中職院校固定資產(chǎn)信息化管理的現(xiàn)狀與思考

陳少蘭

[摘 要] 中職院校的固定資產(chǎn)是為社會(huì)培養(yǎng)高技能人才，開展教學(xué)、教研、后勤保障管理活動(dòng)提供的物質(zhì)基礎(chǔ)。這幾年中職院校固定資產(chǎn)規(guī)模在不斷攀升，而相對(duì)的管理，比如有形資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)軟件的內(nèi)控有效管理；管理中薄弱之處，如何施展有效的激勵(lì)方法，運(yùn)用管理手段使固定資產(chǎn)保值發(fā)揮作用。本文從固定資產(chǎn)內(nèi)控的重要性談起，分析固定資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)的內(nèi)控程序，提出實(shí)現(xiàn)管理上的新看法，希望可以促進(jìn)中職院校固定資產(chǎn)信息化管理進(jìn)程。

[關(guān)鍵詞] 中職院校；固定資產(chǎn)；信息化管理；現(xiàn)狀與思考

國(guó)家對(duì)人才培養(yǎng)的投入逐年增長(zhǎng)，特別是對(duì)中等職業(yè)教育在經(jīng)費(fèi)投入比重是明顯提升的。據(jù)2018年省教育部門統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，其中，財(cái)政性教育經(jīng)費(fèi)投入232.67億元，比2017年增長(zhǎng)8.90%。到如今，中職院校的人才培養(yǎng)和市場(chǎng)接軌更加緊密，不斷配置新型資產(chǎn)設(shè)備，培養(yǎng)更多企業(yè)需要的高技能人才。這樣，在中職院校中資產(chǎn)設(shè)備成為了主要的固定資產(chǎn)，管理好這些資產(chǎn)使其發(fā)揮作用，是中職院校資產(chǎn)管理的重頭戲。誠(chéng)然，只有面對(duì)問題敢于突破，才能獲得管理上的成功。

一、中職院校固定資產(chǎn)信息化管理優(yōu)勢(shì)及具體組成

在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下，中職院校固定資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)信息化管理后，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理相結(jié)合、實(shí)物管理與價(jià)值管理相結(jié)合的管理思想。幫助財(cái)政部門、主管部門、各單位在預(yù)算編制階段、預(yù)算執(zhí)行階段與預(yù)算報(bào)告分析階段做好資產(chǎn)的配置管理、資產(chǎn)的增量和減量管理、資產(chǎn)的分析報(bào)告等工作；協(xié)助資產(chǎn)使用單位有效地對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理，使得資產(chǎn)數(shù)據(jù)在各使用單位的部門間實(shí)現(xiàn)了互通共享。新型條形碼技術(shù)、移動(dòng)掃碼盤點(diǎn)的采集技術(shù)不斷成熟，為中職院校固定資產(chǎn)管理帶來(lái)了新的技術(shù)手段和管理方向?，F(xiàn)今的固定資產(chǎn)管理，由以往手工管理被信息化管理主導(dǎo)；同時(shí)，新的管理技術(shù)的出現(xiàn)，為中職院校固定資產(chǎn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、高效性帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)[1]。

固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的管理流程中，在用戶管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、資產(chǎn)賬、財(cái)務(wù)賬、處置管理、實(shí)物管理、統(tǒng)計(jì)分析、物業(yè)管理以及報(bào)表上報(bào)等，資產(chǎn)管理人員可在較短時(shí)間里熟悉掌握操作。資產(chǎn)在信息化管理下，有利于監(jiān)督、數(shù)據(jù)互通共享、提升管理效能、提高工作效率。

二、通過C技師學(xué)院發(fā)展看中職院校固定資產(chǎn)管理

1.C技師學(xué)院的發(fā)展和固定資產(chǎn)變化

C技師學(xué)院由最初30多年前的XX技工學(xué)校，到XX高級(jí)技工學(xué)校、“國(guó)家中等職業(yè)教育改革發(fā)展示范學(xué)?！?，再到現(xiàn)在的技師學(xué)院，固定資產(chǎn)也由原來(lái)的幾千萬(wàn)元增加至目前的2.9億元之多，分布在二十幾個(gè)大小部門，由各使用部門兼職資產(chǎn)管理員進(jìn)行分管。固定資產(chǎn)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口分級(jí)管理和管用結(jié)合原則，實(shí)行分級(jí)管理模式。

2.國(guó)家教育政策對(duì)中職院校固定資產(chǎn)影響

2017年C技師學(xué)院在校生7200余人，開設(shè)有20多個(gè)專業(yè)。這些專業(yè)學(xué)制不同，專業(yè)各異，要配置不同的資產(chǎn)設(shè)備，同時(shí)也得到了國(guó)家對(duì)應(yīng)的投入。在現(xiàn)代學(xué)徒制教學(xué)管理理念下，C技師學(xué)院采用的校企合作教學(xué)模式，生源大幅增長(zhǎng)，教學(xué)設(shè)備的固定資產(chǎn)也在快速增加。如何科學(xué)管理保障固定資產(chǎn)的安全、增值、保值，更好地服務(wù)于教學(xué)；如何提升有效的內(nèi)部控制管理，是中職院校探究的問題，下表是C技師學(xué)院近年來(lái)購(gòu)置教學(xué)設(shè)備的數(shù)據(jù)[2]。

3.現(xiàn)階段C技師學(xué)院固定資產(chǎn)管理

從上圖的數(shù)據(jù)看出C技師學(xué)院每年購(gòu)置資產(chǎn)的數(shù)量波幅較大。學(xué)院當(dāng)前的管理模式是：對(duì)資產(chǎn)的使用狀況、報(bào)廢情況、閑置情況、維修情況及設(shè)備完好率等管理，一年進(jìn)行一次資產(chǎn)檢查且是停留在賬、卡、物相符的層面上。

（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口分級(jí)管理和管用結(jié)合的原則，實(shí)行“三級(jí)管理機(jī)制”即學(xué)院財(cái)務(wù)部門為一級(jí)管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)資產(chǎn)的統(tǒng)一管理，包括入賬、計(jì)提折舊、定期或不定期核對(duì)、組織清查盤點(diǎn)、資產(chǎn)處置等賬務(wù)工作；資產(chǎn)歸口管理科室為二級(jí)管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)、驗(yàn)收、調(diào)劑、建卡、登記賬、庫(kù)存資產(chǎn)的保管；各資產(chǎn)使用部門為三級(jí)管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)實(shí)物的保管、使用和維護(hù)。

（2）學(xué)院歸口管理科室歸管的資產(chǎn)劃分為：總務(wù)處負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理和校舍零星修繕工程；基建處負(fù)責(zé)新建工程；圖書館負(fù)責(zé)所有圖書資料方面資產(chǎn)的管理；倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)存貨管理。

（3）C技師學(xué)院的資產(chǎn)表現(xiàn)形式為：流動(dòng)資產(chǎn)、固定資產(chǎn)、在建工程、無(wú)形資產(chǎn)和對(duì)外投資等。存貨，是指本院在開展教學(xué)業(yè)務(wù)活動(dòng)及其他活動(dòng)中為耗用而儲(chǔ)存的資產(chǎn)，包括維修材料、消耗品、低值易耗品。

三、C技師學(xué)院固定資產(chǎn)管理中的不足

1.內(nèi)控管理

學(xué)院固定資產(chǎn)的內(nèi)控管理不全，在日常管理中，內(nèi)控管理要實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理與預(yù)算管理相結(jié)合、財(cái)務(wù)管理與資產(chǎn)管理相結(jié)合、價(jià)值管理與實(shí)物管理相結(jié)合。由于市場(chǎng)需求的緣故，生源喜歡扎堆選擇專業(yè)；加之學(xué)院在購(gòu)置具體設(shè)備時(shí)調(diào)研及預(yù)算管理不充分，導(dǎo)致某些專業(yè)的設(shè)備購(gòu)買后使用了兩三年后就閑置放壞。這樣，很大程度上占用了資金以及存放的空間，故固定資產(chǎn)在有效期內(nèi)難發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，從而造成浪費(fèi)；閑置的資產(chǎn)設(shè)備需要定期養(yǎng)護(hù)，又提高了學(xué)院的管理成本。

2.報(bào)廢處置的問題

在固定資產(chǎn)中的家具資產(chǎn)：如臺(tái)、椅等木質(zhì)資產(chǎn)，因?qū)W生的使用率高、磨損程度大的影響，還沒到使用年限已難以正常使用。由于受報(bào)廢年限的規(guī)定，難提前報(bào)廢處置，而資產(chǎn)的使用狀況，有損壞的但已無(wú)法修復(fù)，只能擱置一邊等年限到才申報(bào)處置。這樣，致使資產(chǎn)管理的賬實(shí)不完整情況存在；當(dāng)前，市場(chǎng)專業(yè)技術(shù)發(fā)展太快，導(dǎo)致專業(yè)設(shè)備更新?lián)Q代時(shí)間縮短，一些資產(chǎn)很難達(dá)到文件規(guī)定報(bào)廢期限，導(dǎo)致資產(chǎn)閑置，難于管理。

3.無(wú)形資產(chǎn)中計(jì)算機(jī)軟件使用管理存在的問題

主要是使用不充分，學(xué)院快速發(fā)展和管理信息化水平的提高，教學(xué)教研用的軟件資產(chǎn)種類和數(shù)量也在增長(zhǎng)。第一方面：軟件改良升級(jí)密切，致使購(gòu)置資金的增加；第二方面：在管理中不重視軟件使用的管理，只將申購(gòu)的電子狗、光盤軟件裝置到業(yè)務(wù)部門中使用，且自成管理，并沒有統(tǒng)一的監(jiān)管其使用狀況，導(dǎo)致軟件的實(shí)用性管理低；第三方面：信息化管理手段薄弱，特別是創(chuàng)新管理不足，對(duì)一些已不適用的、已計(jì)提完折舊的軟件資產(chǎn)，沒有及時(shí)清查、處置，這樣難以保證固定資產(chǎn)賬實(shí)相符；第四方面：開設(shè)的某些專業(yè)受生源的影響，計(jì)劃開設(shè)的課程與實(shí)際有距離，所配置教學(xué)用的軟件資產(chǎn)使用率低下，形成閑置。

4.教學(xué)用機(jī)械設(shè)備的維修保養(yǎng)不給力

學(xué)院的部門資產(chǎn)管理員都是兼管，且擔(dān)任繁忙的教學(xué)工作，在日常的使用中較難用心管理，難界定其責(zé)。設(shè)備日常維修保養(yǎng)制度不完善，監(jiān)督力不足，影響設(shè)備的壽命，降低了設(shè)備運(yùn)行效率以及價(jià)值。資產(chǎn)使用狀況中，出現(xiàn)損壞情況但沒及時(shí)有效修護(hù)，常擱置一邊，時(shí)間長(zhǎng)了再無(wú)修復(fù)價(jià)值，待年限到申請(qǐng)?zhí)幹?。這樣，致使資產(chǎn)管理的賬實(shí)不符。

5.在日常資產(chǎn)管理中思想的認(rèn)識(shí)不夠

存在“重采購(gòu)輕管理”的思想意識(shí)。遇到界定責(zé)任時(shí)，不敢擔(dān)當(dāng)；要求待遇補(bǔ)貼；資產(chǎn)管理員技能培訓(xùn)欠缺，交流不主動(dòng)；存在管理不規(guī)范，資產(chǎn)信息變動(dòng)不及時(shí)向歸口部門反饋；資產(chǎn)管理中虧損的追責(zé)賠償制度欠缺。

四、新形勢(shì)下如何創(chuàng)新固定資產(chǎn)管理的內(nèi)部方法

1.建立有效的績(jī)效考評(píng)與完善內(nèi)控制度

（1）制定有效考評(píng)方法

績(jī)效是考評(píng)工作成績(jī)的主要指標(biāo)，更是落實(shí)工作的基本依據(jù)。制定能夠量化、操作性強(qiáng)的考評(píng)方法，力求規(guī)范、客觀、準(zhǔn)確。具體指標(biāo)有：制度執(zhí)行情況、安全責(zé)任情況、資產(chǎn)標(biāo)簽完好率、儀器設(shè)備完好率、資產(chǎn)使用達(dá)到預(yù)期目標(biāo)情況等。無(wú)論使用怎樣的考評(píng)方法，都要以事實(shí)為依據(jù)，獎(jiǎng)懲有度；提高管理責(zé)任意識(shí)，達(dá)到科學(xué)管理的目的。

（2）完善內(nèi)控制度

一是加強(qiáng)資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)管理、預(yù)算管理的銜接，構(gòu)建有機(jī)聯(lián)系相互制衡的內(nèi)部工作機(jī)制，提升管理效能。對(duì)資產(chǎn)配置、使用、處置等事項(xiàng)，按照規(guī)程報(bào)經(jīng)主管部門或財(cái)政部門審批。

二是強(qiáng)化內(nèi)控管理，要求財(cái)務(wù)建立預(yù)算系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門成本控制，且以此建立績(jī)效制度，鼓勵(lì)節(jié)約。對(duì)內(nèi)部資源進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，使資源得到最合理配置，做到人財(cái)物的一一對(duì)應(yīng)；對(duì)項(xiàng)目或設(shè)備建立成本核算，確保資源利用率最高。

三是使用部門要按照“配置科學(xué)、使用有效、處置規(guī)范、監(jiān)督到位”的創(chuàng)新管理目標(biāo)，對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理。將責(zé)任落實(shí)到人，部門間發(fā)生資產(chǎn)變動(dòng)要建立明確的對(duì)接手續(xù)，并在信息管理系統(tǒng)中及時(shí)體現(xiàn)。

四是采購(gòu)入庫(kù)工作中，要健全重大資產(chǎn)購(gòu)建審批、資產(chǎn)入庫(kù)驗(yàn)收登記、資產(chǎn)保管清查、資產(chǎn)領(lǐng)用變動(dòng)等日常管理細(xì)則。

五是財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理部門做好資產(chǎn)建賬、核算和錄入工作，充分利用資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，定期或者不定期進(jìn)行核查，保證賬實(shí)相符、賬卡相符。年度終了，進(jìn)行全面的資產(chǎn)清查盤點(diǎn)，及時(shí)處理資產(chǎn)的盤盈、盤虧；實(shí)際中需提前報(bào)廢的資產(chǎn)要嚴(yán)格按流程處置。

2.規(guī)范資產(chǎn)信息化管理

高度重視資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，它是資產(chǎn)管理工作的重要載體。強(qiáng)化資產(chǎn)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)填報(bào)工作，通過制定《固定資產(chǎn)管理考評(píng)辦法》、實(shí)施交叉清查管理。使用部門資產(chǎn)管理員負(fù)起對(duì)資產(chǎn)在壽命周期內(nèi)的動(dòng)態(tài)管理，資產(chǎn)出現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)歸口部門處理。這樣，方能提高資產(chǎn)的使用率、提高投入運(yùn)行效率，同時(shí)盤活資產(chǎn)使其發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值功能。

資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)將作為財(cái)政部門、主管部門統(tǒng)計(jì)上報(bào)資產(chǎn)信息時(shí)收集各單位資產(chǎn)數(shù)據(jù)的主要渠道。所以，建立健全的資產(chǎn)管理長(zhǎng)效機(jī)制，方能使資產(chǎn)管理負(fù)責(zé)人和分管人員榮于擔(dān)責(zé)、樂于管理[3]。

3.制定無(wú)形資產(chǎn)的計(jì)算機(jī)軟件資產(chǎn)管理制度

無(wú)形資產(chǎn)是中職院校資產(chǎn)的重要組成部分。它是由院校所擁有的、不具有實(shí)物形態(tài)而能為學(xué)院校創(chuàng)造價(jià)值的資產(chǎn)，包括專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、專有技術(shù)權(quán)、著作權(quán)、土地使用權(quán)、特許經(jīng)營(yíng)權(quán)、校名校譽(yù)以及其他財(cái)產(chǎn)權(quán)利等。

（1）采購(gòu)環(huán)節(jié)：使用部門做好專業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，在購(gòu)置軟件要從符合實(shí)際需求出發(fā)，制定合理的、科學(xué)的、細(xì)化的軟件配置計(jì)劃。

（2）使用環(huán)節(jié)：加強(qiáng)軟件資產(chǎn)的日常管理與維護(hù)，嚴(yán)格執(zhí)行操作規(guī)程，發(fā)揮軟件資產(chǎn)的價(jià)值；按財(cái)務(wù)準(zhǔn)則對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行核算、計(jì)提折舊。長(zhǎng)期閑置的軟件資產(chǎn)及時(shí)調(diào)配使用，提高利用率；對(duì)正版軟件資產(chǎn)制定檔案式管理標(biāo)準(zhǔn)。

（3）管理環(huán)節(jié)：建立實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、責(zé)任到人”的無(wú)形資產(chǎn)管理制度。

（4）處置環(huán)節(jié)：軟件資產(chǎn)每年至少全面清查一次，不能給學(xué)院帶來(lái)效益；沒有使用價(jià)值、無(wú)法升級(jí)整合再用的軟件資產(chǎn)，經(jīng)技術(shù)鑒定后，嚴(yán)格按照國(guó)有資產(chǎn)報(bào)廢處置程序進(jìn)行處理，且應(yīng)及時(shí)銷賬處置。加強(qiáng)清查和財(cái)務(wù)檢查監(jiān)督，防止損失浪費(fèi)，保證軟件資產(chǎn)安全、完整，發(fā)揮使用效益。

4.建立健全的機(jī)械設(shè)備維修保養(yǎng)管理制度

目前，要完善這一制度，必須建立科學(xué)的內(nèi)控機(jī)制。使用部門作為第一使用人和管理人，自然第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題，嚴(yán)格實(shí)施和監(jiān)督維修保養(yǎng)規(guī)程。

一級(jí)維保：日常對(duì)機(jī)械設(shè)備普遍清潔、加固和潤(rùn)滑，維護(hù)機(jī)械完好使用狀況。使用部門資產(chǎn)管理員根據(jù)維保計(jì)劃，協(xié)同維保技術(shù)人員按規(guī)程操作完成，分管責(zé)任人檢查監(jiān)督[4]。

二級(jí)維保：包括一級(jí)維保的規(guī)程內(nèi)容，以檢測(cè)、完整為目的，保持機(jī)械設(shè)備的各組機(jī)件處在良好運(yùn)行性能。由使用部門資產(chǎn)管理員根據(jù)規(guī)程要求，發(fā)出維保通知，由專業(yè)技術(shù)維保人員操作完成。資產(chǎn)管理員、技術(shù)分管人、分管責(zé)任人檢查監(jiān)督。

轉(zhuǎn)季維保：更換適合季節(jié)的潤(rùn)滑油料，采用防潮、防凍方法增加防護(hù)設(shè)施等。由使用部門組織安排，資產(chǎn)管理員、維保技術(shù)人員操作；分管責(zé)任人檢查監(jiān)督。

閑置保養(yǎng)：閑置停用的機(jī)械應(yīng)進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，一是保潔、防銹、防潮等，減少故障提高機(jī)件完好率，停用機(jī)械由資產(chǎn)使用部按規(guī)程保養(yǎng)或委托保養(yǎng)。所有的計(jì)劃維保級(jí)別，按規(guī)程完成后，需經(jīng)過嚴(yán)格檢查和驗(yàn)收，并編寫維保詳細(xì)情況且報(bào)送歸口部門備案；記錄齊全、真實(shí)，確保機(jī)械設(shè)備常處在良好的可運(yùn)行狀態(tài)。

五、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)今，中職院校實(shí)施固定資產(chǎn)信息化管理的方法，應(yīng)遵循系統(tǒng)化、信息化、資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的原則。實(shí)施管理不斷創(chuàng)新，在管理中像關(guān)注教學(xué)質(zhì)量的提升一樣，去管好資產(chǎn)用好資產(chǎn)。這樣，資產(chǎn)的安全完整運(yùn)行；實(shí)現(xiàn)增值保值的作用就自然發(fā)揮其意義，從而促進(jìn)整體教育教學(xué)質(zhì)量的活力。

參考文獻(xiàn)：

[1]魯慧勤.淺談固定資產(chǎn)的信息化管理[J].電信建設(shè)，2003（1）.

[2]郭世魁.技工院校固定資產(chǎn)管理模式創(chuàng)新探析[J].設(shè)備管理與維修，2015.

[3]沈秀麗.加強(qiáng)高校資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的探討[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2015（24）.

[4]趙文淼，宋勝菊.基于反饋控制談高校固定資產(chǎn)管理制度體系改進(jìn)[J].中華女子學(xué)院學(xué)報(bào)，2016（4）.

[作者單位]

廣東省城市建設(shè)技師學(xué)院，廣東 廣州 510520