強化辦公室文書檔案管理工作探討

金紅花

中圖分類號：G275.2 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）10-112-01

摘 要 文書檔案管理作為各企事業(yè)單位辦公室管理工作的重要內(nèi)容，對于強化企事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量具有至關(guān)重要的影響。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，如何強化辦公室文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率已經(jīng)成為辦公室人員的首要任務(wù)，這就要求辦公室人員必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，不斷開發(fā)更多的信息資源，以便提高文書檔案管理的完整性與系統(tǒng)性，爭取在避免人力、物力和財力極大浪費的同時，也能全面實現(xiàn)辦公自動化。

關(guān)鍵詞 辦公室 文書檔案 管理工作

對于所有企事業(yè)單位來說，在行政管理的過程中難免會產(chǎn)生大量的文書檔案，這些文書檔案既是企業(yè)資源的一部分，同時也是企業(yè)不斷發(fā)展的參考依據(jù)。而辦公室又是主要負責(zé)文書檔案管理工作的主要部門，這就要求辦公室人員必須要加強對文書檔案工作的重視，結(jié)合企業(yè)或單位自身的實際情況，采取針對性的管理策略，以便不斷提高文書檔案管理的有效性和科學(xué)性，從而為促進管理工作整體質(zhì)量的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

一、建立健全檔案管理制度，提高文書檔案管理水平

文書檔案管理作為企事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，對于促進企事業(yè)單位的全面發(fā)展發(fā)揮著不可替代的作用。但是，許多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者忽視了文書檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致絕大多數(shù)的企事業(yè)單位都缺乏一套完整的文書檔案管理制度，不僅影響了文書檔案管理工作的順利開展，而且還阻礙了管理工作質(zhì)量的提升。為此，廣大領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，加強對辦公室文書檔案管理工作的重視，結(jié)合自身發(fā)展的實際情況制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，以便為提高文書檔案管理水平提供可靠的保障。與此同時，為了貫徹落實管理制度的基本要求，各企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)定期對辦公室人員的工作情況進行檢查與考核，制定出相應(yīng)的獎懲措施，在調(diào)動辦公室人員積極性的同時，也能確保文書檔案管理質(zhì)量的提升。比如，領(lǐng)導(dǎo)者可以通過定期抽查的方式對文書檔案管理工作進行監(jiān)督，將管理情況與制度要求進行對比，并將檢查結(jié)果納入相關(guān)負責(zé)人的績效考核成績中，對于表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員給予一定的獎勵，對于表現(xiàn)不足的工作人員要進行培訓(xùn)與教育，必要時可通過崗位調(diào)整進行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，從而促進文書檔案管理水平的全面提升。

二、實現(xiàn)辦公室自動化管理，提升文書檔案管理效率

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室文書檔案管理迎來了全新的工作要求和目標，如何實現(xiàn)辦公自動化已經(jīng)成為管理工作的重中之重。這就要求各企事業(yè)單位必須要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，建立信息化的管理體系，積極開發(fā)更多的信息資源，爭取在提高文書檔案管理效率的同時，也能實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新。此外，要想全面實現(xiàn)辦公室自動化管理，除了要開發(fā)更多的信息資源以外，還應(yīng)該積極實現(xiàn)工作人員的高效溝通。比如，傳統(tǒng)的溝通方式主要以電話溝通為主，不僅容易造成人力、物力和財力的極大浪費，而且還容易出現(xiàn)溝通障礙。為此，辦公室人員可以通過建立QQ群或微信群等方式來加強溝通，這樣既可以保障溝通的即時性，又能節(jié)省大量的費用支出，從而為強化文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率提供有利的條件。此外，工作人員還可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)實現(xiàn)資源的共享，并對先進的管理經(jīng)驗和方法進行傳播，以此強化文化檔案管理的科學(xué)性，從而確保文書檔案管理工作的與時俱進。

三、注重辦公室人員的培訓(xùn)，強化工作人員的專業(yè)性

辦公室人員是開展文書檔案管理工作的主體，只有不斷強化其專業(yè)素養(yǎng)和管理能力，才能為提高文書檔案管理的整體質(zhì)量提供可靠的保障。鑒于此，企事業(yè)單位必須要加強對辦公室人員的培訓(xùn)，著力打造一支專業(yè)化的管理隊伍，除了要幫助他們掌握工作流程以外，還應(yīng)該注重對他們職業(yè)精神的培養(yǎng)。一方面，企事業(yè)單位應(yīng)加強對辦公室人員的技能培訓(xùn)，讓他們準確掌握歸檔范圍、歸檔流程、歸檔方法等內(nèi)容，對于新進人員要給予針對性的指導(dǎo)和引導(dǎo)，爭取在減少返工現(xiàn)象的同時，也能讓他們更好的滿足崗位需要。另一方面，企事業(yè)單位需要加強對辦公室人員職業(yè)精神的培養(yǎng)，讓他們認識到文書檔案管理工作的重要性，不斷強化他們的責(zé)任意識和服務(wù)意識，引導(dǎo)他們主動為其他部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而為強化各部門之間的有效溝通創(chuàng)造良好的條件。

四、結(jié)語

綜上所述，辦公室文書檔案管理工作水平的高低直接影響著管理工作的整體質(zhì)量，只有不斷提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，才能為實現(xiàn)企事業(yè)單位的全面發(fā)展提供可靠的保障。因此，廣大辦公室人員必須要認識到自身的職責(zé)與義務(wù)，切實做好文書檔案管理工作。此外，各企事業(yè)單位也應(yīng)該加強對辦公室文書檔案管理工作的重視，通過完善檔案管理制度、加強辦公室信息化建設(shè)、為工作人員提供充足的培訓(xùn)機會等手段來開展實際工作，爭取在強化辦公室文書檔案管理工作質(zhì)量的同時，也能促進企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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