如何提高事業(yè)單位檔案管理水平

◎紀(jì)夢書

（河北省唐山市遷西縣人力資源和社會保障局 河北 唐山 064300）

事業(yè)單位在發(fā)展過程中必須結(jié)合社會發(fā)展實際狀況進(jìn)行科學(xué)化創(chuàng)新，只有與時俱進(jìn)才會有更大發(fā)展空間。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多事業(yè)單位檔案管理水平仍不盡人意，依然存在大范圍采用紙質(zhì)存檔，手寫摘錄等手段。這樣的方法效率很低，不能滿足實際工作需要，因此還有很大拓展空間。為了更好促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展，相關(guān)部門應(yīng)該注意加強檔案管理工作，學(xué)會將新時代的方式和方法運用到檔案管理工作當(dāng)中，將舊有模式轉(zhuǎn)化為新興模式，順應(yīng)時代發(fā)展，保證單位工作順利進(jìn)行，最終達(dá)到促進(jìn)單位快速發(fā)展的目的[1]。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）管理階層對檔案管理方面缺乏重視

在一些事業(yè)單位中，管理人員對檔案處理缺乏認(rèn)識，不能深切體會到檔案對單位的重要性。導(dǎo)致在實際工作進(jìn)行過程中出現(xiàn)檔案內(nèi)容缺失，編排混亂沒有條理，重要材料丟失等等問題。除此之外，傳統(tǒng)方式保存檔案一般都只有一份，很少有備份，一旦單位處理事情需要查閱檔案，就會受到一定程度的阻礙，大大降低工作效率。并且領(lǐng)導(dǎo)在單位中具有一定榜樣作用，領(lǐng)導(dǎo)不重視，下屬更加容易忽視檔案工作的重要性，致使單位整體檔案管理工作水平不高，不利于單位更好的發(fā)展和進(jìn)步。

（二）傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性

傳統(tǒng)方式的檔案管理就是手抄，逐字逐句抄寫，然后再進(jìn)行保存。隨著社會不斷發(fā)展，這種模式的記錄手段已經(jīng)不能適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展需要，而且還會消耗大量人力和物力。除此之外，在進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容查找時會消耗大量時間，影響工作效率。在新時代背景下，部分事業(yè)單位檔案管理水平的拓展空間很大，但是由于缺乏先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，整體管理效果不能滿足單位發(fā)展需要，例如：在進(jìn)行年終獎金頒發(fā)統(tǒng)計時，需要參考員工的日?？己擞涗洷?；在計劃單位未來發(fā)展規(guī)劃時，需要參考近幾年來單位發(fā)展業(yè)績概況等等。單位的各種工作事項都需要建立檔案，一旦檔案缺失就會阻礙事業(yè)單位的發(fā)展步伐。

（三）檔案管理人員的管理能力不足

事業(yè)單位的檔案管理工作不僅是簡簡單單的數(shù)據(jù)保存，還應(yīng)該對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析，使之更加具有參考意義[2]。因此，就需要檔案管理人員具有一定的能力，比如：熟知檔案管理制度的所有內(nèi)容，處理檔案信息時，能夠清楚明白的分類和匯總，這樣事業(yè)單位的檔案管理才能更加規(guī)范化和科學(xué)化。若是檔案管理人員技術(shù)能力不足，缺乏最基本的檔案制度認(rèn)知，就容易在工作過程中出現(xiàn)各種問題，檔案管理的意義就會被弱化。

（四）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)整體不統(tǒng)一

在事業(yè)單位中，不同管理部門都有各自的檔案記錄，若是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各個部門采用不同的檔案管理模式的話，會造成不同部門信息互相使用時出現(xiàn)問題，單位領(lǐng)導(dǎo)檢查時也會面臨很多困擾。這時需要先把別的部門檔案管理模式搞清楚，才可以使用檔案信息，大大降低工作人員的辦事效率，不利于單位更好發(fā)展。

二、提高檔案管理水平的有效措施

事業(yè)單位檔案管理工作面臨著很多問題，要想解決管理過程中的難題就需要科學(xué)有效的措施。隨著社會發(fā)展的進(jìn)程加快，事業(yè)單位在檔案管理方面也應(yīng)該積極進(jìn)行調(diào)整，保留傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)點，不斷進(jìn)行改革創(chuàng)新。在新時代背景下，摸索出適合自身發(fā)展的新檔案管理模式，提高管理效率[3]。

（一）建立健全檔案管理制度

事業(yè)單位要想提高自身檔案管理水平首先應(yīng)該注意完善檔案管理制度體系。制度是指導(dǎo)項目發(fā)展的主要依據(jù)，并且不同工作領(lǐng)域適用的制度也不一樣。檔案管理部門要根據(jù)單位實際發(fā)展情況以及法律規(guī)定的內(nèi)容制定出具有創(chuàng)新意義和實踐意義的檔案管理制度，使各個部門的檔案記錄方式以及存儲方式實現(xiàn)統(tǒng)一。通過制定制度和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案管理更加規(guī)范化和科學(xué)化。

（二）注意提高管理人員水平和素質(zhì)

檔案管理工作并不是隨便一個人就可以勝任，檔案管理人員要了解全面的檔案管理知識，熟練運用各種信息處理及分類的知識，使檔案信息整齊明了。并且在信息處理過程中需要注意書寫規(guī)范性，嚴(yán)格避免信息造假，數(shù)據(jù)不統(tǒng)一等問題出現(xiàn)在文件中。要想有效提升檔案管理人員的素質(zhì)水平和能力，首先需要管理階層先認(rèn)識到檔案管理重要性，加強檔案管理方面的培訓(xùn)工作，例如：定期開展檔案管理技能講座、檔案管理經(jīng)驗座談會；講述一些具體部門檔案管理趣事等。通過不斷提高員工對檔案工作的認(rèn)知，提升員工現(xiàn)代化設(shè)備的運用能力，使檔案管理水平得到整體提高。

（三）單位要增加檔案管理的資金投入

要使檔案管理工作更加完善，新舊管理模式得以轉(zhuǎn)化就需要單位進(jìn)行一定的資金投入。檔案管理部門在得到資金支持后才可以置辦現(xiàn)代化設(shè)備，培訓(xùn)管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)管理技術(shù)手段，從而更加有效的提升管理水平?，F(xiàn)代化設(shè)備，先進(jìn)有效的管理手段能夠明顯提升管理水平和質(zhì)量，提高單位檔案管理的工作效率。

（四）建立健全檔案信息管理系統(tǒng)

檔案信息的管理在很大程度上能夠反應(yīng)出事業(yè)單位的工作狀況[4]。隨著事業(yè)單位發(fā)展速度加快，需要記錄的信息逐漸增多，為了使信息存儲更有條理，事業(yè)單位應(yīng)注重建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，在紙質(zhì)管理的基礎(chǔ)上建立電子檔案庫。這樣不僅可以方便工作人員的查閱、備案，還可以加強檔案管理的保密性、提高工作效率。

三、結(jié)語

任何單位要想獲得穩(wěn)步發(fā)展，就必須重視檔案管理工作。管理階層要注意加強對檔案工作重要性的認(rèn)知，保證檔案管理工作能夠依照相關(guān)管理制度進(jìn)行；管理人員要在日常工作中逐步提升自身的工作能力，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)手段，運用科學(xué)有效的方法使檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化，最終促使事業(yè)單位更快發(fā)展。