企業(yè)檔案信息化建設(shè)探究

錢偉

中圖分類號：F273 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-107-01

摘 要 在企業(yè)運營和發(fā)展過程中，檔案詳細記錄了企業(yè)的歷史進程，能夠為企業(yè)制定戰(zhàn)略目標、開展各項業(yè)務(wù)活動以及內(nèi)部管理等提供參考依據(jù)。在信息化時代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展要求。企業(yè)需要推陳出新，不斷加快檔案信息化建設(shè)步伐，進一步提升檔案管理質(zhì)量及效率?；诖?，本文對企業(yè)檔案信息化建設(shè)進行了綜合性分析，并提出了相關(guān)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 信息化 環(huán)境

一、檔案信息化建設(shè)概述

所謂的檔案信息化建設(shè)主要是指在國家檔案管理部門組織、規(guī)劃以及指導(dǎo)下，在檔案管理活動當中通過應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化管理，讓檔案信息資源得到充分利用。檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案管理模式。以往檔案管理工作重心會放在檔案實體保管及利用上。通過檔案信息化建設(shè)將讓檔案管理工作重心逐漸向數(shù)字化存儲以及數(shù)字化服務(wù)利用偏移。如此一來，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案工作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及社會化。在檔案信息化建設(shè)過程中，設(shè)施是基礎(chǔ)條件，標準系統(tǒng)是有效手段，信息資源是建設(shè)核心，信息利用及開發(fā)是建設(shè)目標，安全管理是重要保障，人才資源是關(guān)鍵要素。以上各項內(nèi)容相輔相成，缺一不可。對于企業(yè)而言，加快檔案信息化建設(shè)步伐意味著能夠?qū)θ粘I(yè)務(wù)活動當中生成的信息數(shù)據(jù)進行整合、歸檔，并將企業(yè)以往留存的歷史檔案、紙質(zhì)檔案等進行數(shù)字化處理，形成一個數(shù)據(jù)庫。如此一來能夠擴大企業(yè)檔案應(yīng)用范圍，為企業(yè)內(nèi)部各項活動提供信息支持。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

很多企業(yè)對檔案信息化建設(shè)愈來愈重視，也取得了一定成果，但在部分環(huán)節(jié)上還是存在著一些問題：（1）宏觀規(guī)劃不足。一些企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中，并未將其與整體發(fā)展目標關(guān)聯(lián)起來，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)方向性偏離，與生產(chǎn)、經(jīng)營、營銷等活動產(chǎn)生通脫節(jié)，無法充分發(fā)揮實際價值。（2）檔案信息化基礎(chǔ)環(huán)境有待完善。很多企業(yè)將發(fā)展重心放在經(jīng)濟效益產(chǎn)出上，對營銷、生產(chǎn)等活動投入較大，但在檔案信息化建設(shè)方面投入不足，未能針對企業(yè)實際情況開發(fā)出一套專門的檔案信息管理系統(tǒng)，且硬件設(shè)施較為陳舊，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)滯后，整體效能不足。（3）信息安全隱患。某些企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中在信息安全建設(shè)方面存在不足，一旦受到外部非法侵入，檔案信息就可能丟失，甚至被竊取機密信息，可能會讓企業(yè)蒙受巨大的損失。

三、加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)建議

（一）加強統(tǒng)籌管理

一方面，行業(yè)機構(gòu)或相關(guān)部門要積極引導(dǎo)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，予以適當扶持。另一方面，企業(yè)之間應(yīng)該加強溝通交流，相互學習，互相借鑒經(jīng)驗，可將一些優(yōu)秀的檔案管理工作人員外派至其他單位進行專題學習，不斷提升專業(yè)能力。除此之外，企業(yè)內(nèi)部要做好檔案信息化建設(shè)宏觀規(guī)劃。檔案工作者要擺脫傳統(tǒng)觀念，將檔案信息化與企業(yè)發(fā)展目標充分關(guān)聯(lián)起來，并設(shè)置相應(yīng)的機制，及時從營銷、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中攝取檔案信息，做好歸檔整理，讓檔案工作更接地氣，將檔案信息化的價值充分發(fā)揮出來。

（二）改善基礎(chǔ)環(huán)境

企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中要加強基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)，及時更新軟硬件設(shè)施，為高效實施檔案工作奠定良好基礎(chǔ)。在硬件方面，企業(yè)需要配置計算機、掃描儀、打印機、服務(wù)器、交換機、路由器等成套設(shè)備，對陳舊設(shè)備及時更新，確保設(shè)備性能。在軟件方面，企業(yè)要結(jié)合自身實際發(fā)展情況，構(gòu)建專門的檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案信息處理軟件等。企業(yè)可聘請第三方專業(yè)機構(gòu)為自身定制相關(guān)軟件，為檔案工作者處理檔案信息文件提供方便，實現(xiàn)對檔案的高效化、高質(zhì)化管理。另外，企業(yè)檔案部門要善于利用云存儲技術(shù)儲存檔案信息數(shù)據(jù)，將部分信息保存至云端，確保其安全性；利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)對檔案信息進行深度挖掘，將其中一些有價值的信息挖掘出來，為企業(yè)決策提供可靠依據(jù)。

（三）完善安全體系

企業(yè)在檔案信息化建設(shè)期間還要重視安全體系建設(shè)。首先，要保證硬件設(shè)施安全。檔案部門可指派專人定期對計算機、掃描儀、打印機、服務(wù)器、交換機等硬件設(shè)施進行檢查，確保設(shè)備的可靠性。一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時反饋并處理，對于老舊設(shè)備要及時更新，將設(shè)備安全隱患排除。其次，要確保檔案信息安全。企業(yè)檔案部門可利用系統(tǒng)加密、數(shù)據(jù)加密、硬盤加密、云端儲存等技術(shù)，充分保護保密文件。在調(diào)用檔案文件的過程中要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，還要定期進行檔案信息備份，防止檔案信息遺漏、丟失。另外，在網(wǎng)絡(luò)安全方面，要及時更新企業(yè)級防火墻、殺毒軟件等，對外來數(shù)據(jù)進行有效監(jiān)控，避免非法侵入。還要制定一系列制度，規(guī)范檔案借閱行為，保證檔案信息的安全性。

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