衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作的問題及措施分析

吳志敏

廣西玉林市婦幼保健院 廣西玉林 537000

衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案承載著重要的信息，是一個醫(yī)院在醫(yī)療、文化、教學(xué)等多個方面的綜合表現(xiàn)。它不僅是醫(yī)院的物質(zhì)財富，也是醫(yī)院重要的精神財富。因此如何用科學(xué)化的手段管理衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的檔案，是我們值得思考的問題。

1 衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案管理中存在的問題

1.1 相應(yīng)的檔案管理制度不完善，沒有建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

目前，大多數(shù)醫(yī)院的整體硬件設(shè)施有了很大改善。但是對衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的檔案卻沒有及時更新，這很大程度上取決于醫(yī)院沒有建立相應(yīng)的檔案管理制度。使得檔案管理隨意性較強(qiáng)，沒有固定的管理標(biāo)準(zhǔn)。此外，醫(yī)院將大部分資金投入到硬件設(shè)施上，如醫(yī)院的整體環(huán)境、購買專業(yè)設(shè)備與醫(yī)療器械。一般不重視檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，因此投入的資金較少。檔案的存放地點(diǎn)也較為隨意，這些地方大多防護(hù)措施做的不到位。如缺少防潮、防火災(zāi)、防蟲的設(shè)施。而對于紙質(zhì)版的文件，在多次整理裝訂很容易出現(xiàn)損毀。一旦發(fā)生意外事件造成損失，很難挽救。

1.2 檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

醫(yī)護(hù)人員的檔案是醫(yī)院在使用、管理過程中員工政治表現(xiàn)、品德作風(fēng)、能力水平、工作實(shí)績、個人經(jīng)歷、職級待遇等的真實(shí)體現(xiàn)。具有保存、參考價值的文字、圖表等憑證性材料，經(jīng)人事科收集、鑒別、整理后，以員工個人為單位建立的專門案卷。材料包括：資格證、執(zhí)業(yè)證、聘任證原件、身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證等證書復(fù)印件，外出進(jìn)修、培訓(xùn)、提高學(xué)歷取得相應(yīng)資格的相關(guān)證明、證件及復(fù)印件，獎勵、處分資料復(fù)印件，其他有參考價值的材料等。因此材料的收集與管理都比較繁瑣。但大多數(shù)醫(yī)院的人員技術(shù)檔案仍舊以紙質(zhì)版資料為主。醫(yī)院對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠重視，檔案室設(shè)置不規(guī)范，防護(hù)措施不齊全。對于規(guī)模相對較大的醫(yī)院，檔案管理工作量大而管理人員卻比較少，容易造成檔案不能及時規(guī)范整理，工作效率低下，而且不能及時核對檔案信息，造成檔案統(tǒng)計(jì)錯誤率較高。

1.3 醫(yī)院對衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作不夠重視

近年來，國家加大對醫(yī)療領(lǐng)域的資金投入。大多數(shù)醫(yī)院將資金投入到醫(yī)療環(huán)境建設(shè)、人才儲配、服務(wù)質(zhì)量提升等方面。但是對于衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作卻不夠重視。雖然醫(yī)院已經(jīng)有明確的規(guī)定，但因?yàn)獒t(yī)院工作量較大，檔案工作往往重于形式。雖然將資料進(jìn)行了簡單的收集，但是很少對資料進(jìn)行分類整理。對于檔案內(nèi)容不全等情況，不及時更新與完善，經(jīng)常是用的時候才發(fā)現(xiàn)這種問題。甚至因?yàn)獒t(yī)院不夠重視，因外界不可抗力的因素，后期保管中出現(xiàn)丟失與損毀的情況，為檔案的查閱造成很大的麻煩。

1.4 信息化建設(shè)水平較低，管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低

1.4.1 從上世紀(jì)末，計(jì)算機(jī)進(jìn)入中國，經(jīng)過二十多年的發(fā)展，已經(jīng)廣泛應(yīng)用人們的學(xué)習(xí)生活，但是對于醫(yī)院的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作依舊延續(xù)傳統(tǒng)的工作模式，即手工化、紙質(zhì)化。大部分工作主要依靠人工完成檔案的收集與整理。但隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)護(hù)人員的檔案每年都在增加，這不僅需要較大的存放地點(diǎn)，還需要大量的人力。

1.4.2 人工的整理效率與計(jì)算機(jī)相比較低，很難滿足醫(yī)院的發(fā)展需要。隨著時間的流逝，紙質(zhì)資料在不斷整理、移動的過程中很容易出現(xiàn)丟失。因時間跨度較長，紙質(zhì)檔案一旦損毀，很難彌補(bǔ)。這在一定程度上，導(dǎo)致了檔案的完整性容易受到外界環(huán)境的威脅。

1.4.3 人員檔案涉及內(nèi)容比較雜亂，但醫(yī)院與個人對檔案管理的意識較為淺薄，檔案管理工作中缺少專業(yè)性的人才。隨著時代的發(fā)展，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)應(yīng)隨著社會的進(jìn)步而有所提升。而從事醫(yī)院檔案管理工作的人員年齡都相對都比較大，他們沒有接受過系統(tǒng)的、專業(yè)的教育。接受新知識的速度變慢，知識結(jié)構(gòu)的更新速度變緩。在工作中，檔案管理人員接受再教育的機(jī)會較少。對于現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與人力資源管理的知識都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，因此很難適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

1.5 存在著人員與檔案分離的現(xiàn)象

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工作人員的流動性加快，醫(yī)院的工作也不例外，經(jīng)常有人員離職，也有新的人員進(jìn)來。因?yàn)楦鞣N原因，一部分人員不能按照醫(yī)院規(guī)定的程序辦理離職和入職手續(xù)。不能按照規(guī)定對檔案進(jìn)行調(diào)離，常常造成人與檔案相分離的情況，即有的人不在這個醫(yī)院工作但是卻有檔案，有的人在這個醫(yī)院工作，卻沒有他的檔案。這為人事的管理帶來的很大不便。

2 相應(yīng)的解決措施

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，提高管理意識

2.1.1 要做好醫(yī)護(hù)人員的檔案管理工作，需醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要在思想層面上重視醫(yī)護(hù)人員的檔案管理。一部分重要的信息資料對后續(xù)醫(yī)院的發(fā)展是具有借鑒意義的。

2.1.2 加強(qiáng)宣傳，讓廣大醫(yī)護(hù)工作者意識到檔案管理的重要性，促進(jìn)醫(yī)護(hù)工作者自覺地完善個人的檔案資料，充分認(rèn)識專業(yè)技術(shù)檔案不僅關(guān)系到個人的切實(shí)利益，同時也是促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)的的重要依據(jù)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在加強(qiáng)重視的同時，也需要加強(qiáng)監(jiān)督與落實(shí)。讓檔案管理人員能意識到檔案管理工作的重要性，讓檔案管理工作能真正落實(shí)到位。

2.2 建立信息化管理平臺，強(qiáng)化資料管理

更改傳統(tǒng)的檔案管理方式，目前一部分醫(yī)院仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，不利于工作人員的日常整理。隨著時間的變化，醫(yī)護(hù)人員的檔案資料每年都在增加，為存儲和管理帶來了極大的不便，也為后期的查閱帶來極大的麻煩。隨著計(jì)算機(jī)的普及，醫(yī)院建立檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化管理。利用管理系統(tǒng)存儲醫(yī)院人員的檔案資料不僅占用空間小，也便于備份與管理，一旦因意外造成電子資料損毀丟失的，利用備份可以在短時間內(nèi)完成恢復(fù)，將損失降到最低。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，也為查詢與調(diào)閱提供了便利。提高檔案管理的工作效率及質(zhì)量，為醫(yī)院節(jié)省了大量的物力與人力。

2.3 完善相應(yīng)的管理制度，提高信息的準(zhǔn)確度

2.3.1 為保證衛(wèi)生技術(shù)人員檔案管理工作的有序進(jìn)行，需要醫(yī)院建立完善的人事檔案管理制度。從檔案收集工作開始，就不可以流于形式，需要按照相關(guān)的規(guī)定加強(qiáng)信息審核的工作。只有在源頭做到位，才能保證后面的工作順利有序開展。

2.3.2 建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，截止目前為止，很多醫(yī)院的檔案管理還是由管理人員兼職監(jiān)管，由于工作量大，人員不足，很容易造成管理工作的混亂。基于這種情況，醫(yī)院需要建立完善的人事管理機(jī)構(gòu)，明確人事部門與各個科室的職責(zé)，加強(qiáng)分工與協(xié)作。對于各部門的具體工作與檔案的填寫形式作出明確規(guī)定，制作檔案填寫的模板，保證檔案管理工作的信息化與規(guī)范化。

2.3.3 加強(qiáng)檔案的審核檢查工作，利用信息化平臺，不僅要求檔案管理人員收集信息時要填寫正確，同時也需要醫(yī)護(hù)工作者重視自己的檔案資料。信息統(tǒng)計(jì)結(jié)束后，通過檔案管理平臺查看個人的檔案信息，發(fā)現(xiàn)錯誤及時修改，確保正確無誤后再進(jìn)行歸檔。

2.4 強(qiáng)化檔案資源的教育功能

2.4.1 完整的衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員檔案可充分發(fā)揮使用價值，醫(yī)院可以從資料中挖掘有用的信息。如醫(yī)護(hù)工作者的德、能、勤、績，為職稱評定提供考評依據(jù)，研究課題與研究方法等，可以為后期醫(yī)護(hù)人員提供學(xué)習(xí)參考。

2.4.2 醫(yī)院人事檔案的增加也見證著幾代人為醫(yī)學(xué)做出的杰出貢獻(xiàn)。借助人事檔案資料促進(jìn)醫(yī)護(hù)人員的思想文化建設(shè)。在一些前輩身上，我們看到了他們不朽的精神文化風(fēng)采，通過他們的個人實(shí)例，讓更多的醫(yī)護(hù)工作者的思想得到升華，工作積極性得到提高。這也有利于凝聚醫(yī)護(hù)人員的團(tuán)隊(duì)合作精神。

2.5 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理工作人員是檔案管理制度的直接執(zhí)行者，需有較強(qiáng)的政治思想、職業(yè)道德和文化素質(zhì)。他們需要認(rèn)真履行檔案保密制度，熟悉檔案管理工作，了解相關(guān)法律法規(guī)。定期參加相關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，運(yùn)用信息化手段，規(guī)范檔案的管理工作。恪守職責(zé)，依照醫(yī)院的規(guī)定，積極投身于檔案管理工作中去。不斷提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為醫(yī)護(hù)人員的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，確保檔案安全。

3 結(jié)束語

檔案工作看似很簡單，但是衛(wèi)生技術(shù)專業(yè)人員的檔案卻很復(fù)雜，它不僅記錄著醫(yī)護(hù)工作者的信息資料，也承載著一個醫(yī)院的成長。雖然記載的是已經(jīng)發(fā)生了的信息，但是背后卻映射著豐富的醫(yī)學(xué)資料和深厚的文化底蘊(yùn)，因此我們要意識到衛(wèi)生專業(yè)人員檔案管理的重要性，利用現(xiàn)代化的技術(shù)，建立完善的檔案管理體系，真正讓醫(yī)護(hù)人員的檔案發(fā)揮作用。