淺談技術(shù)檔案管理中的文化建設(shè)

◎張思寧

（深圳市特種設(shè)備安全檢驗(yàn)研究院 廣東 深圳 518300）

在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，管理文化與“單位形象”已被越來(lái)越多單位所重視，尤其是企業(yè)文化所帶來(lái)的巨大創(chuàng)造力及其一系列商業(yè)價(jià)值。無(wú)論是行政事業(yè)單位還是企業(yè)，都結(jié)合生產(chǎn)工作、職工活動(dòng)、企劃宣傳建立了自己獨(dú)特的管理文化。

作為文化建設(shè)的重要記錄形式和基礎(chǔ)工作，檔案管理與文化建設(shè)互相配合、互相補(bǔ)充、缺一不可；只有適應(yīng)文化建設(shè)不斷提出的新要求，才能進(jìn)一步做好檔案工作。本文以特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)為例，分析檔案管理工作中存在的問(wèn)題和不足，并從文化建設(shè)角度探討解決辦法。

一、技術(shù)檔案管理問(wèn)題及現(xiàn)狀

技術(shù)檔案管理，指對(duì)技術(shù)檔案的收集、整理、分類、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和服務(wù)等一系列活動(dòng)的管理過(guò)程。在實(shí)際工作中，很多單位的檔案管理形同虛設(shè)，這種現(xiàn)象在以技術(shù)為主的機(jī)構(gòu)尤為嚴(yán)重。重技術(shù)、不重文化已成為技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的普遍問(wèn)題。

（一）檔案管理崗位人員配置不足

目前大部分特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)，并未配備專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理工作主要由文員崗位兼職，進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案收集、裝盒、上架工作，檔案保護(hù)和管理工作形同虛設(shè)，更不要提培養(yǎng)專業(yè)的、有對(duì)應(yīng)性的特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)檔案管理員；大多數(shù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員并不知道如何主動(dòng)收集檔案，如何對(duì)檔案整理分類才能提高效率。長(zhǎng)期忽視檔案管理工作的結(jié)果是崗位人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低下，檔案管理人員流動(dòng)性大、管理松懈[1]。

（二）缺乏切實(shí)有效的管理制度

一些專業(yè)的技術(shù)機(jī)構(gòu)的檔案管理制度不健全。一方面原因是崗位人才缺失，另一方面是崗位配置的人員業(yè)務(wù)能力偏低。一名合格的檢驗(yàn)檢測(cè)檔案管理員首先應(yīng)熟悉其業(yè)務(wù)范圍、流程，能判斷檔案收集的范圍，鑒定檔案的重要性。同時(shí)還要求檔案管理人員具備專業(yè)檔案資質(zhì)與業(yè)務(wù)素養(yǎng)，懂得如何采集數(shù)據(jù)形成檔案，用何種方式裝訂、歸檔，如何實(shí)現(xiàn)工作程序的標(biāo)準(zhǔn)化，從而提高技術(shù)檔案管理的專項(xiàng)能力。而文職人員在一般崗位角色設(shè)置上僅僅是從事文字工作或是文件整理工作，缺乏檔案管理人員專業(yè)能力，更不具備一名專業(yè)檔案管理員的思維方式。

在此種情況下，技術(shù)機(jī)構(gòu)建立的管理制度形同虛設(shè)。有些機(jī)構(gòu)僅能對(duì)依法需要永久保存的檔案進(jìn)行管理，而對(duì)于那些保存期限不同的檔案則混在一起，連基本保存類別都未劃分，也不做具體規(guī)定。制度中存在的漏洞，造成了無(wú)數(shù)重要檔案的“隱形丟失”[2]。

（三）檔案管理缺乏執(zhí)行力

有一些單位雖然建立了自己的檔案管理制度，但缺乏有效的管理方式，疏于監(jiān)管。一般情況下，相關(guān)機(jī)構(gòu)在其檔案管理制度當(dāng)中都會(huì)規(guī)定如何接收、整理、編目、上架檔案，但是對(duì)于接收時(shí)限、漏接檔案等情形并未有具體懲處辦法，使得工作人員散漫對(duì)待工作，“接多接少”無(wú)所謂，“接對(duì)接錯(cuò)”無(wú)人查。

同時(shí)，對(duì)檔案管理制度當(dāng)中的借閱環(huán)缺乏嚴(yán)格控制，空有制度，沒(méi)有力度。一些檔案被借出后，管理人員僅將借出日期簡(jiǎn)單登記了事，卻不及時(shí)督促借閱者按期歸還，檔案保護(hù)意識(shí)淡薄，使得一些檔案“有借無(wú)還”。同時(shí)還存在檔案管理人員對(duì)借出收回檔案檢查不仔細(xì)、甚至不檢查直接歸檔的情況。當(dāng)歸還的檔案被隨意涂改，檔案的真實(shí)性及原始記錄便不再具有意義。缺乏有效的管理方式以及制度執(zhí)行上的無(wú)力，間接導(dǎo)致了管理人員不負(fù)責(zé)任的工作心態(tài)。

（四）必備硬件不足

很多檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案管理還處于“不丟失、不泄密、能調(diào)閱”即可的初步階段。對(duì)于他們來(lái)講，檔案就是在機(jī)構(gòu)申請(qǐng)相關(guān)資質(zhì)時(shí)的一次性用品，檢查時(shí)能拿得出來(lái)就可以，不需要設(shè)立專門的檔案管理崗位，不需要培養(yǎng)專門的檔案管理人才，更不需要進(jìn)行專業(yè)的、適應(yīng)工作性質(zhì)需要的培訓(xùn)，檔案管理崗位是一個(gè)清閑而又毫無(wú)創(chuàng)造價(jià)值的崗位。正是這種態(tài)度，造成了決策上的偏頗，以至于很多檔案工作者并沒(méi)有相應(yīng)的崗位，而是一崗多職，難以認(rèn)真對(duì)待檔案工作；對(duì)職業(yè)前景缺乏信心，毫無(wú)工作熱情；將日常檔案工作僅僅停留在機(jī)械性整理、裝盒層面，上架、歸檔等不及時(shí)，檔案管理工作技能落后[3]。

基礎(chǔ)環(huán)境差、硬件設(shè)施不足是當(dāng)下檔案工作面臨的普遍問(wèn)題。資金支持不足，不符合檔案管理必備的條件。有些單位雖然設(shè)立了檔案室，卻無(wú)法按要求做到“三房分立”，檔案庫(kù)房設(shè)備簡(jiǎn)陋、環(huán)境潮濕，沒(méi)有細(xì)水霧滅火設(shè)施等。這種狀況容易引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的準(zhǔn)確性、完整性、安全性。

二、依托文化建設(shè)強(qiáng)化檔案管理

（一）重建檔案工作人員價(jià)值觀

精神需要、自我實(shí)現(xiàn)需要、自尊需要的滿足都要靠文化建設(shè)。想留住人才，不僅靠待遇也要靠感情。而感情正是文化的一部分，任何單位都有屬于自己的文化，這種文化要被所有組織成員所認(rèn)同[4]。基礎(chǔ)文化建設(shè)決定和影響職業(yè)價(jià)值觀的導(dǎo)向性。

（二）管理認(rèn)同和管理共識(shí)的建立

很多單位的檔案管理制度做得非常好，但卻執(zhí)行不當(dāng)，效果也不理想，其原因還是缺乏管理認(rèn)同和管理共識(shí)。從檔案管理工作實(shí)際來(lái)看：一種是制度，有文件、有要求，可看可講，這是檔案管理工作中的硬件部分；一種是文化，沒(méi)有實(shí)際的文件，無(wú)形、無(wú)字，是檔案管理工作中的軟件部分。缺少了文化建設(shè)這個(gè)軟件部分的有效管理控制，即便有制度也很難貫徹。

三、結(jié)語(yǔ)

在基礎(chǔ)管理工作中，文化與檔案都是必需的，二者之間又有著共性與聯(lián)系。檔案的載體豐富多樣，具有良好的形象性、直觀性等特征。檔案與文化這種相通的特性，決定了文化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的成長(zhǎng)發(fā)展起著至關(guān)重要的保障作用。只有不斷加強(qiáng)文化建設(shè)工作，才能穩(wěn)步推動(dòng)檔案管理工作[5]。所以，要把文化建設(shè)作為推動(dòng)檔案管理與發(fā)展的重要抓手。要不斷強(qiáng)化檔案文化建設(shè)的責(zé)任、服務(wù)、創(chuàng)新等意識(shí)，切實(shí)滿足群眾對(duì)檔案文化信息的需求。