高校實驗室化學(xué)品管理平臺的設(shè)計與實踐

王 赟，韓 濤，徐四平，樊俊青

高校實驗室化學(xué)品管理平臺的設(shè)計與實踐

王 赟1，韓 濤1，徐四平1，樊俊青2

（1. 中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）實驗室與設(shè)備管理處，湖北 武漢 430074；2. 中國地質(zhì)大學(xué)（武漢）計算機(jī)學(xué)院，湖北 武漢 430074）

針對高校實驗室化學(xué)品安全管理中存在的問題，設(shè)計了全生命周期化學(xué)品管理平臺，集成了系統(tǒng)設(shè)置、訂單管理、化學(xué)品管理、實驗室廢棄物管理4個模塊，實現(xiàn)了對化學(xué)品的采購、使用和處置的閉環(huán)管理。實踐證明，化學(xué)品管理平臺對提高危險化學(xué)品安全監(jiān)督管理能力、提升實驗室化學(xué)品安全管理工作效率及監(jiān)管責(zé)任有重要作用。

化學(xué)品安全；CAS號；監(jiān)管

2016年5月，教育部發(fā)布了《教育部辦公廳關(guān)于集中開展教育系統(tǒng)危險化學(xué)品安全專項整治的通知》（教發(fā)廳函[2016]51號），要求降低危險化學(xué)品采購、儲存、使用、處置等環(huán)節(jié)的安全風(fēng)險，提高危險化學(xué)品安全監(jiān)督管理能力，堅決杜絕學(xué)校危險化學(xué)品事故發(fā)生。自2015年教育部科技司每年組織開展高?？蒲袑嶒炇野踩珯z查工作以來，化學(xué)品安全問題一直較為突出[1-2]，主要體現(xiàn)在3個方面：一是缺乏有效入庫監(jiān)管措施，化學(xué)品可通過市場自由購買[3]，從而使得入庫的化學(xué)品數(shù)量和信息不準(zhǔn)確，管理部門無法掌握實驗室內(nèi)化學(xué)品庫存實時數(shù)據(jù)。二是存儲過程不規(guī)范，安全信息告知不全面。三是實驗室廢棄物分類管理不細(xì)致，產(chǎn)廢過程缺乏監(jiān)管。

為確保高校實驗室安全管理措施到位，需實現(xiàn)對化學(xué)品的“購買—使用—處置”的閉環(huán)管理，并能向?qū)嶒炇夜芾砗捅O(jiān)管部門提供可靠信息，因此建立適應(yīng)高校實驗室需求的全生命周期化學(xué)品管理系統(tǒng)具有重要的現(xiàn)實意義[4]。

1 高?；瘜W(xué)品管理系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀

自21世紀(jì)以來，國內(nèi)各高校陸續(xù)設(shè)計開發(fā)了適用于本校的化學(xué)品管理系統(tǒng)[5]，對化學(xué)品實現(xiàn)綜合管理。但隨著高?？蒲腥蝿?wù)的快速增長，化學(xué)品的使用種類、數(shù)量均有大幅提升，管理難度加大，管理要求更加明確、細(xì)致，早期的化學(xué)品管理系統(tǒng)需要升級改進(jìn)。

1.1 管制類化學(xué)品監(jiān)管不力

高校實驗室采購的管制類化學(xué)品品種較多，主要包括劇毒品、易制毒危險化學(xué)品[6]、易制爆危險化學(xué)品和精神麻醉類藥品，這類試劑須提前向相關(guān)政府管理部門報批或備案完成后方可購置。目前大部分管理系統(tǒng)僅記錄了化學(xué)品的購買、入庫和領(lǐng)用信息，不能甄別化學(xué)品所屬管制類型，仍需用人工方式判斷是否執(zhí)行管制類化學(xué)品審批流程，處理效率低，使得管制類化學(xué)品未經(jīng)審批先行采購現(xiàn)象時有發(fā)生。

1.2 閉環(huán)管理有缺口

目前化學(xué)品在購買環(huán)節(jié)—使用過程—處置清運流程中，僅將購買用戶和管理員的需求、職責(zé)納入管理業(yè)務(wù)流程中，難以實現(xiàn)完整的閉環(huán)管理。需要從源頭做到規(guī)范管理，把供應(yīng)商作為一類重要用戶，將資質(zhì)的審核、商品的目錄、運輸、包裝等適用于本校的具體管理要求加入到系統(tǒng)中。

1.3 化學(xué)品管理系統(tǒng)推行困難

在高校教學(xué)和科研實驗中，化學(xué)品一般屬于實驗耗材，其購置具有次數(shù)頻繁、品種繁多、單價較低等特點。以往，師生通常采用多次購買、定期結(jié)算報賬的方式，手工記錄臺賬備查即可，而實施化學(xué)品安全管理系統(tǒng)需要師生在系統(tǒng)中錄入化學(xué)品采購信息，憑打印清單完成報賬。錄入購買信息工作量大，要額外投入大量時間、精力，因此使得系統(tǒng)難以推行。

2 系統(tǒng)總體設(shè)計

本文致力于構(gòu)建一個集化學(xué)品采購、存儲、使用、回收處置等環(huán)節(jié)為一體的化學(xué)品管理平臺（以下簡稱“平臺”）。該平臺立足于實現(xiàn)化學(xué)品購買、過程管理及處置的全流程信息化管理，使得管理部門獲得準(zhǔn)確、實時、全面的數(shù)據(jù)，對學(xué)校內(nèi)的化學(xué)品現(xiàn)狀和存在的安全風(fēng)險做到心中有數(shù)。平臺的設(shè)計目標(biāo)為：嚴(yán)格控制各實驗室的化學(xué)品存儲量，實現(xiàn)對化學(xué)品的采購、使用和處置的實時監(jiān)管。化學(xué)品采購信息的實時更新通過平臺與學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)無縫對接來完成。

2.1 需求分析

本平臺為一個面向供貨廠商、教師、學(xué)生、管理部門的綜合系統(tǒng)，既需要為師生的化學(xué)品采購、處置提供服務(wù)，也要滿足各級主管部門對化學(xué)品安全的管理要求，同時系統(tǒng)的交互性較好，滿足用戶的體驗要求。系統(tǒng)需求包含4個方面：

（1）廠商在平臺中錄入公司基本信息；上傳、編輯其經(jīng)營許可范圍內(nèi)的商品信息，查詢、編輯、統(tǒng)計訂單信息；商品二維碼的生成和發(fā)票號的填報均在訂單中完成。

（2）師生通過平臺可以采購所需化學(xué)品，根據(jù)其類型自動分類走相應(yīng)審批流程；錄入化學(xué)品使用臺賬；申請實驗室廢棄物包裝；申請實驗室廢棄物處置。

（3）院級以下管理員審核管制類訂單；查詢、統(tǒng)計其管轄范圍內(nèi)訂單、臺賬；審核、匯總實驗室廢棄物包裝申請；審核、匯總實驗室廢棄物處置申請。

（4）主管部門管理員審核管制類訂單；查詢、統(tǒng)計訂單及臺賬，報銷；審核、發(fā)放實驗室廢棄物包裝申請；審核、回收實驗室廢棄物處置申請；錄入、編輯實驗室信息；審核廠商基本信息。

2.2 平臺功能模塊設(shè)計

通過對平臺的需求分析，確定了平臺按功能分為4個模塊：系統(tǒng)設(shè)置、訂單管理、化學(xué)品管理、實驗室廢棄物管理，見圖1。

（1）系統(tǒng)設(shè)置模塊的功能主要包括用戶管理、實驗室信息管理。用戶管理分為校內(nèi)用戶管理和廠商信息管理。其中，校內(nèi)用戶管理是設(shè)置用戶角色，角色分類有教師(含學(xué)生)、經(jīng)費卡持有人、學(xué)院管理員、

主管部門管理員等，用戶的基本信息均調(diào)用校財務(wù)平臺中的數(shù)據(jù)。廠商信息管理，線下完成廠商經(jīng)營資格及經(jīng)營范圍等資質(zhì)審查，線上審核廠商基本信息、財務(wù)轉(zhuǎn)賬信息，設(shè)置廠商危險化學(xué)品的經(jīng)營時間范圍。實驗室信息管理的功能包括新增實驗室信息、修改實驗室信息、查詢實驗室信息和刪除實驗室信息。

（2）訂單管理模塊的功能主要包括新建訂單、訂單查詢、訂單審批、訂單報賬。用戶在平臺中新建訂單后，根據(jù)所購化學(xué)品的類型自動歸類并走相應(yīng)的審批流程，在用戶同意支付后，廠商可對平臺中的多個訂單統(tǒng)一結(jié)算，見圖2。

圖1 平臺功能模塊設(shè)計圖

圖2 訂單管理流程圖

（3）化學(xué)品管理模塊的功能主要包括化學(xué)品錄管理、MSDS管理、化學(xué)品臺賬管理。化學(xué)品錄管理是訂單管理的核心基礎(chǔ)，錄入化學(xué)品基本數(shù)據(jù)：化學(xué)品名稱、化學(xué)品別名、分子式、CAS號、英文名稱、?；奉悇e、受管制類別等。平臺通過CAS號來判斷訂單中的化學(xué)品所屬受管制類別，然后進(jìn)入相應(yīng)的審核流程。MSDS管理是添加、編輯平臺中化學(xué)品的MSDS。MSDS即化學(xué)品安全技術(shù)說明書[7]，用戶在平臺中可隨時查看8000余種化學(xué)品的MSDS?；瘜W(xué)品臺賬管理是用戶以瓶為單位錄入化學(xué)品的使用情況，當(dāng)某實驗室的化學(xué)品總量或某個危險化學(xué)品的單量達(dá)到閾值，將無法采購新的化學(xué)品。

（4）實驗室廢棄物管理模塊的功能包括廢棄物包裝申請、廢棄物處置管理、廢棄物臺賬管理[8-9]。實驗室廢棄物包裝申請在學(xué)院管理員審核通過后，即可辦理領(lǐng)取手續(xù)，每學(xué)期由學(xué)院管理員匯總統(tǒng)計報表備案。廢棄物處置由各實驗室在平臺中自行申請，管理員審核通過的廢棄物申請按桶或箱為基本單位生成包含廢棄物的實驗室信息、聯(lián)系人信息、廢棄物類型等內(nèi)容的二維碼，管理員收儲廢棄物時通過掃二維碼將現(xiàn)場稱重結(jié)果錄入系統(tǒng)。廢棄物臺賬管理包括查詢、匯總、統(tǒng)計功能。各單位管理員在現(xiàn)場收儲完成后，可查看本單位某時間段內(nèi)廢棄物收儲明細(xì)，并匯總統(tǒng)計上報管理部門備案。

3 基于對接財務(wù)平臺的訂單管理實踐

本平臺和學(xué)校數(shù)字化校園財務(wù)辦公平臺實行了對接，從而具備在線支付、集中報賬、一商一票功能。其創(chuàng)新之處在于，不但簡化了師生采購化學(xué)品的購買、入庫、報銷流程，同時大大減少了財務(wù)平臺中的化學(xué)品報銷單數(shù)和單據(jù)數(shù)量[10]。

3.1 在線支付

師生在平臺確認(rèn)化學(xué)品訂單時，可選擇財務(wù)平臺中經(jīng)授權(quán)的經(jīng)費卡及付款金額后，財務(wù)平臺自動凍結(jié)該經(jīng)費卡中的相應(yīng)金額。經(jīng)費卡持有人在平臺中的審核方式有2種：逐一審核和授權(quán)額度。逐一審核需要持有人在平臺中審核其名下所有經(jīng)費卡的采購訂單，也可對訂單進(jìn)行駁回，訂單一旦駁回，財務(wù)平臺會自動解凍該筆訂單金額；授權(quán)額度需要持有人在平臺中給某一用戶授予某一張經(jīng)費卡的使用限額，該用戶在平臺中的訂單金額未超過限額時，默認(rèn)持有人審核通過，超過限額則持有人在平臺中給該用戶重新授予額度或采用逐一審核方式。

3.2 集中報賬

采購?fù)瓿珊?，由平臺主管部門在平臺中根據(jù)發(fā)票號統(tǒng)一支付對應(yīng)訂單，生成報銷單、清單后報送財務(wù)處完成報賬工作，師生無須線下處理化學(xué)品的入庫及報賬。財務(wù)處掃描二維碼即完成接單，所有訂單的支付信息（經(jīng)費卡號、金額、收款方賬戶信息、結(jié)算方式、經(jīng)辦人等）推送到財務(wù)平臺，平臺采購報銷單見圖3。

3.3 一商一票

廠商可以選擇將平臺中的多個師生的多個訂單一次性結(jié)算，開出一張發(fā)票。由于學(xué)校的經(jīng)費卡來源不同，結(jié)算日期存在差異，所以廠商在結(jié)算開具發(fā)票時，同一經(jīng)費卡類型的訂單開具一張發(fā)票。廠商的訂單管理界面如圖4所示，根據(jù)經(jīng)費卡類型字段選擇訂單開出發(fā)票。

圖3 平臺采購報銷單

圖4 廠商訂單管理

4 平臺的實踐

平臺開發(fā)完成后，經(jīng)過反復(fù)調(diào)試和實踐，目前已在我校投入運行。平臺的應(yīng)用實踐表明，全校的化學(xué)品在平臺上做到了“即買即用”，不僅減少了庫存量、降低了化學(xué)品庫存風(fēng)險，也實現(xiàn)了對全校化學(xué)品從購買、使用到廢物處置的全生命周期的監(jiān)督管理。與傳統(tǒng)的管理方式相比，本平臺有以下特色：

一是規(guī)范了化學(xué)品標(biāo)簽管理。平臺中所有訂單均會以“瓶”為單位生成包含試劑全部信息的二維碼[11]，并納入全校統(tǒng)一試劑標(biāo)簽管理。相比傳統(tǒng)模式下由主管部門發(fā)放標(biāo)簽到各實驗室自行粘貼的傳統(tǒng)做法，執(zhí)行效率得到顯著提高，且所有試劑都能在平臺中有跡可查。

二是精簡了供需雙方的財務(wù)環(huán)節(jié)。師生只需網(wǎng)上下單，化學(xué)品就能送到目的地，同時網(wǎng)上自動凍結(jié)經(jīng)費?；瘜W(xué)品購買的對賬和報賬則由平臺管理部門負(fù)責(zé)，免除了師生的報賬負(fù)擔(dān)。

三是提升了化學(xué)品安全的宣傳力度。本平臺中只要將某化學(xué)品加入購物車，就會自動彈出該化學(xué)品的MSDS，使實驗室人員接受該化學(xué)品的危險特性、防范措施的強(qiáng)化教育，在實驗過程中保持高度的警惕性，實現(xiàn)了實驗室各環(huán)節(jié)安全宣傳的全覆蓋。

四是強(qiáng)化了化學(xué)品的監(jiān)管責(zé)任。平臺建立了“采購人—經(jīng)費卡持有人—學(xué)院—主管部門”的4級責(zé)任體系。3類管理員（經(jīng)費卡持有人、學(xué)院管理員、平臺主管部門管理員）在其管轄范圍內(nèi)對化學(xué)品管理責(zé)任落實更為精準(zhǔn)[12]。針對實驗室廢棄物的管理，平臺也實現(xiàn)了來源、流向、處理及去向的全過程留痕，強(qiáng)化了實驗室化學(xué)品的監(jiān)管責(zé)任。

5 結(jié)語

本文立足于我校實驗室化學(xué)品安全管理現(xiàn)狀，遵循管理信息系統(tǒng)的開發(fā)模式，闡述了本校實驗室化學(xué)品管理平臺的設(shè)計過程及實踐，實現(xiàn)了對全?；瘜W(xué)品從購買、使用到處置的全生命周期的監(jiān)督管理，并完成了與學(xué)校財務(wù)平臺的無縫對接，極大提升了實驗室化學(xué)品安全管理工作的效率及監(jiān)管。

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Design and practice of chemicals management platform in university laboratories

WANG Yun1, HAN Tao1, XU Siping1, FAN Junqing2

(1. Laboratory and Equipment Administration Department, China University of Geosciences, Wuhan 430074, China; 2. School of Computer Science, China University of Geosciences, Wuhan 430074, China)

In view of the problems existing in chemical safety management of university laboratories, a life cycle chemical management platform is designed, which integrates four modules such as the system setup, order management, chemical management and laboratory waste management. The closed-loop management of chemical procurement, utilization and disposal is realized. Practice has proved that the chemical management platform plays an important role in improving the ability of hazardous chemicals safety supervision and management, enhancing the efficiency of laboratory chemical safety management and supervision responsibility.

safety of chemicals; CAS number; supervision and management

X921；TP391

A

1002-4956(2019)12-0256-04

10.16791/j.cnki.sjg.2019.12.060

2019-07-22

2018年湖北省高等學(xué)校實驗室研究項目（HBSY2018-29）

王赟（1978—），女，湖北襄陽，碩士，講師，主要研究方向為實驗室安全管理。E-mail: aqb@cug.edu.cn