大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新研究

遲 永 生

(牡丹江市機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心，黑龍江 牡丹江 157000)

大數(shù)據(jù)是海量信息，巨大容量的資料，超過傳統(tǒng)流程和分析能力的數(shù)據(jù)，具有高速性、多樣性、規(guī)模性和價(jià)值性。大數(shù)據(jù)解決了大容量信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、應(yīng)用等問題，有利于確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和安全性，使知識(shí)信息管理更加智能化。檔案最基本的價(jià)值就是原始記錄性，檔案真實(shí)記錄了有關(guān)主體的各種信息，檔案記錄的信息資源是最有權(quán)威性的知識(shí)資源。檔案也具有安全保密性。檔案管理能夠保護(hù)人類活動(dòng)的智力勞動(dòng)成果。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理工作人員要樹立創(chuàng)新觀念，融入大數(shù)據(jù)時(shí)代，提高檔案管理的質(zhì)量。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新的必要性

大數(shù)據(jù)最初來自互聯(lián)網(wǎng)公司，主要的目的是解決海量數(shù)據(jù)的問題，包括非結(jié)構(gòu)化網(wǎng)頁數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)的檢索以及數(shù)據(jù)的分析。大數(shù)據(jù)技術(shù)利用服務(wù)器，構(gòu)建了一個(gè)超大規(guī)模的集群，滿足對海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)以及數(shù)據(jù)處理的要求。大數(shù)據(jù)技術(shù)與傳統(tǒng)的集群技術(shù)不同，能夠利用超大規(guī)模的集群，獲得數(shù)據(jù)擴(kuò)展和成本降低的優(yōu)勢。從電子商務(wù)、云計(jì)算之后，大數(shù)據(jù)蓬勃發(fā)展，越來越受到人們的關(guān)注[1]。大數(shù)據(jù)具有多方面的特點(diǎn)，首先是具有巨大的數(shù)據(jù)總量?，F(xiàn)在全球的數(shù)字信息總量已經(jīng)到達(dá)了ZB級(jí)別，隨著社會(huì)的發(fā)展，數(shù)字信息總量將會(huì)繼續(xù)增大。其次是數(shù)據(jù)的種類多，大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)種類繁多，包括社會(huì)生活的各個(gè)方面，比如文字、圖片、位置記錄、媒體視頻等等。同時(shí)大數(shù)據(jù)的價(jià)值率比較小，大數(shù)據(jù)是海量數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的總量巨大，但是有價(jià)值的數(shù)據(jù)、真正需要的核心數(shù)據(jù)不多，因此數(shù)據(jù)的價(jià)值率比較低。最后，大數(shù)據(jù)下，對數(shù)據(jù)的處理能力變強(qiáng)，數(shù)據(jù)處理速度加快，對數(shù)據(jù)的計(jì)算能力根據(jù)摩爾定律，每十八個(gè)月便會(huì)有一倍的增加量，擁有高超的數(shù)據(jù)加工處理能力。

近年來，人們越來越意識(shí)到數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，促進(jìn)了大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用。檔案管理就是分析信息和數(shù)據(jù)、處理信息和數(shù)據(jù)的實(shí)踐，不可避免受到大數(shù)據(jù)的影響。檔案數(shù)據(jù)規(guī)模大，需要有多樣化的信息庫，逐漸向數(shù)字化的方向發(fā)展[2]。檔案數(shù)據(jù)具有較高的信息價(jià)值，需要智能分析，及時(shí)提供給使用者有用的信息。檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)，能夠提高信息分析能力，以及信息的處理速度，充分發(fā)揮信息的效能。檔案管理的創(chuàng)新，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求，也是其發(fā)展趨勢。

二、影響檔案管理創(chuàng)新的因素

(一)檔案管理創(chuàng)新意識(shí)

檔案管理的過程，也是構(gòu)建知識(shí)資源體系的過程，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理需要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展，權(quán)衡信息管理和知識(shí)經(jīng)濟(jì)，形成新的工作格局。檔案管理創(chuàng)新是大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然要求。檔案管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是不斷的創(chuàng)新。創(chuàng)新意識(shí)影響著創(chuàng)新管理工作的開展，但并不是所有的人都具有創(chuàng)新意識(shí)[3]。在檔案管理工作中，有些老齡化群體很難接受新的管理理念和模式，甚至出現(xiàn)排斥。工作培訓(xùn)中沒有納入大數(shù)據(jù)時(shí)代的創(chuàng)新內(nèi)容，工作人員缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，很難進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新。有的信息技術(shù)的使用停留在表面，信息化程度不高，自然無法創(chuàng)新。

(二)檔案管理維權(quán)意識(shí)

當(dāng)前檔案管理工作中，缺乏相應(yīng)的擔(dān)保機(jī)制，以及行業(yè)自律機(jī)制，維權(quán)意識(shí)薄弱，不能保證信息的安全性[4]。如果在檔案管理的過程中，發(fā)生信息泄漏的問題，行為主體的創(chuàng)造者沒有保護(hù)自己的意識(shí)，缺乏維權(quán)體制進(jìn)行針對性的管理，導(dǎo)致檔案管理維權(quán)環(huán)境不斷惡化。由于檔案管理維權(quán)意識(shí)不足，整體環(huán)境不佳，影響創(chuàng)新的進(jìn)程，不利于檔案管理工作的健康發(fā)展。

(三)檔案管理安全機(jī)制

大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)就是海量信息資源，大數(shù)據(jù)時(shí)代具有公開性、廣泛性和動(dòng)態(tài)性，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理的信息價(jià)值難以估量，必須有相應(yīng)的信息安全機(jī)制。檔案管理必須保證有安全的環(huán)境，進(jìn)行信息的分析和處理，才能保障信息的效益，否則在不安全的環(huán)境下，前期檔案管理也就沒有意義[5]。當(dāng)前檔案管理市場還不完善，對于信息處理，缺乏健全的安全規(guī)章制度。檔案管理系統(tǒng)的安全性無法保障，容易被不良分子、黑客破壞，造成信息泄露。由于網(wǎng)絡(luò)的虛擬性，本身作為一種不安全誘因，影響檔案管理工作的穩(wěn)定進(jìn)行。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新的策略

(一)培養(yǎng)具有創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

通過培養(yǎng)具有創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，形成新的檔案管理的人力資源格局。檔案管理部門要吸收信息技術(shù)型人才的加入，調(diào)整人才招聘策略，鼓勵(lì)高素質(zhì)的創(chuàng)新人才，積極參與大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案管理的創(chuàng)新工作中，利用人才的高素質(zhì)信息素養(yǎng)，對大數(shù)據(jù)的了解，在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理水平。檔案管理部門要加強(qiáng)內(nèi)部的學(xué)習(xí)，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，使內(nèi)部工作人員深入了解大數(shù)據(jù)，明確大數(shù)據(jù)對檔案管理的影響和作用[6]。定期組織員工培訓(xùn)，進(jìn)行專業(yè)理論的學(xué)習(xí)，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)工作人員的創(chuàng)新精神，使工作人員積極融入到檔案管理的大數(shù)據(jù)應(yīng)用中。檔案部門要營造良好的信息化環(huán)境，加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善硬件和軟件設(shè)施，提高檔案管理的信息化程度。工作人員要做好基礎(chǔ)工作，提高自身的信息技術(shù)技能，避免局部滲透，要全面利用信息技術(shù)，做好檔案管理的工作。營造信息技術(shù)學(xué)習(xí)型環(huán)境，提高老齡工作人員的信息技術(shù)能力，使大數(shù)據(jù)的作用得到充分發(fā)揮。年輕的工作人員教年長的人員，及時(shí)糾正存在的問題，使每一位檔案管理工作人員參與創(chuàng)新實(shí)踐。

(二)構(gòu)建大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理體系

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要完善檔案管理體系。檔案管理的工作價(jià)值不斷提升，工作內(nèi)容不斷增多，工作機(jī)制也更加復(fù)雜，需要有效的機(jī)制進(jìn)行規(guī)范，引導(dǎo)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。要建立嚴(yán)格的檔案管理準(zhǔn)入機(jī)制，提高標(biāo)準(zhǔn)，為特定智力勞動(dòng)成果創(chuàng)造者群體服務(wù)，提高檔案管理的效率。檔案管理工作中涉及的智力勞動(dòng)成果眾多，要強(qiáng)化知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，將有關(guān)檔案管理的部分納入到法律范圍中，營造良好的法制環(huán)境，也可以幫助相關(guān)工作人員維權(quán)，同時(shí)為檔案工作的法律價(jià)值提供依據(jù)。檔案管理部門要健全規(guī)章制度，及時(shí)處理檔案管理中存在的問題，尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代下涌現(xiàn)的新問題。

(三)營造安全的檔案管理環(huán)境

在檔案管理中，安全性是其重要工作內(nèi)容之一，大數(shù)據(jù)充分發(fā)揮了數(shù)據(jù)信息的作用，檔案管理的信息價(jià)值就難以估量，對信息安全性的要求更高。檔案管理不斷創(chuàng)新中，安全的檔案環(huán)境依舊是重點(diǎn)環(huán)節(jié)，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下。檔案管理部門要以目前的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)為基礎(chǔ)，明確規(guī)定信息提交者、檔案管理者的權(quán)利和義務(wù)，使操作平臺(tái)對信息提交者、檔案管理者都有利。明確限制不同群體的信息處理權(quán)限，規(guī)范檔案管理、使用等行為，保證檔案信息的安全性[7]。檔案管理部門要與大數(shù)據(jù)平臺(tái)合作，改進(jìn)檔案管理工作流程，平衡大數(shù)據(jù)平臺(tái)和檔案管理業(yè)務(wù)，制定合理的創(chuàng)新計(jì)劃。檔案管理內(nèi)部要加強(qiáng)內(nèi)部控制，完善內(nèi)部控制制度，對檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和管理，為檔案管理工作提供一個(gè)相對安全的環(huán)境。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理部門要投入更多的人力、物力和財(cái)力，加強(qiáng)檔案管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)的安全管理，與高質(zhì)量的信息安全管理企業(yè)合作，避免檔案信息的泄漏。