企業(yè)收文管理生態(tài)圈的構(gòu)建與探析

周晶莉

中圖分類(lèi)號(hào)：C931.46 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）10-127-01

摘 要 伴隨我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)對(duì)收文管理的要求也越來(lái)越高。從繁雜的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)到便捷的信息化操作，從粗放式管理到精細(xì)化管理，從簡(jiǎn)單呈批到前瞻思量，在企業(yè)推進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展的過(guò)程中，構(gòu)建收文管理生態(tài)圈已然成為重要基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞 收文管理 生態(tài)圈 構(gòu)建路徑

一、現(xiàn)代企業(yè)收文管理的重要性

1.是影響企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要內(nèi)容。辦公室是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞和核心，而收文工作是辦公室人員履行上傳下達(dá)、溝通左右、協(xié)調(diào)各方、出謀劃策等職能的重要手段?？梢哉f(shuō)，企業(yè)收文工作質(zhì)量不僅影響到企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展水平，某種程度上也會(huì)直接影響到黨和國(guó)家方針、政策的貫徹執(zhí)行。

2.是獲取各方信息的主要方式。在企業(yè)市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)的戰(zhàn)場(chǎng)上，信息的作用極為重要，有時(shí)甚至直接關(guān)系著企業(yè)的生死存亡。收文是辦公室獲取工作信息的主要方式，是企業(yè)信息處理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，辦公室人員對(duì)各級(jí)來(lái)文的閱讀、篩選和處理質(zhì)量，是企業(yè)打贏市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)的基礎(chǔ)。

3.是強(qiáng)化企業(yè)管理的重要抓手?，F(xiàn)代化企業(yè)管理的一個(gè)重要關(guān)鍵詞是高效能，做好收文工作既能減少公文運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間，提高公文辦理效率、保證集團(tuán)中心工作及時(shí)開(kāi)展；又能使公文的效用最大化，促進(jìn)企業(yè)管理提檔升級(jí)。

二、收文管理存在的問(wèn)題和困難

近年來(lái)，伴隨國(guó)家有關(guān)公文處理的文件出臺(tái)，大多數(shù)企業(yè)的收文管理工作取得了進(jìn)步，但是由于收文本身具有一定的復(fù)雜性，所以企業(yè)在具體的管理中仍然存在著各種各樣的問(wèn)題和困難。

1.文件來(lái)源多樣、復(fù)雜。企業(yè)收文的對(duì)象既有上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)單位、下級(jí)企業(yè)，也有行業(yè)機(jī)構(gòu)、合作客戶等。來(lái)文的內(nèi)容既有普通公文，也有涉密公文；既有需立馬辦理的會(huì)議通知，也有對(duì)階段性工作的指導(dǎo)意見(jiàn)；來(lái)源的渠道很多，種類(lèi)繁雜，稍微處理不當(dāng)就會(huì)導(dǎo)致文件辦理出現(xiàn)錯(cuò)漏。

2.文件流轉(zhuǎn)混亂、低效。收文管理一般包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等程序，簽收不清晰、審核不細(xì)致、擬辦不精準(zhǔn)、批辦不及時(shí)、承辦不到位、催辦不嚴(yán)格、歸檔不全面等等，無(wú)論哪個(gè)環(huán)節(jié)沒(méi)做好，都會(huì)造成文件流轉(zhuǎn)的低效、甚或混亂。

3.文件辦理拖沓、推諉。一方面有些收文內(nèi)容涉及多個(gè)部門(mén)，且有一定的復(fù)雜性和模糊性，這就會(huì)導(dǎo)致文件在承辦過(guò)程中出現(xiàn)職責(zé)不清楚、推諉扯皮和拖沓辦理的現(xiàn)象。另一方面來(lái)文數(shù)量多、人員匹配不夠。尤其在年中、年終等時(shí)間點(diǎn)，一個(gè)部門(mén)同一時(shí)間需要處理到文件是平時(shí)的數(shù)倍，某種程度也會(huì)導(dǎo)致文件的積壓。

4.人員培養(yǎng)滯后、欠缺。目前很多單位對(duì)公文工作精干人員的配備更多傾向于寫(xiě)稿、校稿和發(fā)文方面，收文管理比較容易被忽視，匹配的人員通常不能適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)管理的需求，專(zhuān)業(yè)度低、培訓(xùn)機(jī)會(huì)少、收文管理的質(zhì)量較差。

三、構(gòu)建收文管理生態(tài)圈的路徑

收文管理是一個(gè)系統(tǒng)性工程，構(gòu)建收文管理的生態(tài)圈就是需要解決管理過(guò)程中出現(xiàn)的痛點(diǎn)、堵點(diǎn)，做好規(guī)范化、精細(xì)化、專(zhuān)業(yè)化和現(xiàn)代化的管理，促使收文管理全過(guò)程有記錄、有條理、有效率、有質(zhì)量。

1.統(tǒng)一口徑、分類(lèi)處理，做好文件登記。一是配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)收文和流程督辦，統(tǒng)一企業(yè)收文口徑，確保所有來(lái)文能夠進(jìn)行歸口管理。二是按照公文登記順序?qū)λ形募M(jìn)行整理分類(lèi)，并做好輕重緩急標(biāo)注，重要緊急的收文先行辦理，不必要的文件可以退回不收，涉密的文件進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)管理，確保所有收文運(yùn)轉(zhuǎn)順暢有序、精準(zhǔn)無(wú)誤。三是制定收文管理一覽式臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件來(lái)源、時(shí)間、標(biāo)題、密級(jí)等各基礎(chǔ)要素，同時(shí)對(duì)具體承辦部門(mén)和責(zé)任人進(jìn)行記錄，跟蹤文件流轉(zhuǎn)的全過(guò)程。

2.精準(zhǔn)定位、改進(jìn)作風(fēng)，加快文件流轉(zhuǎn)。一是引入現(xiàn)代信息技術(shù)，搭建自動(dòng)化辦公和移動(dòng)辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)收文的無(wú)紙化管理，對(duì)簽收人進(jìn)行精準(zhǔn)定位、對(duì)滯留點(diǎn)的經(jīng)辦人員進(jìn)行多樣化提醒，保證收文在第一時(shí)間流轉(zhuǎn)。二是及時(shí)總結(jié)分析收文領(lǐng)導(dǎo)簽批意見(jiàn)，主動(dòng)深入一線了解各部門(mén)工作職責(zé)，充分發(fā)揮參謀助手的作用，提出合理注辦建議。三是以內(nèi)部發(fā)文的形式規(guī)范收文管理，自上而下督促各部門(mén)改進(jìn)工作作風(fēng)，確保文件規(guī)范、快速流轉(zhuǎn)。

3.加強(qiáng)溝通、靈活督辦，提高辦文效率。一是強(qiáng)化注辦環(huán)節(jié)的事前溝通，進(jìn)一步清晰定位文件的主辦部門(mén)，提高承辦人員的主動(dòng)性和協(xié)同力。二是強(qiáng)化承辦環(huán)節(jié)的事中溝通，優(yōu)化督辦方式，對(duì)收文錯(cuò)情和辦理進(jìn)度進(jìn)行公開(kāi)通報(bào)，提高文件經(jīng)辦人員的責(zé)任心和辦事效率。三是強(qiáng)化收文管理的事后溝通，實(shí)行閉環(huán)管理，所有文件的辦理結(jié)果在流程中予以體現(xiàn)，一文一號(hào)，辦結(jié)銷(xiāo)號(hào)，同時(shí)做好整理歸檔。

4.專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、激勵(lì)考核，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。一是對(duì)收文人員設(shè)置A、B角，建立后備梯隊(duì)，精心挑選，針對(duì)性培養(yǎng)，不定期開(kāi)展培訓(xùn)，持續(xù)提高收文隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)能力。二是建立收文管理激勵(lì)考核機(jī)制，督促所有收文環(huán)節(jié)涉及人員切實(shí)盡職履責(zé)，加強(qiáng)協(xié)同配合，提高收文管理質(zhì)量。三是設(shè)立合理職業(yè)通道，給予收文人員更多關(guān)心和理解，不斷增強(qiáng)其責(zé)任心和事業(yè)心，高標(biāo)準(zhǔn)高效率高質(zhì)量推進(jìn)收文工作落地落實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

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