關(guān)于做好辦公室文秘綜合管理工作對策研究

杜鴻

中圖分類號：C931.3 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-101-01

摘 要 辦公室文秘工作在企業(yè)各項管理工作中發(fā)揮著承上啟下的重要作用。但由于各種內(nèi)外因素的影響，文秘工作也還有很多問題需要解決。文章就詳細(xì)的論述了辦公室文秘綜合管理工作的主要內(nèi)容，分析了存在的一些問題，并提出了對應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞 文秘 綜合管理 存在問題 優(yōu)化對策

隨著市場經(jīng)濟的不斷推進(jìn)，辦公室管理工作作為企業(yè)管理活動最核心的部分也被賦予了新的更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。文秘人員也要不斷地提升和建設(shè)自己來滿足當(dāng)前綜合管理工作的需求，以便更好地提高工作質(zhì)量，服務(wù)企業(yè)。但由于辦公室管理工作的復(fù)雜多樣、崗位實際定員與工作任務(wù)之間存在著較大的不平衡，以及文秘人員心理和思想不穩(wěn)定，辦公室文秘工作開展的效果仍然與預(yù)期的效果相差甚遠(yuǎn)。因此創(chuàng)新辦公室綜合管理工作勢在必行。

一、辦公室文秘綜合管理工作概述

在綜合管理工作中，文秘人員要針對領(lǐng)導(dǎo)要求和命令起草和撰寫各類文書、會議籌備資料、記錄工作會議內(nèi)容、年度工作報告、企業(yè)規(guī)章制度、工作計劃與規(guī)劃書、制度改革方案、文件及信函等書面資料的收發(fā)和傳遞、各部門之間任務(wù)的分配和協(xié)調(diào)、落實和執(zhí)行情況跟蹤、對外接待和談判等行政方面的工作；同時還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人事調(diào)動、勞動合同的管理、人事檔案的管理、離退休職工的管理、各項企業(yè)政策和人文關(guān)懷的落實、勞保用品的發(fā)放、工傷事故的調(diào)查、取證和落實等人事管理方面的工作；最后還有一線工作現(xiàn)場所有生活設(shè)備、車輛的管理、飲食安全、物資管理等后勤工作。尤其是作為國家能源保障且危險系數(shù)高的電力行業(yè)，更是要做到全面系統(tǒng)的管理。

二、目前綜合辦公室文秘工作中存在的問題

1.工作繁瑣。從上述對綜合管理工作的職責(zé)范圍分析可知，綜合管理工作內(nèi)容是瑣碎的，重復(fù)性也較高，久而久之會讓文秘產(chǎn)生職業(yè)倦怠感，并且一旦在工作中有所疏忽，很多信息內(nèi)容的收集、傳達(dá)都無法保障全面和及時，由此也就削弱了文秘之于領(lǐng)導(dǎo)所起到的輔助作用。企業(yè)的經(jīng)濟活動日益頻繁，業(yè)務(wù)越來越多，文秘的崗位數(shù)量又是固定的、有限的甚至是不足的，因此文秘人員的數(shù)量與巨大的工作量之間是不平衡的；另外，由此延伸出來的加班加點也會讓文秘人員產(chǎn)生巨大的工作壓力，甚至已經(jīng)影響到了他們的身體健康。

2.能力不足。一些文秘工作人員沒有積極、主動學(xué)習(xí)的意識，不更新和完善自己的知識構(gòu)架，提高自己的辦公技能，也不深入一線和行業(yè)去獲取第一手資料，無法在更大的空間、范圍以及更高的層次上發(fā)現(xiàn)、思考、分析問題，也就無法系統(tǒng)、真實、準(zhǔn)確的反映和應(yīng)對行業(yè)改革帶來的沖擊。

三、優(yōu)化辦公室文秘工作的對策

1.加大隊伍的能力建設(shè)。文秘工作隊伍的素質(zhì)和能力直接決定著辦公室工作的質(zhì)量和整體的管理水平。因此為了更好地滿足工作需求，企業(yè)要定期組織專項教育培訓(xùn)活動，組織文秘人員積極參加，可以聘請專業(yè)講師向他們傳輸文秘專業(yè)知識和技能，包括文書寫作、資料管理與運用、商務(wù)禮儀等，尤其是對于現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和運用，讓專業(yè)的信息技術(shù)人才上課，教授知識，讓文秘人員全面掌握和熟練運用各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備及軟件；還可以讓優(yōu)秀員工上臺分享工作經(jīng)驗和學(xué)習(xí)經(jīng)驗；除了理論學(xué)習(xí)之外，還要鼓勵文秘深入一線，將所學(xué)知識運用于實踐，或者采用輪崗制來鍛煉和提升文秘的綜合能力。比如，企業(yè)可以將本單位的文秘人員調(diào)任至本單位的不同崗位，將不同部門、不同崗位的職工進(jìn)行一定時期的調(diào)崗。

2.制定完善的工作機制。完善的工作機制可以讓工作方向更加清晰，讓自己的工作行為更加規(guī)范，以此讓辦公室的整個工作流程都有序、穩(wěn)定。企業(yè)要根據(jù)發(fā)展情況、辦公室工作的實際特點來制定有針對性工作機制，并與本辦公室文秘、其他各部門進(jìn)行研究和討論，去除不合理的部分、添加一些新的元素，尤其是要尊重文秘人員的意見和看法，他們是工作的組織者和實施者，是對辦公室業(yè)務(wù)最了解的群體，因此他們的意見或者建議都是基于辦公室具體工作的。這樣制定出的工作制度才會引起大家的共鳴，才會讓大家共同遵守和執(zhí)行，具有更強的可操作性。比如考勤制度，按時上下班是必須要遵守的，但在上班期間文秘的個人生理需求還是需要被尊重的，針對具體情況可以將其中的一個時間點放寬一些。這樣人性化的機制會更受到文秘的尊重和支持。

四、結(jié)語

辦公室綜合管理工作不論是在內(nèi)容上還是在數(shù)量上都會給文秘帶來巨大的壓力，而文秘人員要想適應(yīng)這種工作節(jié)奏不僅需要企業(yè)提供各種平臺來滿足自己的工作和學(xué)習(xí)需求，自身也要不斷的充電，讓自己更專業(yè)，為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李春芬.做好綜合辦公室文秘工作的對策探討[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2012（2）：249-250.

[2]佚名.做好辦公室文秘綜合管理工作優(yōu)化對策[J].現(xiàn)代國企研究，2018，150（24）：108-108.