論，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在應(yīng)用的時候需要秉持著以下思路，即檔案管理系統(tǒng)的層次脈絡(luò)清晰，重視對對數(shù)字化檔案的保護，以及由專業(yè)的信息化檔案管理人員進行管理。系統(tǒng)檔案管理的應(yīng)用策略為構(gòu)建功能健全的檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字化信息密匙保護程序，以及招聘與培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理人才。