如何做好檔案安全與保密工作探微

王春蘭

中圖分類號(hào)：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）10-094-02

摘 要 隨著科學(xué)技術(shù)水平的提升，我國的檔案管理工作也隨著發(fā)生了很大程度的改變。檔案，作為擁有著巨大的社會(huì)價(jià)值的載體，如何針對(duì)檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)的管理，從而提升實(shí)際檔案的安全性和保密性，就成為了現(xiàn)階段檔案管理者們研究的重點(diǎn)問題。由此，本文通過對(duì)檔案管理安全與保密工作的重要性入手進(jìn)行研究，針對(duì)性的探究提升檔案安全與保密性能的舉措，希望能夠?qū)ξ磥淼臋n案管理工作做出幫助。

關(guān)鍵詞 檔案管理 安全 保密 重要性

檔案，作為一種重要的信息資源，自建國以來我國便有針對(duì)檔案進(jìn)行保存的傳統(tǒng)，我國檔案管理部門所保存的檔案類型也涵蓋了生活中的很多方面，由此，針對(duì)檔案做好安全與保密的工作，就成為了現(xiàn)階段檔案管理者們研究的重要問題之一。合理的檔案管理不僅能夠在根本上保障檔案所有者的資料、信息安全，同時(shí)還能夠在根本上保護(hù)國家的權(quán)益，是未來社會(huì)發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分。

一、檔案安全與保密工作的重要性

隨著時(shí)代改革腳步的推進(jìn)，檔案資源管理的重要性越發(fā)的為人們所熟知，近幾年，隨著我國檔案管理改革的日益完善，人們對(duì)于檔案管理的認(rèn)知也隨之發(fā)生很大程度的改變，尤其是近幾年，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，越來越多的檔案文件通過網(wǎng)絡(luò)作為傳播的媒介，逐漸的朝向公開、透明的方向發(fā)展，雖然這一發(fā)展趨勢為人們根據(jù)需求取用檔案提供了很大程度的便捷，但是，其中存在的問題也隨之凸顯出來，其中，最為明顯的問題就是檔案使用頻率的增加，為原有檔案管理過程中的安全和保密工作提出了更好的要求，曾經(jīng)在1994年我國就刊登了一份因?yàn)闄n案丟失而出現(xiàn)糾紛的事件，近幾年檔案的安全與保密問題也是頻頻發(fā)生，由此，針對(duì)檔案管理過程中的安全和保密工作做出完善，就成為了現(xiàn)階段檔案管理過程中最為重要的組成部分。

二、做好檔案安全與保密工作的舉措

根據(jù)以往的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，可以發(fā)現(xiàn)在實(shí)際的檔案管理過程中比較容易出現(xiàn)檔案安全與保密問題的環(huán)節(jié)大都集中于檔案保存環(huán)節(jié)、檔案取用環(huán)節(jié)和檔案管理環(huán)節(jié)，由此，本文將針對(duì)這三方面環(huán)節(jié)中比較常見的問題進(jìn)行研究，希望能夠?qū)ξ磥頇n案安全與保密工作做出幫助：

（一）在檔案保存環(huán)節(jié)的安全與保密工作開展措施

對(duì)于檔案管理工作來說，保存環(huán)節(jié)的安全與保密是實(shí)際工作中最為基礎(chǔ)的項(xiàng)目之一，由此，就這一環(huán)節(jié)如果想要針對(duì)安全與保密工作進(jìn)行提升。首先，應(yīng)做的就是針對(duì)原有的檔案管理制度進(jìn)行完善，優(yōu)化實(shí)際檔案的日常管理工作，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的移動(dòng)、銷毀等操作，從而確保在源頭上保障有關(guān)檔案的安全與保密工作。例如，在實(shí)際的檔案保管環(huán)節(jié)，應(yīng)做到每個(gè)環(huán)節(jié)都需要在經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)審批并簽字后才能進(jìn)行后續(xù)相關(guān)的操作，對(duì)于沒有審批就想進(jìn)行檔案調(diào)動(dòng)的行為應(yīng)該嚴(yán)令禁止。與此同時(shí)，檔案管理部門在接受檔案的過程中，也應(yīng)及時(shí)檢查調(diào)動(dòng)的檔案是否符合標(biāo)準(zhǔn)，是否存在違規(guī)使用或泄密的問題，并針對(duì)可能存在的問題及時(shí)的予以彌補(bǔ)。

其次，應(yīng)這對(duì)檔案儲(chǔ)存室的管理規(guī)章制度予以完善。就以往的檔案管理工作來看，針對(duì)檔案管理儲(chǔ)存室的管理工作是確保后續(xù)檔案保密工作開展的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，由此，在實(shí)際的檔案管理工作中，一般需要按照國家的相關(guān)規(guī)定單獨(dú)建設(shè)檔案的存儲(chǔ)區(qū)域，如果沒有單獨(dú)建設(shè)檔案保存區(qū)域的條件，就應(yīng)將檔案保管區(qū)域與日常的辦公區(qū)域分割開來，指定專人進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)嚴(yán)格禁止非檔案管理部門的人員隨意進(jìn)出檔案管理室，確保檔案不會(huì)在儲(chǔ)存的過程中出現(xiàn)安全或泄密等問題。

第三，就這一環(huán)節(jié)，應(yīng)提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從根本上提升他們對(duì)于檔案安全與保密的重視程度。就目前的檔案管理人員來說，往往知道很多不為其他人所知的“秘密”由此，他們是否具備專業(yè)素養(yǎng)，是在根本上保障后續(xù)檔案管理工作的重點(diǎn)。例如，就這一環(huán)節(jié)，一方面應(yīng)定期的組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，讓他們?cè)诠ぷ髦刑嵘陨韺?duì)于檔案管理的認(rèn)知程度，提升實(shí)際的安全與保密工作開展效果，同時(shí)避免在不知情的情況下泄露檔案機(jī)密。

第四，在檔案保管的過程中，應(yīng)嚴(yán)格的設(shè)置不同的機(jī)密登記，進(jìn)而確保針對(duì)方案的安全與保管工作。例如，在實(shí)際的檔案管理活動(dòng)中，一方面應(yīng)著眼于時(shí)代發(fā)展背景下檔案管理的變化，不僅要立足于眼前的檔案管理工作，同時(shí)還要對(duì)未來的檔案安全與保密工作開展做出準(zhǔn)備。將檔案保密條例作為工作開展的精髓所在，不斷的創(chuàng)新檔案安全與保密工作的模式，規(guī)范時(shí)代發(fā)展背景下的檔案安全與保密工作。例如，在進(jìn)行廣州省地質(zhì)科普教育館的檔案安全與保密工作開展過程中，一方面檔案管理者們按照國家頒布的相關(guān)檔案管理?xiàng)l例入手，結(jié)合實(shí)際的廣州省地質(zhì)科普教育館的實(shí)際情況，制定了相關(guān)的檔案安全和保密工作制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理依法、尊法的基礎(chǔ)目標(biāo)；另一方面，廣州省地質(zhì)科普教育館在館領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，主動(dòng)的接受了有關(guān)檔案管理部門對(duì)于館內(nèi)檔案安全與保密工作的監(jiān)督，從而確保館內(nèi)涉密文件的相對(duì)完善，針對(duì)原有的檔案內(nèi)容合理的劃分了不同的機(jī)密層，最大程度上實(shí)現(xiàn)了檔案管理、使用效率的最大化。

（二）在檔案取用環(huán)節(jié)的安全與保密工作開展措施

縱觀以往檔案安全與保密工作的開展情況來看，檔案使用環(huán)節(jié)的不當(dāng)也是造成很多檔案出現(xiàn)安全與保密問題的環(huán)節(jié)之一，由此，在實(shí)際的檔案管理工作中應(yīng)及時(shí)的針對(duì)檔案的取用情況進(jìn)行確定，從而在根本上實(shí)現(xiàn)安全與保密工作的開展。

首先，就這一環(huán)節(jié)，應(yīng)針對(duì)檔案管理過程中保密和取用之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)。堅(jiān)持將“保密”和“公開”原則有機(jī)的結(jié)合在一起，確保在實(shí)際的檔案管理環(huán)節(jié)，一方面能夠?qū)梢怨_的檔案進(jìn)行公開分享，另一方面則能夠?qū)π枰Ｃ艿臋n案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格保密，在為檔案使用者提供便捷的資料查詢平臺(tái)，同時(shí)為后續(xù)的檔案保密打下夯實(shí)的基礎(chǔ)。例如，在以往的檔案管理過程中，由于傳統(tǒng)檔案管理思維的存在，致使在實(shí)際的檔案安全和保密工作開展過程中容易出現(xiàn)“重保密”、“輕使用”的情況，雖然這種方式實(shí)現(xiàn)了對(duì)于資料的保護(hù)，但是也失去了部分檔案管理的意義，所以，在實(shí)際的檔案安全和保密過程中，不應(yīng)該以“剝奪”檔案使用的方式來避免檔案的泄露，而是應(yīng)該通過限制使用時(shí)間、使用地點(diǎn)以及使用范圍的基礎(chǔ)上提供部分檔案內(nèi)容的使用。

其次，應(yīng)將檔案使用過程中的監(jiān)督活動(dòng)應(yīng)用在實(shí)際的管理過程中。一方面，這一環(huán)節(jié)，應(yīng)針對(duì)檔案的使用制度進(jìn)行完善，對(duì)于不同層次、不同需求的檔案使用人員制定不同的檔案應(yīng)用范圍和檔案使用手續(xù)，確保所有有關(guān)檔案的使用都能夠嚴(yán)格的按照相關(guān)規(guī)章制度予以實(shí)行，避免檔案在使用的過程中出現(xiàn)泄漏，影響檔案的安全。與此同時(shí)，在實(shí)際的管理過程中，應(yīng)針對(duì)檔案的取用過程進(jìn)行監(jiān)督，通過對(duì)不同取用對(duì)象的使用目標(biāo)來進(jìn)行監(jiān)控。例如，在實(shí)際的檔案管理過程中，可以通過落實(shí)“三勤”（手勤、嘴勤、腦勤）的原則來優(yōu)化原有的檔案安全與保密工作開展效果。

（三）在電子檔案管理的安全與保密工作開展措施

隨著科學(xué)技術(shù)的革新，越來越多的電子檔案出現(xiàn)在了實(shí)際的檔案安全與保密工作過程中，雖然這種模式的應(yīng)用在很大程度上提升了原有檔案管理的效率，但是也對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了更高的要求，同時(shí)也促使了原有檔案管理活動(dòng)的轉(zhuǎn)變。

首先，就針對(duì)電子檔案的安全與保密工作開展過程中，應(yīng)針對(duì)電子檔案存儲(chǔ)的平臺(tái)予以完善，降低外來因素對(duì)電子檔案的威脅，同時(shí)提升實(shí)際的安全與保密工作開展效果。例如，就目前比較常見的電子檔案管理模式來說，一部分檔案管理部門會(huì)選擇設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻的方式，將電子檔案網(wǎng)絡(luò)與社會(huì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相對(duì)的隔離，從而確保電子檔案的安全與保密；與此同時(shí)，還有一部分檔案管理者會(huì)選擇應(yīng)用入侵軟件檢測的系統(tǒng)，針對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過程中可能存在安全隱患的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，從而確保后續(xù)電子檔案的安全與保密。

其次，當(dāng)系統(tǒng)用戶進(jìn)行電子檔案查詢的過程中，部分管理部門會(huì)在電子檔案的管理平臺(tái)設(shè)置門戶頁面，要求用戶輸入個(gè)人的賬戶名和密碼后，根據(jù)該賬戶名下的權(quán)限設(shè)置對(duì)賬戶進(jìn)行分流，使得應(yīng)用該賬戶的人員只能針對(duì)自己權(quán)限下的資料進(jìn)行查閱，從而避免了實(shí)際使用過程中出現(xiàn)檔案越級(jí)泄露的問題。例如，就這一環(huán)節(jié)，電子檔案的管理人員應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，基于不同檔案取用人的權(quán)責(zé)范圍來確定不同檔案管理人員的取閱權(quán)限，進(jìn)而針對(duì)性的設(shè)置檔案信息，在根本上避免操作失誤而造成的檔案安全與保密問題。

最后，雖然電子檔案的出現(xiàn)解決了原有檔案管理過程中需要大規(guī)模儲(chǔ)存、保管紙質(zhì)檔案的弊端，但是，與紙質(zhì)檔案一樣，在檔案管理的過程中也應(yīng)針對(duì)電子檔案的運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行完善，確保運(yùn)行過程中的相對(duì)安全，同時(shí)為后續(xù)的電子檔案安全與保密工作開展打下基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著我國檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展、革新，越來越多的新技術(shù)被應(yīng)用在了實(shí)際的檔案管理過程中，不僅為傳統(tǒng)的檔案管理注入了新鮮血液的同時(shí)也提升了檔案管理的活力，由此，在這一背景下如果想要獲得更好的檔案安全與保密工作效果，就需要從紙質(zhì)檔案的保存、取用以及電子檔案的管理環(huán)節(jié)分別入手，充分滿足時(shí)代發(fā)展背景對(duì)檔案管理提出的需求，同時(shí)針對(duì)原有的管理模式進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而才能夠在根本上實(shí)現(xiàn)做好檔案安全與保密工作的根本目標(biāo)。

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