淺談企業(yè)檔案電子信息化建設(shè)

◎王克昌

（國電陜西新能源有限公司 陜西 西安 710065）

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分。當(dāng)前，許多企業(yè)對檔案管理不夠重視，人員配備不全，檔案收繳質(zhì)量不高，沒有充分地發(fā)揮檔案管理對企業(yè)管理的支撐作用。隨著檔案信息化、電子化的發(fā)展，檔案管理在企業(yè)管理中地位越來越重要，對企業(yè)發(fā)展中的基礎(chǔ)作用越來越強大。如何提升電子信息化檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)攻關(guān)等方面的重要作用，是目前檔案管理的重要課題。

一、電子信息化檔案管理綜述

（一）電子信息化檔案管理的定義

我國有5000多年的發(fā)展歷史，從古代的甲骨文到周朝的青銅器記錄，從紙張記錄到現(xiàn)代數(shù)字化、大數(shù)據(jù)記錄，漫漫歷史長河都離不開檔案記錄。檔案為分析某個歷史階段或歷史事件提供重要的依據(jù)，為今后的發(fā)展提供經(jīng)驗借鑒。一個企業(yè)的發(fā)展歷程也一樣，從檔案中可以吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，同時可以揚長避短，積累經(jīng)驗，形成企業(yè)文化，為企業(yè)決策者提供有力支持。[1]

電子信息化檔案管理，是企業(yè)管理環(huán)節(jié)中所有工作的收口環(huán)節(jié)。它承載著企業(yè)發(fā)展的歷史，記錄著企業(yè)的發(fā)展軌跡，它的價值就在于記錄著真實的歷史，保留著客觀的原始材料，為以后的歷史研究提供第一手資料。

（二）電子信息化檔案管理工作的具體內(nèi)容

電子信息化檔案工作是企業(yè)重要的基礎(chǔ)性工作之一。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益發(fā)達，從傳統(tǒng)的檔案管理到電子信息化的檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，已成為一種必然趨勢。按照國家檔案歸檔規(guī)范要求，檔案工作的歸檔過程是非常細致非常繁瑣的過程，不只是簡單地收繳歸類。

例如文書檔案的歸檔，首先按照文件內(nèi)容進行分類，分為行政、經(jīng)營、財務(wù)、生產(chǎn)、人事五大類；第二步，分保管期限，分為永久、30年、10年三類；第三步，批復(fù)和對應(yīng)的請示文件合在一起；第四步，按照時間先后排序；第五步，編頁碼；第六步，文件按照順序編號；第七步，蓋檔號章，填寫檔號；第八步，按照經(jīng)營、行政、財務(wù)、生產(chǎn)、人事五大類裝文書檔案盒，并給盒子排序編號；第九步，按照各分類，把每份文件錄入電子檔案管理系統(tǒng)。

（三）電子信息化檔案管理的價值

電子信息化檔案管理的意義，不僅僅在于收集整編原始資料，體現(xiàn)真實的過去，更在于為檔案的查詢、閱覽提供便利，為未來提供基礎(chǔ)資料。傳統(tǒng)的檔案查詢都是人工查詢，工作量大，效率低下，隨著現(xiàn)代電子信息的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、人工智能的快速發(fā)展，為檔案管理的智能化提供了發(fā)展機遇。建立檔案電子管理系統(tǒng)后，雖然在檔案歸檔過程中增加了大量的工作，但使得檔案檢索、查詢更加準確、快速便捷。隨著人工智能、互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，相信在不久的將來人們獲取檔案信息的方式更多，查詢閱覽更快速便利。過去需要花費幾個小時甚至更多時間才能找到一份資料，如今只需幾分鐘就能完成，極大地提高了工作效率，從而為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、決策提供快速高效的支持作用。[2]

電子信息化檔案管理實現(xiàn)了檔案資源的傳遞與共享。電子信息化檔案管理模式以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)，可以構(gòu)建一個完整的檔案信息傳遞平臺，不同的信息使用者之間可以實現(xiàn)檔案信息的共享，從而為企業(yè)管理者的決策提供必要的依據(jù)，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)管理中的重要作用，實現(xiàn)檔案管理與企業(yè)發(fā)展的同步。企業(yè)在進行文化建設(shè)中，對于以往歷史的整合，離不開檔案的查找，有利于保證企業(yè)在長期發(fā)展過程中堅守初心、明確企業(yè)發(fā)展目標，有利于為企業(yè)文化發(fā)展提供深厚堅實的基礎(chǔ)、確定發(fā)展戰(zhàn)略。

二、企業(yè)檔案電子信息化建設(shè)的具體內(nèi)容

（一）電子檔案標準規(guī)范的建設(shè)

現(xiàn)階段，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，我國已經(jīng)針對電子檔案分特性制定出了相應(yīng)的標準和規(guī)范。因此企業(yè)在檔案電子信息化建設(shè)的過程中需要結(jié)合企業(yè)自身的實際情況，參照國家相關(guān)標準，構(gòu)建電子檔案的形成、歸檔以及網(wǎng)絡(luò)傳輸過程的管理規(guī)范，并將其落實到企業(yè)檔案信息化建設(shè)的進程當(dāng)中。企業(yè)電子檔案標準規(guī)范可以說是目前信息高速公路當(dāng)中的交通守則，可以有效保證企業(yè)電子檔案信息的安全性。

（二）電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)

企業(yè)電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)主要包含四部分內(nèi)容，分別是檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的應(yīng)用以及檔案信息的安全。電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)與企業(yè)檔案信息化的整體建設(shè)進程有著密切的關(guān)系。企業(yè)的電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)可以由企業(yè)內(nèi)部的研發(fā)部門進行自主研發(fā)，也可以使用專門的軟件開發(fā)公司所開發(fā)的專業(yè)軟件。

但是在開發(fā)工作開始之前，企業(yè)需要針對自身檔案管理的現(xiàn)狀進行充分調(diào)研，了解檔案信息化建設(shè)對應(yīng)用系統(tǒng)的相關(guān)要求，最終使應(yīng)用系統(tǒng)在功能需求方面契合于企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。此外，檔案信息化建設(shè)還要包含電子文件的管理，因此在電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)工作中還要充分考量企業(yè)的其他信息系統(tǒng)，使這些信息系統(tǒng)當(dāng)中具有價值的電子文件實現(xiàn)自動歸檔。

（三）電子檔案信息化資源的建設(shè)

企業(yè)在信息化資源建設(shè)過程中要以企業(yè)內(nèi)部所存儲的檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，將工作重點向電子文件的歸檔管理方向轉(zhuǎn)移，最終全面提升電子檔案信息化資源建設(shè)的水平。電子檔案信息化資源的建設(shè)可以說是信息時代下企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展核心，檔案信息當(dāng)中蘊藏著企業(yè)的價值，在企業(yè)運行過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，其開發(fā)和利用的層次是企業(yè)檔案電子信息化建設(shè)成就的重要衡量標準。檔案信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容包括企業(yè)內(nèi)部檔案的數(shù)字化建設(shè)以及電子文件的整理和接收工作。檔案信息資源建設(shè)的主要模式包括企業(yè)內(nèi)部檔案目錄中心的數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及其他類型數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。

（四）電子檔案信息化工作隊伍的建設(shè)

檔案管理工作的主體是人。因此企業(yè)方面要重點關(guān)注檔案管理人才隊伍的建設(shè)，提升檔案管理隊伍的技術(shù)性和專業(yè)性，積極學(xué)習(xí)各項專業(yè)技術(shù)，提升檔案管理工作人員的安全意識，熟練運用身份認證技術(shù)、防火墻技術(shù)以及數(shù)據(jù)備份等技術(shù)保障檔案的安全。此外，在檔案管理人員入職之前，企業(yè)要對其進行系統(tǒng)化的入職培訓(xùn)，幫助檔案管理人員建立責(zé)任意識和專業(yè)技能知識體系，同時要定期組織在職員工進行階段性的培訓(xùn)，實時更新工作人員的專業(yè)技能，最終打造一支專業(yè)化的信息檔案管理團隊。

三、結(jié)語

電子信息化檔案對企業(yè)管理非常重要，其價值也不是僅僅由其經(jīng)濟價值來評價的。作為一種信息資源，是企業(yè)發(fā)展的無形資產(chǎn)，規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，不僅體現(xiàn)檔案的管理水平，而且促進企業(yè)的管理水平。電子信息化檔案管理已滲透到企業(yè)管理的方方面面，隨著信息化和大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，電子信息化檔案對企業(yè)的支撐作用將更加有力。